Schnellübersichten. Outlook 2016

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1 Schnellübersichten Outlook Outlook kennenlernen 2 2 Grundlegende Techniken 3 3 s gestalten und senden 4 4 s empfangen 5 5 Ordnung im Postfach 6 6 Drucken 7 7 Kontakte verwalten 8 8 Adressbuch nutzen 9 9 Termine eintragen und bearbeiten Kalender drucken, anpassen und senden Aufgaben verwalten Ordner und Elemente verwalten s verwalten 14

2 1 Outlook kennenlernen Outlook starten Im Suchfeld out eingeben, Outlook 2016 eine erstellen eine adressieren das Feld Bcc dauerhaft einblenden eine senden eine drucken Outlook beenden Register Start, Gruppe Neu, Neue oder S n Im Formular Nachricht Benutzername bzw. -Adresse im Feld An eingeben oder Schaltfläche An betätigen, Eintrag auswählen Im Formular Nachricht Register Optionen, Gruppe Felder anzeigen, Bcc Im Formular Nachricht auf Senden klicken anklicken, im Register Datei unter Drucken auf Drucken klicken 2 HERDT-Verlag

3 2 Grundlegende Techniken den Inhalt des Lesebereichs größer oder kleiner darstellen Zoomregler bzw. links ziehen in der Statusleiste nach rechts zwischen Ansichten wechseln In der Statusleiste bzw. sich einen Überblick über Termine bzw. Aufgaben verschaffen allgemeine Einstellungen ändern Feld Was möchten Sie tun? nutzen einen Hilfetext im Hilfefenster suchen zwischen aufgerufenen Hilfetexten wechseln einen Hilfetext drucken In der Navigationsleiste auf Kalender bzw. Aufgaben zeigen Register Datei, Optionen, Frage in das Suchfeld des Hilfefensters eingeben, Ü Frage in das Suchfeld des Hilfefensters eingeben, Ü bzw., Drucken HERDT-Verlag 3

4 3 s gestalten und senden eine als Entwurf speichern einen Entwurf weiterbearbeiten eine erneut senden eine zurückrufen eine Datei als Anlage versenden ein Bild in eine einfügen einen Screenshot aufnehmen einen Hyperlink einfügen die Rechtschreibprüfung aufrufen den Thesaurus aufrufen ein Wort übersetzen die Sprache für die Korrekturhilfe auswählen Im Formular Nachricht in der Symbolleiste für den Schnellzugriff Ordner Entwürfe, gewünschten Entwurf doppelt anklicken Ordner Gesendete Elemente, öffnen, Register Nachricht, Gruppe Verschieben, Aktionen, Diese Nachricht erneut senden Ordner Gesendete Elemente, öffnen, Register Nachricht, Gruppe Verschieben, Aktionen, Diese Nachricht zurückrufen Formular Nachricht, Register Nachricht, Gruppe Einfügen, Datei anfügen Formular Nachricht, Register Einfügen, Gruppe Illustrationen, Grafik Formular Nachricht, Register Einfügen, Gruppe Illustrationen, Screenshot Webadresse in den Textbereich kopieren bzw. im Textbereich eingeben, K (Leertaste) bzw. Ü Formular Nachricht, Register Überprüfen, Gruppe Dokumentprüfung, Rechtschreibung und Grammatik Begriff im Textbereich mit der rechten Maustaste anklicken, Synonyme Wort im Textbereich anklicken, Register Überprüfen, Gruppe Sprache, Übersetzen, Ausgewählten Text übersetzen Wort im Textbereich anklicken, Register Überprüfen, Gruppe Sprache, Sprache, Spracheinstellungen 4 HERDT-Verlag

5 4 s empfangen eine im Lesebereich anzeigen eine Anlage vom Lesebereich aus öffnen, drucken, speichern bzw. löschen eine -Adresse als Kontakt speichern eine Webseite über einen Hyperlink in einer öffnen eine öffnen eine beantworten eine weiterleiten englische Kürzel für Betreff und Kopfzeilen verwenden Optionen für das Beantworten bzw. Weiterleiten festlegen den Text einer empfangenen bearbeiten eine als Textdatei speichern Im Anzeigebereich anklicken Anlage im Lesebereich anklicken, Register Anlagen, Gruppe Aktionen, Öffnen, Schnelldruck, Speichern unter bzw. Anlage entfernen Im Lesebereich mit rechts auf Absenderbild klicken, Zu Outlook- Kontakten hinzufügen Link anklicken Im Anzeigebereich doppelt anklicken Im Lesebereich auf Antworten bzw. Allen antworten klicken Im Lesebereich auf Weiterleiten klicken Register Datei, Optionen, Erweitert, Bereich Internationale Optionen Register Datei, Optionen, , Bereich Antworten und Weiterleitungen doppelt anklicken, Register Nachricht, Gruppe Verschieben, Aktionen, Nachricht bearbeiten Im Anzeigebereich anklicken, Register Datei, Speichern unter HERDT-Verlag 5

6 5 Ordnung im Postfach eine löschen s als gelesen bzw. ungelesen kennzeichnen nur die ungelesenen bzw. alle s (wieder) auflisten eine Gruppe reduzieren bzw. erweitern die Reihenfolge der Liste im Anzeigebereich ändern Ihre s neu gruppieren eine zur Nachverfolgung kennzeichnen eine als erledigt kennzeichnen die Vorschau des Nachrichtenanfangs anpassen nach einer suchen Ihre s nach Unterhaltung gruppieren eine Unterhaltung ignorieren ältere s in einer Unterhaltung löschen eine als wichtig bzw. unwichtig kennzeichnen eine als vertraulich, persönlich bzw. privat kennzeichnen eine Übermittlungs- bzw. Lesebestätigung anfordern Auf zeigen, Links neben der klicken Oben im Anzeigebereich auf Ungelesen bzw. Alle klicken bzw. Neuestes Element bzw. Ältestes Element Im Anzeigebereich Nach Datum anklicken, Gruppierung wählen Auf zeigen, bzw. Fälligkeitsdatum aus dem Kontextmenü wählen anklicken Register Ansicht, Gruppe Anordung, Nachrichtenvorschau, Eintrag wählen Im Suchfeld Begriff eingeben Oben im Anzeigebereich auf Nach Datum klicken, Als Unterhaltungen anzeigen Kopfzeile der Unterhaltung mit der rechten Maustaste anklicken, Ignorieren, Unterhaltung ignorieren Kopfzeile der Unterhaltung mit der rechten Maustaste anklicken, Unterhaltung aufräumen, Aufräumen Formular Nachricht, Register Nachricht, Gruppe Markierungen, Wichtigkeit: hoch bzw. Wichtigkeit: niedrig Formular Nachricht, Register Nachricht, Gruppe Markierungen,, Feld Vertraulichkeit Formular Nachricht, Register Optionen, Gruppe Verlauf, Übermittlungsbestätigung anfordern bzw. Lesebestätigung anfordern 6 HERDT-Verlag

7 6 Drucken eine drucken mehrere s drucken eine Liste aller s drucken ein eigenes Druckformat erstellen Im Anzeigebereich anklicken, Register Datei, Drucken, Drucken s im Anzeigebereich markieren, Register Datei, Memoformat, Drucken Register Datei, Tabellenformat, Drucken Register Datei, Drucken, Druckoptionen, Formate definieren, Ausgangsformat auswählen, Kopieren, Namen eingeben und Einstellungen vornehmen HERDT-Verlag 7

8 7 Kontakte verwalten einen neuen Kontakt erstellen weitere Kontaktdetails eingeben Kontaktdaten ändern einen Kontakt als Favorit aufnehmen Kontakte suchen zwischen Ansichten wechseln eine individuelle Visitenkarte erstellen einen Kontakt bzw. eine Visitenkarte weiterleiten eine empfangene Kontaktdatei speichern Kontakte drucken via Skype kommunizieren Im Modul Personen Register Start, Gruppe Neu, Neuer Kontakt Im Modul Personen Register Kontakt, Gruppe Anzeigen, Details Im Lesebereich auf Bearbeiten klicken und Änderungen vornehmen Im Anzeigebereich Kontakt anklicken, im Lesebereich auf klicken, Kontakte verknüpfen In einem beliebigen Modul Register Start, Gruppe Suche, Personen suchen Register Start, Gruppe Aktuelle Ansicht, Im Anzeigebereich auf einen Kontakt klicken, im Lesebereich Outlook (Kontakte), Vorschau der Visitenkarte doppelt anklicken, Änderungen vornehmen Im Anzeigebereich Kontakt markieren, Register Start, Gruppe Freigeben, Kontakt weiterleiten, Format wählen markieren, im Lesebereich Kontaktdatei doppelt anklicken, Formular Kontakt speichern Ansicht wählen, Register Datei, Drucken, im Bereich Einstellungen ein Druckformat wählen, Drucken Skype starten, im Modul Personen Kontakt anklicken, im Lesebereich, bzw. 8 HERDT-Verlag

9 8 Adressbuch nutzen das Adressbuch öffnen einen Eintrag aus der Adressliste Kontakte löschen eine Kontaktgruppe erstellen eine an eine Kontaktgruppe schicken eine Kontaktgruppe weiterleiten eine Kontaktgruppe bearbeiten eine Kontaktgruppe aktualisieren Einträge im Adressbuch nach dem Nachnamen sortieren das Adressbuch anpassen In einem beliebigen Modul Register Start, Gruppe Suchen, Adressbuch Eintrag im Adressbuch anklicken, Datei - Löschen Adressbuch öffnen, Datei - Neuer Eintrag, Neue Kontaktgruppe Im Formular Nachricht An bzw. Cc anklicken, Kontaktliste auswählen, Kontaktgruppe auswählen Adressbuch öffnen, gewünschte Adressliste wählen, Kontaktgruppe doppelt anklicken, im Formular Kontaktgruppe Register Kontaktgruppe, Gruppe Aktionen, Gruppe weiterleiten, Als Outlook-Kontakt Adressbuch öffnen, Adressliste Kontakte wählen, Doppelklick auf die Kontaktgruppe, Änderungen vornehmen Adressbuch öffnen, Adressliste Kontakte wählen, Doppelklick auf die Kontaktgruppe, Register Kontaktgruppe, Gruppe Mitglieder, Jetzt aktualisieren Im Anwendungsfenster Register Datei, Informationen, Kontoeinstellungen, Kontoeinstellungen, Register Adressbücher, Outlook-Adressbuch, Ändern, Wie Speichern unter Adressbuch öffnen, Extras - Optionen HERDT-Verlag 9

10 9 Termine eintragen und bearbeiten einen Termin erstellen die Erinnerung an einen Termin anpassen die Vertraulichkeit eines Termins festlegen Ihre Verfügbarkeit während eines Termins bestimmen die Termindauer ändern einen Termin verschieben einen Termin löschen Register Start, Gruppe Anordnen, Tagesansicht, Arbeitswoche bzw. Woche, mit bzw. zum gewünschten Datum wechseln, Uhrzeit anklicken, Betreff eintragen Auf den Termin klicken, Register Termin, Gruppe Optionen, bei Erinnerung gewünschten Eintrag wählen Auf den Termin klicken, Register Termin, Gruppe Kategorien, Privat Auf den Termin klicken, Register Termin, Gruppe Optionen, bei Anzeigen als gewünschten Eintrag wählen Termin anklicken, Ziehpunkte ziehen Termin auf neue Uhrzeit bzw. auf neues Datum im Datumsnavigator ziehen Termin anklicken, _ die Wetteranzeige anpassen Angezeigte Stadt anklicken, Ort hinzufügen, Stadt auswählen das Formular Termin öffnen bzw. erstellen die Standardeinstellungen für Erinnerungen ändern eine Terminserie erstellen ein einmaliges Ereignis bzw. einen ganztägigen Termin eintragen eine Ereignisserie erstellen Uhrzeit, Tag bzw. bestehenden Termin doppelt anklicken oder Register Start, Gruppe Neu, Neuer Termin Register Datei, Optionen, Kalender oder Erweitert Formular Termin öffnen bzw. bestehenden Termin anklicken, Register Termin, Gruppe Optionen, Serientyp Zum gewünschten Tag wechseln, Tagesansicht aktivieren, in den Bereich unterhalb der Tagesnummer klicken, Bezeichnung eingeben Ereignis eintragen und markieren, Register Termin, Gruppe Optionen, Serientyp, Serienmuster wählen 10 HERDT-Verlag

11 10 Kalender drucken, anpassen und senden Termine drucken die Arbeitstage bzw. den Wochenbeginn ändern Feiertage in Ihren Kalender eintragen Wochennummern in der Monatsansicht und im Datumsnavigator anzeigen die Zeitleiste anpassen einen Termin weiterleiten einen weitergeleiteten Termin in Ihren Kalender aufnehmen einen Kalender-Snapshot senden einen Kalender-Snapshot in Ihren Kalender aufnehmen Im Datumsnavigator auf einen Tag, eine Woche bzw. einen Monat klicken oder Kalenderansicht wählen, Register Datei, Druckformat wählen, Drucken Register Datei, Optionen, Kalender, Bereich Arbeitszeit Register Datei, Optionen, Kalender, Bereich Kalenderoptionen, Feiertage hinzufügen Register Datei, Optionen, Kalender, Bereich Anzeigeoptionen, Wochennummern in der Monatsansicht und im Datumsnavigator anzeigen Tagesansicht aktivieren, Zeitleiste mit der rechten Maustaste anklicken, Zeitintervall wählen Termin anklicken, Register Termin, Gruppe Aktionen, Weiterleiten anklicken, im Lesebereich doppelt auf die angehängte Datei klicken, im Formular Termin Register Termin, Gruppe Aktionen, In meinen Kalender kopieren Im Modul Kalender Register Start, Gruppe Freigeben, Kalender per senden anklicken, im Lesebereich auf Diesen Kalender öffnen klicken HERDT-Verlag 11

12 11 Aufgaben verwalten eine Aufgabe im Anzeigebereich eintragen ein neues Formular Aufgaben erstellen eine Aufgabe als erledigt markieren eine Aufgabe löschen Eingabefeld Neue Aufgabe eingeben bzw. Hier klicken, um Aufgabe zu erstellen Register Start, Gruppe Neu, Neue Aufgabe anklicken Aufgabe markieren, _ eine Aufgabenserie erstellen Neues Formular Aufgaben erstellen, Register Aufgabe, Gruppe Serie, Serientyp die Anzeige des Ordners Aufgaben ändern Aufgaben drucken eine Aufgabe delegieren eine zugewiesene Aufgabe annehmen bzw. ablehnen einen Statusbericht senden den Status einer delegierten Aufgabe verfolgen Ordner Aufgaben anklicken, Register Ansicht, Gruppe Aktuelle Ansicht, Ansicht ändern Gewünschten Ordner öffnen, Aufgaben markieren, Register Datei, Drucken Im Formular Aufgaben Register Aufgabe, Gruppe Aufgabe verwalten, Aufgabe zuweisen Im Modul im Posteingang Aufgabenanfrage öffnen, im Lesebereich Zusagen bzw. Ablehnen Im Modul Aufgaben Aufgabe öffnen, Register Aufgabe, Gruppe Aufgabe verwalten, Statusbericht senden Im Modul im Posteingang die Aktualisierungsnachricht bzw. den Statusbericht öffnen oder im Modul Aufgaben die Aufgabe öffnen 12 HERDT-Verlag

13 12 Ordner und Elemente verwalten einen neuen Ordner erstellen einen Ordner löschen einen Ordner umbenennen Ordner verschieben (kopieren) Elemente in einen anderen Ordner kopieren Elemente sortieren Elemente alphabetisch sortieren Elemente löschen den Ordner Gelöschte Elemente leeren gelöschte Elemente wiederherstellen die Postfachgröße prüfen den AutoArchivierungsvorgang starten die AutoArchivierung anpassen die Einstellungen pro Ordner definieren einen Archivierungsvorgang manuell starten Farbkategorien zuweisen Farbkategorie-Zuweisungen aufheben Farbkategorien verwalten Elemente nach OneNote verschieben Register Ordner, Gruppe Neu, Neuer Ordner bzw. Neuer Kalender In einem beliebigen Modul Ordner anklicken, Register Ordner, Gruppe Aktionen, Ordner Löschen bzw. Kalender löschen Im beliebigen Modul Ordner anklicken, Register Ordner, Gruppe Aktionen, Ordner umbenennen bzw. Kalender umbenennen In einem beliebigen Modul Ordner (bei gedrückter S-Taste) auf die neue Position in der Ordnerliste ziehen In einem beliebigen Modul Elemente in Zielordner ziehen Im Modul Register Ansicht, Gruppe Anordnung, Anordnen nach, Sortierreihenfolge wählen Im Modul Register Ordner, Gruppe Aufräumen, Alle Ordner von A nach Z anzeigen In einem beliebigen Modul Elemente markieren, _ Im Modul Ordner Gelöschte Elemente anklicken, Register Ordner, Gruppe Aufräumen, Ordner leeren Im Modul Ordner Gelöschte Elemente, Element aus dem Anzeigebereich in den gewünschten Ordner ziehen Register Datei, Informationen, Tools zum Aufräumen Automatische Abfrage mit Ja bestätigen Register Datei, Optionen, Erweitert, Bereich AutoArchivierung, Einstellungen für AutoArchivierung Ordner mit der rechten Maustaste anklicken, Eigenschaften, Register AutoArchivierung, Optionsfeld Standardarchivierungseinstellungen verwenden aktivieren Register Datei, Informationen, Tools zum Aufräumen, Archivieren Element markieren, Register Start, Gruppe Kategorien, Kategorisieren, Farbkategorie wählen Element markieren, Register Start, Gruppe Kategorien, Kategorisieren, Alle Kategorien löschen Element markieren, Register Start, Gruppe Kategorien, Kategorisieren, Alle Kategorien Elemente markieren, Register Start, Gruppe Verschieben bzw. Aktionen, OneNote HERDT-Verlag 13

14 13 s verwalten Ihre Junk- s anzeigen eine als Junk- behandelte Nachricht behalten die Einstellungen des Junk- -Filters anpassen einen Absender sperren bzw. die Sperrung aufheben den Junk- -Ordner leeren eine im Nur-Text- Format versenden s dauerhaft im Nur- Text-Format versenden einen Suchordner anlegen eine Regel erstellen Ihre erstellten Regeln verwalten Im Modul im Ordnerbereich Ordner Junk- anklicken Im Modul Register Start, Gruppe Löschen, Junk- , Keine Junk- Im Modul Register Start, Gruppe Löschen, Junk- , Junk- -Optionen Im Modul Register Start, Gruppe Löschen, Junk- , Absender sperren bzw. Absender nie sperren Im Modul Ordner Junk- mit der rechten Maustaste anklicken, Ordner leeren Im Formular Register Text formatieren, Gruppe Format, Nur Text Register Datei, Optionen, , Bereich Nachrichten verfassen, Feld Nachrichten in diesem Format verfassen, Nur Text Im Modul im Ordnerbereich Suchordner mit der rechten Maustaste anklicken, Neuer Suchordner Im Modul im Posteingang anklicken, Register Start, Gruppe Verschieben, Regeln, Regel erstellen Im Modul Register Start, Gruppe Verschieben, Regeln, Regeln und Benachrichtigungen verwalten 14 HERDT-Verlag

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