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1 Klinikum Ansbach Der Kunde Seit über 30 Jahren vereint das Klinikum Ansbach unter seinem Dach medizinische Kompetenz auf der Höhe der Zeit, einen hohen humanitären Anspruch sowie die Vermittlung von Vertrauen, Sicherheit und Zuspruch. Ihr Wohl, unser Auftrag! lautet das Leitmotiv des Ansbacher Teams, das sich Tag für Tag neu im Dienst am Patienten weiß. Das Klinikum Ansbach ist ein gemeinsames Kommunalunternehmen der Stadt Ansbach und des Landkreises Ansbach. Insgesamt verfügt das Haus mit seinen 14 Kliniken und Instituten über 431 Planbetten (inkl. Dialyse) und 24 Betten in der Kurzzeitpflege. Mit ELO sparen wir allein durch die Auflösung der Papierarchive eine Menge an Verwaltungskosten, der größte Vorteil für die tägliche Arbeit liegt aber in der schnellen und übersichtlichen Verfügbarkeit der Informationen. so Gerhard Hausleiter Gerhard Hausleiter Leistungen im Überblck > Digitalisierung und Mikroverfilmung von Patientenakten > Einführung einer Inhouse Digitalisierung > Einführung ECM ELOprofessional > Anbindung KiS Siemens medico//s, CiBSMed4ELO HL7 Kommunikation Direktaufruf aus dem KiS Standortverwaltung, Aktenausleihe > Neustrukturierung des Krankengeschichtenarchives

2 Die Aufgabe Herausforderungen der Zeit Ein ausgezeichneter Klinikbetrieb will gut organisiert sein, denn nur so kann die optimale Betreuung der Patienten gewährleistet werden. Die Verwaltungen stehen hierbei vor den Herausforderungen zeitsparend und kostengünstig zu sein und vor allem die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten. Dazu gehört beispielsweise die Aufbewahrung von Patientenakten sowie technischen und kaufmännischen Akten bis zu 30 Jahren. Die Archive der Kliniken wachsen daher stetig und verursachen hohe Verwaltungskosten. Hinzu kommt, dass die Suche nach Informationen in den Archiven sich oft langwierig gestaltet. Dokumente sind teilweise mehrfach abgelegt oder unvollständig. Einführung des ECM ELOprofessional Das Klinikum Ansbach hat frühzeitig erkannt, dass Papierarchive den Ansprüchen der Zeit nicht mehr gerecht werden. Besonders im Hinblick auf den Datenschutz und das gesetz wurde beschlossen, künftig keine neuen Patientenakten mehr in Papier zu archivieren. Ziel war die Einführung eines elektronischen Archivs. Das Klinikum schaute sich Archiv-Lösungen aus dem Branchenumfeld an, entschied sich aber für das Enterprise-Content-Managementsystem (ECM) ELOprofessional des Herstellers ELO Digital Office GmbH. Dazu der Projektverantwortliche Gerhard Hausleitner: Neben der einfachen Handhabung des Programms hat uns vor allem die mögliche Einbindung anderer Archive aus EDV, Personal, Einkauf etc. in ELOprofessional überzeugt, denn damit setzen wir auf eine zukunftssichere Lösung für unser Haus. Darüber hinaus beeindruckte uns die umfassende Branchenkenntnis der Firma CiBS im umfeld.

3 Die Umsetzung Ganzheitlicher und zukunftssicherer Projektplan Vor dem Projektstart im Mai 2007 erstellte CiBS einen detaillierten Konzeptplan. Im Zuge einer Generalmodernisierung galt es das Krankengeschichtenarchiv des Klinikums Ansbach zu räumen und umzustrukturieren. Um hohe Einlagerungs-und Mietkosten einer externen Auslagerung der Patientenakten und Röntgenfilme zu vermeiden, wählte man einen ganzheitlichen Ansatz. Nach Ermittlung der Raum- und Personalressourcen wurden die vergangene und die künftige Archivierung in ein zukunftssicheres Konzept eingebunden. Nahtlose Anbindung des KIS- und HL7-Standards in ELO Im ersten Schritt wurde ELOprofessional über die Schnittstellen KiS2ELO und HL7 in das umfeld integriert. CiBS benötigte nur drei Projekttage um ELO komplett in die IT einzubetten. Dies demonstrierte uns eindrucksvoll, dass eine Einführung eines ECM insbesondere bei Patientenakten weder teuer noch zeitaufwendig sein muss, begeistert sich Gerhard Hausleitner Meter laufende Akten zu Krankengeschichten und Röntgenbilder wurden in 14 Tagen in ein neues Archiv mit verbesserten Ablagekriterien wieder einsortiert. Das leere Archiv wurde zum vorgegebenen Termin pünktlich übergeben, obwohl das Projekt ohne Vorlaufzeit startete. Der Kundennutzen Übersichtlich, zentral und rechtskonform Alle berechtigten Mitarbeiter greifen jetzt zentral über ELO auf medizinische Unterlagen wie Befunde, Briefe, Bilder oder Protokolle zu. Alles ist übersichtlich in der elektronischen Patientenakte dargestellt. Jederzeit kann eingesehen werden wer wann wo und welche Akte verarbeitet hat. Darüber hinaus dokumentiert ELO komplett den Prozess- und Lebenszyklus einer Information, so dass die Klinik zuverlässig und einfach ihrer Dokumentationspflicht nachkommt. Mit ELO sparen wir allein durch die Auflösung der Papierarchive eine Menge an Verwaltungskosten, der größte Vorteil für die tägliche Arbeit liegt aber in der schnellen und übersichtlichen Verfügbarkeit der Informationen, so Gerhard Hausleitner.

4 Der Kundennutzen Schnelle und einfache Schulung der Mitarbeiter Auch bei der Schulung der Anwender überzeugte das Gesamtkonzept. 200 Anwender wurden durch Informationsveranstaltungen, mit Hilfe von individuellem Unterrichtsmaterial und in stündlich neu beginnenden Trainings in kürzester Zeit mit dem System vertraut gemacht. Digitalisierung rückwirkender Jahrgänge Parallel zur Räumung des Zentralarchivs wurden rückwirkende Akten zur Digitalisierung an CiBS übergeben. Neben der Übernahme vorhandener Register zur späteren Abbildung im ELO Archiv wurden auch verschiedenste Formulare neben vorhandenen Fotos in Farbe digitalisiert. Dabei bestand jederzeit Zugriff auf zu digitalisierende Akten. Hier profitierte das Klinikum Ansbach von der langjährigen Projekterfahrung von CiBS, der alle Produktionsdaten online zum Klinikum direkt ins ECM-Archiv übertrug. So wurde eine sofortige Übergabe der Daten über gesicherte Verbindungen realisiert und das Klinikum musste kein zusätzliches Personal für Importe bereitstellen. Neben der einfachen Handhabung des Programms hat uns vor allem die mögliche Einbindung anderer Archive aus EDV, Personal, Einkauf etc. in ELOprofessional überzeugt, denn damit setzen wir auf eine zukunftssichere Lösung für unser Haus. begeistert sich Gerhard Hausleitner

5 Unser Vorteil Aufbau einer Inhouse-Digitalisierung Durch die digital vorliegenden Patientenakten werden die Mitarbeiter aus dem Krankengeschichtenarchiv enorm entlastet. Also lag es sehr nah, diese Ressourcen künftig für die eigene Digitalisierung zu nutzen. Als serviceorientiertes Unternehmen stellte CiBS dem Klinikum die gesamte Ausstattung zur Verfügung und unterstützte beratend beim Kauf der Hardware. Die Arbeitsplätze wurden entsprechend der notwendigen Vorgaben eingerichtet und die Mitarbeiter geschult, so dass jetzt das gesamte Scannen im Haus durch eigenes Personal geleistet wird. Die Perspektive Erweiterung des Enterprise-Content-Management-Systems auf das gesamte Klinikum Die Projektgruppe des Klinikums Ansbach hat von Beginn an das Ziel verfolgt, ein zentrales Archiv- und Enterprise-Content- Management-System für das gesamte Haus einzusetzen. Mit ELOprofessional können alle Bereiche der Klinik abgebildet werden. Ob Patientenakten, Bauakten, Rechnungswesen oder Personalakten: Das papierarme ist für das Klinikum Ansbach keine Vision mehr, sondern wird in Zukunft Schritt für Schritt weiter ausgebaut. Uns beeindruckte die umfassende Branchenkenntnis von CiBS im umfeld. so Gerhard Hausleitner CiBS Gesellschaft für Technische Dokumentation und Archivierung mbh Kornkamp 26, Ahrensburg T 04102/ , F 04102/

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