Projektbeschreibungen

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1 ICT-Management Creamec Projektbeschreibungen Sourcing ICT Outsourcing bei MRO - Dienstleister Teil-Insourcing in Handelsfirma Full-Outsourcing bei Touristikunternehmen Autor René Kissling Firma Creamec AG St.Gallerstrasse 64b 9500 Wil Kontakte Telefon +41 (71) Fax +41 (71) Mail rene.kissling ( a t ) creamec.com

2 Projektebeschreibung ICT Outsourcing bei MRO Dienstleister Head of Group Infrastructure & Services (Interims-Management) Internationales MRO Dienstleistungsunternehmen (Maintenance, Repair and Overhaul) in der Luftfahrt Industrie 1.7 Mia. CHF Umsatz / weltweit 5300 Mitarbeiter 4300 IT-User an 4 Haupt- und 32 kleineren Standorten 14 Monate - Operative Führung des Bereiches Group Infrastructure & Services - Projektleitung des weltweiten Outsourcing-Projektes für die ICT- Infrastruktur (Erstellung der Sourcing-Strategie, Evaluation der Anbieter, Führung der Vertragsverhandlung und Umsetzung bis und mit Transition) - Überführung der Mitarbeiter zum Dienstleister Aufgrund der Historie der Firma (Firmenübernahmen) bestand die ICT- Infrastruktur im Wesentlichen aus 3 unabhängigen, technisch unterschiedlich aufgebauten ICT-Infrastrukturen, an unterschiedlichen Standorten (CH, UK, IRL, BAH). An zwei dieser Standorte, waren einzelne Bereiche (Netzwerk, Betrieb Server etc.) an externe Dienstleister vergeben. Der Bereich Group Infrastructure & Services war neu weltweit für den operativen Betrieb der ICT-Infrastruktur, sowie für das Partner-Management von ICT-Dienstleistern zuständig. Um diese, sowohl organisatorisch, wie technisch sehr heterogene Situation zu bereinigen, erteilte die Geschäftsleitung den zur Einführung einer zentralisierten IT-Organisation und zum Aufbau einer standardisierten ICT- Infrastruktur. Um einen echten Kostenvergleich für den Make or Buy Entscheid zu erhalten, beinhaltete der die Ausschreibung der gesamten ICT-Infrastruktur. Um einen Überblick und Transparenz über den genauen Umfang zu erhalten, wurde die Ausschreibung in 5 Work Packages aufgeteilt. Jedes dieser Teilprojekte wurde definiert und in einem separaten RfP ausgeschrieben. Gleichzeitig wurde für jedes Work Package auch ein Base-Case (Make) als Benchmark und als Basis für den Make or Buy Entscheid erstellt. Nach einer internen Vorselektion möglicher Dienstleister wurden 4 Firmen zur Ausschreibung eingeladen. Aufgrund der ersten Grobkonzepte und den entsprechenden Richtofferten wurde der Kreis der Anbieter auf zwei reduziert. In der nächsten Runde ging es hauptsächlich darum, ein detailliertes, den Anforderungen entsprechendes und auf die jeweilige Strukture des Dienstleisters angepasstes Konzept für die neue, firmenweite ICT-Plattform zu erhalten. Die gewählte technische Lösung basiert im Wesentlichen auf einem zentralisierten Terminal-Server / Thin-Client Ansatz mit 2 zentralisierten Rechenzentren. Der Vorteil dieser Lösung liegt in der hohen Flexibilität bezüglich der Verschiebung bestehender oder der Eröffnung neuer Standorte, sowie des vereinfachten operativen Betriebes an den dezentralisierten Standorten. 2

3 Aufgrund umfangreicher Analysen und diverser strategischer Überlegungen entschieden wir uns zur Vergabe aller Work Packages an einen Dienstleister. Dies führte nebst diverser organisatorischer und vertragstechnischer Vorteile zu einer weiteren signifikanten Kostenreduktion von ca. 8%. Ein integraler Bestandteil bei der Wahl des Outsourcing Dienstleisters war die Bereitschaft und das Konzept zur Übernahme und Integration der bestehenden IT Mitarbeiter. Mit der neuen Plattform konnten nebst den kostenmässigen und technischen Verbesserungen auch erhebliche Verbesserungen im Bereiche der Sicherheit, speziell im Disaster Recovery erzielt werden IT-Arbeitsplätze (3400 PC s, 750 Laptops, 150 Thin-Clients) 205 Windows Server / 8 Unix Server / Storage 45 TB 80 Applikationen / Businessapplikationen SAP-MRO / Mail Lotus-Notes und Microsoft Exchange - Diverse nationale und internationale Vorschriften für die Luftfahrt Industrie (BAZEL, FAA, Hersteller) bezüglich Sicherheit und Reporting, welche berücksichtigt und umgesetzt werden mussten. - Unterbruchsfreier 7x24hx365 Betrieb - Alle Standorte liegen im Flughafenbereich (Airside) mit den entsprechenden Vorschriften bezüglich Anmeldung, Zutritt, Funk (W-LAN) und den entsprechenden Sicherheitsvorschriften. 3

4 Teil-Insourcing in Handelsfirma Leiter IT und Prozesse (Interims-Management) Handelsfirma in der Baubranche Umsatz 180 Mio. CHF / 330 Mitarbeiter / 11 Standorte (CH/D) 24 Monate - Mitglied des Restrukturierungs-Team s zur Firmensanierung - Operative Führung des Bereiches ICT und Prozesse - Umsetzung von Kostenreduktionsmassnahmen im Bereich der ICT - Überprüfung und Anpassung der Sourcing Strategie Nebst der Mitarbeit im Sanierungsteam, wo es hauptsächlich um kurzfristige Kostenreduktions- und Optimierungs-Massnahmen ging, wurde ebenfalls die Sourcing Strategie überprüft. Aktuell waren alle ICT-Dienstleistungen sowie der Betrieb der Business-Applikation an einen externen Dienstleister vergeben. Dies führte zu einer hohen Abhängigkeit vom Dienstleister sowie zur Tatsache, dass die Business-Prozesse beim Dienstleister detaillierter bekannt waren als intern. In der Folge wurden unternehmenskritische Bereiche wie z.b. der operative Betrieb der ERP-Applikation (nicht jedoch der technische Betrieb) zurück ins Haus genommen, sowie das Prozess Know-how neu aufgebaut und dokumentiert. Um eine langfristige Kontinuität dieser Massnahmen sicherzustellen, wurde hierzu ein internes Team aufgebaut. Gleichzeitig wurden alle Standorte auf ein einheitliches ERP-System migriert. Aufgrund der Analyse der durch die ICT verursachten Komplexitätskosten wurde festgestellt, dass die bestehende Kernapplikation im Bereich der serfassung überproportional hohe Prozesskosten (ca. 5 Mio. / Jahr) verursachte. Um dies zu verbessern wurden für die serfassung prozessoptimierte Erfassungsmasken programmiert. Dies führte zu einer wesentlichen Vereinfachung der Prozesse und einer nachhaltigen Reduktion der Prozesskosten. Nach der erfolgreichen Umsetzung der eingeleiteten Massnahmen und der Stabilisierung des neuen Teams wurde die operative Verantwortung an die neue Teamleitung übergeben. Um auch hier die langfristige Kontinuität sicher zu stellen, wurde das Team noch während einiger Monate betreut und begleitet. 220 IT-Arbeitsplätze / 20 Windows Server / 65 SW-Applikationen Businessapplikation MOVEX und DIAS / Mail Lotus-Notes - Kompletter Neuaufbau des Betriebs- und Prozess-Know-how s - Bei Projektbeginn kein internes IT Know-how und IT Verständnis vorhanden 4

5 Full-Outsourcing bei Touristikunternehmen Leiter IT (Interims-Management) 650 IT-User / 72 Standorte, Filialen (CH) 24 Monate - Operative Führung der ICT während des Outsourcing Projektes - Überprüfung des Outsourcing Konzeptes - Evaluation möglicher Dienstleister - Vorbereitung und Führung der Vertragsverhandlung - Umsetzung des Outsourcings - Einführung einer s- und Kostenkontrolle Die Schweizer Tochtergesellschaft eines ausländischen Touristikkonzerns erhielt von der Konzernmutter im Rahmen eines Kostenoptimierungsprogrammes den, die interne IT an einen externen Dienstleister out zu sourcen. Da intern in der Firma keine einschlägigen Sourcing Erfahrungen vorhanden waren, erhielten wir den das vorbereitete Sourcing- Konzept zu überprüfen und bei Bedarf die entsprechenden Anpassungen vorzunehmen. Nach eingehender Prüfung des angepassten Vorgehenskonzeptes wurden wir mit dessen Umsetzung und der operativen Führung der ICT während des Projektes beauftragt. In einer ersten Vorselektion von Outsourcing-Unternehmen ging es darum Firmen zu finden, welche aufgrund ihrer Angebotspalette und ihrer Strukturen als mögliche Dienstleister in Frage kamen. Nach dieser internen Vorauswahl wurde mit vier ausgesuchten Dienstleistern eine erste Präsentations- und Offertrunde durchgeführt. Im weiteren Verlauf wurde der Kreis der Anbieter auf zwei Firmen reduziert. Nach einem provisorischen Vorentscheid (Letter of Intent) wurden mit dem ausgewählten Dienstleister die detaillierten SLA s und das Vertragswerk ausgearbeitet. Hierbei zeigte sich, ob das Transition-Team funktionierte und ob die Basis für eine langfristige Zusammenarbeit aufgebaut werden konnte. Ein wesentlicher Teil bei der Transition war die Migration diverser Services und Applikationen auf die Infrastruktur des Dienstleisters. Während eines Zeitraumes von ca. 3 Monaten wurden alle Server und die dazugehörigen Applikationen in den Rechenzentren des Dienstleisters aufgebaut. Nach dieser Umstellung wurde die gesamte Netzwerk und Arbeitsplatz Infrastruktur (LAN, PC s, Laptops etc.) auf die Standards des Dienstleisters migriert. Nach dem erfolgreichen Abschluss der Transition wurde der Account noch während 12 Monaten von uns betreut. In dieser Zeit wurden die diversen Arbeitsprozesse in der Zusammenarbeit verfeinert, das Governance Modell aufgebaut und gelebt, sowie eine transparente SLA- und Kostenkontrolle eingeführt. 650 IT-Arbeitsplätze / 24 Windows Server 93 SW-Applikationen / Businessapplikation aus Konzern / Mail Microsoft Exchange - Hohe netzwerktechnische- und applikatorische Vernetzung mit Drittfirmen und Leistungsanbietern 5