Kurzübersicht. Vorgehen der geprüften Organisationseinheit

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1 Kurzübersicht Aktenzeichen: 963-B/001/05 Geprüfte : Münchner Kammerspiele Gegenstand der Prüfung: Prüfung der Barbeschaffungen Erfasster Zeitraum: Februar 2004, Januar-Februar 2005 Bei der jährlichen Kassenprüfung fiel 2004 auf, dass häufig die Bestimmungen der Barbeschaffungsordnung verletzt wurden. Daher wurden die Barbeschaffungen gesondert geprüft. Anzahl und Art der Besorgungsgänge Die Barbeschaffungen betreffen zu ca. 66 % der Ausgaben Anschaffungen für die Produktion und Aufführung von Stücken, für die eine dringende Barbeschaffung häufiger begründet sein kann. Für die restlichen 34 % der Ausgaben wurde nicht aufführungsspezifischer Bedarf beschafft, der möglichst unbar gedeckt werden sollte. Rabattmöglichkeiten Trotz des Abschlusses von Rabattkonditionen mit zwei Einzelhandelsgeschäften wurde häufig ohne Vorlage der Kundenkarte und ohne Rabatt eingekauft. Wir empfehlen, die Einkaufenden auch unter Abwägung der Kosten für den Beschaffungsvorgang dafür zu sensibilisieren, dass Barbeschaffungen nur in begründeten Ausnahmefällen getätigt werden sollten. Der Kassenvorstand sollte die Arten bar beschaffter Güter darauf prüfen, ob unbare Beschaffungen oder der Abruf aus einem Rahmenvertrag möglich sind und die Beschäftigten davon in Kenntnis setzen. Falls eine günstigere Bestellung möglich gewesen wäre, sollte der Kassenvorstand darauf hinweisen, dass die Auszahlung in solchen Fällen zukünftig versagt wird. Sonderkonditionen sollten allen Beschäftigten, die Einkäufe verantworten oder tätigen, bekannt sein und in Anspruch genommen werden. Grundsätzlich sollte unbarer Zahlungsverkehr vereinbart werden. Grundsätzlich wird unbar beschafft. Bei intensivem Proben- und Vorstellungsbetrieb wird dringlicher oder längerfristig nicht planbarer Bedarf unter Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten beschafft. Auf die Besonderheiten eines Theaterbetriebs wird hingewiesen. Die Feststellungen werden jedoch zum Anlass genommen, sämtliche mit Barbeschaffungen befassten Mitarbeiter/innen mittels eines Rundschreibens erneut auf die geltenden Richtlinien und Vorschriften hinzuweisen. In dem Rundschreiben sind auch die zu nutzenden Rabattmöglichkeiten / Kundenkarten aufgeführt, um eine größtmögliche Transparenz im Mitarbeiterkreis zu erreichen.

2 Seite IIvon V Für die Reinigung von Bühnenkleidung fielen neben Leistungen auf Rechnung zusätzlich 33 Besorgungsgänge zu einer Waschstation an. Die Konditionen und die Gründe für die Auswahl der Waschstation und des Lieferanten sind nicht transparent. Für Schuhreparaturen fielen 28 Besorgungsgänge zum gleichen Handwerker an. Die Konditionen und die Gründe für die Auswahl des Handwerkers sind nicht transparent. Wir empfehlen, den Bedarf für ein Jahr zu ermitteln und zu bündeln. Daraufhin sollte bei verschiedenen Reinigungen angefragt werden und der Anbieter mit dem optimalen Preis- Leistungs-Verhältnis alle Aufträge erhalten. Wir empfehlen, einen Vergleich mehrerer Anbieter durchzuführen, Wegezeiten in die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung einzubeziehen und die Auswahl zu dokumentieren. Die Kammerspiele haben mittlerweile ein freihändiges Vergabeverfahren durchgeführt. Der beauftragte Schuhhandwerksbetrieb ist der einzig bekannte, der auf theaterspezifische Anforderungen eingestellt und zuverlässig ist. Ein Vergleich ist nicht möglich. Lagerhaltung Eine bar beschaffte Netzwerkkarte musste erst gesucht werden. Die nicht mehr benötigte Netzwerkkarte sollte verkauft werden. Falls dies erfolglos bleibt und der Gegenstand anderen Dienststellen von Nutzen sein kann, sollte er der Vergabestelle gemeldet werden. Ein Abgang ist zu dokumentieren. Nach Meinung des RevA sollten die Kammerspiele auch bereits getroffene Vergabeentscheidungen in regelmäßigen Abständen immer wieder unter Gesichtspunkten der Qualität und Wirtschaftlichkeit neu überdenken und ggf. auch entsprechend anpassen. Ausgesonderte, noch funktionsfähige Hardware wird zukünftig auch vom technischen Bereich über die Stabsstelle EDV an die zuständige Vergabestelle gemeldet.

3 Seite IIIvon V Geringwertige Wirtschaftsgüter werden nicht einzeln erfasst, ein Abgang ohne Erlös ist daher nicht nachvollziehbar. Die Kammerspiele halten eine Inventarisierung für zu aufwändig und nicht praktizierbar. Fünfzehn für ein Bühnenbild beschaffte Pfandkisten wurden verschenkt. Barbeschaffungsgrenze Die Barbeschaffungsgrenze von 50 wurde im Prüfungszeitraum 18 mal ohne Begründung überschritten. In zwei Fällen wurde der Betrag von Einkäufen mit einer Gesamtausgabe von je über 50 gestückelt und über getrennte Kassenbons abgerechnet. Nutzung von Rahmenverträgen Es wurden Waren im Wert von ca. 620 bar beschafft, obwohl mit dem Lieferanten ein stadtweiter Rahmenvertrag geschlossen wurde. Rahmenverträge sind bindend. Obwohl unter bestimmten Voraussetzungen auf eine Inventarisierung verzichtet werden kann, empfehlen wir, in regelmäßigen Abständen das Vorhandensein von geringwertigen Gegenständen des Alltagsgebrauchs im Wert von ca. 100 bis 410 Euro zumindest stichprobenweise nachvollziehbar zu überprüfen. Eine in der Fachpresse begonnene Diskussion über eine digitale Fundusverwaltung zeigt jedoch, dass diese ggf. organisatorische und wirtschaftliche Vorteile mit sich bringen könnte. Wir behalten uns eine spätere nähere Betrachtung dieser Thematik vor. Der Pfandwert ist den Münchner Kammerspielen zuzuführen. Wenn ein Überschreiten der Barbeschaffungsgrenze nötig ist, ist dies zu begründen. Eine Stückelung des Betrages ist nicht zulässig. Rechtzeitige Bedarfsfeststellung und Meldung an die Abteilung Materialwirtschaft sollen den Abruf aus Rahmenverträgen sicherstellen. Technische Geräte der Beleuchtung oder EDV werden inventarisiert. Die Kostenstellenverantwortlichen überwachen und kontrollieren das ihnen überlassene Anlagevermögen. Wertvolle Requisiten werden verschlossen aufbewahrt. Eine Inventarisierung des Fundus wird nicht durchgeführt, da der Nutzen nicht im Verhältnis zum Aufwand steht. Auch das RevA erkennt, dass die Praxistauglichkeit der derzeit angebotenen EDV-Lösungen noch umstritten ist, wird dies künftig aber weiter beobachten. Der Pfandwert von 46,50 Euro wird den Münchner Kammerspielen erstattet. Alle Mitarbeiter/innen werden nochmals auf geltende Vorschriften hingewiesen. Die Hauptkasse wurde angewiesen, eingehende Belege entsprechend zu überprüfen. Grundsätzlich werden Rahmenverträge genutzt. Ausnahmen können nur durch Dringlichkeit begründet sein. Alle Mitarbeiter/innen werden schriftlich in

4 Seite IVvon V Preisvergleiche Das Einholen von Vergleichsangeboten bei Beschaffungen über 50 ist nicht dokumentiert. Zwei Rechnungen über Schreibwaren wurden erst nach sechs Monaten zur Abrechnung vorgelegt. Handvorschüsse Die Abrechnung des Handvorschusses der Maske erfolgt entgegen der Dienstanweisung weniger als einmal im Monat. Der zwischen Handvorschuss und Hauptkasse abgerechnete Betrag ist oftmals höher als der maximale Vorschussbetrag, für weitere Ausgaben wurden bis zu 600 privat vorgestreckt. Über Handvorschüsse, welche zur Deckung von speziellem Theaterbedarf bestimmt sind, wird allgemeiner Bedarf beschafft. Bei Überschreitung der Wertgrenze ist das Einholen von Vergleichsangeboten zu dokumentieren. Die Mitarbeiter sind davon in Kenntnis zu setzen, dass Belege zeitnah vorzulegen sind. Auf eine rechtzeitige Abrechnung der Handvorschüsse ist zu achten. Grundsätzlich ist den Mitarbeitern für dienstliche Einkäufe Geld zur Verfügung zu stellen. Falls Mitarbeiter im Ausnahmefall dennoch privat Geld vorstrecken, sollte für eine zügige Abrechnung gesorgt werden (z.b. auch über die Hauptkasse). Das Spezialwissen in der vorgehaltenen Fachabteilung Materialwirtschaft ist zu nutzen. Die bedarfsdeckenden Mitarbeiter sollten darauf hingewiesen werden, dass Bedarf vorrangig von der Abteilung Materialwirtschaft bestellt werden soll. Alle Mitarbeiter/innen werden schriftlich in Alle Mitarbeiter/innen werden schriftlich in Die Abteilung Maske wurde schriftlich darauf hingewiesen, den in der Dienstanweisung festgelegten Abrechnungszeitraum in Zukunft einzuhalten. Mitarbeiter/innen, die in Ausnahmefällen privat Geld vorstrecken, erhalten umgehend ihre Barauslagen ersetzt. Alle mit Barbeschaffungen befassten Mitarbeiter/innen werden schriftlich davon in

5 Seite Vvon V Zeichnungsbefugnis Für den Bedarf von Kostenstellen, die einen Handvorschuss verwalten, erfolgt keine Trennung zwischen Bedarfsstelle und beschaffender Stelle. Die Unterschriftsbefugnis entspricht nicht durchgehend der Verantwortung. Auch Mitarbeiter, welche eine Quittung ohne Unterschrift des Zeichnungsbefugten vorlegen, bekommen die Ausgaben erstattet. Vorgegebene Beschaffungsabläufe waren den Einkaufenden nicht bekannt, weswegen eine Bezahlung angemahnt werden musste. Die Konditionen für die Lieferantenbeziehung sind nicht transparent. Bei fehlender Funktionstrennung empfehlen wir, adäquate Kontrollen zu installieren, um Häufungen bezüglich Ort oder Zeit der Beschaffung erkennen und gegebenenfalls entgegenwirken zu können. Wir empfehlen, Unterschriftsbefugnisse nach Budgetverantwortung zu vergeben und deren Einhaltung an der Hauptkasse einzufordern. Betriebliche Abläufe sollen sicherstellen, dass Mahnungen von Lieferanten verhindert werden. Bei Abschluss von Vereinbarungen mit Lieferanten müssen die Konditionen auch zum Schutz der Mitarbeiter schriftlich fixiert werden und jederzeit transparent und nachvollziehbar sein. Zur stichprobenmäßigen Kontrolle der Ordnungsmäßigkeit des Verwaltungshandelns wurde inzwischen eine Stabstelle Controlling/Innenrevision eingerichtet und besetzt. Die Einhaltung der Zeichnungsberechtigungen wird von der Hauptkasse überwacht. Alle Mitarbeiter/innen werden schriftlich davon in Kenntnis gesetzt, Rechnungen unverzüglich an die Abteilung Finanzen weiterzugeben. Es wird mittlerweile eine Exceltabelle gepflegt und den Mitarbeiter/innen bei Abholung der Kundenkarte der noch zur Verfügung stehende Betrag mitgeteilt. Der Rechnungsprüfungsausschuss übernimmt die Feststellungen und trägt die des Revisionsamts mit.