Pivot-Tabellen und Filter in Excel 2010 professionell einsetzen - Themenspecial. Peter Wies. 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, November 2013 W-EX2010PT

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1 Pivot-Tabellen und Filter in Excel 2010 professionell einsetzen - Themenspecial Peter Wies 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, November 2013 W-EX2010PT

2 Impressum Matchcode: W-EX2010PT Autor: Peter Wies Redaktion: Hans-Christoph Reitz Produziert im HERDT-Digitaldruck 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, November 2013 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte gültig. Sollten Sie die Inhalte nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden.

3 Inhalt I Zu diesem Buch Daten filtern Mit dem AutoFilter arbeiten Die Liste des AutoFilters nutzen Mehrere Spalten gleichzeitig filtern Den Top-10-Filter nutzen Grundlagen zum Spezialfilter Suchkriterien für den Spezialfilter Den Spezialfilter einsetzen Bereich als Tabelle definieren Schnellübersicht Übungen Darstellung von Pivot-Tabellen anpassen Vorgefertigte Berichtslayouts und Formate nutzen Pivot-Tabellenbereiche markieren Bedingte Formatierung in Pivot- Tabellen verwenden Einträge innerhalb von Pivot-Tabellen sortieren Leerzeilen in Pivot-Tabellen einfügen Eigenschaften von Pivot-Tabellen individuell festlegen Schnellübersicht Übung Pivot-Tabellen aus Excel-Daten erstellen Daten in Pivot-Tabellen auswerten Pivot-Tabelle aus Excel-Daten erstellen Daten der Pivot-Tabelle filtern Pivot-Tabellendaten mit Datenschnitten filtern Schnellübersicht Übung Pivot-Tabellen auswerten und anpassen Berechnungsart im Bereich WERTE ändern Wertfelder mit benutzerdefinierten Berechnungen Layout einer Pivot-Tabelle ändern Felder mit zusätzlichen Teilergebnissen auswerten Pivot-Tabellendaten individuell gruppieren Bestimmte Daten in separaten Tabellenblättern anzeigen Berechnete Felder bzw. Elemente nutzen Die Funktion PIVOTDATENZUORDNEN einsetzen Daten einer Pivot-Tabelle aktualisieren Schnellübersicht Übungen Weitere Möglichkeiten, Pivot-Tabellen zu erstellen Pivot-Tabelle aus einer externen Datenquelle erstellen Tabellenbereiche in einer Pivot-Tabelle konsolidieren Schnellübersicht Übung PivotCharts nutzen Pivot-Tabellendaten in Diagrammen grafisch darstellen PivotCharts erstellen und bearbeiten Schnellübersicht Übung...77 Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 Pivot-Tabellen und Filter in Excel 2010 professionell einsetzen Zu diesem Buch Dieses Buch vermittelt Ihnen schnell und anschaulich Techniken, um in Excel 2010 Daten professionell und effizient mit Filtern und Pivot-Tabellen auszuwerten. Lernziele Arbeitsanleitungen Vor jedem Kapitel sehen Sie die jeweiligen Lernziele und Voraussetzungen. Die effizientesten Wege zum Ziel werden Schritt für Schritt im Kapitel erklärt. Auf einen Blick Eine Übersicht der Funktionen erhalten Sie am Kapitelende. Übungen Ebenfalls am Ende des Kapitels festigen Sie Ihre erworbenen Kenntnisse. Was bedeuten die Symbole im Buch? hilfreiche Zusatzinformation Praxistipp Warnhinweis leichte Übung mittelschwere Übung schwierige Übung Nachhaltig lernen mit Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien Für die meisten Kapitel stehen Ihnen Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien zur Verfügung. Mithilfe der Beispieldateien können Sie die erläuterten Programmfunktionen direkt nachvollziehen. Die Übungen am Ende der einzelnen Kapitel lassen sich ohne weitere Vorbereitungen mit den jeweiligen Übungsdateien durchführen. Anhand der Ergebnisdateien kontrollieren Sie schnell, ob Sie die entsprechenden Übungen korrekt ausgeführt haben. Mit dem Kauf dieses Buches haben Sie die Berechtigung erworben, diese Dateien von der Website des HERDT-Verlages unter herunterzuladen. w-ex2010pt Pivot-Tabellen und Filter in Excel 2010 professionell einsetzen Themen-Special 1 w-ex2010pt eingeben und Ü betätigen 2 In der Ergebnisliste den Buchtitel anklicken Schulungsbuch, A4, schwarz/weiß 3 Diesen Link anklicken 4 HERDT-Verlag

5 Zu diesem Buch Wichtig: Einige Beispiel-, Übungs- bzw. Ergebnisdateien enthalten Verknüpfungen zu anderen Dateien, die nur funktionieren, wenn sie in einem Ordner mit dem Pfad C:\Übung abgelegt sind. Damit Sie die Dateien problemlos nutzen können, erstellen Sie auf dem Laufwerk C: Ihres Computers einen neuen Ordner Übung. Entpacken Sie in diesem Ordner den heruntergeladenen komprimierten Ordner mit den Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien (w-ex2010pt_bu). Verwendete (Software-)Einstellungen Die Funktionsbeschreibungen des Buchs basieren auf einer Erstinstallation des Programms Microsoft Excel 2010 (64-Bit-Version) unter dem Betriebssystem Windows 7 Ultimate (64-Bit-Version, Service Pack 1) bei gewähltem Design WINDOWS 7 - BASIS, den Standardeinstellungen des Programms,G einer Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixeln.G Wenn Sie eine andere Bildschirmauflösung eingestellt haben, kann das Aussehen der Fenster von den Abbildungen im Buch abweichen. Das sollten Sie bereits können Sie können sich den Kursinhalt am besten aneignen, wenn Sie bereits über folgende Kenntnisse verfügen: Tabellen erstellen, bearbeiten und sortieren Zellen formatieren Mit Formeln und Funktionen arbeiten Diagramme erstellen und bearbeiten Kurze Vorstellung des Beispielunternehmens Bei der Movement GmbH handelt es sich um ein mittelständisches Unternehmen mit Sitz in Frankfurt am Main. Das Unternehmen, das Büro- und Objekteinrichtungen herstellt, beschäftigt 150 Mitarbeiter. Aktuell bietet das Unternehmen Einrichtungsprogramme für Verwaltungs-, Büro- und Industriegebäude, Stadt- und Empfangshallen, für Banken, Arztpraxen und Callcenter. Im Rahmen dieses Themen-Specials wird anhand exemplarisch ausgewählter Dateien der Movement GmbH dargestellt, wie sich in Excel Daten professionell mit Filtern und Pivot- Tabellen auswerten lassen. Weitere Medien von HERDT nutzen Hat Ihnen das vorliegende Buch gefallen, besuchen Sie doch einmal unseren Webshop unter Möchten Sie beispielsweise Ihre Excel-Grundkenntnisse auffrischen, empfehlen wir Ihnen das HERDT-Buch Excel Grundlagen; Ihre Excel-Kenntnisse erweitern, empfehlen wir Ihnen das HERDT-Buch Excel Fortgeschrittene Techniken. Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit diesem Buch. Ihr Redaktionsteam des HERDT-Verlags HERDT-Verlag 5

6 1 Pivot-Tabellen und Filter in Excel 2010 professionell einsetzen 1 Daten filtern In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Daten mit dem AutoFilter filtern wie Sie Daten mit dem Spezialfilter filtern wie Sie einen als Tabelle definierten Bereich nutzen Voraussetzungen Tabellen formatieren und sortieren Mit Funktionen arbeiten 1.1 Mit dem AutoFilter arbeiten Filtermöglichkeiten in Excel Beim Filtern werden nur diejenigen Daten eines zusammenhängenden Tabellenbereichs (also eines Zellbereichs ohne Leerzeilen oder -spalten) eingeblendet, die bestimmte Bedingungen (Suchkriterien) erfüllen. Im Gegensatz zum Sortieren wird dabei die Reihenfolge der ursprünglichen Daten nicht tatsächlich geändert, sondern die Daten werden lediglich anders dargestellt. In der Movement GmbH wird die Filterfunktion beispielsweise genutzt, um innerhalb ihrer Kundenliste nur die Daten der bayerischen Kunden anzuzeigen. Ausschnitt einer gefilterten Tabelle Wie Sie den AutoFilter einsetzen können Excel bietet für jede Tabellenspalte einen AutoFilter, mit dem Sie die Daten der betreffenden Tabelle schnell filtern können. Mithilfe des AutoFilters lassen sich die Daten beispielsweise nach folgenden Kriterien filtern: nach Hintergrund-/Schriftfarben bzw. nach Symbolen (z. B., oder ), die durch eine bedingte Formatierung eingefügt wurden - sofern solche Formatierungen in der betreffenden Spalte vorhanden sind, nach vordefinierten Kriterien, die vom Inhalt der jeweiligen Spalte abhängen, nach Zellinhalten in der jeweiligen Spalte. Über das Suchfeld können Sie in der Liste des AutoFilters gezielt nach bestimmten Einträgen suchen. 6 HERDT-Verlag

7 Daten filtern 1 Abhängig davon, welche Einträge in der jeweiligen Spalte überwiegen (Zahlen, Text oder Datumsangaben), lässt sich im AutoFilter der Filtertyp TEXTFILTER, ZAHLENFILTER oder DATUMSFILTER nutzen: Suchkriterien der verschiedenen Filtertypen Bei jedem Filtertyp stehen Ihnen spezielle auf das entsprechende Zellformat abgestimmte Suchkriterien zur Verfügung, die Sie im Dialogfenster BENUTZERDEFINIERTER AUTOFILTER spezifizieren können. In diesem Dialogfenster lassen sich auch zwei Suchkriterien mit einer UND- bzw. ODER-Bedingung verknüpfen. 1.2 Die Liste des AutoFilters nutzen Beispieldateien Kundenliste, Kundenliste-E Mit der Liste des AutoFilters sämtliche Kunden aus Bayern ermitteln In Kürze findet in Bad Tölz eine Möbelfachmesse statt, auf der auch die Movement GmbH vertreten ist. Hierzu möchte die Marketingabteilung an alle bayerischen Kunden der Movement GmbH besonders gestaltete Einladungsschreiben versenden. Mit dem AutoFilter können Sie die betreffenden Kunden aus der Kundenliste ermitteln: Öffnen Sie die Beispieldatei Kundenliste und markieren Sie eine beliebige Zelle innerhalb der Kundenliste. Klicken Sie im Register START, Gruppe BEARBEITEN, auf die Schaltfläche SORTIEREN UND FILTERN und wählen Sie in der geöffneten Liste den Eintrag FILTERN, um den Auto- Filter zu aktivieren. Alternative: Schaltfläche FILTERN (Register DATEN, Gruppe SORTIEREN UND FILTERN) Öffnen Sie in Zelle D2 durch Anklicken der Schaltfläche das zugehörige AutoFilter-Listenfeld. Klicken Sie in der Liste auf das Kontrollfeld, um alle Suchkriterien zu deaktivieren. Aktivieren Sie anschließend das Kontrollfeld, um nur die aus Bayern stammenden Kunden in der Tabelle anzuzeigen. Bestätigen Sie mit OK. HERDT-Verlag 7