Der Aufbau einer elektronischen Patientenakte am Landeskrankenhaus Feldkirch ein Erfahrungsbericht aus Österreich.

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1 Der Aufbau einer elektronischen Patientenakte am Landeskrankenhaus Feldkirch ein Erfahrungsbericht aus Österreich. Bremer Archivtage 31.5./ Harald Keckeis Bremer Archivtage, 31.5./

2 Ablauf 1. Vorstellung LKH Feldkirch 2. Information über das Projekt Elektronische Archivierung 3. Von der Elektronischen Archivierung zum Aufbau einer elektronischen Patientenakte Resumé und Ausblick Bremer Archivtage, 31.5./

3 Zu 1. Landeskrankenhaus Feldkirch Bremer Archivtage, 31.5./

4 Zu 1. Landeskrankenhaus Feldkirch Teil der Vorarlberger Krankenhausbetriebsgesellschaft (GmbH) - umfasst insgesamt 5 Krankenhäuser Schwerpunktkrankenhaus ca. 680 Betten 25 Abteilungen ca Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter Aufnahmen pro Jahr, Aufenthaltsdauer 4,98 Tage (2005) Bremer Archivtage, 31.5./

5 Zu 1. Landeskrankenhaus Feldkirch IT-Anwendungen (ein Auszug) KIS Patidok - österreichisches Produkt der Fa. PCS Pflegedokumentation (NCaSol) Radiologie RIS/PACS (Agfa Healthcare) ERP SAP R\3 (MM, FI, CO, GHT,...) Dokumentenmanagementsystem (DocuWare 4.6 bzw. 5.1) Klinische Subsysteme für Labor, Nuklearmedizin, Pathologie Etc. Bremer Archivtage, 31.5./

6 Zu 2. Projektübersicht Projektstruktur Elektronische Archivierung Lenkungsausschuss Vertreter KHL Vertreter Rechtsträger Projektcoach Dr. Dujat Projektleiter / PL Mag. (FH) H. Keckeis Ing. Peter Sagmeister AG: D. Tragbauer TP 01 Scandienstleistung TP 02 Scanner TP 03 EPA-Medizin TP 04 Verwaltung/Aktenplan TP 05 Integration SAP R 3 TP 06 Schnittstellen TP 07 Roll Out Auftragnehmer (AN): Fa. PMI/DocuWare AG Ausschreibung: Beginn Umsetzung: 01/2005 Abnahme des Projektes: 05/ (gemeinsam mit promedtheus AG, Dr. Dujat) Bremer Archivtage, 31.5./

7 Zu 2. Digitalisierung Projektumfang Alle stationären Krankengeschichten der Aufnahmejahre wurden aussortiert und durch den AN eingescannt (Inhouse-Leistung) stationäre Krankengeschichten mit ca. 5,11 Mio. Seiten ca. 44 Seiten pro KG Scanverfahren s/w (300 dpi), Ultraschall in Graustufen, vereinzelt Farb- Scans Alle eingescannten KG (Ausnahme Intensivstation) wurden nach der Digitalisierung datenschutzgerecht vernichtet. Bremer Archivtage, 31.5./

8 Zu 2. Digitalisierung Scandienst, Scanner & Roll Out Seit März 2007 erfolgt die Scandienstleistung durch eigenes Personal. 2 Hochleistungsscanner wurden hierzu angeschafft 1 ½ Arbeitskräfte (z. T. aus Archiv) Mittelfristiges Ziel ist es, binnen 5 Werktagen ab Einlangen im Archiv die Akte zu digitalisieren Um redundante, digitale Informationen zu vermeiden wird ab Herbst 2007 das Konzept der Restakte umgesetzt: Nur mehr jene Teile der KG werden eingescannt, die nicht digital im KIS zur Verfügung stehen. Die Restakte wird in 9 unterschiedliche Kategorien indexiert (z. B. Restakte ärztliche Dokumente) Bremer Archivtage, 31.5./

9 Zu 2. Digitalisierung Scandienst, Scanner & Roll Out Zudem werden über die Ambulanzen sukzessive externe Befunde, mitgebrachte Arztbriefe dezentral über eine KIS-Applikation eingescannt und archiviert. Bremer Archivtage, 31.5./

10 Zu 2. Informationsmanagement KIS Ziel: Basisoberfläche und system ist das KIS (PATIDOK ) Verbesserung der Sichten auf die Patiententeninformationen NEU: EPA-View in Patidok Neue Sicht in Patidok Alle Dokumente, Leistungen, Ausdrucke sowohl aus Patidok als auch aus dem elektronischen Archiv können dargestellt werden. Was bisher in verschiedenen Sichten realisiert worden ist, kann nun im EPA-View dargestellt werden. Die Struktur wurde gemeinsam mit den Berufsgruppen festgelegt. Bremer Archivtage, 31.5./

11 EPA_View im KIS Integration von z. B. externen Befunden über Contentmover Bremer Archivtage, 31.5./

12 Zu 2. Informationsmanagement bei Ausfall KIS Ziel: Informationsverfügbarkeit auch bei Ausfall des Krankenhausinformationssystems möglich NEU: Autarke Suche Automatischer Start bei Ausfall KIS intranetbasierend Informationen sind aktuell verfügbar durch redundante Speicherung sowohl im KIS als auch im Dokumentenmanagementsystem (DMS) Bremer Archivtage, 31.5./

13 Autarke Suche bei Ausfall KIS Bremer Archivtage, 31.5./

14 Zu 2. Weitere Vorteile des Projektes Einheitliche Einbindung (über Schnittstelle) weiterer klinischer Subsysteme in das Archiv Transparenz der abgelegten Dokumente Reorganisationsbedarf in der Dokumentation (einheitliche Bezeichnungen für Dokumente selben Inhalts...) Steigerung der Informationsverfügbarkeit und mehr Unabhängigkeit vom Krankenhausinformationssystem Reduktion der Rückfragen im Archiv Bremer Archivtage, 31.5./

15 Zu 3. Ausbau zur elektronischen Patientenakte Projekt Elektronische Archivierung ist Basis und Voraussetzung für weitere Schritte Elektronische Pflegedokumentation ist seit 04/2007 flächendeckend im Haus eingesetzt. Als nächster Schritt wird auf der Abteilung für Neurochirurgie die elektronische Visite (MedCaSol) eingeführt. Dadurch soll die Verordnung, Fieberkurve etc. digital ersetzt werden Zudem sind dank des Projektes Elektronische Archivierung alle relevanten Informationen elektronisch verfügbar. Bremer Archivtage, 31.5./

16 Bremer Archivtage, 31.5./

17 Zu 4. Resumé und Ausblick Es gibt noch viel zu tun... Aber! Mit dem Projekt Elektronische Archivierung wurde eine wichtige Voraussetzung für den Aufbau der elektronischen Patientenakte geschaffen und das Archivierungsproblem gelöst. Reorganisation der Dokumentation auf den Stationen erforderlich (Generierung einer Restakte) Bei Erfolg der elektronischen Visite auf der Abteilung für Neurochirurgie weiteres Roll Out geplant. Mitarbeit in österreichweiter Arbeitsgruppe ELGA zur Herstellung einer institutionsübergreifenden Patientenakte. Bremer Archivtage, 31.5./

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