CLOUD COMPUTING - HYPE ODER MEHRWERT?

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1 CLOUD COMPUTING - HYPE ODER MEHRWERT? Referenten: Frank Wissing, BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Dr. Christian Schröder, BDO Legal Rechtsanwaltsgesellschaft mbh 1

2 MANDANTEN-SEMINAR FRÜHJAHRS-VERANSTALTUNG 2013 Cloud Computing Hype oder Mehrwert Frank Wißing Dr. Christian Schröder 18. April 2013, Düsseldorf

3 INHALT 1 Begriffsklärung 2 Relevanz für den Mittelstand 3 Projektansätze 3

4 BETROFFENE RECHTSBEREICHE 1. IT Recht 2. Datenschutzrecht USA Patriot Act 3. Sonstige Rechtsbereiche Urheberrecht Markenrecht Telekommunikationsrecht Berufsrecht Sozialrecht InvestmentG WpHG, VAG, KWG 4

5 CLOUD COMPUTING WAS IST DAS? Beim Cloud Computing werden dem Endanwender abstrahierte IT-Infrastrukturen, wie Rechenkapazitäten oder Softwareprodukte, dynamisch an den Bedarf angepasst über ein Netzwerk zur Verfügung gestellt. Diese IT-Dienste werden dem Anwender meist über das Internet zur Verfügung gestellt. Da das Internet häufig als Wolke dargestellt wird, hat sich für dieses Dienstleistungsangebot auch der Begriff Cloud etabliert. Die Nutzung ist für den Kunden dienstebasiert und vor allem skalierbar. Die Cloud-Dienste sind meist dynamisch und elastisch. 5

6 CLOUD COMPUTING WAS IST DAS? Begriffe & Inhalte IaaS Infrastructure as a Service PaaS Platform as a Service SaaS Software as a Service 6

7 CLOUD COMPUTING Stellt der Cloud-Anbieter virtualisierte Komponenten zur Datenverarbeitung, zum Datentransport oder zur Datenspeicherung zur Verfügung, bei denen die Anwender nahezu beliebige Anwendungsprogramme und Betriebssysteme einsetzen können, handelt es sich um ein Infrastructure as a Service (IaaS)-Angebot. Bei einer Platform as a Service (PaaS) bietet der Cloud-Anbieter eine Plattform an, bei der er die zu verwendenden Programmiersprachen und Schnittstellen zu Datenspeichern, Netzwerken und Datenverarbeitungssystemen der Cloud definiert sind. Dem Cloud-Anwender wird hierbei keine Möglichkeit eingeräumt, administrativ oder kontrollierend auf die zur Bereitstellung des Dienstes genutzte Infrastruktur zuzugreifen. Sofern bereits gesamte Softwareanwendungen zur Verfügung gestellt werden, spricht man von Software as a Service (SaaS), auf die üblicherweise über das Internet zugegriffen werden kann. In der Regel können diese Anwendungen nur im geringen Umfang an die Bedürfnisse des Anwenders angepasst werden. Ferner hat der Cloud-Anwender wie bei PaaS keine Möglichkeit, auf die zur Bereitstellung des Dienstes genutzte Infrastruktur, administrativ oder kontrollierend zuzugreifen. 7

8 CLOUD COMPUTING Nutzung für alle Hochstandardisiert pay per use Public Cloud Multimandantenfähigkeit Nutzer nicht organisatorisch verbunden Skaleneffekte und Consumerization of IT Die Nutzer teilen sich die zugrunde liegende Infrastruktur Eine Lokalisierung der Ressourcen ist in der Regel nicht gegeben Eigentümer und Betreiber einer Public Cloud ist meist ein IT-Dienstleister Private Cloud Private Clouds sind nicht öffentlich Clouds erlauben individuelle Anpassungen Bereitstellung nur für vorab definierte Nutzer Eine Organisation bzw. Unternehmen Der Zugang ist beschränkt auf von dem Betreiber autorisierte Personen Zugriff erfolgt über ein Intranet oder VPN Sicherheits- und Compliance-Nachteile von Public Clouds werden kompensiert, erreichen aber nicht deren Skaleneffekte Quelle: Bitkom 8

9 IT - RECHT Klare vertragliche Regelungen: Rechteeinräumung / Nutzungsmöglichkeiten Service Level Agreements Haftung Problem: Internationale Verträge Herausgabe / Löschung von Daten Migration Vertragliche Vereinbarung zur Datenportabilität 9

10 DIFFERENZIERUNG CLOUD COMPUTING, OUTSOURCING UND EIGENBETRIEB Eigenbetrieb Nutzung alleinige Nutzung nicht dynamisch nicht elastisch Sicherheit eigene Verantwortung Kosten dezidierte Kostenplanung Kostenkontrolle Migration nicht notwendig Steuerung eigene Verantwortung IT-Outsourcing Nutzung bedingt dynamisch nicht elastisch beides möglich:alleinige Nutzung und shared Sicherheit wird vom DL übernommen definierte Service Level Kosten vertraglich geregelt Migration komplexe Projekte hohe Kosten Steuerung Prozesse und Kontrolle zur Überwachung notwendig Cloud Computing Nutzung nur shared dynamisch elastisch Sicherheit wird vom DL übernommen definierte Service Level Kosten vertraglich geregelt aber pay per use Migration Projekte definierte Kosten Steuerung Prozesse und Kontrolle zur Überwachung notwendig 10

11 CHANCEN-RISIKOBETRACHTUNG FÜR DEN MITTELSTAND Vorteile Flexible Nutzung (nach Bedarf) Spitzenauslastung der Systeme ist nicht mehr Maßstab Technologische Innovationszyklen beherrschbar Keine Folgeinvestitionen (z. B. Erneuerung Hardware) Geschwindigkeit der Geschäftsprozesse transparente Kosten (pay per use) Nachteile Standardisierte Dienste Wenig an den Bedarf des Unternehmens angepasst Anforderungen müssen exakt definiert werden Prozessintegration notwendig Schnittstellenproblematik zu behandeln Erhöhter Steuerungsaufwand Ordnungsmäßigkeitsrisiken Einhaltung komplexer gesetzlicher Vorgaben ist zu kontrollieren, z. B. Datenschutz 11

12 CLOUD COMPUTING: GEFAHR FÜR IHRE DATEN? USA Patriot Act Betroffen: Alle US-Unternehmen Europäische Reaktionen: [ ] im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung durch ein Unternehmen im EU-/EWR-Raum [kann] keine Vertraulichkeit der Datenverarbeitung gewährleistet werden [ ], wenn es möglich ist, dass sich der Auftragnehmer einer entsprechenden US-Anordnung freiwillig oder zwangsweise unterwirft. (Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein) Es ist von größter Bedeutung, [ ], dass es [ ] untersagt sein muss, personenbezogene Daten an Drittländer offenzulegen, wenn dies von einer Gerichts- oder Verwaltungsbehörde eines Drittlandes gefordert wird, es sei denn, dies wird ausdrücklich in einer internationalen Vereinbarung oder einem Rechtshilfeabkommen gestattet oder von einer Überwachungsbehörde genehmigt. (Artikel 29-Gruppe) Aktuelle Stellungnahmen: Orientierungshilfe Cloud Computing Version September 2011 (Datenschutzbeauftragte des Bundes und der Länder) Stellungnahme 05/2012 zum Cloud Computing Juli 2012 (Artikel-29-Gruppe) Working Paper on Cloud Computing Privacy and data protection issues April 2012 (International Working Group on Data Protection in Telecommunications Berlin Group) 12

13 DATENSCHUTZRECHT I GRUNDSÄTZLICHES: regelmäßig werden personenbezogene Daten in der Cloud gespeichert/verarbeitet Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ist anwendbar Cloud-Dienstleistungen sind regelmäßig Auftragsdatenverarbeitung ( 11 BDSG) Prämisse: Keine Verringerung des Schutzes durch Cloud-Computing Anwender bleibt verantwortliche Stelle und ist weisungsbefugt Anbieter ist weisungsgebunden Arbeitnehmerdatenschutz ( 28, 32 BDSG) Beteiligungsrechte des Betriebsrates ( 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) beachten 13

14 DATENSCHUTZRECHT II VERTRAGLICHE GESTALTUNG I Sämtliche Vorgaben des 11 BDSG sind zu beachten Beispielsweise ist festzulegen: Umfang, Art und Zweck der vorgesehen Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von Daten Art der Daten und Kreis der Betroffenen nach 9 BDSG zu treffende technische und organisatorische Maßnahmen Berichtigung, Sperrung und Löschung von Daten Pflichten des Anwenders (insbesondere Kontrollen) Kontrollrechte des Anwenders/Duldungs- und Mitwirkungspflichten des Anbieters Umfang der Weisungsbefugnisse des Anwenders Größe ist unbeachtlich - Kleines Unternehmen kontrolliert großen Cloud-Anbieter Rückgabe überlassener Datenträger Löschung von Daten nach Beendigung des Auftrags 14

15 DATENSCHUTZRECHT III VERTRAGLICHE GESTALTUNG II Informationspflichten Unterauftragnehmer GEOGRAPHISCHE BEGRENZUNG Innerhalb EU/EWR: uneingeschränkt Außerhalb EU/EWR: eingeschränkt Vergleichbares Datenschutzniveau? Probleme bei internationalen Anbietern Datenexport ausschließen reine EU/EWR Cloud Herausforderung: US Anbieter 15

16 WIE KOMME ICH IN DIE CLOUD Erwartungsmanagement über das gleiche reden Die eigenen Prozesse kennen Auswahl des Dienstleisters Migrationsprojekt planen Vertragsmanagement Prozessintegration Systemintegration Eskalationsprozeduren definieren Sicherheit in der Cloud Compliance in der Cloud 16

17 DATENSCHUTZRECHT IV TECHNISCHE GESTALTUNG I Aufsichtsbehörden verlangen Erfüllung datenschutzrechtlicher Anforderungen an: Verfügbarkeit Daten stehen zeit- und verarbeitungsgerecht zur Verfügung Back-ups regelmäßig und schnell verfügbar Vertraulichkeit Zugriffs- und Verarbeitungsrechte nur für befugte Personen Verschlüsselung der Daten Integrität Daten bleiben unversehrt, vollständig und aktuell Löschbarkeit Daten können auf Verlangen oder nach Beendigung des Cloud-Dienstes sicher gelöscht werden 17

18 DATENSCHUTZRECHT V TECHNISCHE GESTALTUNG II Aufsichtsbehörden verlangen Erfüllung datenschutzrechtlicher Anforderungen an: Transparenz Unterauftragsverhältnisse der Anbieter werden bereits im Vertrag benannt Verarbeitungsorte werden automatisch geloggt Logfiles für Anwender leicht zugänglich und verständlich Protokollierung jeder Speicherung, Kopie oder Löschung von Daten Fehlende Verknüpfbarkeit keine Kombination von Daten des Anwenders mit anderen Daten durch den Anbieter oder Dritte Verwaltung der Rechte und Rollen von zugriffsberechtigten Personen Sicherung der Daten gegen Zugriffe Dritter 18

19 DATENSCHUTZRECHT VI TECHNISCHE GESTALTUNG III Aufsichtsbehörden verlangen Erfüllung datenschutzrechtlicher Anforderungen an: Intervenierbarkeit des Cloud-Anwenders Durchsetzbarkeit der Ansprüche auf Auskunft, Berichtigung, Löschung bzw. Sperrung auch gegenüber Unterauftragnehmern Portabilität der Datensätze Möglichkeit des schnellen Wechsels zu Drittanbietern bei längeren Ausfällen oder vertragswidrigem Umgang mit personenbezogenen Daten Prüfung durch Cloud-Anwender KONTROLLE UND/ODER ZERTIFIZIERUNG umfassende Kontrolle des Anbieters durch Anwender auf unabhängige Dienstleister verlagern 19

20 ERWARTUNGSMANAGEMENT Verfügbarkeit 99,2% Messbasis Tag: Messbasis Woche: Messbasis Monat: Messbasis Jahr: >12 Minuten ca. 81 Minuten ca. 6 Stunden ca. 3 Tage 20

21 WIRTSCHAFTLICHKEIT LOHNT SICH DAS? Kosten Eigenbetrieb Personal Hardware Software Lizenzen Netzkosten Weiterbildung Sonstiges wie Raumkosten Kosten Outsourcing Grundkosten Servicekosten Projektkosten Migrations-/ Transitionskosten Steuerung Personalkosten Prüfungsbudgets Beratungsbudgets Kosten Cloud Computing Nutzungsgebühr pro User pro Zeiteinheit Steuerungskosten ggf. hohe Zusatzkosten Migrationskosten 21

22 WIRTSCHAFTLICHKEIT LOHNT SICH DAS? 22

23 AUSWAHL DES DIENSTLEISTERS Dienstleister 1 Dienstleister 2 Dienstleister 3 Dienstleister 4 Dienstleister 5 Auswahlverfahren Definition Pflichtenheft Erarbeitung von Kriterien Vorauswahl Anbieter Definition Bieterverfahren Angebotsphase Analyse Endauswahl Dienstleister x Dienstleister x Dienstleister x 23

24 WIE KOMME ICH IN DIE CLOUD Migration - Betriebsübergang Migrationskonzept Testphase Notfallkonzepte Umstellung der Prozesse des Auftraggebers Keine Turnschuh IT mehr? Was sind Tickets? Ansprechpartner Kosten muss ich das selber machen? Wäre doch alles wie früher! 24

25 AUSWIRKUNGEN FÜR ORGANISATION, PROZESSE UND PERSONAL Integration der ausgelagerten Prozessteile Prozessanalyse Organisatorische Auswirkungen Ergonomische AnforderungenUnbinding per Enterprise Service Bus Risikoanalysen Prozessveränderungen Technische Integration der Cloud Dienste Netzanbindung Schnittstellen Anbindung der ERP-Systeme per Datenaustausch an die Cloud (ESB) Mitarbeiter Verschiebung der Tätigkeitsfelder Veränderung der Tätigkeiten Schulung Arbeitnehmerdatenschutz/Betriebsverfassungsgesetz 25

26 AUSWIRKUNGEN FÜR ORGANISATION BEI MEHREREN DIENSTLEISTERN Dienstleister 2 Dienstleister 3 Prozess 1 Prozess 2 Prozess 3 Prozess 4 Dienstleister 4 Dienstleister 1 26

27 UND WIE WIEDER HERAUS? Bereits beim Einstieg den Ausstieg planen Risikobetrachtung Migrationsprojekt planen Datenportabilität Datenhaltung definieren Übergangsregelungen für das eigene Unternehmen mit den Fachabteilungen erarbeiten Kosten kalkulieren Personal bereitstellen Sicherheit gewährleisten Rechtliche Vorgaben Complianceanforderungen 27

28 FAZIT Cloud Computing befindet sich trotz aller Marketingbemühungen in seinen Anfängen Problem: Prozess- und Systemintegration. (Für Dienste/Anwendungen die isoliert betrieben werden können, wie CRM finden sich viele verwertbare Angebote am Markt, schwieriger wird es bei Prozessen aus Kernsystemen wie die Finanzbuchhaltung) Schnittstellenproblematik (externe Schnittstellen) Risikobetrachtung notwendig Im Unternehmen muss es eine Instanz geben, die den Dienstleister steuert Compliance und Rechtsfragen müssen eindeutig geklärt sein Sicherheitsanforderungen müssen erfüllt werden Wirtschaftlichkeit (Sekundärkosten für Integrationsprojekte) muss betrachtet werden Migrationsprojekte müssen geplant werden Projektmanagement Beim Einstieg bereits den Ausstieg planen 28

29 WIE KANN BDO HELFEN? Machbarkeitsanalysen Erstellung von Pflichtenheften Risikobetrachtungen Wirtschaftlichkeitsanalysen Dienstleisterauswahl Prozessinteration Systemintegration Migrationsbegleitung Vertragsgestaltung Gestaltung der Dienstleistersteuerung Fehleranalysen Projektmanagement Zertifizierung der technischen Datenschutzvorgaben 29

30 IHRE ANSPRECHPARTNER Frank Wißing Dipl.-Wirtschaftsinformatiker Senior Manager Advisory Services Business & Management Consulting BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Georg-Glock-Straße Düsseldorf Tel: Fax: Dr. Christian Schröder Rechtsanwalt IT- und Datenschutzrecht Gewerblicher Rechtsschutz BDO Legal Rechtsanwaltsgesellschaft mbh Georg-Glock-Straße Düsseldorf Tel: Fax: BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, eine Aktiengesellschaft deutschen Rechts, ist Mitglied von BDO International Limited, einer britischen Gesellschaft mit beschränkter Nachschusspflicht, und gehört zum internationalen BDO-Netzwerk voneinander unabhängiger Mitgliedsfirmen. Geschäftsführer: Dr. jur. Christoph Hülsmann, Werner Jacob, Dr. jur. Dietrich Dehnen, Ralf Klaßmann, Dr. jur. Peter Lauter, Dr. jur. Holger Otte, Dr. jur. Thomas Berg, Parwäz Rafiqpoor, Erika Kutz-Benger, Gabriele Ritter 30

31 HAFTUNGSAUSSCHLUSS UND WEITERGABEBESCHRÄNKUNG Dieses Dokument wurde mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt, ist aber weder dazu geeignet noch bestimmt, konkreten Beratungsbedarf zu decken. Wir raten deshalb dringend dazu, die in diesem Dokument enthaltenen Informationen nicht zur Grundlage von Entscheidungen jedweder Art zu machen, ohne zuvor einschlägigen professionellen Rat bei der BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft eingeholt zu haben. Entsprechend übernehmen die BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft sowie deren gesetzliche Vertreter, Partner, Angestellte und sonstigen Mitarbeiter keinerlei Verantwortung oder Haftung für die Folgen einer Verwendung dieses Papiers ohne entsprechende Beratung. Bitte wenden Sie sich an die BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, um die Inhalte dieses Dokumentes und deren Nutzbarkeit für Sie vor dem Hintergrund Ihrer konkreten Situation zu erörtern. Alle verwendeten, Marken-, und Firmenbezeichnungen sowie deren Markenzeichen und Logos sind Eigentum der jeweiligen Namens-, bzw. Markeninhaber und unterliegen deren Copyright. Marken- und Firmenbezeichnungen sowie Markenzeichen dienen lediglich einer illustrativen Darstellung. Copyright: BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Alle Rechte vorbehalten Die Wiedergabe, Vervielfältigung und/oder Bearbeitung sämtlicher Inhalte und Darstellungen des Beitrages sowie jegliche Weitergabe oder sonstige Nutzung ist nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft gestattet. BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, eine Aktiengesellschaft deutschen Rechts, ist Mitglied von BDO International Limited, einer britischen Gesellschaft mit beschränkter Nachschusspflicht, und gehört zum internationalen BDO Netzwerk voneinander unabhängiger Mitgliedsfirmen. BDO ist der Markenname für das BDO Netzwerk und für jede der BDO Mitgliedsfirmen. 31

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