Artaker Büro 4.0. Methode für die erfolgreiche Digitalisierung

Transkript

1 Artaker Büro 4.0 Methode für die erfolgreiche Digitalisierung

2 Büro 4.0: Vernetztes Arbeiten = Collaboration Selbstoptimierung durch Vernetzung Selbst erkennen und danach handeln Optimieren von Kosten + Verfügbarkeit + Ressourcen

3 1_ Büro 1.0 Schreibmaschinen Aschenbecher Telefonbuch Mittagessen (!) im Kreis der Familie Tippex Büroklammern Filterkaffee-Maschine Rohrpost und Rolodex Wählscheibentelefone Vorzimmer-Sekretärin: Sekretärin, die den Chef bemuttert

4 Büro 4.0: Problemstellung Unser Angebot ECM Enterprise Content Management Viele Silos für Dokumente und s Viel Papier in Bene-Ordnern Aufwendiges Suchen von Informationen Doppelte Eingaben in versch. Applikationen Dokumentenablage in Kommunikations- Systemen (Outlook, etc.) ITI IT Infrastructure Verschiedenste Datenablagen Gebunden an fixen Arbeitsplatz Offline Kommunikation Heterogene Systeme mit unterschiedlichen Verfügbarkeiten Steigende Nachfrage nach neuen Services aus Fachabteilungen Steigerung der Produktivität mit Artaker Büro 4.0 Consulting

5 Büro 4.0: wo stehen Sie heute? Ausgangssituation: gewohnte Ablage und Recherche in Papier, Bene-Ordner, Outlook-Ordner, Explorer-Ordner Operative Geschäftsprozesse im SAP, NAV usw. aber auch Vor- und Nacharbeiten Unterlagen archivieren oder versenden Andere am Prozess beteiligte Personen intern oder extern informieren Termine verwalten Zusatzunterlagen versenden (z. B. Datenblätter, Vertriebsinformationen) Informationen zu einem Fachkontext zusammentragen bzw. verknüpfen Aufgaben veranlassen und überwachen Wiedervorlagen kontrollieren bzw. nachfassen Rückfragen starten bzw. bearbeiten Besprechungen abhalten bzw. daran teilnehmen, um denselben Informationsstand bei allen Beteiligten zu erreichen

6 Büro 4.0 : was uns antreibt Geschwindigkeit steigt Viele Silos für Dokumente und s Papier, Bene-Ordner, Outlook, Explorer (und/oder digital) Zusammenarbeit und abhängiges Arbeiten Suchen Doppelte Eingaben Gleiche Mannschaft, mehr Aufgaben Arbeiten von überall und jederzeit

7 Beispiele Büro 4.0 Digitaler Rechnungslauf: Komplette Post (Mail und Papier) automatisiert erkennen und verteilen, Reminder, automatische Antworten Rechnungsverarbeitung Kunde mit 3 Außenstellen Rechnungslauf einheitlich Automatisches Erkennen von Positionsdaten (statt manuell!) > Durchbuchen möglich wenn Bestellung da Lieferscheine dazu scannen Digitaler Personalakt: Zugriff auf Akten Digitaler Personalakt: Archiv für alle Dokumente Recherchen auch für Abteilungsleiter Inklusive Bewerbung (Mail/PDF), Dienstzettel, Vertrag, Krankmeldungen Personalnummer in Barcode Prozesse: Eintritt/Austritt, Personal- Entwicklung, Reisekosten, Urlaub

8 Büro 4.0: Reifegrade Themen Digitaler Rechnungslauf Mail- Management Digitaler Personalakt Digitaler Posteingang Zusammenarbeit (Extranet, Intranet ) Personalakt plus (Bewerber, Abteilungszugriff, Reisekosten ) Höhere Reife: höherer Effizienzgewinn

9 Büro 4.0: von der Strategie zur Umsetzung Erstgespräch zum Kennenlernen Strategie-Workshop: Konzept für das neue Arbeiten im Büro 4.0 Erarbeitung von Prototypen und Gesamtlösungen Arbeitsabläufe hinterfragen und neu denken: raus aus den Silos! Konzept Installation und Anpassung Programmierung Schulung Support

10 Methode: Reifegradanalyse und Weiterentwicklungen Reifegradmodell Champion Themen Dokumentenmanagement und Workflow Business Process Management Fortgeschritten Zusammenarbeit/Collaboration Standard Suche Basis Capturing

11 Showcase Artaker Büro 4.0 die Vision lebt Einheitliche Oberflächen / Dashboards NAVISION Automatische Prozesse zwischen den Applikationen NAVISION & Projektseiten Vision Artaker Büro 4.0 Einheitliche Nutzung aller Kommunikationskanäle Projektmitarbeiter Consultant SAPERION Büro 4.0 Projektaufgaben Cloudbasiert (wo sinnvoll) Projektdokumente Microsoft CRM Projektzeitbuchungen

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13 Kontaktdaten Dr. Helmut Szpott Prokurist Leitung CC Enterprise Content Management Artaker Computersysteme GmbH 01/ /