MAGAZIN. Datenanalyse & BI. HR, Entgeltabrechnung, Zeit, Administration, Terminals. Technik & Integration MIDRANGE

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1 September 2005 AusgabE ,00 CHF 25, I98E ISSN B MAGAZIN MIDRANGE IT-Wissen und Lösungen für eserver im Unternehmensnetzwerk I.T.P. VERLAG + Data-Warehouse + Data-Mining + Content-Management + Datenanalyse & BI Mitarbeiter-Portale bieten mehr Wissens-Schatz statt Info-Halde Von der Datenanalyse zur Unternehmenssteuerung Intelligence gezielt einsetzen IBM auf Info-Tour in 10 Städten mit i, p, x, z und Storage Frühstück mit IBM-Profis HA ist mehr als ein Stück Software Leistungsspektrum von High-Availability Marktübersicht HR, Entgeltabrechnung, Zeit, Administration, Terminals Technik & Integration Microsoft.NET als Alternative zu J2EE/WebSphere DMS EXPO September 2005

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3 Editorial Liebe Leserinnen, liebe Leser We want you Die Werbewirtschaft befindet sich in Aufruhr: Spam-Filter, Pop-up- Blocker, zeitversetztes Fernsehen der Konsument blendet einfach gekonnt aus, was ihm auf die Nerven geht. Die Reizüberflutung mündet für den Verbraucher immer häufiger nicht in einer Kaufentscheidung sondern in einem ernüchternden Fazit mit Folgen: Zu viel und zu langweilig. Besonders im Web sind neue Wege gefragt relevante Informationen statt plumper Werbung. Der eco-verband promoted derzeit zwei heiße Bereiche: Suchmaschinen- und Permission-basiertes e Mail- Marketing. Unterhaltsam müssten Advertisements sein, erklären die Agenturen. Sie plädieren für Infotainment und Crossmedia-Kampagnen. Ein gekonnter Mix aus Unterhaltung, Information und Interaktion beschere den gewünschten Erfolg; eine Kernaussage müsse auf allen gewünschten Medienkanälen vernetzt und penetriert werden. Das Web sei der Klebstoff, der Kampagnen zusammenhalten könne. Wie aber sorgt man für ein wirkliches Verinnerlichen von Werbung? Auf einem sonntäglichen Flohmarkt diskutierten jüngst zwei Frauen über den Inhalt einer angebotenen Tube mit Acrylfarbe. Die war mit dem Hinweis Kadmium-Rot tief beschriftet, zum besseren Verständnis war die Farbe auf dem Etikett auch abgebildet. Ist da nun rot drin oder pink? fragte die potenzielle Käuferin leicht irritiert. Eher Magenta war die brummelige Antwort der Feilbietenden. Verkauft hat sie ihre Tube nicht: Ich will Kunst machen und nicht Werbung für die Telekom, bekam sie von der jungen Dame zu hören. Als die weg ging, war auf ihrem gebräunten Schulterblatt ein interessantes Tattoo zu lesen: Hier könnte Ihre Werbung stehen. Nein ich mache an dieser Stelle keine Schleichwerbung für die Telekom. Auch wenn die jüngsten Tatort-Diskussionen ergeben haben, dass sich kaum ein Konsument an dieser Form bezahlten Product-Placements stört. Natürlich wissen Wirte wie Kommissare um die Vorteile von Gas- gegenüber Ölheizungen. Und sie wissen auch, dass Öl, das nicht zum Verheizen sondern Verinnerlichen gedacht ist, durchaus schön(er) machen kann. Ob eine Produktionsfirma für den Transfer dieses Wissens aber unbedingt Gelder von einem Energieunternehmen und einem Speiseölanbieter bekommen muss? Ich persönlich bin kein Freund von werblicher Penetration, wie ich jüngst beim Frühstück mit meiner Gattin feststellen musste. Für alle, die bis tief in die Nacht plaudern wollen, hat nämlich der von mir explizit nicht schleichend beworbene TK-Anbieter die Rückseite meiner Milchverpackung mit 1,5-prozentigem Inhalt gebucht. Von Wünsch-Dir-Was -Tarifen ist da die Rede und ich habe entnervt und prompt meine kostenlose Stoß-Bestellung an das Universum formuliert: Verschont mich mit Pausenfüllern beim ersten Tagesmahl! Die kurzen Sequenzen der Ruhe sind entspannend und gewollt. Jetzt mal ehrlich: Wer will denn schon beim Frühstück (Kadmium-)Rot (tief) sehen? Herzlichst, Ihr Michael Wirt Midrange MAGAZIN September 2005

4 Inhalt Datenanalyse, Data-Warehouse, BI, CM Die Speicherung von Massendaten aller Art stellt heutzutage kein Problem dar, der verfügbare Speicherplatz hängt nur davon ab, wie viel man sich davon leisten kann, muss oder möchte. Da Masse nicht gleich Klasse ist, müssen die gespeicherten Daten zu auswertbaren Informationen transformiert werden. Erst intelligente Tools machen aus diesen Informationen wertvolles Wissen. Titelthema Jäger, Sammler, Analysten Data-Warehouse, Data-Mining, BI, CM Muss es immer Excel sein BI-Systeme schaffen Überblick mit integrierten Daten Wissens-Schatz statt Info-Halde Mitarbeiter-Portale bieten Unternehmen mehr als Nutzen von Wissensketten Bei Budni wissen Lieferanten mehr Ohne Ecken und Kanten Autozulieferer Schlote nutzt Toolmaker-Software Analytisches Arbeiten BI-Software bietet das Ende der selbst gestrickten Manfred Sielhorst, Prokurist und Technischer Leiter (li.) und Hubert Göhler, Sales Manager, beide DataMirror (re.): Hochverfügbarkeit ist nicht nur eine Software-Lösung, es ist ein Projekt, das auch allen Anforderungen gerecht werden muss, die wir übermorgen erst gemeinsam kennen lernen. Oder hätten Sie vor 15 Jahren gedacht, dass die AS/400 sich so weiterentwickelt? (siehe Seite 24) Dr. Günter Scholz, 10 Jahre DMS EXPO 27. bis 29. September 2005 in Essen (siehe Seite 29) Leiter Content-Management-Systeme bei IBM EMEA: Um den Nutzen eines ECM-Projektes zu bewerten, sind sowohl qualitative als auch quantitative Effekte zu berücksichtigen. Qualitative Aspekte sind u.a. die Verbesserung des Kundenservice und die Vereinfachung der Zusammenarbeit. Quantitativ messen können wir u.a. Fortschritte bei der Produktivität und Kosteneinsparungen. (siehe Seite 27) Intelligence gezielt einsetzen Von der Datenanalyse zur Unternehmenssteuerung Aktuelles Wenn Goliath Davids Partner wird Kommentar zur Frage des Monats vom Juli 2005 Risikominierung Basel II nimmt Einfluss auf die Kreditvergabe Leistungsspektrum von High-Availability HA ist mehr als ein Stück Software Frühstück mit IBM-Profis IBM on Tour in 10 Städten mit i, p, x, z und Storage Daten inhaltlich erfassen Auf den Informationsgehalt kommt es an 10 Jahre DMS EXPO Unternehmensweit elektronisch Dokumente verarbeiten Macher der Märkte Macher der Märkte Technik & Integration Von EVA zu UTE Das erste Release einer neuen Philosophie Krieg der Welten Microsoft.NET als Alternative zu J2EE/Websphere Rubriken Impressum Fachautoren dieser Ausgabe Inserenten/Beilagen/GO NEXT

5 Midrange MAGAZIN September 2005 Marktübersicht Persona (non) grata HR, Entgeltabrechnung, Zeit, Administration, Terminals Anbieterübersicht ASP Anbieterübersicht HR, Lohn, Zeit, Gehalt Anbieterübersicht Terminals & Thin Clients Anbieterübersicht BDE Jeder Aufgabe gewachsen Flexible Software für flexible Arbeitszeiten HR, Lohn, Gehalt, Zeit, Administration, Terminals In Deutschland gibt es zirka 38 Millionen Erwerbstätige, davon rund in leitenden Positionen mit umfassenden Führungsaufgaben. Zusammengefasst wurden diese unter dem wenig schmeichelhaften Schlagwort Humankapital, welches prompt zum Unwort des Jahres 2004 gekürt wurde. Solange das Personalbüro nicht in Verwaltungsstelle des Humankapitals umbenannt wird, bleibt es wohl auch weiterhin die wichtigste Anlaufstelle für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens immer dann, wenn sie in eigener Sache unterwegs sind. (siehe Seite 38) Das Hey-Joe -Prinzip Hin zum professionellen IT-Service Effizienz steigern Tool zur Personaleinsatzplanung BI-Spielregeln HR + BI = Optimierung für den HR-Bereich Anzeige Wenn es um Individuallösungen geht, sind Sie unser Fokus. Ob Pilot-, Grossprojekt oder Schnittstelle: Wir schöpfen aus einem breiten Erfahrungsspektrum: In enger Zusammenarbeit mit Ihnen setzen wir Ihre Anforderungen um. Von der Evaluation bis zur Implementierung werden wir Teil Ihres Informatikteams. Übrigens: i5-server sind unsere Leidenschaft... 5

6 Titelthema Datenanalyse, Data-Warehouse, Data-Mining, BI, Content-Management Jäger, Sammler, Analysten Die Speicherung von Massendaten aller Art stellt heutzutage kein Problem dar, der verfügbare Speicherplatz hängt nur davon ab, wie viel man sich davon leisten kann, muss oder möchte. Da Masse nicht gleich Klasse ist, müssen die gespeicherten Daten zu auswertbaren Informationen transformiert werden. Erst intelligente Tools machen aus diesen Informationen wertvolles Wissen. Anzeige Anbieter & Produkte zu Business-Intelligence ständig online unter: Um dieses Wissen im Unternehmen sinnvoll einsetzen zu können, muss man sich mit der hohen Schule der Wissensorganisation beschäftigen. Dabei hilft der Einsatz einer integrierten Business-Intelligence-Lösung. Der Begriff und das Konzept Business Intelligence wurden von der Gartner Group geprägt. Unter BI-Software versteht man hochkomprimiert ausgedrückt Lösungen und Tools für das Reporting sowie die Abfrage und Analyse von Daten. Erst mit Hilfe solcher Werkzeuge werden aus Unternehmensdaten verwertbare Informationen. Die in einer Datenbank wie z. B. der DB2 gespeicherten Informationen werden mittels verschiedener Techniken wie Datamining oder OLAP-Abfragen intelligent abgerufen und miteinander in Korrelation gebracht. Der Blick auf entsprechende Auswertungen könnte beispielsweise Vergangenheit, Gegenwart und das mögliche Potenzial eines Kunden, Produktes oder eine bestimmte Umsatzentwicklung anhand der gesammelten Daten zeigen. Dies stellt somit ein auch für Mittelständler unverzichtbares Planungs- und Controlling-Instrument zur Unternehmensführung dar. Der Einsatz von Business Intelligence beginnt in vielen Unternehmen mit Bordmitteln, wenn z. B. Daten aus dem ERP-System händisch in eine Excel-Tabelle übertragen werden. Je nach Aufwand der Excel-Arbeitsmappe lässt diese Minimallösung allenfalls recht ungenaue Rückschlüsse zu und taugt daher nur für einen schnellen Überblick nach dem Motto Wie geht s uns denn gerade?. Erst wenn die Da- tenbanken in den Unternehmens-Servern nicht mehr nur als alleiniger Ablage-Ort für Dateien, sondern als Abfrage-Ort für Informationen begriffen werden, offenbaren sich nach und nach die Möglichkeiten zur Nutzung im Sinne eines intelligenten Business. Die Datenbank DB2 von IBM ist in die eserver i5 und iseries von Haus aus integriert. Lösungen wie das PST-MIS von der PST Software GmbH, SQL-Views von der Meinikat GmbH oder Crystal Reports Server XI von Business Objects, um nur einige zu nennen, setzen auf dieser nahezu wartungsfreien Datenbank auf und bieten vielzählige Möglichkeiten der Datenanzeige und -manipulation. Die Optik und Funktionalität der Systeme hat sich längst vom Green Screen gelöst, ist daher komfortabel zu bedienen und bietet mit Online-Zugriffsmöglichkeiten auch den Abruf von unterwegs. Für bestimmte Anwender oder Gruppen innerhalb eines Unternehmens können Auszüge aus einem Data Warehouse nach deren Anforderungen bereitgestellt werden. Diese so genannten Data Marts sind eigentlich kleine Data Warehouses mit komplettem Funktionsumfang für den User. Data Marts können abhängig vom zentralen Data Warehouse oder auch dezentral unabhängig aufgebaut werden. OLAP (Online Analytical Processing) OLAP-Tools ermöglichen die Selektion der unterschiedlichsten Daten und stellen diese auf Wunsch auch grafisch dar. Dabei sind verschiedene Perspektiven möglich. Das kann eine Zeitachse, eine 6 September 2005

7 Titelthema geografische Sicht oder eine Darstellung nach Produktkategorien sein z. B. in der Getränkeindustrie nach der Flaschengröße. ETL (Extraction, Transformation, Loading) ETL-Tools sind Werkzeuge, mit denen die Extraktion von Daten festgelegt und ausgeführt werden kann. Dies geschieht vorzugsweise aus ERP-Systemen, da dort neben den Artikel- auch sämtliche Kundeninformationen gespeichert sind. Diese können dann transformiert und in ein Data Mart oder ein Data Warehouse geladen werden. Der Abgleich kann in Echtzeit oder zu bestimmten Zeitpunkten erfolgen. Drill Down Mit der OLAP-Funktion Drill Down kann der Anwender während einer interaktiven Datenanalyse auf detailliertere Daten der gerade betrachteten Dimension zugreifen. Dies ist vor allem dann nützlich, wenn man z. B. aus der Gesamtabnahme eines Kunden einen Teilbereich zu Vergleichszwecken separieren und mit der Abnahme eines anderen Kunden vergleichen möchte, um daraus einen eventuellen Trend ableiten zu können. Datamining noch so gute Maschine lösen, dafür ist allein der Mensch verantwortlich. Vor einer schwer wiegenden Entscheidung sollte daher ein alter Rat beherzigt und erst mal eine Nacht darüber geschlafen werden. Ein solcher Reboot tut nicht nur einem Server gut. In diesem Sinne, Anzeige viel Spaß bei der Lektüre des aktuellen Midrange Magazins. Weitere Anbieter von Datenanalyse-Werkzeugen finden Sie unter: M.W. Darunter versteht man, wie es der Name schon vermuten lässt, das Graben in den Daten eines Data Warehouse, um darin Muster, Strukturen und Informationen erkennen und abrufen zu können. Diese Muster stellen sich auf den ersten Blick meist nicht als solche dar und das Ergebnis kann überraschende Erkenntnisse über ein Produkt oder eine Kundengruppe bringen. Das Wissen um das Wissen in den vorhandenen Daten ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Planung. Nach dem Jagen und Sammeln der Daten muss der nächste (An)Trieb die Analyse derselben sein und dies gelingt mit den zur Verfügung stehenden technischen Möglichkeiten per Knopfdruck. Jetzt kommt es nur noch darauf an, wie intelligent mit den neu erworbenen Erkenntnissen umgegangen wird. Dieses Problem kann allerdings keine 350 User, 3 Kontinente, 1 Zentrale PSIpenta.com als ERP-Standard auf den IBM-Plattformen i-, p- und x-series Midrange MAGAZIN September 2005 PSI Aktiengesellschaft Dircksenstraße Berlin (Mitte) Deutschland Telefon: +49/30/ Telefax: +49/30/ Software für Versorger und Industrie 7

8 Titelthema Business Intelligence-Systeme schaffen Überblick mit integrierten Daten Muss es immer Excel sein In vielen Firmen ist MS Excel das Standard- Werkzeug für die Darstellung von Zahlenmaterial. Es gibt kaum einen Controller, der diese Software nicht im Einsatz hat. Auch Mitarbeiter in anderen Abteilungen beschäftigen sich vielfach und mühsam mit eigenen Tabellen. Deshalb sind viele Controller gleichzeitig fast Systemprogrammierer. Sie stoßen jedoch im Auswertungsbereich schnell an Grenzen. Vor allem dann, wenn sich Anforderungen, Sichten oder Datenkombinationen seitens des Empfängers permanent ändern also, wenn die Tabellen angepasst werden müssen. Das Ergebnis: nur wer sein Excel gut kennt (und ständig benutzt) kommt zu einer fehlerfreien Auswertung. Aber wehe, der Autor ist nicht da! Dann heißt es, sich in die Gedanken des Autors hineinzuversetzen, die Vorgehensweise zu studieren und alle Verknüpfungen nachzuvollziehen, um dann gegebenenfalls eine Änderung durchzuführen. Das versteht man heute nicht mehr unter Anwenderfreundlichkeit. Anzeige Alles zum Titelthema Business-Intelligence ständig online unter: Typisches Auswertungs-Problem Jeder von uns war schon mal in einer ähnlichen Situation: der Verkaufsleiter benötigt mal eben die Absatz- und Umsatzzahlen aller Kunden für einen bestimmten Außendienst-Mitarbeiter mit VJ- und Plan-Vergleich für das erste Halbjahr, sortiert nach Artikeln und zusätzlich die aktuellen Lagerbestände und deren Entwicklung. Das Ganze soll dabei schön übersichtlich und auf nur wenigen Seiten präsentiert werden. Diese Auswertung wird in Excel kaum oder nur mit viel Aufwand machbar sein, vor allem, wenn anschließend ein anderer Außendienstler selektiert werden soll. Selbst wenn die Auswertung fertig ist, kann nicht dynamisch damit gearbeitet werden. Darüber hinaus führen nachträgliche Erweiterungen (Zeilen/Spalten) bei verknüpften Arbeitsblättern oftmals zu Fehlern. Das kostet Zeit. Stundenlange Aufbereitungszeiten für Berichte und Abfragen sind aber heute nicht mehr tolerierbar. Wie kommt man nun aber schnell und jederzeit an die gewünschten Informationen? Mit Business Intelligence Tools der Markt bietet dazu verschiedene Software-Produkte. Diese leisten in der Regel Folgendes an Grundfunktionalitäten: gute Anwenderfreundlichkeit, hohe Geschwindigkeit, notwendige Sicherheit, Ad-hoc-Abfrage, gute Verarbeitung großer Datenmengen, Möglichkeiten, unterschiedlichste Datenquellen zu verknüpfen (z. B. Oracle, DB2, SQL-DB, MS Excel, SAP-DB, ODBC, Text, XML), Firmen-/Mandanten-übergreifende Auswertungen, Reports/Grafiken, Datenexport. Aber dann geht die Arbeit erst richtig los: Ein Würfel muss definiert (aufgepasst jetzt nur nichts vergessen) bzw. die Datenstruktur aufgebaut werden. Also wird ein Spezialist beauftragt oder ausgebildet. Das heißt: Bevor die ersten Auswertungen verfügbar sind, ist mit Entwicklungszeit und nicht unerheblichen zusätzlichen Kosten zu rechnen. Der Vorteil: man ist flexibel. Die Alternative wäre eine vorgefertigte bzw. standardisierte und dennoch flexible Business-Intelligence-Lösung. Dazu haben sich Spezialisten aus den Bereichen Controlling, Betriebswirtschaft, Software-Entwicklung, Logistik, Zeitmanagement, Fertigungssteuerung, Organisation, QM, QS, Einkauf und Vertrieb seit einigen Jahren viele Gedan- 8 September 2005

9 ken gemacht und eine Entwicklung betrieben mit dem Ziel, möglichst alles Notwendige und Wünschenswerte vorzudenken. Wichtig ist, dass jede Aussage über den Ist-Zustand im Unternehmen egal aus welchem Bereich an variablen Vorgaben, Schwellenwerten, Zielen, also Scorecards oder Planungen gemessen werden kann. Weiterhin sind Zeiträume (auch Jahresende übergreifend) frei definierbar zu halten und ganz wichtig jede Information auf hoher Ebene kann mittels Drill Down bis auf die kleinste Ebene analysiert werden, um Ursachenforschung für unerwünschte Abweichungen zu betreiben. Dabei darf die Datenquelle kein Hindernis sein. Also muss das Programm in der Lage sein, auf jedwede Datenbank zuzugreifen. Das Ergebnis die Vorteile Je nach ERP-Vorsystem werden alle nur möglichen Ergebnisse des Unternehmens in einer DV-Anwendung dargestellt, egal ob es sich um Informationen aus der Fertigung, der Warenlogistik, dem Einkauf oder dem Vertrieb handelt. Hinzu kommt die ständige Aktualität der Daten durch täglichen Datenabgleich und der Zugriff auf mehrere Jahre beliebig aufgeteilt in Quartals- oder Monats-Darstellung. Für den Anwender sind die Rechenweisen bei Kennzahlen erkennbar und können auf Wunsch durch kleine Eingriffe geändert werden. Natürlich darf ein Zugriffsberechtigungskonzept nicht fehlen, sodass auf jeder Entscheider-Ebene die richtigen Zahlen (und nur diese) geliefert werden. Und das alles ist in einer schnellen und intuitiv handelbaren Arbeitsoberfläche verfügbar. Was bleibt an Vorbereitung? Es bleibt die Klärung der benötigten Module sowie der Datenherkunft (kurze Einarbeitung) sowie eventuell die Einrichtung zusätzlicher Rechenfelder entweder durch die hauseigene DV oder mit Unterstützung eines erfahrenen Dienstleisters. Nach Erfassung der Vorgaben, der Messgrößen mit Ihren Zielen und Warngrenzen geht s auch schon los mit der Auswertung und selbst wenn Mitarbeiter wechseln, die Informationsmethode bleibt. Entscheidung Das Unternehmen Comcon hat sich für die Entwicklung und den Vertrieb solcher Lösungen entschieden, weil man den Kunden standardisierte und dennoch variable Lösungen bieten will und somit die Anwender nicht mit einem nackten Tool alleine lässt. Mit vorgefertigten BI- oder MIS-Anwendungen ist eine schnelle Inbetriebnahme von Controlling möglich und die betriebswirtschaftlichen Erfahrungen sowie Jahrzehnte an DV-Erfahrungen konnten gezielt eingebracht werden. Fazit MS Excel wird durch den Einsatz von BI-Tools nicht aus den Unternehmen verschwinden, aber im Controlling nur auf dieses Werkzeug zu setzen, sollte überdacht werden. Das Absicht muss lauten: Ziele definieren, dezentral analysieren, flexibel auf Fragestellungen reagieren können, vorhandene Daten aus den operativen Anwendungen nutzen, unternehmensweit berichten. Kommentar eines Kunden: Detlev Eichler (Kaufm. Leiter, Kappa, Lübeck, Mitarbeiter): Seit wir die Business Intelligence Suite von Comcon nutzen, steuern wir die wesentlichen Einflussgrößen für unseren Unternehmenserfolg insbesondere den Vertrieb und die Produktion. Wir sind wesentlich genauer, zeitnaher und dennoch flexibel. Vom Kosten-/Nutzen-Gesichtspunkt her ist der Einsatz einer vorgefertigten Lösung angepasst auf unsere Anforderungen eine wirklich erfolgreiche Story. Da alle wichtigen Eckdaten geliefert werden, benötigen wir keine weiteren Auswertungssysteme mehr. Fachautor: Wolfgang Schreiter Lösungsanbieter: Computer & Consulting GmbH Anwender: Kappa Wellpappe Lübeck GmbH Anzeige Migration Interaktive Last entfällt Modernisierung Entwicklung Titelthema ML - Ihr Partner für erfolgreiche Softwareentwicklung, iseries400- Modernisierung und RPG-Migration Echte Migration von RPG nach.net* Beliebige Weiterentwicklung mit.net fähigen Sprachen MLoRPG, das objektorientierte RPG Nutzung beliebiger Datenbanken Integrier- und erweiterbares GUI für iseries400 Grafische Benutzeroberfläche ohne Programmierungsaufwand Zugriff auf iseries400-ressourcen Speziell für iseries Entwickler Ereignisgesteuert Objektorientiert Nativer iseries DB2/400 Zugriff Datenbankunabhängig +++ LIVE +++ Wöchentliche Präsentationen bei ML-OnlineMeeting unter ML-Software-Entwicklungs-, Dienstleistungs- und Vertriebsgesellschaft mbh Software GmbH * zum Patent angemeldet Midrange MAGAZIN September 2005 Hertzstraße 26 D Ettlingen T +49(0) F +49(0)

10 Titelthema Wissens-Schatz statt Mitarbeiter-Portale bieten Unternehmen mehr als nur Informationsabruf für alle Info-Halde Ob Richtlinien zur Reisekostenabrechnung, Urlaubsanträge, interne Stellenausschreibungen oder der Kantinen-Speiseplan einige Informationsangebote in firmeneigenen Intranets erzielen höchste Abrufzahlen. Als leistungsfähiges Business-Tool wird das Intranet jedoch nur in den wenigsten Fällen genutzt. Einer aktuellen Studie der britischen Cranfield University zufolge wird fast jedes zweite Intranet sechs Monate nach seiner Einführung nicht mehr aktiv genutzt und verkommt zum virtuellen Ablagefach. Um dem entgegenzuwirken, verzahnen neueste Intranetlösungen die Disziplinen Web Content, Business Process- und Dokumenten-Management effizient im Unternehmen. Technisch komplex trotz einfacher Bedienung Klassischerweise sind technische Unzulänglichkeiten der erste Stolperstein für erfolgreiche Intranet-Projekte, etwa wenn die IT-Abteilung als Instanz eingeschaltet werden muss, um Änderungen und Erweiterungen durchzuführen. Neue Dokumente schaffen dann erst verspätet den Weg ins Netz, gleichzeitig bleiben viele veraltete Informationen zu lange stehen. Während minimalistische Intranet-Varianten nicht weit genug greifen, scheitern die teuren, funktionell überladenen Systeme meist an der Akzeptanz der Mitarbeiter. Dabei gibt es im Markt speziell entwickelte Intranet- Lösungen, deren umfassende Features sich nach dem Baukastenprinzip so anpassen lassen, dass ihre Funktionen den Ansprüchen von Unternehmen jeder Größe entsprechen. Wichtig sind heut- Anzeige Die ERP-Lösung für den erfolgreichen Mittelstand. eröffnet... Ihrem Unternehmen ungeahnte Vorteile. Weitere entscheidende Merkmale erhalten Sie unter oder unter 089/ Für Ihre Branche. Für Ihre Aufgabe. zutage all die Funktionen, die Mitarbeitern umgehend eine Arbeitserleichterung verschaffen, Prozesse optimieren und die Effizienz sogar standortübergreifend steigern. Der Suchprozess im System und die Personalisierung gehören ebenso dazu wie Kollaboration und Anbindung an Geschäftsprozesse. Einheitliche Strukturen schaffen Laut einer Studie der Butler Group sind heute rund 80 Prozent aller Inhalte in Unternehmen unstrukturiert und existieren in Form von Dokumenten, HTML-Seiten oder e Mail. Ziel muss es daher sein, die Flut an Daten wie Word, Powerpoint- und Excel-Dateien, interne und externe Web-Seiten sowie e Mails sinnvoll zu verwalten und in Mehrwert für die Mitarbeiter umzuwandeln. Wichtig ist ein einheitliches Management der verschiedenen Daten, das im Idealfall vom Intranet-System übernommen wird. Es sollte sicherstellen, dass die Informationen in bereits vorgefertigten Ordnerstrukturen versioniert und berechtigungsgeschützt gespeichert und abrufbar gemacht werden. Gerade ein zielgruppengerechtes Angebot mit sinnvollen Strukturen steigert die Effizienz und Akzeptanz bei den Benutzern, weil langwieriges Suchen entfällt. Mit weiteren Features lassen sich aus solchen vorgefertigten Lösungen ganz einfach Systeme aufbauen, die Wissen und Daten kombinieren und individuell verfügbar machen. Content dezentral pflegen Um das Intranet nicht als virtuelle Einbahnstraße verkümmern zu lassen, sollte seine Pflege statt auf zwei auf vielen Schultern verteilt werden, was Ressourcen im Unternehmen spart und die Aktualität der Inhalte gewährleistet. Ideal ist, wenn diejenigen, bei denen die Daten entstehen, auch die Informationen im System anlegen, pflegen und erweitern können. Gute Systeme erlauben dies selbst ungeschulten Anwendern ohne viel Zeit- (und Nerven-)Aufwand. 10 September 2005

11 Titelthema Anzeige E Midrange MAGAZIN September

12 Titelthema Wissens-Schatz statt Info-Halde Vorgefertigte Templates, Workflows und Design-Varianten garantieren dabei, dass ein einheitliches Erscheinungsbild (Corporate Design) sowie inhaltlich und stilistisch hohe Qualitätsmaßstäbe eingehalten werden. Eine von Sieber und Partner 2004 unter großen und mittelgroßen Unternehmen in der Schweiz durchgeführte Umfrage ergab, dass Mitarbeiter durchschnittlich 48 Minuten des Arbeitstages damit vergeuden, Dokumente und Informationen zu suchen. In einem 100-Mann-Unternehmen macht der Verlust effektiver Arbeitszeit damit schon 80 Stunden am Tag aus. Geschäftsprozesse optimieren Mit integriertem Business Process Management zeigt eine Intranet-Lösung ihre ganze, auch betriebswirtschaftlich relevante Stärke. Workflows werden unternehmensweit transparent, automatisierbar und nachvollziehbar. Standard-Prozesse wie Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen, interne Materialbestellungen und Raumreservierungen lassen sich ohne großen Aufwand über frei modellierbare Templates darstellen, effizient abwickeln und dokumentieren. Integration forcieren Wichtig ist, insbesondere für Unternehmen, die in sich schnell wandelnden Märkten agieren und nach innen wie nach außen sehr flexibel sein müssen, eine leichte Anpassbarkeit des Intranets. Flexibilität meint dabei nicht nur, inhaltliche Strukturen schnell und ohne großen Aufwand umstellen zu können, sondern vor allem die Integrationsfähigkeit. Der Erfolg von Kooperationen und Übernahmen wird beispielsweise daran gemessen, wie schnell sich das Wissen und die Prozesse der Organisationen miteinander verbinden lassen. Ein internes Enterprise Content Management System in Form eines zentralen Mitarbeiterportals kann hierbei als Katalysator wirken. Aber auch im gewöhnlichen Arbeitsalltag müssen Applikationen wie eine Personalverwaltung, das ERP-System oder eine CRM-Lösung dynamisch integriert werden können. Ansonsten fristet das Intranet weiterhin ein Dasein als virtuelles Schwarzes Brett für Speiseplan und Telefonverzeichnis. Nicht nur suchen, sondern auch finden Personalisierung und Nutzung von Metadaten sorgen für präzisere Suchergebnisse im Intranet. Eine von Sieber und Partner 2004 unter großen und mittelgroßen Unternehmen in der Schweiz durchgeführte Umfrage ergab, dass Mitarbeiter durchschnittlich 48 Minuten des Arbeitstages damit vergeuden, Dokumente und Informationen zu suchen. In einem 100-Mann- Unternehmen macht der Verlust effektiver Arbeitszeit damit schon 80 Stunden am Tag aus. Die Zuordnung von Informationen für Nutzer, Rollen und Zielgruppen im Mitarbeiterportal bauen diese Ineffizienzen merklich ab und steigern die Zufriedenheit der Belegschaft. Gute Systeme stellen bereits fertig konfigurierte, aber dennoch leicht anpassbare Ansichten, Ordner und Link-Listen zur Verfügung. So kann der von Suchmaschinen wie Google und Plattformen wie Amazon bekannte Komfort der umfassenden, personalisierten Suche auch im eigenen Intranet genutzt werden. Standortübergreifend zusammenarbeiten Gerade in großen Unternehmen, die über mehrere Niederlassungen verteilt arbeiten, spielt das Stichwort Kollaboration eine wesentliche Rolle. Anhand von spezifischen Projektordnern, Aufgabenvorlagen, Diskussionsforen und anderen Funktionen bieten spezielle Intranet-Systeme heute die Möglichkeit, Mitarbeitern die Zusammenarbeit standort- und länderübergreifend erheblich zu erleichtern. Wichtig dabei sind Schnittstellen zu Standard-Lösungen wie MS Outlook oder Lotus Notes. Erst die Integration ermöglicht ein umfassendes, vernetztes Informationsmanagement und schafft Synergien in der Zusammenarbeit. So lassen sich e Mail-Anhänge bequem per Drag & Drop im Dokumenten-Management- System des Intranets speichern, versioniert und berechtigungsgeschützt nutzen und mit Workflows verknüpfen. Gleiches gilt für die übrigen Office-Anwendungen. Fazit: Moderne Intranet-Lösungen bieten dem Unternehmer weitaus mehr als lediglich einen virtuellen Pool für unternehmensinterne Informationen. Komplexe Out-of-the-Box-Intranets verbinden Mitarbeiter und interne Systeme, verwalten Dokumente revisionssicher und optimieren Geschäftsprozesse und das über geografische und organisatorische Grenzen hinweg. Sie fördern dadurch den nötigen Informationsaustausch innerhalb der Belegschaft, entlasten die IT-Abteilung, senken Kosten beispielsweise für externe Dienstleister und steigern gleichzeitig den Grad der Integration im Unternehmen. Ist die Lösung trotz der vielseitigen Funktionen noch hochgradig benutzerfreundlich, steht der breiten Mitarbeiterakzeptanz und damit einem Gewinn bringenden Miteinander im Intranet nichts mehr im Weg. Fachautor: Niels Metger 12 September 2005

13 Titelthema Bei Budni wissen Lieferanten mehr Nutzen von Wissensketten Die Drogerie-Marktkette Budni in Hamburg ist ein menschliches Familienunternehmen, das vergleichsweise viele Mitarbeiter in der Kundenbetreuung einsetzt und daher seit neun Jahren die Nummer eins in der Scala der Kundenzufriedenheit ist. Nachdem sich das angeschaffte IBM iseries Datawarehouse Tool SAMAC MIT beim Budni Vertrieb, Einkauf und Controlling bewährt hat, wurden ganz neue Anforderungen gestellt. Auf das Datawarehouse sollten Filialen und vor allem auch die Lieferanten zugreifen, um die Abverkaufszahlen zu beobachten und entsprechend zu agieren bzw. um Aktionen zu veranlassen. Budni setzte für Internet, Extra- und Intranet bereits das Content Management System xeera und pherix der xeebion GmbH ein; selbstverständlich sollten die Datawarehouse-Abfragen hier eingebunden werden. Dazu waren einige Anzeige Herausforderungen zu lösen: Welche Berichte sollten angeboten werden, welche Datenbasis muss integriert werden, wie wird das Berechtigungskonzept umgesetzt, denn nicht jeder Lieferant sollte alles sehen, und wie kommen die gewünschten Analysemöglichkeiten mit all den dynamischen Funktionen wie z. B. DrillDown, DrillAcross in das Content Management System? Planungsphase Herr Jobmann, Budni-IT, entwickelte den Projektplan, lieferte die Anforderungen und testete die Ergebnisse. Herr Beckmann, ebenfalls Budni-IT, sorgte für die Schnittstellen zwischen den Analyseergebnissen auf NT Server und dem pherix-system auf Linux Server. xeebion ermöglichte die Ausgabe und kümmerte sich um den Zugang der Lieferanten und Filialen. CM. transformierte die Bon, Liefer- und Stammdaten, konzipierte das Datenmodell, entwickelte das Master-Design für die Reports, setzte das Berechtigungskonzept auf die verschiedenen Analyseanforderungen um. Projekteinsatz Pünktlich konnten die ersten Lieferanten ihre Analysen bis auf die Artikelebene tätigen; sie nahmen dieses neue Budni-Angebot begeistert an. Dann kamen die 96 Budni-Filialen hinzu. Sie können verschiedenste Kennzahlen betrachten, Werbeaktionen nachverfolgen, ihre Lieferqualität verbessern oder ihr Angebot in den Märkten der Nachfrage anpassen. Fazit Fazit vom IT-Leiter Michael Windmüller: Wenn die Zusammenarbeit in IT- Projekten immer so gut funktionieren und wenn so effizient gearbeitet würde, ließen sich die IT-Kosten eindämmen und wir IT- Leiter hätten sicher viel weniger Sorgen und Probleme. Fachautorin: Carmen Möller Lösungsanbieter: CM. Computer Management & Marketing Systeme GmbH Anwender: Iwan BUDNIKOWSKY GmbH & Co. KG Midrange MAGAZIN September

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15 Titelthema Autozulieferer Schlote nutzt Toolmaker-Software im Controlling Ohne Ecken und Kanten Die Schlote GmbH & Co KG aus dem niedersächsischen Harsum ist einer der bedeutenden Lieferanten der Automobil-Industrie. Spanabhebende Verfahren also Bohren, Drehen, Fräsen, Schleifen sind nach wie vor die angewandten Methoden, um Teile aus Grauguss oder Aluminium zu fertigen. Seit Sommer 2004 ist Heiko Deutschler als Gruppenleiter für den Bereich Controlling verantwortlich und der Hauptanwender dieser neu beschafften Software. Er setzt den Werkzeugverbrauch, die Werkzeugpreise, die gefertigten Stückzahlen und die Erlöse für die Produkte zueinander in Beziehung und ist von den Möglichkeiten, die die Software dafür liefert, ganz und gar begeistert. Vor allem die enorme Flexibilität, mit der sich komplexe Abfragen erstellen lassen, hat es ihm angetan. Stets aktuelle Daten Da Schlote einige hundert Produkte erzeugt und dazu eine Vielzahl von Werkzeugen einsetzt, lassen sich solche Relationen praktisch nicht mehr von Hand erstellen und schon gar nicht zeitnah. Diese Beziehungen sind deshalb so wichtig, da ein erhöhter Werkzeugverschleiß unterschiedliche Ursachen haben kann. Es kann mangelhafte Qualität des Werkzeugs die Ursache sein oder das eingesetzte Schmiermittel entspricht nicht den Anforderungen oder die Fertigungsmaschine wird falsch bedient oder andere Parameter können einen erhöhten Werkzeugverbrauch verursachen. In jedem Fall muss ermittelt werden, welche Ursache zutrifft, um rasch steuernd eingreifen zu können. Solche und viele andere Entscheidungen werden ganz wesentlich durch die aufbereiteten Daten ermöglicht, die mit Hilfe von DataXPress gewonnen werden. Für rasche Entscheidungen Im Controlling werden alle Daten möglichst zeitnah zu ihrer Entstehung ausgewertet, um möglichst rasch auf Fehlentwicklungen reagieren zu können. Heiko Deutscher sieht die Möglichkeit, auf die momentan aktuellen Daten auf der iseries zugreifen zu können, als besonders großen Vorteil. Dass diese Aktualisierung durch einen schlichten Mausklick erfolgt und in Sekundenschnelle ein zuverlässiges Ergebnis liefert, ist ein weiterer Vorzug. So können auch jene Anwender, die von Datenbank-Design und den Besonderheiten der iseries kaum Ahnung haben, vorbereitete Abfragen kinderleicht nutzen, denn sie bedienen ja weiterhin nur die gewohnte Excel-Oberfläche. Controlling wird effektiver Durch den Einsatz der Lösung wurde das Controlling insgesamt wesentlich kostengünstiger, weil der Aufwand zum Schaffen der erforderlichen Datenbasis für die wichtigen Entscheidungen nur noch einen Bruchteil dessen beträgt, was früher geleistet werden müsste. Das Controlling ist auch dahingehend effektiver, dass die Daten, die auf einen notwendigen Eingriff hinweisen, viel früher zur Verfügung stehen. Nämlich sofort, wenn der Prozess dazu neigt, in eine falsche Richtung zu laufen. Durch diesen viel früheren Eingriff kann ein eventueller Schaden stark vermindert oder sogar völlig verhindert werden. Zudem erlaubt DataXPress Auswertungen, die ohne ein solches Tool gar nicht durchführbar wären, und es erhöht durch die breitere Datenbasis die Transparenz aller im Unternehmen registrierten Vorgänge. Schon heute setzt man bei Schlote das Programm auch für andere Zwecke ein als für die Steuerung des Werkzeugverbrauches. So leistet DataXPress von Toolmaker auch im Controlling der Kontenbuchhaltung gute Dienste. Controller Heiko Deutschler und Systemadministrator Jürgen Böhme sind überzeugt, dass sie bald noch weitere Anwendungsgebiete erschließen werden und so noch deutlich mehr Effizienz im Unternehmen erzielen werden. Fachautor: Dr. Peter Wöllauer Lösungsanbieter: TOOLMAKER SOFTWARE GmbH Anwender: Schlote GmbH & Co KG Anzeige IBM AS/400 RS 6000 FSC RM + Prime Power Ankauf - Verkauf - Miete - Leasing (neu und gebraucht) Konfigurationsberatung Performancemessungen Hochverfügbarkeitslösungen Wartungsservice Netzwerkkonzepte Linux on iseries Zentrale Grünwald Tel. 089/ Fax: W I L S C H ERFAHRUNG SCHAFFT KOMPETENZ Midrange MAGAZIN September

16 Titelthema BI-Software bietet das Ende der selbst gestrickten Hilfsmittel Analytisches Arbeiten Controller bringen heute im Schnitt 80 Prozent ihrer Arbeitszeit mit unbefriedigenden Routine- Aufgaben wie Berichtserstellung und -verteilung oder Abstimmungsprozessen in Planungsrunden zu. Hier sind Business-Intelligence-Lösungen gefragt, die einen einfachen Aufbau und Zugriff auf Reports und Analysen ermöglichen. Heutzutage sind in nahezu jedem größeren Unternehmen ERP-Systeme im Einsatz, um das operative Geschäft zu unterstützen. Neben diesen Anforderungen existiert aber auch ein hoher Bedarf, analytisches Arbeiten durch die Verwendung von Informationstechnologie zu erleichtern. Hierfür haben die meisten ERP-Systeme leider nicht allzu viel anzubieten. ERP allein reicht nicht aus Denn die im ERP-System vorhandenen Standardauswertungen reichen in der Regel nicht aus, um in einem dynamischen Unternehmen den ständig neuen Fragestellungen gerecht zu werden. Folglich werden Zahlenkolonnen mühsam in Tabellenkalkulationsblätter eingetippt oder mit etwas mehr IT-Knowhow importiert, um dort notwendige Auswertungen erstellen zu können. In manchen Controlling-Abteilungen existieren bereits eigene relationale Datenbanken mit monatlichen Bewegungsdaten, um darauf weitere Analysen aufzubauen. Bei all diesen Selbsthilfe- Maßnahmen sind viel Zeit sowie ein sehr gutes IT-Wissen im Controlling erforderlich. So ist es nicht selten, dass ein Controller 80 Prozent seiner Arbeitszeit mit IT-Themen wie der Datenbeschaffung und -aufbereitung verbringt und lediglich 20 Prozent mit seinem eigentlichen Aufgabengebiet. Wesentliche Informationen zum richtigen Zeitpunkt Gleichzeitig werden die Aufgaben ständig komplexer: Analysten und Investoren müssen mit transparenten Kennzahlen versorgt werden, vollständige Kennzahlen-Analysen sind zu generieren, um Kredite genehmigt zu bekommen (Basel II), und auch die Anforderungen an die Flexibilität des eigenen, internen Berichtswesen steigen. Es gilt, eine ständig wachsende Zahl bloßer Daten aus den unterschiedlichsten Vorsystemen zusammen zu führen und für Analysen, Planungen und Reportings sinnvoll aufzubereiten. Fachfremder Aufwand für den Controller Das müsste doch ein Leichtes sein, möchte man meinen. Schließlich hat doch fast jedes Unternehmen eine ERP- Lösung im Einsatz und verfügt damit über eine Unmenge relational gehaltener Daten. Zudem nutzen die Anwender mit Excel ein Tabellenkalkulationsprogramm, das viele Berechnungs- und Grafikfunktionalitäten bietet. Schaut man sich jedoch den Controller-Alltag an, fällt auf, dass überproportional viel Zeit und Energie verbraucht wird, um diese so scheinbar einfach verfügbaren Informationen für das Berichtswesen aufzubereiten. So stellen die oft hierfür eingesetzten ERP-Ergänzungen und selbstgestrickten Hilfsmittel zwar Einzeldaten zur Verfügung, liefern aber nicht die für Analysezwecke notwendigen aggregierten, mehrdimensionalen und konzeptionellen Sichten. Das heißt: individuelle Reports und Analysen müssen von der IT-Abteilung aufgesetzt und dann in den Fachabteilungen per Hand angepasst werden. Durch Abstimmungsschleifen und Korrekturen entsteht dabei ein hoher Zeitaufwand, und durch die manuelle Bearbeitung in Excel sowie die fehlenden Teamwork-Möglichkeiten unterliegt das Ganze einer hohen Fehleranfälligkeit. Das Ergebnis sind überlastete Controller, die einen großen Teil ihrer Zeit in der Auseinandersetzung mit der Frage verbringen: Wie komme ich an die richtigen Zahlen? Die BI-Lösung Doch die Informationstechnologie hält eine passende Lösungen bereit: Wir sprechen von Business Intelligence (BI) oder OLAP-Systemen. Die Abkürzung OLAP steht dabei für OnLine Analytical Processing und bezeichnet die Datenbank-Technologie, die speziell das analytische Arbeiten unterstützt. Wesentlich dabei ist, dass professionelle BI-Lösungen Analysen, Planung und Reporting auf Basis hoch verdichteter Daten ermöglichen und dafür kein spezielles IT-Wissen beim Endanwender erfordern. So sind beispielsweise ABC- und Ad-hoc-Analysen jederzeit auf Knopfdruck verfügbar und bestehende Reporting-Modelle können einfach und flexibel an neue Gegebenheiten angepasst werden. Die Simulation und damit das Durchspielen von Was-wäre-wenn? - Szenarien stellen einen weiteren wichtigen Vorteil dar. Vor diesem Hintergrund ist Business Intelligence heute und in Zukunft gerade auch für mittelständische Unternehmen unverzichtbar. Flexible und schnell implementierbare Lösungen, die die Bedürfnisse der Anwender zielgerichtet bedienen das sind die Lösungen, die in Zukunft am Markt punkten werden. Fachautorin: Monika Düsterhöft 16 September 2005

17 Titelthema Anzeige Midrange MAGAZIN September

18 Titelthema Von der Datenanalyse zur Unternehmenssteuerung Intelligence gezielt einsetzen Entscheidend für den Erfolg von Business- Intelligence-Projekten ist die betriebswirtschaftliche Konzeption: Man muss wissen, was man wissen will. Technisch ist heute (fast) alles möglich. Die Daten können aus beliebigen Quellsystemen stammen und in einer Vielzahl von Sichtweisen für Controlling, Management-Reporting, Planung, Risikomanagement ausgewertet werden. BI-Projekte hatten lange Zeit den Ruf, technisch und logisch kompliziert und sehr teuer zu sein. Doch diese Sicht ist überholt. Heute stehen effiziente Werkzeuge mit äußerst performanten Technologien zur Verfügung, um Daten von unterschiedlichsten Rechnern und Datenbanken zusammenzuführen und für relationale und multidimensionale Analysen bereit zu stellen. Automatismen sorgen dafür, dass Daten aus anderen Systemen aktiv, das heißt ohne Programmierung im Quellsystem, angefordert werden, z. B. von einem iseries-server oder beliebigen anderen Rechnern, wie etwa aus PC-Anwendungen. Anzeige Alles zum Titelthema Business-Intelligence ständig online unter: Schwerpunkte bei BI-Projekten Auswertungen: z. B. ABC-Analysen, Hitlisten, Deckungsbeitragsrechnungen, Vertriebs-Controlling, Bestands- und Produktionsanalysen, saldierte Zahlen und Belege Data Mining: Mustererkennung für gezieltes Abfragen, z. B. von extremen Abweichungen Simulation: z. B. Währungs- oder Zinsschwankungen, Absatz- oder Preissimulationen Planung: von der Basis (Artikel, Kunde, Vertreter, Kostenstelle und andere Bereiche) bis zur Bilanz Finanzkennzahlen: Bilanzen, GuV, Controlling-Daten, Finanz-Reporting, Liquiditätsrechnung, Kennzahlensysteme Steuerungsinstrumente: Analyse-Cockpits, Balanced Scorecard, Unternehmensplanung, Risikomanagement, Konsolidierung Verteilte Anwendungen können dabei synchronisiert werden; z. B. können von der iseries Arbeitsaufträge zur Aktualisierung der BI-Datenbank an einen PC übertragen werden, wobei die iseries auf die Beendigung des PC-Prozesses warten kann. Integration von e Mails (MAPI, POP3, SMTP, SMPT ohne MAPI) und Telefax, Unterstützung diverser FTP-Prozesse sowie weitreichende Job-Automatisierung mit Unterschritten, Abhängigkeiten und Ausführungsbedingungen sind möglich. Dabei werden gegebenenfalls vorhandene, komplexe Berechtigungsstrukturen unterstützt. Diese Technik eröffnet Möglichkeiten, die in konventionellen Reporting-Systemen undenkbar waren. Auf der Frontend-Seite stehen mächtige grafische Oberflächen zur Verfügung, auf denen sich die gesamten Unternehmensdaten, gleichgültig woher sie kommen, einheitlich im Zusammenhang darstellen lassen. Die Web-Fähigkeit ohne weitere Programmierung ist ein weiteres Highlight, das in einem modernen Leistungsportfolio nicht fehlen darf. Eine nahtlose Einbindung in bestehende Intra- und Internetlösungen ist problemlos möglich. Schutz für sensible Daten Da es sich bei BI-Daten um sensible Informationen handelt, sollen diese nur gezielt den jeweiligen Benutzern zur Verfügung stehen. Klare Berechtigungssteuerungen je Stammsatz (z. B. Mandant, Vertreter, Kostenstelle, Konto oder beliebig andere Stammdaten), je Datenbank und je Report schaffen maximale Sicherheit. Es darf nur angezeigt werden, wozu der einzelne Benutzer berechtigt ist. Zur technischen Basis muss das Knowhow hinzu kommen, um die BI-Anwendungen integriert in die jeweilige Umgebung optimal zum Einsatz zu bringen. SoftM hat in nahezu 100 BI- Projekten in den vergangenen fünf Jahren umfangreiche Erfahrungen und das Know-how gesammelt, das jetzt im Competence Center Business Intelligence gebündelt zur Verfügung gestellt wird. Entscheidend für den Erfolg von 18 September 2005

19 w w w. b n - s o f t w a r e. d e Titelthema BI-Projekten ist die maßgeschneiderte Bereitstellung der Informationen. Die Kunden sollen genau die Informationen bekommen, die sie zur laufenden Steuerung und Optimierung ihres Unternehmens benötigen. Einige Beispiele von BI-Projekten mögen dies veranschaulichen. Benutzerspezifische Reports Eine Grundanforderung besteht darin, die verschiedenen Benutzergruppen mit zugeschnittenen Lösungen zu bedienen. So etwa bei der Beurer GmbH, einem Spezialisten für schmiegsame Wärme (Beurer vertreibt u.a. Heizdecken, aber auch eine Vielzahl medizinischer Artikel wie Blutdruckmessgeräte). Im Controlling haben Analysen auf einer grafischen Oberfläche das Austüfteln komplizierter SQL-Statements ersetzt, erklärt der kaufmännische Leiter Günter Binder. Im Vertrieb können mit dem Reporting-System sowohl Standard-Reports erzeugt als auch Ad-hoc-Analysen durchgeführt werden. Dritter Nutzer der Lösung ist das Management, dem stark verdichtete Sichten wie Tachometer-Diagramme ( wir liegen im grünen Bereich ) oder Top-Ten-Listen, aber auch komplexere Strukturen wie etwa Kreuztabellen angeboten werden. Planungsintegration Typisch ist der Wunsch nach flexiblen, individuellen Auswertungen, der z. B. beim BI-Projekt des Arzneimittelherstellers Hermes im Vordergrund stand. Das Unternehmen suchte ein Tool, um individuelle Fragestellungen ad hoc klären zu können. Außerdem sollten sehr detaillierte Analysen des Vertriebserfolgs ermöglicht werden. So werden z. B. Abweichungsanalysen angeboten. Damit lässt sich feststellen, durch welche Produktgruppen Abweichungen verursacht wurden. Dies kann weiter detailliert werden bis hin zur Beantwortung der Fragen: Welches Produkt?, Welche Verpackungsgröße? bzw. Wann, z. B. in welchem Monat, traten die Abweichungen auf? Die Analysen reichen hinunter bis zum Einzelbeleg. Außerdem wurde in diesem Projekt die Integrationsfähigkeit der Lösung auf die Probe gestellt. Die Absatzplanung wurde so integriert, dass der im BI-System gepflegte Absatzplan direkt in die Produktionsplanung des ERP-Systems fließen kann. Web-Integration Ein Beispiel für die Web-Integration ist die Handelskette J.A.Woll. Dort fließen aus ca. 50 Filialen Zahlen in ein Webbasiertes Informations-Cockpit ein. Dadurch ist die Zentrale stets über das laufende Geschäft informiert und kann entsprechend dem aktuellen Absatz disponieren. Im Gegenzug können und sollen sich die Filialen im Web darüber informieren, wie sie im Vergleich zu anderen dastehen. Die Mitarbeiter in Filialleitung, IT und Controlling wurden von der oft sehr aufwendigen Erfassung von Zahlen entlastet das läuft heute weitgehend automatisch. IT-Leiter und Projektleiter Hans Szielasko erläutert den Nutzen: Früher gab es nach Monatsende Berichte über den abgelaufenen Monat, heute sind die Berichte ständig aktuell. Trends lassen sich dadurch sehr schnell erkennen. Und wir können unsere Planung laufend an die aktuellen Gegebenheiten anpassen. Fachautor: Volker Carrey Lösungsanbieter: SoftM AG Anwender: J.A.Woll Handels GmbH Midrange MAGAZIN September 2005 Anzeige B & N S o f t w a r e A G EDI-Solutions B2B-Services Web-Solutions iseries AS/400 Lösungen mit Informieren Sie sich auch über unsere Zoll-Software! ATLAS EDIFACT/XML-Lösungen Jetzt zertifiziert für ATLAS-Release 7.0. Sämtliche Verfahren. Besuchen Sie uns! Halle A1 Stand 130b B & N S o f t w a r e A G Kasseler Landstraße D Göttingen Fon Fax

20 Aktuelles Kommentar zur Frage des Monats vom Juli 2005 Wenn Goliath Davids Partner wird Die Frage: Kleine Unternehmen benötigen vollständige Funktionalität für ein kleines Budget. Sind die großen Anbieter Ihrer Ansicht nach die richtigen Ansprechpartner für kleine Anwender? Das Ergebnis: Von insgesamt Teilnehmern entfielen auf die Antwort JA 667 Stimmen (39 Prozent) und auf die Antwort NEIN Stimmen (61 Prozent). Der Kommentar: Die bloße Unternehmensgröße, ausreichendes Betreuungspersonal, größeres Entwicklungspotenzial, bessere strategische Positionierungsmöglichkeiten: All das reicht offenbar nicht aus, um den Mittelstand für sich zu gewinnen. Die große Mehrheit der abgegebenen Stimmen unterstreicht dies. Größe alleine ist heute kein Kriterium. Auch große Unternehmen werden heutzutage über Nacht aufgekauft, die Kunden von Besitzer zu Besitzer weitergereicht. Wer kennt denn schon noch den Eigentümer oder den CEO seines Lieferanten persönlich oder wer die Unternehmensphilosophie und die Entwicklungspläne seines Anbieters? Wann aber fühlt sich ein kleines mittelständisches Unternehmen gut aufgehoben und optimal betreut? Uwe Kutschenreiter, Vorstand command ag Ja 39% Teilnehmer haben abgestimmt Nein 61% Sind große Anbieter die richtigen Ansprechpartner für kleine Anwender? ter bestimmte Branchen fokussiert. Besonders ärgerlich ist es, wenn kleinen Unternehmen nur wegen ihrer Größe suggeriert wird, dass sie deshalb auch weniger Funktionalitäten benötigen. Aber genau das glauben viele der so genannten Key Player unter den Anbietern. Schaut man sich deren Produktpalette an, finden sich für mittelständische Unternehmen funktional eingeschränkte Produkte für das Small Business. Hinter englischen Pseudo-Begriffen wie Lean ERP, Small Business ERP, mit de- Mittelständler arbeiten deshalb so gerne mit mittelständischen Unternehmen zusammen, da sie auf gleicher Augenhöhe miteinander sprechen und das in der gleichen Sprache. Die Vorgehensweise in Projekten ist direkt auf Bedürfnisse und Möglichkeiten der mittelständischen Kunden abgestimmt; das Preis-/ Leistungsverhältnis ist vielfach sogar besser speziell dann, wenn der Anbienen ohnehin kein Mittelständler etwas anfangen kann, verbergen sich funktional abgespeckte Lösungen. Bei manchem Anbieter klingt das wie Sommerschlussverkauf: Die schmale Lösung für den kleinen Geldbeutel. Der Mittelstand hat aber schon längst gemerkt, dass eine Partnerschaft mit einem großen Anbieter immer ein ungleiches Verhältnis ist. Manch einer merkt es leider erst dann, wenn er diesem Schwindel aufgesessen ist, wenn er eine dieser Small Business-Lösungen installiert hat und damit nicht weiterkommt. Das Fatale dabei: Fragt er dann bei seinem Partner, der ihn zuvor mit seiner Größe und der weltweit flächendeckenden Betreuung betört hatte, nach Unterstützung, bleibt er oft im Regen stehen der Große hält ihm nicht den Schirm. Ein Hohn ist es auch, wenn oft die zusätzlich benötigten Funktionen teuer verkauft werden mit der Bemerkung: Sie haben doch die Small Business-Variante, da ist das eben nicht drin. Insofern verwundert das Ergebnis gar nicht. Uns allen geht es doch so, dass wir denjenigen Anbieter, Händler, etc. bevorzugen, bei dem wir uns gut aufgehoben fühlen, wo das Produkt qualitativ gut ist und vor allem der Service stimmt. Wenn die Betreuung dann noch eine persönliche Note erhält, die Ansprechpartner nicht permanent wechseln, wir den Eindruck haben, der gegenüber nimmt uns ernst, dann haben wir das Gefühl, in guten Händen zu sein. Und genau darin liegt der Vorteil der mittelständischen Anbieter. Und deshalb werde ich am Samstagmorgen die Brötchen wieder bei meinem kleinen Bäcker um die Ecke holen. Wo denn sonst? Uwe Kutschenreiter 20 September 2005

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