Sammlungsdokumentationen. Standards, Methoden, Abläufe

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1 18. Steirischer Museumstag - Leoben, 30. Jänner 2010 Sammlungsdokumentationen. Standards, Methoden, Abläufe Mag. Ulrike Vitovec Museumsmanagement Niederösterreich VOLKSKULTUR NIEDERÖSTERREICH GmbH Haus der Regionen, Krems-Stein, NÖ Eine wichtige Aufgabe des Museums besteht darin, alle Objekte, die vorübergehend oder auf Dauer in die Sammlung aufgenommen werden, richtig und vollständig zu dokumentieren, um ihre Identifizierung zu ermöglichen, Herkunft und Erhaltungszustand festzuhalten und einen korrekten Umgang mit dem Objekt zu gewährleisten. (aus: Code of Professional Ethics, 1990)

2 Die Sammlungsdokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil des Sammlungsmanagements. Was zählt zum Sammlungsmanagement? Alle das Sammeln betreffende Aufgaben, vom Erwerb über die Erhaltung bis zur Verwaltung des Sammelguts. Idealfall: Sammlungsmanagement schriftlich Collections Management Policy Enthält Grundsätze, Ziele und Verfahrensweisen des Umgangs mit den Sammlungen eines Museums.

3 Grundlagen für ein gutes Sammlungsmanagement 1) Museumsleitbild 2) Beschreibung der Sammlungen 3) Sammlungsschwerpunkte, Verwendung einer thematisch gegliederten Systematik (Sammlungs-Thesaurus) Grundlagen für ein gutes Sammlungsmanagement 4) Methoden und Kriterien der Akquisition von Objekten 5) Methoden und Kriterien der Aussonderung von Objekten (Deakzessionierung) 6) Standards und Verfahrensweisen von Dokumentation und Inventarisierung

4 Grundlagen für ein gutes Sammlungsmanagement 7) Regelung des Zugangs zur Sammlung 8) Sammlungspflege (Maßnahmen der Konservierung, Restaurierung, ) 9) Regelung Leihverkehr Grundlagen für ein gutes Sammlungsmanagement 10) Festlegen eines Gültigkeitszeitraums (Überprüfung und Neufestlegung) 11) Sammlung der zentralen Standarddokumente Eingangsbuch, Laufzettel, Karteikarte, Checklisten, Dankesschreiben, Standard- Leihvertrag und weiteres mehr

5 Standards der Sammlungsdokumentation (primär) CIDOC Arbeitsblätter: Inventarisieren Schritt für Schritt. Ein Objekt wird in die Sammlung aufgenommen. Vorgangsweise + Datenfelder. Beschriftung von Objekten Methode, wie man Inv.-Nr. auf Objekt schreibt. Methoden der Sammlungsdokumentation Eingangsbuch und Karteikarte(n) Eingangsbuch und EDV- Inventarisierungsprogramm Bildliche Aufnahmen und Tondokumente Fotografie, Film, Scan, Skizze, Tonaufnahme

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8 EDV-Inventarisierung in den niederösterreichischen Regionalmuseen unbekannte Anzahl unterschiedlichster Programme (1998 ca. 16% der Museen) 1995 Auswahl eines geeigneten Programms durch eine Arbeitsgruppe 1996/97 Erarbeitung eines Standard- Thesaurus zur Verwendung in Imdas (Grundlage: Systematik der Inventarisierung des Hessischen Museumsverbands) EDV-Inventarisierung in den niederösterreichischen Regionalmuseen rund 10% der 700 Museen und Sammlungen verwenden Imdas-pro 33% - Förderung durch das Land NÖ (Hardware, Software, Arbeitszeit) Schulungen und Betreuung durch das Museumsmanagement Niederösterreich

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11 Programmauswahl EDV-Inventarisierung Datenfeldkatalog berücksichtigt Standards Beschlagwortungssystem - Thesauri Einbindung von Medien Benutzeroberfläche, Handhabung Datensicherung, Exporte Preis-Leistungsverhältnis und Folgekosten Was heißt Digitalisierung? Digitalisiertes Inventarverzeichnis EDV-Inventarisierung Digitalisierte Objekte gescannte Urkunden und Bilder, dreidimensional aufgenommene Objekte

12 Vorteile der Digitalisierung einfache und für die Objekte schonende Zugänglichkeit zu den Sammelbeständen Präsentation von Sammlungen im Internet erreichen neues Publikum virtuelle Ausstellungen als eigene Form der Präsentation und Aufbereitung von Themen

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19 Österreich Österreichische Initiative für digitales Kulturerbe seit 2003 Koordinierung Digitalisierungsaktivitäten in Österreich Förderung Informationsaustausch Digitalisierungsprojekte österreichischer Museen und Archive

20 MINERVA Initiative der europäischen Union am Gebiet der Digitalisierung des kulturellen und wissenschaftlichen Erbes Koordinierung der Digitalisierungsinitiativen von Museen, Bibliotheken, Archiven und Galerien Best Practise Beispiele Sicherung der Langzeitarchivierung digitaler Ressourcen (siehe

21 Portal zu Europas kulturellem Erbe (seit 2008)

22 18. Steirischer Museumstag - Leoben, 30. Jänner 2010 Sammlungsdokumentationen. Standards, Methoden, Abläufe Mag. Ulrike Vitovec Museumsmanagement Niederösterreich VOLKSKULTUR NIEDERÖSTERREICH GmbH Haus der Regionen, Krems-Stein, NÖ

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