Employee Self Service Manual

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1 Employee Self Service Manual für: ALTEN GmbH, ALTEN Digital GmbH, Aventon GmbH Stand: Seite 1/28

2 Inhaltsverzeichnis 1 Employee Self Service (ESS): Zugang und Schulung SAP-Zugang und Kennwort SAP-Schulungsportal Browserverwendung Wichtige Bemerkungen zum SAP-GoLive für ALTEN GmbH Neue Systeme und Prozesse für dich ab dem Arbeitszeit und Spesenabrechnung Migration deiner bereits genehmigten Abwesenheiten (Urlaub, Gleitzeitausgleich) ins ESS Migration deines Resturlaubs und deiner Restüberstunden und Beantragung von neuen Abwesenheiten im ESS Funktionen des ESS Arbeitszeiten Arbeitszeiten erfassen Pausen erfassen: Bemerkungen über PSP-Elemente (Projekte) Benennung der PSP-Elemente PSP-Elemente, die dir zur Verfügung stehen Zeiterfassung für Verwaltungsmitarbeiter Erfassung der Reisezeit Abwesenheitsanträge & Feiertage Abwesenheitsantrag anlegen Zeitnachweis drucken falls dies mit dem Kunden vereinbart wurde Persönliche Daten Reisen und Spesen Reisen neu anlegen Beispiel: Anlegen einer Spesenabrechnung für Projektreisen (Schema Consultantreise) Beispiel: Erfassung einer Monatskarte für Consultants Firmenbesonderheiten Aventon GmbH - Spesenabrechnung Kontakt für Rückfragen und Support Seite 2/28

3 1 Employee Self Service (ESS): Zugang und Schulung Für alle Mitarbeiter steht ab dem das Employee Self Service (ESS) Portal in SAP zur Verfügung. Damit ist das ESS das neue System um: - deine Arbeitszeiten zu erfassen (Ausnahme: Mitarbeiter mit Vertrauensarbeitszeit müssen keine Arbeitszeit erfassen, S. 4.3) - deine Abwesenheitsanträge (Urlaub, Sonderurlaub) zu stellen - Spesenabrechnungen zu erfassen Dieses Manual beschreibt die wichtigsten Prozesse und erklärt dir deine Arbeitsschritte. 1.1 SAP-Zugang und Kennwort Klick auf die Kachel SAP Dein Login besteht aus deiner -Adresse (mmustermann@de.alten.com/vorname.nachname@aventon.de) und deinem Windows-Kennwort. Besonderheiten beim Kunden vor Ort oder ohne Anbindung zum ALTEN-Netzwerk: Wenn SAP den Zugang mit dem Hinweis verweigert, dass das Passwort abgelaufen ist, muss das Passwort zuerst in Outlook WebApp (de.alten.com/owa) geändert werden Sollte der Zugang beim Kunden nicht freigegeben sein, müssen die Stunden von Zuhause oder mit dem Smartphone gemeldet werden. Gib uns aber bitte über sap-support@de.alten.com Bescheid, wenn es der Fall ist. Wir werden versuchen, den Zugang beim Kunden freigeben zu lassen. 1.2 SAP-Schulungsportal Um dir den Umgang mit dem neuen System zu erleichtern, haben wir ein eigenes SAP-Schulungsportal eingerichtet. Du erreicht es unter mit Klick auf die Kachel SAP- Schulungsportal. Dein Login besteht ebenfalls aus deiner -Adresse und deinem Windows-Kennwort. Du findest dort alle Schulungsunterlagen und die Webcast-Videos, die Bestandteil der Online-Schulung sind. Außerdem ist hier immer die aktuellste Version des Manuals abgelegt. 1.3 Browserverwendung Die ESS-Funktionen können mit dem Internet Explorer, Mozilla Firefox, Chrome sowie Smartphone-Browser verwendet werden. Achte aber bitte darauf, dass SAP nur im Internet Explorer fehlerfrei dargestellt werden kann und, wenn möglich, sollte dieser Browser auch verwendet werden. Manche Funktionen gibt es nur mit Internet Explorer, wie z.b. das Löschen von Zeilen in der Zeiterfassung. Seite 3/28

4 Internet Explorer: Mozilla Firefox: 2 Wichtige Bemerkungen zum SAP-GoLive für ALTEN GmbH 2.1 Neue Systeme und Prozesse für dich ab dem Arbeitszeit und Spesenabrechnung Ab dem steht PAST nicht mehr zur Verfügung. Erfasse bitte deine Arbeitszeiten ab dem im SAP Employee Self Service (ESS). Mitarbeiter mit vertraglich geregelter Vertrauensarbeitszeit müssen keine Arbeitszeiten erfassen. Deine Spesenabrechnungen für Dienstreisen, die ab dem unternommen werden, müssen zukünftig ebenfalls von dir im ESS erfasst werden. Achtung! Reisekosten für Dienstreisen, die noch im Jahr 2015 unternommen wurden, müssen immer noch mit dem Reisekosten-Excel-Formular erfasst und per Post geschickt werden. Ab dem werden die Reisekosten nicht mehr monatlich über die Lohnabrechnung ausbezahlt, sondern in regelmäßigen Abständen unabhängig von der Lohnabrechnung. 2.2 Migration deiner bereits genehmigten Abwesenheiten (Urlaub, Gleitzeitausgleich) ins ESS Alle bis zum in PAST genehmigten Urlaubstage bzw. Gleitzeit-Ausgleichstage bis einschließlich Januar 2016 werden bis zum in das neue System migriert und sind damit im ESS bereits als Abwesenheit eingetragen. Achtung! Urlaubs-und Gleitzeittage, die bis zum von deinem Vorgesetzten NICHT in PAST genehmigt wurden, müssen von dir im ESS erneut beantragt werden! (s. 2.3) 2.3 Migration deines Resturlaubs und deiner Restüberstunden und Beantragung von neuen Abwesenheiten im ESS Dein Resturlaub und deine Restüberstunden (sofern Freizeitkonto vorhanden) für 2015 werden vom SAP- Team erst Mitte Januar 2016 in SAP migriert. Achtung! Da erst ab dem dein Urlaubs- und Überstundenkonto aktualisiert vorhanden ist, kannst du neue Abwesenheiten, wie Gleitzeitausgleich oder Urlaub, auch erst ab dem im ESS beantragen! Warte bitte bis zum um Abwesenheiten im neuen System zu beantragen, bevor du dich an den SAP-Support wendest. Seite 4/28

5 Empfehlung: Wenn du also für Januar 2016 Urlaub geplant hast, solltest du dir diesen in PAST Mitte Dezember von deinem Vorgesetzten freigeben lassen. Deinen weiteren Urlaub ab Februar 2016 kannst du dann ab im ESS beantragen. 3 Funktionen des ESS Im ESS-Portal kannst du folgende Aufgaben durchführen: - Arbeitszeiten erfassen - Abwesenheitsanträge stellen (Urlaub, Sonderurlaub) - Spesenabrechnung erfassen - Persönliche Daten pflegen Übersicht Startseite ESS: Seite 5/28

6 4 Arbeitszeiten Unter dem Menüpunkt Arbeitszeiten können: - Arbeitszeiten erfasst werden - Abwesenheitsanträge angezeigt und erstellt werden - Zeitnachweise angezeigt werden 4.1 Arbeitszeiten erfassen Allgemeine Hinweise zur Zeiterfassung: - Arbeitszeiten können nur für 1 Woche rückwirkend bis zum Montag der Folgewoche erfasst werden Spätestens am Montag müssen die Zeiten der vorherigen Woche eingegeben werden, eine spätere Eingabe ist nicht möglich - Arbeitszeiten eines Monats müssen bis zum 2. Werktag im Folgemonat erfasst werden Solltest du Ende des Monats Urlaub haben, sorge bitte dafür, dass deine Arbeitszeiten vor deinem Urlaub eingepflegt sind! - Arbeitszeiten (mit Ausnahme von Reisezeiten) über 10 Stunden sind nicht erlaubt! Seite 6/28

7 Maske zum Menüpunkt Arbeitszeiten erfassen Kalender: Auswahl der Tage, für die Arbeitszeiten erfasst werden sollen Kalender-Legende mit Erklärung der farbigen Markierungen Vorangegangene/nächste Periode: Navigation zu nächster Tag/nächste Woche Arbeitszeiten werden wie folgt erfasst: Schritt 1 Beispiel Für Kundenprojekte Feld Leistungsart auswählen PROD01 Produktive Arbeitsstunden TRAV01 Abrechenbare oder UNTR01 nichtabrechenbare Reisezeiten Für unproduktive Projekte UNPR01 Interne Schulung, Intercontract (IC) Schritt 2 Beispiel Sollten für euch andere Leistungsarten in Frage kommen, werden wir euch separat darüber informieren. PSP-Element (=Projekt) über Arbeitsvorrat auswählen, um die Zeiten dem richtigen Projekt zuzuordnen (s.4.2: Bemerkungen über PSP-Elemente) Bitte immer Projekt auswählen, welches in der Mitte ein A, B, C oder D stehen hat, z.b. AV1100A Bitte immer Projekt auswählen, welches in der Mitte ein N stehen hat, z.b. AV1120N Seite 7/28

8 Klick auf Arbeitsvorrat Liste mit den zur Verfügung stehenden PSP-Elementen wird angezeigt Ausgewähltes PSP-Element mit Importieren übernehmen Auswahl der Leistungsart und das PSP-Element können als Vorlage für jede weitere Eingabe gespeichert werden Beginnuhrzeit und Endeuhrzeit müssen eingetragen werden Pausen erfassen: Die Pause wird nicht automatisch abgezogen! Die Arbeitszeiten müssen also auf 2 Zeilen erfasst werden. Bitte haltet die gesetzlichen Pausenzeitregelungen ein (bzw. beachtet die Vorgaben eures jeweiligen Kunden): Ab 6h1min bis 9h Arbeitszeit: Ab 9h1min: 30 Minuten Pause 45 Minuten Pause Beispiel: der 2-zeiligen Eingabe: Zeile 1: 08:00 12:00 Zeile 2: 14:00 18:00 Seite 8/28

9 Wenn Arbeits- und Pausenzeiten eingegeben wurden, müssen diese nur noch gesichert werden 4.2 Bemerkungen über PSP-Elemente (Projekte) Benennung der PSP-Elemente Die Benennung für PSP-Elemente ergibt sich aus folgenden Bausteinen: Als Projektart sind A, B, C und D für produktive Projekte definiert und N für unproduktive Tätigkeiten. Die Firmenkennung ist so festgelegt: Firmenkennung AL AV DG Firma ALTEN GmbH Aventon GmbH ALTEN Digital GmbH PSP-Elemente, die dir zur Verfügung stehen In der Regel, und falls für dich freigegeben, stehen dir folgende PSP-Elemente (am Beispiel für die BU DG1200) zur Verfügung: PSP-Element Leistungsart Bezeichnung Definition / Bemerkungen DG1200A PROD01 z.b. "Konstruktion Produktive Arbeitszeiten Catia V5" DG1200N UNPR01 Interne Schulung Du wirst von Kollegen geschult DG1200N UNPR01 Externe Schulung Du wirst von externen Dienstleister geschult DG1200N UNPR01 Schulung Trainer Du schulst Deine Kollegen DG1200N UNPR01 Intercontract Du hast derzeit keine Projekte. Du darfst maximal deine tägliche SOLL-Arbeitszeit auf dieses PSP-Element melden. DG1200N UNPR01 Non billable hours Es wurde mit dem Kunden vereinbart, dass diese Stunden nicht abgerechnet werden. Sollte dies dich betreffen, wirst du rechtzeitig informiert. DG1200N UNPR01 Hours Technical Support i.d.r. Unterstützung für Angebots-Erstellung Seite 9/28

10 4.3 Zeiterfassung für Verwaltungsmitarbeiter mit Vertrauensarbeitszeit Lage und Dauer der täglichen Arbeitszeit orientieren sich in erster Linie an der Erfüllung von Zielen und Aufgaben (sog. Vertrauensarbeitszeit). Der Mitarbeiter ist im Rahmen seiner Ziele frei in der Einteilung seiner Arbeitszeit. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt regelmäßig zumindest 40 Stunden. Durch die im Arbeitsvertrag festgelegte Vergütung ist die gesamte vertragsgemäße Tätigkeit des Mitarbeiters einschließlich etwaiger Überstunden im gesetzlich zulässigen Rahmen abgegolten. Der Mitarbeiter muss keine Zeiterfassung führen. Jedoch müssen etwaige Kernarbeitszeiten bestimmter Abteilungen berücksichtigt werden. Erfassung von Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheiten Die Beantragung von Urlaub muss der Verwaltungsmitarbeiter jedoch selbstständig über das Zeiterfassungssystem im ESS vornehmen. Dies gilt auch bei unbezahlten Urlaub und Sonderurlaub. Meldet sich ein Verwaltungsmitarbeiter krank, wird dies ausschließlich vom Personnel Department im System erfasst. Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit dies in seinem Zeiterfassungssystem anzusehen. Ausnahmen zur Zeiterfassung der Verwaltungsmitarbeiter Die Regelung der Vertrauensarbeitszeit gilt nicht für folgende Abteilungen bzw. Angestelltenverhältnisse: IT Abteilung Auszubildende Praktikanten Werkstudenten Teilzeitkräfte Aushilfskräfte Sonderregelungen: Wenn Mitarbeiter trotz 40h Woche ein FZK hat Diese Mitarbeiter sind verpflichtet ihre Arbeitszeit in der Zeiterfassung zu pflegen. 4.4 Erfassung der Reisezeit Falls für dich freigegeben, sind die Reisezeiten wie folgt zu erfassen: PSP-Element (Beispiel für die BU DG1200) Leistungsart, die eingegeben werden muss Bezeichnung Definition / Bemerkungen DG1200A TRAV01 z.b. "Konstruktion Catia V5" Reisezeiten erlaubt und weiterberechenbar DG1200N UNTR01 Non billable hours Reisezeiten erlaubt und nicht weiterberechenbar 4.5 Abwesenheitsanträge & Feiertage Urlaub: muss vom Mitarbeiter selbst über ESS in SAP erfasst werden. Der Vorgesetzte gibt die Abwesenheit im System frei. Der Urlaubsantrag muss rechtzeitig, spätestens jedoch vier Tage vor Urlaubsantritt vom Mitarbeiter beantragt werden. Der Urlaub darf nur nach Freigabe angetreten werden. FZK-Urlaub: ein Urlaub auf Überstundenbasis (=Freizeitkonto-Urlaub = leisure time account) muss vom Mitarbeiter über ESS in SAP beantragt werden. Der Vorgesetzte muss diesen Freizeitausgleich freigeben. Es gelten entsprechend die Regelungen der Urlaubsbeantragung. Freizeitausgleich kann nur bei einem entsprechenden Plusstundenkontingent auf dem FZK genommen werden. Seite 10/28

11 Krankheit: der Mitarbeiter muss seine Krankheit unverzüglich per Mail an seinen Vorgesetzten und die Personalabteilung via per Mail melden. Dies gilt auch bei untertägiger Krankheit. Die Personalabteilung pflegt die Krankheitstage im System. Alle weiteren Regelungen sind bei eurem Vorgesetzten zu erfragen. Sonderurlaub: Ein Sonderurlaub muss analog wie ein Urlaubsantrag mit der Abwesenheitsart "Eigene Heirat, Todesfall, etc." vom Mitarbeiter selbst über ESS in SAP beantragt werden. Der Vorgesetzte gibt diesen frei. Der Antrag ist rechtzeitig vor Urlaubsantritt zu stellen. Die genauen Regelungen zu Sonderurlauben sind bei eurem Vorgesetzten zu erfragen. Feiertage: Die Funktion Feiertage zeigt alle Feiertage an, die für dich gelten. In SAP sind die Feiertage im Feiertagskalender hinterlegt, dieser wird bei der Ermittlung deiner Sollarbeitszeit zugrundengelegt. Die Feiertage richten sich nach deinem Projekteinsatzort. Achtung! Beantrage am und am je einen ganzen Tag Urlaub! Diese Tage haben 4 Sollstunden und gelten damit als ganzer Tag Abwesenheitsantrag anlegen Unter diesem Punkt stehen folgende Funktionen zur Auswahl: - Kalender, Zeitkonten, Abwesenheitsanträge Kalenderübersicht mit Legende Seite 11/28

12 Für folgende Abwesenheiten muss ein Abwesenheitsantrag gestellt werden: - Sonderurlaub - Unbezahlter Urlaub - Jahresurlaub Auswahlmöglichkeiten für Abwesenheiten Jahresurlaub als ganzer oder halber Tag möglich - Gleitzeitausgleich Bei halbtägigem Gleitzeitausgleich müssen die Uhrzeiten angegeben werden, bei ganztägigem Gleitzeitausgleich reichen die ab- und bis-daten Bemerkung: Bei untertägigen Abwesenheiten wie z.b. ½ Tag Urlaub oder ½ Tag Gleitzeitausgleich, achte bitte darauf, dass es keine Kollisionen mit den Arbeitszeiten gibt: - Arbeitszeit 8-12 Uhr und ½ Tag Urlaub Uhr wäre z.b. korrekt. - Arbeitszeit Uhr und ½ Tag Urlaub Uhr wäre z.b. falsch, da es eine Überschneidung zwischen 13 und 14 Uhr gibt. Seite 12/28

13 Sind alle Daten eingegeben, muss der Abwesenheitsantrag gesendet werden. Nach dem Senden erscheint eine Zusammenfassung der Daten. Mit OK bestätigen. Der Abwesenheitsantrag wird nun an deinen Vorgesetzten weitergeleitet Sobald der Antrag genehmigt wurde, bekommst du eine Bestätigung per Nach Bestätigung mit OK gelangt man automatisch zur Abwesenheitsübersicht hier kannst du deine Abwesenheiten zukünftig auch selbst ändern oder löschen Unter dem Punkt Zeitkonten siehst du deinen Urlaubsanspruch des aktuellen Jahres und die Anzahl der restlichen Urlaubstage sowie deine Gleitzeitstunden (Mehrarbeitsstunden bezogen auf die Soll-Arbeitszeit) Seite 13/28

14 4.6 Zeitnachweis drucken falls dies mit dem Kunden vereinbart wurde Am Ende des Monats muss der Zeitnachweis ausgedruckt und unterschrieben werden. Dafür steht die Funktion Zeitnachweis mit Zeitraumwahl zur Verfügung. 5 Persönliche Daten Hier können persönliche Daten (Anschrift, Bankverbindung, -Adresse usw.) angesehen und bei Bedarf geändert werden. Sollten Daten, die du nicht selbst ändern kannst, fehlerhaft sein, gib uns bitte über sap-support@de.alten.com Bescheid. Seite 14/28

15 6 Reisen und Spesen Über diese Funktion werden alle Belege oder Spesen erfasst, die du selbst bezahlt hast und die dir zu erstatten sind. Hat die Firma z.b. für dich einen Flug gebucht und bezahlt, muss der Beleg nicht erfasst werden. Eine Ausnahme bilden gebuchte Hotels: Diese müssen in der Spesenabrechnung erfasst werden, auch wenn sie über die Firma gebucht und bezahlt worden sind. Nimm die Spesenart Hotel und trage 0,00 ein. So erhältst du auch den Verpflegungsmehraufwand für die Übernachtung. Spesenabrechnungen können nur bis 2 Monate nach Projektende angelegt werden! Achtung! Die Spesenabrechnungen müssen ausgedruckt und unterschrieben mit allen Original- Belegen an das Accounting geschickt werden: ALTEN GmbH Accounting Elsenheimerstraße München 6.1 Übersicht Reisen und Spesen In der Übersicht sind alle angelegten Reisen und Spesenabrechnungen zu finden. Noch nicht genehmigte Spesenabrechnungen können hier z.b. ausgewählt und anschließend geändert oder gelöscht werden Bitte achte immer auf das letzte Aktualisierungsdatum. Sollten deiner Meinung nach Spesenabrechnungen fehlen, versuche bitte erst die Seite zu aktualisieren bevor du den Fall an den Support weiterleitest. Seite 15/28

16 6.2 Reisen neu anlegen Pro Dienstreise muss eine Spesenabrechnung angelegt werden. Wenn z.b. ein Mitarbeiter aus München bis in Stuttgart eine Dienstreise hat, und bis eine andere in Köln, muss er zwei Spesenabrechnungen anlegen, einmal für die erste Dienstreise in Stuttgart und einmal für die zweite in Köln. Nach Klick auf Starten müssen folgende Daten ergänzt werden: Mit Klick auf Spesenabrechnung anlegen gelangt man auf die Erfassungsmaske. Bitte das Schema auswählen: Administrationsreise: Reise für Verwaltungsmitarbeiter (id.r. für BMs und Verwaltungs-mitarbeiter) Consultantreise: Reise für Ingenieure. Consultants müssen immer Consultantreise auswählen. Allgemeine Daten Ziel Grund Bitte hier einen konkrete Angabe machen und den Namen des Kunden nennen. Diese Angabe ist sehr wichtig bei der Überprüfung der Spesenabrechnung. Evtl. Pauschalen und Fahrtstrecke Zusatzinformationen Bei den Zusatzinformationen ist es wichtig, dass in der Kostenzuordnung: für Ingenieure (Consultantreise) die richtige Projektnummer (sog. PSP-Element) ausgewählt wird. In der Regel wird das PSP-Element eingegeben, auf dem auch Arbeitsstunden erfasst werden. Hast du momentan keine Kundenprojekte, gib bitte dein Intercontract-Projekt als Kontierungsobjekt ein. Die Liste der PSP-Elemente, die dir für die Kostenzuordnung zur Verfügung stehen, wird wie folgt dargestellt: Klick auf Kostenzuordnung ändern Seite 16/28

17 Mit Hilfe dieser Liste richtige PSP-Element auswählen. Sollten dir PSP-Elemente fehlen oder solltest du Fragen haben, welches PSP-Element du als Kostenzuordnung eingegeben sollst, wende dich bitte an den SAP-Support. Klick auf Suchfunktion für Verwaltungsmitarbeiter (Administrationsreise) die richtige Kostenstelle eingegeben wird. Sie wird automatisch auf Basis deiner Stammdaten gepflegt. Du musst dich also in diesem Fall nicht um die Kostenzuordnung kümmern. Seite 17/28

18 6.2.1 Beispiel: Anlegen einer Spesenabrechnung für Projektreisen (Schema Consultantreise) Step 1: Spesenabrechnung mit Schema "Consultantreise" auswählen und auf Starten klicken Step 2: Grunddaten pflegen alle Pflichtfelder sind mit blauen Sternchen gekennzeichnet, wie z.b. Start- und Enddatum Step 3: Kostenzuordnung ändern Step 4: Richtiges PSP-Element als Kostenzuordnung auswählen Seite 18/28

19 und annehmen Bemerkung: Die Selektion der Kostenzuordnung ist extrem wichtig! Wird ein falsches PSP-Element genommen, wird die Spesenabrechnung abgelehnt und muss komplett neu erfasst werden. Dein Vorgesetzter wird die Kostenzuordnung bei der Genehmigung der Spesenabrechnung prüfen. Falls du Verpflegungsmehraufwand bekommen sollst, aktiviere bitte das Häkchen: Falls das Frühstück bei Übernachtung im Hotel übernommen wurde, bitte hier klicken und den Haken für Frühstück setzen. Auf Annehmen klicken Seite 19/28

20 Step 5: Im nächsten Schritt geht man zur Maske Belege erfassen. Hier werden alle Kosten erfasst, die durch die Reise entstanden sind Step 6: Auf Neuer Eintrag klicken Step 7: Spesenart auswählen Bemerkung: Bitte einen separaten Beleg jeweils für das Hotel und für das Frühstück anfordern. Beide Posten nicht zusammen auf einem Beleg aufführen lassen! Seite 20/28

21 Step 8: Entsprechende Daten eintragen (nur die notwendigen Felder) Step 9: Annehmen klicken, somit ist der Beleg gespeichert - Die gleichen Schritte für weitere Belege, falls vorhanden, ausführen Step 10: Auf Prüfen klicken Alternativ kann die Spesenabrechnung auch nur gesichert werden, für den Fall das noch Belege fehlen. Wird der Entwurf nur gesichert, wird er nicht zur Genehmigung weitergeleitet und somit auch nicht bezahlt Seite 21/28

22 Step11: Nachdem die Spesenabrechnung geprüft wurde, erhält man eine Zusammenfassung. Um die Spesenabrechnung genehmigen zu lassen, setzt man den Punkt bei Sichern und zur Genehmigung senden. Bitte achte darauf, sie nicht versehentlich nur als Entwurf zu speichern. Step 12: Sichern und zur Genehmigung schicken. Step 13: Mit Klick auf Spesenformular anzeigen das Formular öffnen und ausdrucken Bemerkung: Die unterschriebene Spesenabrechnung inkl. der Originalbelege müssen per Post an das Accounting schicken (s. Kapitel 6) Die Zusendung der Belege ist sehr wichtig! Ohne Belege kann keine Erstattung der Spesen erfolgen! Seite 22/28

23 6.2.2 Beispiel: Erfassung einer Monatskarte für Consultants Wenn es in deiner Projektvereinbarung vorgesehen ist, kannst du die Monatskarte folgendermaßen im ESS erfassen: Step 1: Schema Consultantreise Step 2: Allgemeine Daten pflegen Bemerkungen: - Beginn- und Endedatum: Wähle bitte den 1. Tag im Monat aus. Falls an diesem Tag bereits eine andere Dienstreise stattgefunden hat, wähle den jeweils nächsten Tag im Monat aus. Es können systembedingt nicht mehrere Dienstreisen am selben Tag stattfinden. - Adresse: Das entspricht deinem Einsatzort. - Pauschalerstattung für Verpflegung: Das Häkchen muss hier nicht gesetzt werden Step 3: Auf Kostenzuordnung ändern klicken Seite 23/28

24 Step 4: Auf die Suchfunktion klicken Step 5: Das Projekt auswählen, worauf du üblicherweise deine Arbeitszeiten erfasst Step 6: Auf Annehmen klicken Seite 24/28

25 Step 7: Auf Annehmen klicken Die Kostenzuordnung ist dann erfolgreich gepflegt. Step 8: Um den Beleg Monatskarte zu erfassen, hier klicken Step 9: Auf Neuer Eintrag klicken Seite 25/28

26 Step 10: Spesenart Monatskarte wählen Step 11: Den Betrag gemäß deiner Projektvereinbarung erfassen, z.b. 50 Step 12: Auf Annehmen klicken Seite 26/28

27 Step 13: Mit Klick auf Prüfen kannst du deine Eingaben überprüfen Step 14: Den Haken auf Sichern und zur Genehmigung senden setzen, dann mit Klick auf gleinamigen Button verschicken Achtung: Nicht als Entwurf speichern! Step 15: Spesenformular anzeigen lassen, ausdrucken und zusammen mit dem Original-Beleg per Post an das Accounting schicken Seite 27/28

28 7 Firmenbesonderheiten 7.1 Aventon GmbH - Spesenabrechnung Bevor eine Spesenabrechnung in ESS angelegt werden darf, müssen die Mitarbeiter zuerst eine Abwesenheit vom Typ "Dienstreise" für die geplante Dauer der Reise anfragen. Erst nachdem der Vorgesetzte diese Abwesenheit genehmigt hat, darf die dazugehörige Spesenabrechnung angelegt werden. 8 Kontakt für Rückfragen und Support Falls Fragen oder Probleme auftauchen, stehen dir folgende adresse zur Verfügung. Wende dich bitte nicht direkt an Mitarbeiter in der Verwaltung, sondern nutz die vorgesehene -Adresse. Nur so können wir dich am besten unterstützen! Schick uns bitte immer einen Screenshot der Fehlermeldung, und falls relevant, auch eine Beschreibung der Stammdaten. Dies hilft uns sehr die Fehler oder Probleme zu analysieren und euch besser und schneller zu unterstützen! Support für die Zeiterfassung, Spesenabrechnung und Login-Probleme sap-support@de.alten.com Support für Abwesenheiten hr@de.alten.com Seite 28/28