Hinweise zum Kommunikationszirkel Studiengangsmanagement

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1 Hinweise zum Kommunikationszirkel Studiengangsmanagement bonn.de Die der Universität Bonn im Rahmen des Projekts Gemeinsam für mehr Qualität in Studium und Lehre seitens des BMBF zur Verfügung gestellten Mittel werden uns sukzessive in die Lage versetzen, in den verschiedenen Aufgabenfeldern des Studiengangsmanagements bereits bestehende Strukturen und Inhalte auszubauen sowie neue zu entwickeln. Hierbei gilt es zu abgestimmten Vorgehensweisen zu gelangen, die zu den unterschiedlichen Aufgabenschwerpunkten in den Fächern bzw. Fachbereichen bestehende Expertise produktiv einbeziehen bzw. die Entwicklung weiterer Expertise

2 organisieren helfen. Um universitätsweit zu einem in dieser Hinsicht synergetischen Zusammenwirken zu gelangen, bedarf es zum einen der koordinierten Vernetzung, zum anderen der systematisierten Dokumentation von (Teil- )Projektgruppen, ihrer Arbeit und ihren Ergebnissen. Vernetzung und Möglichkeiten dezentraler Dokumentation sollen gewährleistet werden, in dem im Rahmen des Projekts Gemeinsam für mehr Qualität in Studium und Lehre verschiedene Kommunikations- und Informationswege aufgebaut werden, über die wir Sie mit diesem Leitfaden gerne informieren möchten. Dies betrifft (1) die Mailingliste bonn.de, (2) das Intranet- Portal Studium und Lehre, (3) das Internet- Forum Studiengangsmanagement sowie (4) das E- Mail- Ticket- System (OTRS). Alle vier Kommunikationskanäle erreichen Sie zentral über das neu eingerichtete Studiengangsmanagement- Portal unter folgender URL: bonn.de. Die auf der Webseite animiert dargestellte Grafik ist mit Links unterlegt, die unmittelbar zu den unten näher beschriebenen Kommunikationskanälen führen. Des Weiteren stehen für Sie zum Download dieser Leitfaden sowie die bereits erstellten Hinweise zum Intranet- Portal Studium und Lehre sowie zur Mailingliste bereit. 1.) Die Mailingliste bonn.de Die Mailingliste bonn.de, die bereits Anfang November etabliert wurde, ermöglicht einer geschlossenen Gruppe von Personen einen einfachen Weg zum Nachrichtenaustausch per E- Mail, indem für alle Adressierten eine einzige Adresse gesetzt wird. Diese Mailingliste dient der multidirektionalen Kommunikation zwischen gleichberechtigten Listenmitgliedern. Konkret ermöglicht die Mailingliste den Support und den Austausch von Informationen und Erfahrungen im Rahmen des Projekts Gemeinsam für mehr Qualität in Studium und Lehre sowie des Gesamtzusammenhangs von Studium und Lehre. Derzeit umfasst die stetig anwachsende Mailingliste etwa 150 Personen, die 2

3 sowohl verantwortlich als auch operativ am Studiengangsmanagement beteiligt sind. Sofern Sie nähere Informationen über die Mailingliste wünschen oder registriert werden möchten, wenden Sie sich bitte über die E- Mailadresse bonn.de an den Listenverwalter. 2.) Das Intranet- Portal Studium und Lehre Mit dem Intranet- Portal Studium und Lehre verbindet sich das Anliegen, relevante Informationen im Rahmen von Studium und Lehre an einem zentralen Ort leicht abrufbar zu hinterlegen sowie die Arbeit unterschiedlicher Gremien und Arbeitsgruppen in diesem Bereich zu dokumentieren. Es richtet sich an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität Bonn, die operativ und/ oder in Gremien mit Aufgaben des Studiengangsmanagements, der Prüfungsorganisation und/ oder der Studienverwaltung befasst sind. Durch das Portal soll zudem eine universitätsweite Transparenz hinsichtlich bestehender Aufgabenzuordnungen im Sinne eines Organigramms gefördert werden, die nicht zuletzt für eine funktionierende Quervernetzung unerlässlich ist. Es versteht sich von selbst, dass auch ein solches Portal vom gemeinsamen Input lebt, sowohl was den Umfang als auch die Aktualität der dargebotenen Informationen anbelangt. Insofern sind Ihre Hinweise und Ihre Unterstützung, die zur inhaltlichen und strukturellen Weiterentwicklung dieser Seiten beitragen, jederzeit willkommen. Die Inhalte des Portals sind nach der Anmeldung mit Ihrer Uni- Bonn- ID erreichbar. Sollten Sie noch nicht für den Zugang registriert sein oder Rückfragen zu den Inhalten haben, wenden Sie sich bitte über die Mailadresse studium- und- bonn.de an den Administrator des Intranet- Portals. 3.) Das Internet- Forum Studiengangsmanagement Das Internet- Forum Studiengangsmanagement stellt einen neuen Kommunikations- und Informationskanal dar und bezieht sich auf die Gruppe Studiengangsmanagement auf der Lehr- und Lernplattform ecampus. Sie erreichen die Gruppe nach der Anmeldung über den Pfad: Magazin è Zentrale Einrichtungen è Bonner Zentrum für Hochschullehre (BZH) 3

4 è Studiengangsmanagement. Dort besteht die Möglichkeit, etwa im Rahmen von Arbeitsgruppen Themenpapiere o.ä. abzulegen, Weblinks zu setzen oder Wikis zu schalten. Darüber hinaus dient das Forum der Kommunikation. Hierzu stehen erstens Mailverteiler zur Verfügung, die sich im Unterschied zur oben erläuterten Mailingliste durch ihre Unidirektionalität auszeichnen. Es ist vorgesehen, ausgehend von den Angaben, die im Organigramm auf dem Intranet- Portal Studium und Lehre hinterlegt werden, gesonderte Mailverteiler für jeden Aufgabenbereich einzurichten. Auf diese Weise erlauben die Verteiler eine möglichst zielgenaue Adressierung von Informationen. Inzwischen wurde bereits ein erster Mailverteiler eingerichtet, über den die Personen, die das Organigramm verantwortlich pflegen, angesprochen werden können. Analog zu den zentralen Aufgabenbereichen des Studiengangsmanagements sollen Schwerpunktforen angelegt werden, die sich thematisch weiter untergliedern lassen. Es besteht zudem die Möglichkeit, themenbezogen Diskussionsforen durch die Teilnehmer/innen zu eröffnen. Hierüber können Sie gezielt miteinander in einen Austausch treten und die aus Ihrer Sicht wichtigen Punkte, etwa im Vorfeld von Treffen oder zum allgemeinen Meinungsaustausch, erörtern. Für das Internet- Forum Studiengangsmanagement sowie für die weiteren gruppenspezifisch hinterlegten E- Mailverteiler und Foren werden Sie zentral registriert, so dass keine weiteren Schritte Ihrerseits zur Anmeldung notwendig sind. Über die Registrierung werden Sie per E- Mail informiert. Gemäß der Logik des Projekts ist es nicht vorgesehen, dass die Administration ausschließlich von zentraler Stelle durch die Projektverantwortlichen, sondern durch den Kreis der am Studiengangsmanagement beteiligten Personen erfolgen sollte. Dieses Internet- Forum ermöglicht somit auch die Selbstorganisation des Studiengangsmanagements und soll die aus den Instituten, Fachgruppen und Fachbereichen aufwachsenden Strukturen und Organisationsformen flankieren. Auch für das Internet- Forum Studiengangsmanagement gilt, dass Ihre Anregungen zur inhaltlichen und strukturellen Weiterentwicklung jederzeit sehr willkommen sind. Falls Sie darüber hinaus nähere Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte über die E- Mailadresse studium- und- bonn.de 4

5 an den Administrator. 4.) Das E- Mail- Ticket System Als vierter Kommunikationskanal wird in den kommenden Wochen ein Mail- Ticket System freigeschaltet. Dieses dient primär der Außenkommunikation und somit der Bearbeitung von Anfragen der Studierenden zu Studium und Lehre. Im E- Mail- Ticket System OTRS (Open Ticket Request System) werden E- Mail- Anfragen der Studierenden erfasst, klassifiziert, gespeichert und weiterverarbeitet. Zur eindeutigen Referenzierung durch den Ersteller der Anfrage oder den Bearbeiter erhalten die Vorgänge eine eindeutige Vorgangsnummer. Die auf diese Weise erfassten Vorgänge, die sogenannten Tickets, werden anschließend automatisiert und/oder manuell zur weiteren Bearbeitung in die jeweils zuständigen Verantwortungsbereiche der Organisationseinheit weitergeleitet. Die Verantwortungsbereiche werden in OTRS in Form von sogenannten Queues, gewissermaßen Postkästen, eingerichtet. Auf diese Weise lässt sich ein großes Anfragevolumen durch wenige Beteiligte bewältigen. Sobald das OTRS betriebsbereit ist, werden wir Ihnen gerne weitere Informationen zukommen lassen. Für die Nutzung des Systems ist eine Schulung im Rechenzentrum obligatorisch. 5

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