MOBILE CONTENT MANAGEMENT IN DEUTSCHLAND 2016

Transkript

1 Fallstudie: Acronis IDC Multi-Client-Projekt MOBILE CONTENT MANAGEMENT IN DEUTSCHLAND 2016 Mit Filesharing & Synchronisation zu mobilen Workflows

2 ACRONIS GERMANY GMBH Fallstudie: nora systems GmbH Informationen zum Kunden Als Marktführer für Kautschuk-Bodenbeläge und Systemlösungen ist das Unternehmen im weltweiten Objektgeschäft ein gefragter Partner. nora systems ist mit Mitarbeitern in über 80 Ländern aktiv, davon in 15 Ländern mit eigenen Vertriebsorganisationen. Anforderungen des Kunden nora setzt weltweit auf Apple-Geräte, um die Mobilität seiner Mitarbeiter zu gewährleisten. Die Nutzung von ipads und iphones ist bereits zum Standard geworden. Die Herausforderung bei einem international arbeitenden Unternehmen folgt jedoch auf dem Fuße: Wie können Mitarbeiter auf einfache und schnelle Weise auf Daten mobil zugreifen und sie untereinander austauschen? Um reibungslose Arbeitsprozesse auch für die mobilen Mitarbeiter sicherstellen zu können, musste eine möglichst komfortable Möglichkeit gefunden werden, die genau dies zulässt und gleichzeitig die Sicherheitsanforderungen der IT erfüllt. Die Synchronisierung von Daten zwischen Windows-Fileservern und ipads bzw. iphones sowie ein komfortabler Zugriff auf Dateien von mobilen Endgeräten aus waren daher die Hauptanforderung von nora. Darstellung der Lösung Nach einigen Recherchen entschied sich nora für einen Praxistest mit Acronis Access. Die wichtigsten Kriterien waren dabei: Installation und Anwendung der Software sollten extrem einfach sein, so dass dem Benutzer der Umgang möglichst leicht gemacht wird. Die Oberfläche sollte möglichst intuitiv zu bedienen sein und die Lösung sollte gut in die vorhandene IT-Infrastruktur passen. Eine Testinstallation konnte schnell und unbürokratisch umgesetzt werden. Die Tests liefen erfolgreich und kleinere Verbesserungspotentiale

3 wurden mit dem zuständigen Betreuungsteam von Acronis besprochen. Nach der erfolgreichen Testphase wurde die Software unternehmensweit übernommen und wird nun weltweit von insgesamt 250 Mitarbeitern genutzt. Das System integriert sich nach Angaben von nora systems ideal in die IT-Infrastruktur Auch von den Anwendern selbst, primär sind dies Außendienstmitarbeiter und Führungskräfte, ist die Resonanz positiv. Ein wesentlicher Vorteil aus Sicht von nora systems ist die einfache Bedienung der Software und deren zügige Installation.. Fotos vom iphone auf das ipad zu synchronisieren, Präsentationen für Kunden mobil verfügbar zu haben oder auf wichtige Informationen zurückzugreifen Daten sind nun aktuell und synchron auf allen Geräten. Dies verbessert die Zusammenarbeit bei nora spürbar. Auch Funktionen wie die sichere Freigabe von Inhalten für Kollegen, Kunden und Partner machen eine Zusammenarbeit noch einfacher. Auf diese Weise können Innen- und Außendienst noch effizienter zusammen arbeiten. Darüber hinaus stellen werden alle Sicherheitsanforderungen, die nora systems an die Software stellt, erfüllt. Projekt Highlights Ideale Integration in vorhandene IT-Infrastruktur Mobiler Zugriff auf alle notwendigen Daten Zusammenarbeit auch über Gruppenverzeichnisse weltweit möglich Zitate des Kunden zum Projekt Die Projektziele konnten sehr gut realisiert werden. Die Software ist extrem einfach einzurichten, die Oberfläche einfach zu bedienen, die Anbindung an Active Directory und unsere Storage-Lösung unter Berücksichtigung von Microsoft Berechtigungen funktioniert sicher und stabil. Die positive Entscheidung für Acronis wurde für mich durch die letzten Verbesserungen nochmals bestätigt: die neue Preview-Funktion und die hervorragende Idee ein Office Paket zu integrieren bieten wertvolle zusätzliche Möglichkeiten. Es zeigt sich, dass die Software stetig ausgebaut wird und man sich bei Acronis stark an den Anwenderwünschen orientiert. Die konstante Weiterentwicklung der Software sehe ich als sehr positiv an und ich bin schon auf zukünftige Erweiterungen in diesem Bereich gespannt. Von: André Wieprecht, CIO nora systems

4 INTERVIEW MIT DANIEL MODEL Mobile Content Management in Deutschland 2016 Anlässlich der Vorstellung der Ergebnisse der Studie Mobile Content Management in Deutschland 2016 sprach IDC mit Daniel Model, Sr. Manager Sales Engineering Europe bei Acronis. IDC: Für viele Anwender ist die Arbeit mit Dateien und Dokumenten ein zentraler Bestandteil ihrer täglichen Arbeit. Warum ist es aus Ihrer Sicht wichtig, dass sich Unternehmen mit einem mobilen Zugriff auf Files auseinandersetzen? Daniel Model: In der heutigen Zeit breitet sich die Verwendung von Tablets und Smartphones unter den Mitarbeitern in Unternehmen immer weiter aus. Auch Bring Your Own Device (BYOD) spielt dabei eine wesentliche Rolle. Dies kann allerdings zu Schwierigkeiten führen, wenn von Seiten der Nutzer und der Unternehmen immer höhere Leistungsanforderungen an ihre Smartphones und Tablets gestellt werden, um auf Inhalte zuzugreifen und damit zu arbeiten. Der Zugriff auf täglich genutzte Inhalte ermöglicht es den Usern von mobilen Geräten aus auf Unternehmenslaufwerke zuzugreifen. Dies bedeutet eine erhöhte Produktivität der Mitarbeiter. Benutzer möchten nicht nur in der Lage sein, von ihren mobilen Geräten aus auf Inhalte zuzugreifen, diese zu bearbeiten und zu erstellen. Sie möchten Inhalte auch synchronisieren können, damit sie jederzeit und von überall aus auf diese Daten zugreifen und sie für Kollegen, Kunden, Partner und andere freigeben können. IDC: Welche sind typische Herausforderungen, denen Unternehmen bei der Umsetzung gegenüberstehen? Model: Ohne eine geeignete Strategie, die den sicheren Zugriff auf und die Synchronisierung und Freigabe von Inhalten ermöglicht, sind Unternehmen der Gefahr von Datenlecks ausgesetzt. Risiken treten beispielsweise auf, wenn sich die Nutzer selbst Dateien per schicken, nicht autorisierte Apps von Drittanbietern zur Bearbeitung von Dokumenten und anderen Dateien verwenden oder private Lösungen wie Dropbox nutzen, um Dateien über ihre Geräte hinweg zu synchronisieren und sie für andere freizugeben. Aufgrund dieses übereilten Guerrilla - Ansatzes haben Unternehmen keinen Überblick mehr darüber, welche Dateien ein- und ausgehen, wo sie genutzt, ob sie geändert oder kopiert wurden und wer sie freigibt. Es ist jedoch möglich, die Sicherheitsrisiken zu minimieren und gleichzeitig Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihre Arbeit von überall, jederzeit und von jedem Gerät aus zu erledigen. Durch entsprechende Maßnahmen von der IT-Abteilung können Inhalte geschützt und somit die Zufriedenheit der Mitarbeiter, eine gesteigerte Produktivität sowie optimierte Workflows erreicht werden. DANIEL MODEL IDC: Welche Vorgehensweise empfehlen Sie Unternehmen, die Anwendern einen mobilen und gleichzeitig sicheren Umgang mit Ihren Dateien und Dokumenten ermöglichen wollen? Model: Generelles Ziel sollte es sein, dass die IT zu jeder Zeit die Kontrolle über die Daten behält und die Lösung die größtmögliche Flexibilität für den Mitarbeiter ermöglicht. Es gibt umfassende Zugriffs-, Synchronisierungs- und Freigabelösungen, die die unbedingt erforderliche einfache Bedienung für den Mitarbeiter ermöglicht und gleichzeitig eine professionelle Steuerung, Sicherheit und Verwaltung für das Unternehmen bietet. Bei der Beurteilung derartiger Lösungen sollten Unternehmen eine Reihe von Punkten in Betracht ziehen, beispielsweise lokale Bereitstellung für das höchste Maß an Kontrolle und Sicherheit, ohne dabei die Flexibilität zu beeinträchtigen, und Active Directory-Integration, um eine nahtlose Authentifizierung, Bereitstellung und Verwaltung zu bieten. Weitere wichtige Faktoren sind das Festlegen von Sicherheitsrichtlinien für Inhalte, User und Geräte, Verschlüsselung, Remote- Löschung und Überwachungsprotokolle für einen Überblick darüber, welche Vorgänge Benutzer ausführen, auf welche Dokumente sie zugreifen und für wen sie sie freigeben. Durch die In-App-Bearbeitung von Office-Dokumenten und PDF-Anmerkungen innerhalb der sicheren Sandbox werden Datenlecks verhindert und die Produktivität der Enduser gesteigert.

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