10/7. Dienstanweisung Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung - INVENTARORDNUNG -

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1 10/7 Dienstanweisung Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung - INVENTARORDNUNG - Vorbemerkung Mit dem Gesetz über ein Neues Kommunales Finanzmanagement für Gemeinden im Land Nordrhein-Westfalen (Kommunales Finanzmanagementgesetz - NKFG NRW) wird die Kameralistik durch die Doppik abgelöst. Die Doppik ist ein Buchungssystem, dem die kaufmännische doppelte Buchführung zu Grunde liegt und das u.a. das Erstellen von Bilanzen vorsieht. Mit der Einführung der Doppik muss der Kreis Warendorf an jedem Bilanzstichtag (erstmalig für die Eröffnungsbilanz und dann zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres) eine Inventur durchführen und ein Inventar aufstellen. Das Inventar enthält alle zu bilanzierenden Vermögensgegenstände und Schulden. Der Kreis Warendorf wird das NKFG NRW zum umsetzen. Mit dieser Inventarordnung sollen frühzeitig die notwendigen Grundlagen für die Bilanzierung des Vermögens und der Schulden des Kreises Warendorf geschaffen werden. 1. Grundlagen 1.1 Geltungsbereich Die Inventarordnung gilt für alle Ämter, Schulen und sonstigen Einrichtungen des Kreises Warendorf. Für spezielle Bereiche können Sonderrichtlinien erstellt werden. Werden Sonderrichtlinien erstellt, sind diese als Ergänzung zu dieser Inventarordnung zu verstehen. 1.2 Begriffsbestimmungen Die Inventur ist die Tätigkeit zur Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden und damit die Voraussetzung zur Aufstellung des Inventars. Nach der Art der Durchführung (Inventurverfahren) unterscheidet man die körperliche Inventur und die Buch- und Beleginventur. Das Inventar ist das Verzeichnis der wertmäßig erfassten Vermögensgegenstände und Schulden. Es ist die Grundlage für die Vermögensaufstellung (Bilanz) im NKF. Das Vermögen teilt sich auf in das Anlage- und das Umlaufvermögen. Zum Anlagevermögen gehören alle Gegenstände, die dazu bestimmt sind, dauerhaft von der Kommune genutzt zu werden. Das Anlagevermögen setzt sich zusammen aus dem Immateriellen Vermögen, z.b. Konzessionen, den Sachanlagen, z.b. Grundstücke und Gebäude sowie den Finanzanlagen, z.b. Beteiligungen. Zum Umlaufvermögen zählen alle Vermögensgegenstände, die nicht dazu bestimmt sind, dauernd dem

2 - 2 - Geschäftsbetrieb zu dienen. Hierzu gehören z.b. Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Vorräte und Forderungen. In der Anlagenbuchhaltung werden die Ergebnisse der Inventur dokumentiert. Änderungen im Inventar durch Zugang (z.b. Kauf), Betrieb (z.b. Reparatur, Modernisierung) und Abgang (z.b. Verschrottung) werden hier ebenfalls festgehalten. Die Anlagenbuchhaltung ist erforderlich für die Ermittlung der Abschreibungen. 1.3 Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur (GoI) Die Inventurunterlagen und das Inventar sind Bestandteile der Rechnungslegung. Die Inventur muss die gleichen formalen Grundsätze erfüllen wie das übrige Rechnungswesen. Für die Vorbereitung, Durchführung, Überwachung und Aufbereitung der Inventur sind daher die folgenden Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur zu beachten: Vollständigkeit der Bestandsaufnahme Richtigkeit der Bestandsaufnahme Einzelerfassung der Bestände Dokumentation und Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme Grundsatz der Wirtschaftlichkeit 2. Verfahren Es ist jährlich zum Bilanzstichtag eine Inventur durchzuführen. Im Rahmen der Inventur sind die im wirtschaftlichen Eigentum des Kreises Warendorf stehenden Vermögensgegenstände, die Schulden und Rechnungsabgrenzungsposten unter Beachtung der GoI vollständig aufzunehmen. Dabei ist der Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben (Inventar). Unterjährig sind Bestandsverzeichnisse mindestens für das bewegliche Anlagevermögen zu führen. Die Bestandsverzeichnisse dienen bei der körperlichen Inventur der Inventurvorbereitung und bei der Buchinventur als Inventurgrundlage. Für die Ermittlung von wertmäßigen Vermögensänderungen ist eine Anlagenbuchhaltung zu führen. 3. Zuständigkeiten 3.1 Kämmerei Die Kämmerei stellt die Inventurleitung und ist ferner zuständig für die Buchinventur auf der Grundlage der Bestandsverzeichnisse, die Beleginventur, die Aufstellung des Inventars auf der Grundlage der Inventurunterlagen, die Durchführung der Anlagenbuchhaltung und die Aufstellung von Sonderrichtlinien.

3 Haupt- und Personalamt Das Haupt- und Personalamt ist zuständig für die Durchführung der körperlichen Inventur des beweglichen Anlagevermögens sowie der Lagervorräte und die Führung der Bestandsverzeichnisse über das bewegliche Anlagevermögen. Das Haupt- und Personalamt kann sich bei der Durchführung seiner Aufgaben anderer Ämter bedienen, soweit dies zweckmäßig ist. In sachlich oder räumlich abgegrenzten Teilbereichen kann es seine Aufgaben ganz auf andere Ämter übertragen. 3.3 Weitere Zuständigkeiten Jedes Amt bestellt einen Inventarverantwortlichen. Der Inventarverantwortliche teilt dem Haupt- und Personalamt alle für die Führung der Bestandsverzeichnisse relevanten Veränderungsvorgänge mit. 4. Bestandsverzeichnisse Für das bewegliche Anlagevermögen werden Bestandsverzeichnisse durch das Haupt- und Personalamt geführt. Für räumlich und / oder sachlich abgegrenzte Inventurfelder kann das Haupt- und Personalamt die Führung der Bestandsverzeichnisse auf andere Ämter übertragen. Für das Vorratsvermögen können Bestandsverzeichnisse geführt werden. Die Bestandsverzeichnisse müssen inhaltlich mindestens die Angaben einer Zählliste (s. Anlage 1) sowie das Anschaffungsdatum und die Anschaffungs- oder Herstellungskosten enthalten. Das nähere regelt das Haupt- und Personalamt. 5. Inventurplanung Die Durchführung der Inventur richtet sich nach dem Inventurrahmenplan. Der Inventurrahmenplan grenzt den Umfang der Inventur sachlich und zeitlich klar ab und legt die personellen Zuständigkeiten fest. Er besteht aus einem Zeitplan (Wann erfolgt die Inventur?), Sachplan (Was ist Wo und Wie zu erfassen?), Personalplan (Wer führt die Bestandsaufnahme durch?). Der Inventurrahmenplan ist jährlich rechtzeitig vor Beginn der Inventur aufzustellen. Der Inventurrahmenplan wird von der Kämmerei einvernehmlich mit dem Hauptund Personalamt aufgestellt. 5.1 Zeitplan Der Zeitplan regelt den zeitlichen Ablauf der Vorbereitungen für die Inventur, der Durchführung der Inventur und der Aufbereitung der Inventurdaten. Die Eckdaten für

4 - 4 - den Zeitplan werden von der Kämmerei vorgegeben. Ein Muster für eine Eckdatenvorgabe ist als Anlage 2 beigefügt. Der Zeitplan ist grundsätzlich im Hinblick auf eine Stichtagsinventur aufzustellen. Die Stichtagsinventur (Inventur am Bilanzstichtag) muss nicht am Bilanzstichtag, sie muss aber zeitnah maximal 10 Tage vor oder 10 Tage nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden. Dabei muss sichergestellt werden, dass während der Durchführung der Inventur keine Bestandsveränderungen eintreten. Sollten Bestandsveränderungen während der Inventur nicht zu vermeiden sein, müssen diese nachvollzogen und dokumentiert werden. Neben der Stichtagsinventur ist für einzelne Inventurfelder und für die erstmalige Inventur zur Eröffnungsbilanz die verlegte Inventur zulässig. Das nähere regelt der Inventurplan. 5.2 Sachplan Der Sachplan legt die Inventurgebiete, die Inventurbereiche und die Inventurfelder nach örtlichen und sachlichen Gesichtspunkten fest, um sie dem Aufnahmepersonal gezielt zuordnen zu können. Ferner ist das anzuwendende Inventurverfahren für das jeweilige Inventurfeld festzulegen. Die Inventurgebiete setzen sich aus den Dezernaten zusammen, während die Ämter die Inventurbereiche bilden. Die einzelnen Inventurfelder sind innerhalb der Inventurbereiche nach örtlichen und sachlichen Kriterien festzulegen (Beispiel s. Anlage 3). Dabei sind die Inventurfelder so festzulegen, dass eine exakte Abgrenzung gewährleistet ist. Durch die Festlegung müssen Doppelerfassungen und Erfassungslücken ausgeschlossen sein. Ein Muster für einen Sachplan ist als Anlage 4 beigefügt. 5.3 Personalplan Mit dem Personalplan wird die Inventurleitung, die Aufnahmeleitung und das Aufnahmepersonal bestimmt. Der Inventurleitung obliegt die Koordination und Überwachung der Inventur. Sie ist zentrale Ansprechstelle für alle Inventurbeteiligten. Für jeden Inventurbereich wird eine Aufnahmeleitung bestimmt. Der/die Aufnahmeleiter/in ist für die ordnungsgemäße Durchführung der Inventur in seinem/ihren Bereich verantwortlich. Das Aufnahmepersonal der einzelnen Inventurfelder wird von der Aufnahmeleitung bestimmt. 6. Durchführung der Inventur Welches Inventurverfahren Anwendung findet hängt im Wesentlichen davon ab, ob es sich um physisch erfassbare Vermögensgegenstände (körperliche Inventur) oder um nicht physisch erfassbare Vermögensgegenstände (Buch- oder Beleginventur)

5 - 5 - handelt. Die Anwendung von Inventurvereinfachungsverfahren wird durch diese Dienstanweisung oder durch Sonderrichtlinien geregelt. 6.1 Körperliche Inventur Sofern keine Buchinventur vorgesehen ist, sind die materiell vorhandenen Vermögensgegenstände in Augenschein zu nehmen und zu erfassen. Die Art der Erfassung ist für jedes Inventurfeld zu regeln. Neben der elektronischen Erfassung (Barcodescanner) ist eine Erfassung in Zähllisten (Vordruck s. Anlage 1) möglich. Die Zähllisten sind unterschrieben an die Aufnahmeleitung zurück zu geben. Die Eintragungen sind mit Tinte oder Kugelschreiber (dokumentenecht) vorzunehmen. Änderungen müssen erkennbar sein, sie sind mit Datum und Unterschrift zu versehen. Bei Streichungen muss der ursprüngliche Text lesbar bleiben. Bei elektronischer Erfassung sind Beleglisten auszudrucken und ebenfalls unterschrieben an die Aufnahmeleitung zu geben. Die Beleglisten müssen mindestens die Angaben der Zähllisten enthalten. Während der Inventur ist zu prüfen, ob sich die Vermögensgegenstände in einem einwandfreien Zustand befinden. Kann der einwandfreie Zustand nicht festgestellt werden, so ist dies zu vermerken. Ebenfalls zu den Bemerkungen gehören Angaben bei Fremdeigentum. Ergeben sich während der Inventur Bestandsveränderungen, muss die Aufnahmeleitung sicherstellen, dass diese Bestandsveränderungen beim Zählvorgang Berücksichtigung finden. Darüber hinaus muss die Aufnahmeleitung sicherstellen, dass eine korrekte Periodenabgrenzung vorgenommen wird. Zu jeder Zeit muss es einem sachverständigen Dritten möglich sein, den Erfassungsvorgang und die Eintragungen in den Zähl-/Beleglisten nachzuvollziehen. 6.2 Buch- und Beleginventur Bei der Buch- und Beleginventur werden Art, Menge und Wert der Vermögensgegenstände und Schulden anhand der Buchführung ermittelt. Für physisch nicht erfassbare Vermögensgegenstände ist die Beleginventur die einzige Aufnahmemöglichkeit. Zu den physisch nicht erfassbaren (immateriellen) Vermögensgegenständen gehören z.b. Bankguthaben und Forderungen. Für die Erfassung können hier zum einen Buchungsbelege, zum anderen bspw. Verträge und Urkunden herangezogen werden. Die Beleginventur wird auch für die Erfassung der Schulden angewandt. Eine Buchinventur ist auch für den Bereich des Sachanlagevermögens möglich. Die Durchführung einer Buchinventur setzt voraus, dass für die betreffenden Vermögensgegenstände ein Bestandsverzeichnis geführt wird. In dem Bestandsverzeichnis müssen alle Zu- und Abgänge ordnungsgemäß und zeitnah erfasst sein. Am Inventurstichtag kann der buchmäßige Endbestand anhand des Bestandsverzeichnisses ermittelt werden. Es sind Beleglisten aufzustellen und unterschrieben an die Inventurleitung zu geben. Grundsätzlich ist alle 3 Jahre eine körperliche Bestandsaufnahme durchzuführen, um die Ergebnisse der Buchinventur zu bestätigen. Die Inventurplanung kann vorsehen, dass insgesamt oder für einzelne Inventurfelder auch in kürzeren Abständen eine körperliche Bestandsaufnahme zu erfolgen hat.

6 Umfang der Inventur Vermögensgegenstände des Anlagevermögens, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten im Einzelnen wertmäßig den Betrag von 60 ohne Umsatzsteuer nicht überschreiten, werden sofort als Aufwand behandelt und somit nicht im Inventarverzeichnis erfasst. Die Bestandsaufnahme umfasst grundsätzlich sämtliche selbsterstellte bzw. erworbene Vermögensgegenstände des Anlagevermögens, entgeltlich erworbene immaterielle Vermögensgegenstände (z.b. Patente, Software, Lizenzen, Urheberrechte) auch Nutzungsrechte an fremden Einrichtungen, technische Anlagen und Maschinen, soweit es sich um Betriebsvorrichtungen handelt (Betriebsvorrichtungen dienen nicht der Nutzung des Gebäudes, sondern der Nutzung des Betriebes). Fremdeigentum bzw. Leihgaben: Vermögensgegenstände, die dem Kreis Warendorf zur Verfügung gestellt wurden. Die aufgenommenen Positionen müssen die Bezeichnung Fremdeigentum tragen. Gleiches gilt für gemietete und geleaste Gegenstände. Nicht aufzunehmen sind: Kunst am Bau, selbsterstellte immaterielle Vermögenswerte (z.b. selbstentwickelte Software), kurzlebiges Anlagevermögen mit einer Nutzungsdauer unter einem Jahr, technische Anlagen und Maschinen, soweit sie als Gebäudebestandteil einzustufen sind (Gebäudebestandteile dienen der eigentlichen Nutzung des Gebäudes: z.b. Fahrstuhl-, Heizungs-, Be- und Entlüftungsanlagen). Forderungen und Verbindlichkeiten sind gesondert zu erfassen. 7. Aufstellung des Inventars Sobald alle Zähl-/Beleglisten vollständig ausgefüllt vorliegen und von der Aufnahmeleitung geprüft sind, können die Daten in die Inventarlisten übertragen werden. Das Übertragen der Zähllisten in die Inventarlisten übernimmt die Inventurleitung bzw. die Person, die im Personalplan benannt wurde. 8. Bewertung Die Bewertung der Vermögensgegenstände und Schulden richtet sich nach den Vorschriften des Neuen Kommunalen Finanzmanagement (NKF). Insbesondere sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung für Kommunen (GoB-K) zu beachten. Die Erstbewertung hat auf der Basis von vorsichtig geschätzten Zeitwerten zu erfolgen. Die Bewertung erfolgt grundsätzlich durch die Kämmerei.

7 Inventurvereinfachungsverfahren Die Inventur wird grundsätzlich als Buch- und Beleginventur durchgeführt, soweit gesichert ist, dass dadurch die tatsächlichen Verhältnisse zutreffend dargestellt werden. Näheres regelt der Sachplan. Für die Eröffnungsbilanz zum sowie alle drei Jahre ist eine körperliche Inventur des materiell vorhandenen Vermögens durchzuführen. Bei der Erstinventur für die Eröffnungsbilanzierung sind grundsätzlich sämtliche Vermögensgegenstände des beweglichen Anlagevermögens unabhängig von ihrem historischen Wert aufzunehmen und zu dokumentieren. Ausnahmen von diesem Grundsatz können im Sinne der Wirtschaftlichkeit der Inventur durch eine Sonderrichtlinie geregelt werden. 10. Aufbewahrung der Unterlagen Die Aufbewahrungsfrist für alle in Ausführung dieser Inventurrichtlinien erforderlichen Unterlagen, die die Erfassung und Bewertung des Vermögens und der Schulden dokumentieren, beträgt 10 Jahre. 11. Prüfung der Inventur Die Prüfung von Inventur und Inventar erfolgt im Rahmen der Prüfung des Jahresabschlusses durch den Rechnungsprüfungsausschuss. 12. Inkrafttreten Diese Inventarordnung tritt am in Kraft. Gleichzeitig tritt die Inventarordnung vom außer Kraft. Warendorf, den Dr. Wolfgang Kirsch

8 Anlage 1 Kreis Warendorf Zählliste zur körperlichen Inventur Inventurgebiet: Inventurbereich: Inventurfeld: Zähllistennummer: Rückgabe der Zählliste am: Inventar - Nr. Inventar-Bezeichnung Objekt (Gebäude) Standort (Raum) Menge / Zähleinheit Bemerkungen, z.b. Fremdeigentum, Leasing, Pacht Zustand

9 Anlage 2 Eckwerte Zeitplan - MUSTER - Inventur: Phase I. Vorbereitung II. Durchführung III. Aufbereitung Tätigkeit 1. Sachplan a) Eingrenzung der Inventurfelder b) Festlegung der Inventurverfahren c) Prüfung: Sonderrichtlinien erforderlich? 2. Zeitplan Für jeden Inventurbereich ist ein Zeitplan aufzustellen 3. Personalplan Festlegung der personellen Zuständigkeiten 1. körperliche Inventur 2. Buch- und Beleginventur 1. Kontrolle und Prüfung der Zähl-/Beleglisten 2. Übertragung der Zähllisten in die Inventarlisten 3. Abgleich von Inventarlisten und Anlagenbuchhaltung 4. Ermittlung der (vorläufigen) Bilanzwerte 5. Eingabe in die Anlagenbuchhaltung Zeitraum von bis Für jeden Inventurbereich muss ein Zeitplan erstellt werden, gegebenenfalls sind für die einzelnen Inventurfelder weitere Zeitpläne zu erstellen. Dabei muss sichergestellt werden, dass während der Durchführung der Inventur keine Bestandsveränderungen eintreten. Sollten Bestandsveränderungen während der Inventur nicht zu vermeiden sein, müssen diese nachvollzogen und dokumentiert werden.

10 Anlage 3 Muster Inventurorganigramm Inventurleitung Inventurgebiet Dezernat I Inventurgebiet Dezernat II Inventurgebiet Dezernat III Inventurgebiet Dezernat IV Leitung der Verwaltung Inventurbereich Amt 10 Inventurbereich Amt 12 Inventurbereich Amt 14 Inventurbereich Amt 20 Kreishaus (Bez. Räume) Aussenstellen Bewegl. AV ohne EDV / Telekom. Aufnahme durch: Amt 10 EDV / Telekom. Aufnahme durch: Amt 12 Grau hinterlegt sind die voneinander abgegrenzten Inventurfelder. Für jedes Inventurfeld ist ein Sachplan aufzustellen.

11 Anlage 4 Sachplan: Inventur Inventurgebiet: Inventurbereich: Nr. Räumliche Abgrenzung (Örtlichkeit) Inventurfelder Sachliche Abgrenzung (nach Bilanzpositionen) Inventurverfahren