Compliance in der Unternehmerpraxis

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1 Gregor Wecker I Hendrik van Laak (Hrsg.) Compliance in der Unternehmerpraxis Grundlagen, Organisation und Umsetzung GABLER

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort 5 Inhaltsiibersicht 7 Inhaltsverzeichnis 9 Abkiirzungsverzeichnis 17 Literaturverzeichnis 23 Compliance in der Unternehmerpraxis Einleitung Compliance als Geschaftsleitungsaufgabe Begriffund Zweck der Compliance Rechtsgrundlage der Compliance Das Risikopotential der Unternehmen bei RechtsverstoBen Compliance als Aufgabe des Aufsichtsrats Die Bandbreite Compliance - relevanter Rechtsgebiete Fiinf Elemente der Compliance Risikoanalyse Commitment Kommunikation Organisation Dokumentation 41 Pflichten der Geschaftsleitung & Aufbau einer Compliance Organisation Corporate Compliance- Begriffsdefinition und -abgrenzung Corporate Governance Code of Conduct/ Code of Ethics 46

3 10 Inhaltsverzeichnis 1.3 Corporate Social Responsibility/Business Ethics Risk Management Systeme Aufbau einer Compliance-Organisation als Pflicht der Geschaftsleitung? Pflichten der Geschaftsleitung AHgemeine Sorgfalts- und Treuepflicht Uberwachungspflichten/Risikokontrollpflichten Buchfuhrungs-/Bilanzierungspflichten Gesellschaftsrechtliche und offentlich rechtliche Pflichten Verpflichtung auf Compliance Informationsorganisation Notwendigkeit der Einrichtung einer Abteilung Jnterne Revision" Friiherkennungs- uns Uberwachungssystem ( 91 Abs. 2 AktG) Ausstrahlungswirkung auf GmbH? Umsetzung einer Compliance Organisation Planung der Compliance Organisation Baukastensystem vs. Komplettlosung Identifikation Pflichtenkreise Entwicklung der Compliance-Struktur Handbiicher und Compliance Systeme Compliance Handbucher IT- Systeme zur Sicherstellung der Compliance Beispiele und (Control I systeme Fazit 64 Praxistipps Produkthaftung Einleitung Einhaltung produktspezifischer Vorschriften Vermeidung von Risiken aus dem Produkt Vermeidung von Schaden aus riskanten Produkten Vermeidung von Kosten aus Schaden Vermeidung personlicher Verantwortlichkeit 75

4 Inhaltsverzeichnis 11 Due Diligence: Compliance bei M& A Transaktionen Due Diligence als Bestandteil der unternehmerischen Sorgfalt Grenzen der Zurverfugungstellung von Informationen in der Due Diligence Compliancebezogene Due Diligence? Geheimhaltung Fazit 83 Compliance in der AuBenwirtschaft: Exportkontrolle Beschrankungen des AuBenwirtschaftsverkehrs Ausfuhr Embargos Listengebundene Beschrankungen Verwendungsbezogene Beschrankungen Verbringungen Dienstleistungen Brokering US-Reexportrecht Genehmigungsverfahren Ablauf des Verfahrens Arten von Genehmigungen Risiken und Compliance Drohende Sanktionen Risikomanagement / Compliance 9" 4. Fazit 9N Compliance - Auslandsrisiken erkennen und steuern (Schwerpunkt Asien) Compliance im Zeitalter der Globalisierung 9i) 2. Regulatorische Minenfelder bcim Markteintritt im Ausiand I (K) 3. Korruption Schmiergelder in Asien Die strafrechtliche Ausgangslage in Deutschland 106

5 12 Inhaltsverzeichnis 3.3 Fazit 4. Beschaftigung von Mitarbeitern im Ausland Arbeitnehmerentsendung Beschaftigung lokaler Arbeitnehmer Unklare Regelungen und falsche Strukturen Durchsetzung von Rechten Rechtswahl Prozessrisiken Gerichtssysteme Schiedsverfahren Investitionsschutz Erfahrungen aus der Transaktionsberatung 116 Rechtliche Aspekte von IT-Compliance Einleitung IT-Compliance als Aufgabe des Management Anforderungen von IT-Compliance IT-gestutztes Informations- und Kontrollsystem (IKS) SOX & Co Audit der IT-Systeme IT-Security Datenschutz und Datensicherheit Elektronische Speicherung von Dokumenten Elektronische Priifung / GDPdU Electronic Invoicing Rechtskonforme IT-Systeme / Lizenzmanagement IT-Compliance mit und durch IT-Standards Die Suche nach dem passenden IT-Standard Die Rechtsfolge der Einhaltung von IT-Standards Das Damokles-Schwert der Haftung Fazit Annex 1: Uberblick IT-Standards (Auswahl) 138

6 Inhaltsverzeichnis Annex II: IT-Compliance-Checkliste 141 Datenschutzrechtliche Compliance im Unternehmen Einleitung Verantwortlichkeiten Haftung und Rechtsfolgen Taterschaft Anspriiche des Betroffenen Sanktionen der Datenschutzaufsichtsbehorden Ahndung als Ordnungswidrigkeit Ahndung als Straftat Sonstige MaGnahmen Verfolgung von VerstoBen in der Praxis Anforderungen an das Unternehmen Formelle Anforderungen Meldung von Verfahren Erstellen von Verfahrensiibersichten Vorabkontrolle Bestellung von Datenschutzbeauftragten Verpflichtung auf das Datengeheimnis Technische und organisatorische MaBnahmen Einbindung der Mitarbeiter MaBnahmen zur Sicherstellung von Datenschutzcompliance Datenschutzaudit Datenschutzrichtlinien Whistleblowing-Hotlines Fazit 165 IP-Compliance ,,Best Practice" fur IP-Compliance 16" 7 2. IP-Richtlinie I6S 3. Unternehmenskommunikation und IP-Compliance 169

7 14 Inhaltsverzeichnis Kartellrechts-Compliance 1. Ziele der Kartellrechts-Compliance 2. Risikobereiche im Unternehmen 17 17i Drohende Nachteile 3.1 Drastische BuBgelder gegen Unternehmen BuBgelder gegen natiirliche Personen - Vollstreckung in das Privatvermogen Handelnde Personen ' Aufsichtspflichtige 3.5 Haftstrafe und Geldstrafe l Vorteilsabschopfung l Schadensersatz Zivilrechtliche Unwirksamkeit Wertverlust des Unternehmens ' 3.10Schadensersatz des Aufsichtsrats und des Vorstands an das Unternehmen Arbeitsrechtliche Folgen Hindernisbei dervergabe von Auftragen und fur die Karriere ' Verfahrenskosten und Bindung von Mitarbeitern '83 4. Kartellrechts-Compliance als Antwort 4.1 VerstoBen vorbeugen 4.2 Vorbereitung auf den Ernstfall ' 4.3 Aufsichtspflichtige enthaften 4.4 GeldbuBen mindern? 5. Bestandteile eines effektiven Compliance-Programms ' 8^ 5.1 MaBstab fur Effizienz > Kartellrechts-Compliance istchefsache ' 8^ 5.3 Risikoanalyse lnstruktion der Mitarbeiter ' Motivation Kontrolle Zuwiderhandlung abstellen Dokumentation Sanktion !0Krisenmanagement 191 Compliance in der arbeitsrechtlichen Praxis Arbeitsrechtliche Vorschriften mit Haftungsrisiko 193 I.I,,Klassischer"Arbeitsschutz IOJ

8 Inhaltsverzeichnis Sozialversicherung AGG Arbeitnehmerliberlassung Auslanderbeschaftigung Datenschutz Betriebsverfassungsrecht Compliance Systeme Einfuhrung kraft arbeitgeberseitigen Direktionsrechts Einfuhrung durch Individualvereinbarung Einfuhrung durch Betriebsvereinbarung Ausblick/Aktuelle Fragestellungen 202 Stichwortverzeichnis 204

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