Projektron BCS 7.24 Mehr als eine Projektmanagement-Software

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1 Projektron BCS 7.24 Mehr als eine Projektmanagement-Software

2 Impressum Projektron GmbH Charlottenstraße Berlin Stand :54 Rechtliche Hinweise Die in diesem Dokument verwendeten Softwarebezeichnungen, Hardwarebezeichnungen und Markennamen unterliegen im Allgemeinen warenzeichenrechtlichem, markenrechtlichem und patentrechtlichem Schutz. Beim Zusammenstellen der Texte und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt gearbeitet. Dennoch können wir Fehler nicht ausschließen Projektron GmbH. Alle Rechte vorbehalten.

3 Inhalt Funktionen... 5 Multiprojektmanagement... 6 Projektvorbereitung Projektplanung Projektabwicklung Projektcontrolling Scrum Teamarbeit Zeiterfassung Ressourcenmanagement Kundenmanagement (CRM) Angebotserstellung Rechnungsstellung Ticket-System Qualitätsmanagement Dokumentenmanagement Reporting Rechteverwaltung Customizing Schnittstellen Editionen... 87

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5 Funktionen Projektmanagement, Kundenmanagement (CRM), Zeiterfassung, TicketSystem und vieles mehr: Professionelle Werkzeuge für Projekte und Funktionen Unternehmen vereint Projektron BCS in einer Software. Projektron BCS Funktionen 5

6 Multiprojektmanagement Setzen Sie auf die richtigen Projekte: Mit Portfolio-Grafiken, einer Ressourcenplanung für Projektgruppen und Multiprojektcontrolling-Funktionen liefert Ihnen Projektron BCS die Basis für das strategische und operative Multiprojektmanagement. Projektportfolio-Auswertungen Portfolio-Auswertung: Für Ihre Strategie Welche Projekte sind für Ihr Unternehmen besonders wichtig? Projektron BCS vergleicht die Projekte anhand ihrer Komplexität sowie deren Nutzen für Ihr Unternehmen. Die grafische Auswertung in einer Matrix veranschaulicht den unternehmerischen Wert Ihrer Projekte und unterstützt Sie bei strategischen Entscheidungen bezüglich Ihres Projektportfolios. 6 Multiprojektmanagement - Projektron BCS 7.24

7 Projektgruppen und Projektkategorien Multiprojektmanagement Baumstruktur: Details einfach aufklappen Die Projekte Ihres Unternehmens können Sie in Projektgruppen zusammenfassen. Die Projektgruppen können Sie flexibel anlegen und beliebig verschachteln. Dank der transparenten Baumstruktur lassen sich die verschiedenen Strukturebenen komfortabel einblenden und ausblenden. Multiprojektmanagern ermöglicht das eine schnelle Ursachenanalyse bei Planabweichungen. Darüber hinaus können Sie mittels Projektkategorien Ihre Projekte nach weiteren Kriterien gruppieren und auswerten. Projektron BCS Multiprojektmanagement 7

8 Ressourcenplanung für Projektgruppen Übergeordnet steuern: Ressourcenplanung für Projektgruppen Bereits auf Projektgruppenebene können Sie als Multiprojektmanager festlegen, wie viel Arbeitskraft investiert werden soll. Ob Ihre Budgetvorgabe mit der Projektplanung Ihrer Einzelprojektmanager übereinstimmt, können Sie einfach ablesen: In der Ressourcenplanung visualisiert Ihnen Projektron BCS, wie viel Ihres Ressourcenbudgets für die Projektgruppe bereits in konkreten Projekten eingeplant ist. Arbeiten Sie über Kontingentverträge, profitieren Sie besonders von dieser Funktion: Bereits bevor Sie das konkrete Projekt planen, können Sie ein Ressourcenbudget in Projektron BCS reservieren. Damit stellen Sie sicher, dass die Ressourcen nicht anderweitig eingeplant werden. Projektübergreifende Meilensteine Abhängigkeiten erkennen: Projektübergreifende Meilensteine im Gantt-Diagramm 8 Multiprojektmanagement - Projektron BCS 7.24

9 Mehrere eng verzahnte Projekte verbinden Sie in unserer Projektmanagement-Software mit externen Meilensteinen. Für eine gute Übersicht sorgt das Gantt-Diagramm, in dem Sie sich die externen Meilensteine in Ihren Projekten gleich auf der obersten Projektebene anzeigen lassen können. Wie termintreu ausgewählte Meilensteine erreicht wurden, zeigt Ihnen projektübergreifend die Meilensteinhistorie. Davon profitieren insbesondere Programmmanager und Multiprojektmanager, die Meilensteine als Indikatoren für Termintreue und Projektfortschritt einsetzen. Multiprojektcontrolling Multiprojektmanagement Grafische Multiprojektauswertung: Kostenübersicht und Statusinfos der Projektmanager auf einen Blick Mit Projektron BCS haben leitende Mitarbeiter alle für sie relevanten Projekte, deren wichtigsten Kennzahlen sowie eventuelle Terminüberschreitungen im Blick. So zeigen die projektübergreifenden Auswertungen nicht nur Plan- und Ist-Werte, sondern auch die von den einzelnen Projektteams geschätzten Restaufwände. Schnell ersichtlich werden kritische Projektstände in der grafischen Multiprojektauswertung. In welchen Projekten Handlungsbedarf seitens des Managements besteht, signalisieren jeweils ein Gesamtkostendiagramm pro Projekt sowie Farbflächen für Gewinn, Aufwand, Gesamtkosten, Personalkosten und Sachkosten. Nach Ampelschema bewerten sie den jeweiligen Projektstand und zeigen sowohl Ist-Werte als auch die prozentuale Planabweichung. Projektron BCS Multiprojektmanagement 9

10 Projektvorbereitung Mit der Projektmanagement-Software Projektron BCS starten Sie professionell ins Projekt. Softwaregestützte Zieldefinition Dynamische Zielhierarchiegrafik: Ziele jederzeit im Blick Das Fundament für professionelle Projekte bilden sorgsam und präzise definierte Projektziele. Unsere Projektmanagement-Software unterstützt Sie mit bewährten Projektmanagement-Instrumenten zielgerichtet. Beim präzisen Formulieren von Oberziel und Unterzielen inklusive deren qualitativen und quantitativen Bewertungsmaßstäben unterstützt Sie die Projektmanagement-Software mit passenden Formularen. Wie viele Ziele Sie in Projektron BCS erfassen, bleibt natürlich Ihnen überlassen. Dank dynamischer Zielhierarchie-Grafik haben Sie auch bei feingranularen Zieldefinitionen oder sehr großen Projekten alle Ziele fest im Blick. 10 Projektvorbereitung - Projektron BCS 7.24

11 Stakeholder-Management Stakeholdermanagement: Potentiale auf einen Blick Projektvorbereitung Besonderes Augenmerk wird in Projektron BCS auf die Stakeholder gelegt. In unserer Projektmanagement-Software können Sie die Potentiale und Interessen aller Beteiligten erfassen und anhand einer dynamisch generierten Matrix analysieren. So erkennen Sie frühzeitig sowohl mögliche Chancen als auch potentielle Konflikte und können rechtzeitig die passende Strategie für Ihr erfolgreiches Stakeholder-Management einsetzen. Projektumfeldanalyse Wie könnten sich parallel laufende Projekte auf mein Projekt auswirken? Gibt es Synergieeffekte oder konfliktäre Beziehungen? Das Projektumfeld ist ein entscheidender Faktor für Ihren Projekterfolg. Mit Projektron BCS erfassen Sie schnell die wichtigsten Rahmenbedingungen Ihres Projekts und sehen dank grafischer Auswertung Einflussgrößen auf einen Blick. Projektron BCS Projektvorbereitung 11

12 Risikomanagement Risikomanagement: Mit Maßnahmen Risiken reduzieren Trotz guter Vorbereitung und fundierter Planung können externe und interne Ereignisse den erfolgreichen Projektverlauf stören oder sogar gefährden. Mit dem Risikomanagement von Projektron BCS erfassen Sie sowohl in der Vorbereitungsphase und Planungsphase als auch während der Projektabwicklung eventuelle Risiken und deren Eintrittswahrscheinlichkeit übersichtlich. Neben einer Risikoliste können Sie sich bei Bedarf alle Risiken im Projektüberblick oder im Strukturplan anzeigen lassen. Auch beim Ausarbeiten von Maßnahmen zur Risikominderung bietet Ihnen das Risikomanagement von Projektron BCS professionelle Unterstützung. Neben der detaillierten Maßnahmenerfassung berechnet die Projektmanagement-Software automatisch die Kostenminderung. So können Sie die quantitative Effizienz Ihrer Maßnahmen einfach ablesen. Transparente Kommunikation Ob direkt in der webbasierten Projektmanagement-Software oder über einen passenden Bericht mit Projektron BCS informieren Sie alle Stakeholder im Handumdrehen über Ihre Projektziele. So sorgen Sie für Transparenz im Projekt und tragen ohne viel Aufwand zum gemeinsamen Projektverständnis bei. 12 Projektvorbereitung - Projektron BCS 7.24

13 Projektplanung Mit unserer Projektmanagement-Software planen Sie professionell: Arbeitspakete, Aufgaben und Meilensteine sorgen für den Überblick, automatische Berechnungen für Effizienz. Planungsassistent Projektplanung Ob Scrum oder klassisches Projektmanagement: Die Planungsassistenten unterstützen Sie Ob Bottom-up, Top-down oder gegenläufige Projektplanung: Projektron BCS unterstützt alle drei Ansätze. Beginnt Ihre Projektplanung auf Aufgabenebene, unterstützt Sie der Modus Bottom-up komfortabel beim Ermitteln des Gesamtbudgets. Ist hingegen das Gesamtbudget vorgegeben, verteilen Sie im Modus Top-down Ihr Budget auf Unterprojekte und Aufgaben. Entscheiden Sie sich für die gegenläufige Projektplanung, können Sie die Vorteile beider Planungsmodelle nutzen. Der Projektassistent, der Sie auf Wunsch durch die wichtigsten Planungsschritte führt, passt sich automatisch dem gewählten Planungsmodus an. Projektron BCS Projektplanung 13

14 Projektplanung mit Vorlagen Vorlagen für ganze Projekte, Aufgaben oder Workflows sorgen für Zeitgewinne Zeit sparen Sie mit Projektron BCS bereits in der Planungsphase. Ob komplette Projektstrukturen, einzelne Aufgaben, Checklisten oder Workflows: Vorlagen können Sie nach Ihren Bedürfnissen anlegen und flexibel in Projekte übernehmen. Auch Plandaten sind speicherbar. Möchten Sie eine neue Vorlage anlegen, unterstützt Sie ein Assistent. Oder: Sie kopieren ein gelungenes Projekt einfach in das Projektron BCS-Vorlagenmanagement. 14 Projektplanung - Projektron BCS 7.24

15 Projektstrukturplan Projektplanung Projektstrukturplan als Organigramm Projektstrukturpläne gliedern Projekte in überschaubare Teilbereiche und bilden so die Basis für alle Projektmanagement-Aktivitäten. Projektron BCS bietet Ihnen zwei Anzeigemöglichkeiten für Ihren Projektstrukturplan. In der praktischen Baumansicht bearbeiten Sie Ihre Projektstruktur und navigieren flexibel innerhalb der verschiedenen Strukturebenen. Die grafische Ansicht zeigt Ihren Projektstrukturplan als Organigramm und macht hierarchische Projektstrukturen besonders schnell erfassbar. Zusätzlich informieren Statusfarben über die aktuellen Bearbeitungsstände der Strukturelemente. Projektron BCS Projektplanung 15

16 Arbeitspakete, Aufgaben und Meilensteine Strukturelemente einfach anlegen und bearbeiten in der Baumansicht des Projektstrukturplan Mit Teilprojekten, Arbeitspaketen, Aufgaben und Meilensteinen strukturieren Sie in Projektron BCS professionell Ihre Projekte. Wie detailliert Sie planen möchten, bleibt dabei Ihnen überlassen. In der übersichtlichen Baumansicht können Sie Ihr Projekt beliebig tief gliedern und sogar Arbeitsanweisungen in Checklisten und Workflows konkretisieren. Machen Sie im Projektstrukturplan bereits Angaben zur Abfolge und Dauer von Strukturelementen, errechnet Projektron BCS auf Wunsch den passenden Zeitplan. Zeitplan mit interaktivem Gantt-Diagramm Einfach per Maus: Projektstrukturelemente im interaktiven Gantt-Diagramm editieren 16 Projektplanung - Projektron BCS 7.24

17 Beim Planen stets die Zeit im Blick das haben Sie besonders gut im interaktiven Gantt- Diagramm von Projektron BCS: Meilensteine, Abhängigkeiten sowie Aufgaben und Aufgabenpakete werden in einem Balkendiagramm auf einer Zeitachse abgebildet und können mit wenigen Mausbewegungen editiert werden. Dabei steht Ihnen das Gantt-Diagramm als flexible Planungskomponente zur Verfügung und lässt sich auch im Aufwands- und Strukturplan einfach integrieren. Als Auswertung bietet Ihnen das Gantt-Diagramm eine Vielzahl zusätzlicher Anzeigeoptionen, etwa für den kritischen Pfad. Ressourcenmanagement fürs Projekt Projektplanung Auslastung und freie Kapazitäten zeigt Ihnen Projektron BCS direkt im Struktur- und Aufwandsplan Wer zu Ihrem Projektteam gehören soll, legen Sie bequem per Drag & Drop in der Teamplanung Ihres Projekts fest. Auch eine vorläufige Planung mit Platzhaltern ist möglich. Ob monatsweise oder für das gesamte Projekt: Wie zeitintensiv der Einsatz Ihrer Teammitglieder in den einzelnen Projektaufgaben und Arbeitspaketen sein soll, planen Sie komfortabel im Struktur- und Aufwandsplan von Projektron BCS. Weshalb ein Teammitglied überlastet ist, können Sie in der Ressourcenvorschau detailliert analysieren. Dank praktischer Baumstruktur lassen sich einfach die Termine, Projekte und Aufgaben Ihrer Teammitglieder einblenden. Wann es konkret in Ihrem Projekt zu einem Ressourcenengpass kommen könnte, sehen Sie im Gantt-Diagramm. Projektron BCS Projektplanung 17

18 Für noch mehr Komfort sorgt die ressourcentreue Terminplanung: Auf Wunsch passt Projektron BCS Ihre Planung so an, dass die vorgegebene Maximalauslastung der Mitarbeiter nicht überschritten wird. Lesen Sie mehr: Ressourcenmanagement (S. 43). Systemgestützte Kostenkalkulation Die mehrstufige Kostenplanung in Projektron BCS baut direkt auf dem Struktur- und Aufwandsplan auf, so dass Sie bereits frühzeitig fundierte Kalkulationen erstellen können. Zusätzlich schafft die durchgängige Struktur eine Basis für Soll-Ist-Vergleiche im weiteren Projektverlauf. Sowohl interne als auch externe Stundensätze und Tagessätze werden in Projektron BCS zentral gepflegt. Haben Sie den Ressourcenbedarf für Ihr Projekt angegeben, errechnet Ihnen Projektron BCS die Personalkosten automatisch. Selbstverständlich können Sie Ihrer Kalkulation auch Sachkosten hinzufügen. Mehrere Währungen International: Einfach planen, auch mit mehreren Währungen Sie rechnen in Euro, Ihr Kunde in US-Dollar? In Projektron BCS planen Sie Ihre Projekte komfortabel auch in mehreren Währungen. So kalkulieren Sie übersichtlich in Ihrer Standortwährung, während Projektron BCS die zugehörigen Angebote und Rechnungen in der Währung Ihres Kunden bereitstellt. Projektron BCS bringt hierfür eine Vorauswahl an Währungen mit, die Sie beliebig erweitern können. Benötigte Umrechnungskurse können Sie sowohl automatisch einspielen als auch manuell eingeben. Sie haben mit Ihrem Kunden einen festen Umrechnungskurs vereinbart? Auch damit kann Projektron BCS rechnen. Denn: Umrechnungskurse können Sie für Ihr Projekt mit einem Klick fixieren. 18 Projektplanung - Projektron BCS 7.24

19 Vergleichbare Planungsstände Projektplanung Planungsstände einfach abspeichern Wichtige Planungsstände speichern und mit Kommentaren versehen? Projektron BCS kann noch mehr. So können Sie die gespeicherten Stände mit Ihrer aktuellen Projektplanung vergleichen, die Änderungen grafisch darstellen lassen und bei Bedarf Ihre Planung wieder auf den gespeicherten Stand zurücksetzen. Projektron BCS Projektplanung 19

20 Projektabwicklung Projektarbeit effizient gestalten und auf Änderungen proaktiv reagieren: Dazu bietet Ihnen unsere Projektmanagement-Software vielfältige Werkzeuge. Projektdokumentation Das Verlaufsprotokoll unterstützt Sie bei der Projektdokumentation Ob wichtige Absprachen mit Kunden oder Inhalte einer Projektbesprechung: Im Verlaufsprotokoll tragen Sie und Ihre Projektmitarbeiter zentral alle Informationen zusammen, die für das Gelingen Ihres Projekts wichtig sind in chronologischer Reihenfolge. Zusätzlich hält Projektron BCS Projekttickets für Sie bereit, in denen Sie spontan anfallende Tätigkeiten, Anfragen, Änderungen oder offene Punkte festhalten und mit den passenden Planwerten versehen können. Ihre Projektdokumente verwalten Sie in Projektron BCS über ein zentrales Dokumentenmanagement. So stehen Ihrem Projektteam alle relevanten Unterlagen direkt am Projekt, am Projektticket oder an der zugehörigen Projektaufgabe zur Verfügung. Auch in Sachen Qualitätssicherung sind Sie mit Projektron BCS bestens ausgestattet. So können Sie Ihr Projektteam mit Checklisten und automatisieren Workflows bei der fachgerechten Ausführung Ihres Projekts unterstützen. Lesen Sie mehr: Ticket-System (S. 60), Dokumentenmanagement (S. 67). 20 Projektabwicklung - Projektron BCS 7.24

21 Projektkalender Projektabwicklung Im Projektkalender sehen Sie alle Termine zu Ihrem Projekt Effektive Projektkommunikation ist das A und O der erfolgreichen Projektabwicklung. Vom Kick-off-Meeting über regelmäßige Statusbesprechungen zur Präsentation der Projektergebnisse im Projektron BCS-Projektkalender können Sie alle Termine schnell und komfortabel anlegen und Ihr Team mit wenigen Klicks zu einem Meeting zusammentrommeln. Zur besseren Übersicht können Sie darüber hinaus wichtige Teilprojektziele, die Meilensteine, direkt in Ihrem persönlichen Kalender einsehen. Einsatzplanung Dank Einsatzplan definieren Sie genau und schnell, wann Ihr Team welche Aufgaben bearbeitet Projektron BCS Projektabwicklung 21

22 Im Projektron BCS-Einsatzplan legen Sie als Personalverantwortlicher oder Projektmanager minutenschnell fest, welche Projekte und Aufgaben in der aktuellen Woche mit hoher Priorität und Zeiteinsatz bearbeitet werden sollen. So können Sie sich sicher sein, dass sich Ihr Projekt in die richtige Richtung bewegt. Gleichzeitig erhalten Ihre Mitarbeiter klare Vorgaben für die tägliche Projektarbeit. Projektbezogene Zeiterfassung Die Zeit im Blick: Buchen Sie direkt auf Ihr Projekt In der Zeiterfassung von Projektron BCS buchen Ihre Teammitglieder direkt auf die Aufgaben, denen sie im Projekt zugeordnet sind. Darüber hinaus kann das Team Schätzungen zum benötigten Restaufwand abgeben und den Aufgabenstatus auf fertig setzen. Projektron BCS übernimmt alle Werte automatisch ins Projekt, so dass Sie jederzeit über aktuelle Informationen zum Projektverlauf verfügen. Benötigen Sie detailliertere Informationen, können sich als Projektmanager zusätzlich die Buchungskommentare anzeigen lassen. Lesen Sie mehr: Zeiterfassung (S. 38). 22 Projektabwicklung - Projektron BCS 7.24

23 Projektcontrolling Mit grafischen Auswertungen, Soll-Ist-Vergleichen und Prognosen liefert Ihnen unsere Projektmanagement-Software die Informationen, um einzelne Projekte und ganze Projektlandschaften effektiv zu steuern. Projektüberblick Projektcontrolling Der Projektüberblick zeigt Ihnen kompakt das Wichtigste zum Projekt Im Dashboard Ihres Projekts, dem Projektüberblick, sehen Sie aktuelle Aktivitäten und Entwicklungen im Projekt auf einen Blick. Wie sich die Kosten und Aufwände zusammensetzen und ob Sie sich in der Gewinnzone oder der Verlustzone bewegen, lässt sich in den Balkendiagrammen einfach ablesen. Darüber hinaus lassen sich mit den Tachometer-Grafiken Planabweichungen einfach erkennen und deren Auswirkungen auf Ihr Projekt schnell bewerten. Neben den Grafiken bietet Ihnen der Projektüberblick eine Vielzahl weiterer Elemente, die Sie sich bedarfsgerecht einblenden können, beispielsweise anstehende Projekttermine, offene Projektaufgaben oder mögliche Projektrisiken. Alle Elemente lassen sich per Drag & Drop anordnen. Projektron BCS Projektcontrolling 23

24 Grafische Fortschrittsanzeige Wie kommen wir voran? Den zeitlichen Fortschritt sehen Sie auf einen Blick im Gantt-Diagramm Dank der vielfältigen Projektcontrolling-Funktionalitäten in Projektron BCS unterstützt Sie das Gantt-Diagramm nicht nur bei der fundierten Zeitplanung, sondern hilft Ihnen auch Terminanpassungen und deren Auswirkungen während der Projektabwicklung im Auge zu behalten. So können Sie in Projektron BCS beispielsweise den letzten Planungsstand mit Ihrer aktuellen Planung direkt vergleichen. Mit der Ansichtsoption Projektfortschritt sehen Sie zusätzlich, wie gut Sie im Zeitplan liegen. Aktueller Status entlang des Projektstrukturplans Der Projektstrukturplan gehört zu den wichtigsten Instrumenten im Projektmanagement. Auswertungen zu Soll-Ist-Vergleichen und die zugehörigen Prognosen werden Ihnen in Projektron BCS auf allen Ebenen der Projektstruktur angezeigt. Die praktische Baumstruktur sorgt für eine übersichtliche Darstellung und ermöglicht Ihnen, beispielsweise während der Analyse von Abweichungen, bequem in tiefere Projektstrukturen zu navigieren. 24 Projektcontrolling - Projektron BCS 7.24

25 Soll-Ist-Vergleiche Wie termintreu sind wir? Mit Ampeln haben Sie das gesamte Projekt im Blick Projektcontrolling Damit Projektcontrolling effektiv ist, müssen Abweichungen zwischen Planung und Realisierung frühzeitig erkannt werden. Projektron BCS bietet Ihnen eine Vielzahl von Soll-Ist-Vergleichen zu den zentralen Bemessungskriterien Leistung, Kosten und Zeit. Ob Sie von Ihrem Plan abweichen, signalisiert Ihnen Projektron BCS mit Ampeln. Ab welchen Werten die Ampeln auf grün, gelb oder rot umschalten, kann konfiguriert werden. Die Basis für Kostenvergleiche bilden geplante und gebuchte Personalaufwände sowie Stundensätze. Aus ihnen errechnet Projektron BCS die Sollwerte und Istwerte der Personalkosten. Diese bilden gemeinsam mit den geplanten und erfassten Sachkostenpositionen die Sollwerte und Istwerte der Gesamtkosten. Projektron BCS Projektcontrolling 25

26 Prognostizierte Budgetüberschreitungen Ob Sie im Budget liegen und wo im Projekt Mehrkosten entstehen, zeigt Ihnen der Kostenüberblick In den Auswertungen von Projektron BCS sind prognostizierte Zeit- und Kostenüberschreitungen rot gekennzeichnet. So sehen Sie mögliche Planabweichungen schon bevor diese eintreten und können rechtzeitig gegensteuern. Als Basis für die Prognose dienen die Restaufwandsschätzungen aus der Zeiterfassung sowie die Restwertschätzungen aus den Sachkosten. 26 Projektcontrolling - Projektron BCS 7.24

27 Nachträgliche Planänderungen und Historie Projektcontrolling Auf einen Blick: Der Projektverlauf als Diagramm in der Historie Der Auftraggeber hat Änderungswünsche oder ein Risiko ist tatsächlich eingetreten: Trotz guter Planung und wachsamem Projektcontrolling gibt es viele Ereignisse, die eine Abweichung von der ursprünglichen Planung mit sich ziehen. Ob im Strukturplan oder im Gantt- Diagramm: In Projektron BCS können Sie auch nachdem das Projekt gestartet ist einfach und schnell umplanen. Wann sich etwas im Projekt geändert hat, lässt sich übersichtlich in der grafischen Historie nachvollziehen. Das Diagramm zeigt Ihnen sowohl die Entwicklung des externen Auftragsvolumens und Ihrer internen Planung als auch die Entwicklung der Istwerte und Restwerte im zeitlichen Verlauf. Flexible Auswertungsdimensionen Ob klassische Kostenrechnung mit Kostenarten, Kostenträgern und Kostenstellen oder Auswertungen entlang der Projektstruktur: In Projektron BCS können Sie die Dimensionen auswerten, auf die es Ihnen ankommt. Auch speziellere Auswertungen sind möglich. So können Sie sich beispielsweise alle offenen Checklisteneinträge anzeigen lassen und angefallene Projektaufwände pro Mitarbeiter oder pro Abteilung monatsweise gegenüberstellen. Projektron BCS Projektcontrolling 27

28 Meilenstein-Trendanalyse Wie kommen wir voran? Die Meilenstein-Trendanalyse gibt Aufschluss Anhand eines Diagramms veranschaulicht die Meilenstein-Trendanalyse, wie termintreu Meilensteine erreicht werden. Besonders geeignet ist diese Art von Projektcontrolling-Auswertung für Stakeholder wie Geschäftsführung oder Auftraggeber, die einen schnellen Überblick zum Projektverlauf benötigen. Projektron BCS erstellt automatisch Meilenstein-Trendanalysen zu Ihren Projekten. Bei Bedarf können Sie diese sogar als SVG- Datei exportieren und beispielsweise in Präsentationen einfügen. 28 Projektcontrolling - Projektron BCS 7.24

29 Earned-Value-Analyse Projektcontrolling Gebündelt in der Earned-Value-Analyse: Ist- und Plankosten sowie Leistungs- und Prognosewerte Mit der Earned-Value-Analyse sehen Sie die Kosten- und Terminsituation in Ihren Projekten auf einen Blick. Das Projektcontrolling-Werkzeug, das von der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) empfohlen wird, bewertet die Planerfüllung anhand des Projektfortschritts und leitet daraus eine Prognose für die weitere Projektentwicklung ab. Ob optimistisch, pessimistisch oder realistisch: alle drei im GPM-Standard beschriebenen Prognosemethoden werden in Projektron BCS unterstützt. Zudem können Sie wählen, nach welcher Methode der Projektfortschritt berechnet werden soll. Sowohl die Fortschrittsberechnung auf Basis der Sachkosten- und Zeitbuchungen als auch die GPM-Berechnungsregeln 0/100, 20/80 und 50/50 werden unterstützt. Benachrichtigung per Droht eine Überschreitung des Projektbudgets? Naht ein Auslieferungstermin? Ist ein Teilprojektziel überfällig? Über solche Ereignisse informiert Sie Projektron BCS auf Wunsch per . So erkennen Sie zum richtigen Zeitpunkt, an welcher Stelle Sie Ihre Projektarbeit justieren sollten, um das Projekt wieder ins Lot zu bringen. Projektron BCS Projektcontrolling 29

30 Projektberichte Ob Projektmanager, Fachabteilung, Geschäftsführung oder Auftraggeber, innerhalb von Projekten benötigen die verschiedensten Stakeholder Informationen zum Projektstatus. Je nach Funktion variiert dabei nicht nur der Detailgrad von Informationen, sondern auch die benötigten Inhalte. Mit wenigen Klicks generieren Sie in Projektron BCS wichtige Standardberichte zu den zentralen Bemessungskriterien Leistung, Kosten und Zeit. Zusätzlich können die Standardberichtsvorlagen mit dem Open Source Berichtsdesigner BIRT an individuelle Bedürfnisse angepasst und ergänzt werden. Auch das Erstellen von neuen Berichtsvorlagen ist möglich. Natürlich können die zusätzlichen Berichtsvorlagen in Projektron BCS integriert und genauso einfach wie Standardberichte generiert werden. Lesen Sie mehr: Reporting (S. 70). Erweiterter Datenschutz In laufenden Projekten sorgen Mitarbeiterzuordnungen für klare Aufgabenverteilung und transparente Verantwortlichkeiten. In lang zurückliegenden Projekten wird der konkrete Personenbezug häufig nicht mehr benötigt. Arbeiten Sie mit Projektron BCS, können Sie Mitarbeiterzuordnungen aus geschlossenen Projekten entfernen. Ausgelöst wird die Anonymisierung manuell, beispielsweise vom Datenschutzbeauftragten im Unternehmen. Beim Anonymisieren löscht Projektron BCS die Verknüpfungen zu Mitarbeiterdatensätzen aus Projektelementen mit Personenbezug, wie zum Beispiel Team- und Aufwandspläne, Projektbuchungen, Änderungshistorien oder Tickets. Alle anderen Daten zum Projekt bleiben erhalten und können wie gewohnt ausgewertet werden. 30 Projektcontrolling - Projektron BCS 7.24

31 Scrum Die agile Projektmanagement-Methode Scrum ist dank einfacher Struktur und vordefinierten Rollen schnell einsetzbar und sorgt für Flexibilität und Transparenz. In Projektron BCS pflegen Sie Ihre Scrum-Projekte digital und profitieren gleichzeitig vom kompletten Werkzeugkasten unserer Projektmanagement-Software. Daily Scrum mit Scrum Board und Burndown Chart Scrum Scrum Board und Burndown Chart für das Daily Scrum Beim effektiven Gestalten Ihres Daily Scrums unterstützt Sie Projektron BCS mit einem Aufgabenüberblick, der sich flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen lässt. So lässt sich beispielsweise ein Scrum Board integrieren, das Ihnen übersichtlich zeigt, in welchen Bearbeitungsstatus sich die Anforderungen und Aktivitäten aus Ihrem Sprint Backlog gerade befinden. Jedes Teammitglied kann mit einem Klick eine Aktivität zur Bearbeitung auswählen oder als umgesetzt markieren. So dient das Scrum Board als zuverlässige Grundlage für die Tagesplanung Ihres Scrum-Teams. Ebenfalls in den Aufgabenüberblick integrierbar ist ein Burndown Chart mit Cumulative Flow Diagram, das Ihnen den Sprint-Fortschritt grafisch darstellt. Projektron BCS visualisiert farblich den Bearbeitungsstatus der Anforderungen und stellt als Referenz den idealen zeitlichen Sprint-Verlauf dar. Projektron BCS Scrum 31

32 Product Backlogs und User Storys Im Product Backlog lassen sich Anforderungen komfortabel strukturieren Vom Epic über User Storys und Teilanforderungen bis hin zu Aktivitäten und Akzeptanztests: Im Product Backlog von Projektron BCS strukturieren und verfeinern Sie die Anforderungen an Ihr Produkt. Direkt im Product Backlog können Sie zudem die benötigten Scrum-Strukturelemente anlegen, verschieben und priorisieren. Auch weitere Informationen zu Ihren Scrum-Strukturelementen, wie Status, Prioritäten und Schätzwerte, lassen sich zentral im Product Backlog pflegen. 32 Scrum - Projektron BCS 7.24

33 Sprint Planning und Sprint Backlog Scrum User Storys mit Drag & Drop priorisieren und komfortabel ins Sprint Backlog übernehmen Mit Projektron BCS starten Sie gut vorbereitet in das Sprint Planning. In der Planungsansicht des Product Backlogs zeigt Ihnen Projektron BCS die noch offenen Sprints Ihres Scrum- Projekts. Per Drag & Drop lassen sich mögliche Sprint-Zuordnungen und Bearbeitungsreihenfolgen der User Storys durchspielen. Dabei berücksichtigt Projektron BCS sowohl die Entwicklungsgeschwindigkeit Ihres Teams (Velocity) als auch die geschätzten Story Points Ihrer User Storys und informiert Sie über Kapazitätsengpässe. Haben Sie die Ziele eines Sprints erarbeitet, können Sie die User Storys aus dem Product Backlog ebenfalls per Drag & Drop in das zugehörige Sprint Backlog übernehmen. Arbeiten Sie an einem großen Scrum-Projekt mit mehreren Entwicklungsteams, ermöglicht Ihnen die Planungsansicht im Product Backlog, Ihre User Storys auch in mehreren parallel laufenden Sprints übersichtlich zu organisieren. Scrum-Assistenten Ressourcenmanagement Projektron BCS ermöglicht Ihnen Mitarbeiterkapazitäten für einzelne Sprints oder für das gesamte Scrum-Projekt zu reservieren. Wie viel freie Kapazität momentan verfügbar ist, lässt sich schnell in der Ressourcenvorschau von Projektron BCS prüfen. Projektron BCS Scrum 33

34 Regeltreffen im Sprint-Kalender Ob Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Demo (Review) oder Sprint Retrospektive: Im Sprint- Kalender können Sie die Regeltreffen Ihres Scrum-Teams automatisch erzeugen. Die als Vorschlag erzeugten Termine können Sie manuell anpassen, beispielsweise wenn Sie weitere Teilnehmer einladen möchten oder sich die Uhrzeit ändert. Integrierte Zeiterfassung Mit der Zeiterfassung von Projektron BCS bucht Ihr Scrum-Team angefallene Aufwände direkt auf die bearbeiteten User Storys, Teilanforderungen, Aktivitäten und Akzeptanztests. Die gebuchten Zeiten summiert Projektron BCS entlang der Product Backlog-Struktur nach oben auf. So wissen Sie als Product Owner genau, wie aufwändig beispielsweise das Umsetzen einer User Story oder eines Produktinkrements war und ob es relevante Abweichungen zwischen den geschätzten Aufwänden und den tatsächlich angefallenen Aufwänden gibt. Arbeiten Sie zudem mit dem Faktura-Modul von Projektron BCS, können Sie gebuchte Aufwände einfach und projektspezifisch Ihren Kunden in Rechnung stellen. Ticket-System Arbeiten Sie mit dem Ticket-System von Projektron BCS, können Sie interne Anfragen und Kundenanfragen zu Ihren Produkten einfach in Ihre Scrum-Projekte übernehmen. Beauftragt beispielsweise ein Kunde via Ticket eine neue Funktion, können Sie mit wenigen Klicks die zugehörige User Story erstellen und einem Product Backlog hinzufügen. Projektron BCS verknüpft die neue User Story mit dem Ursprungsticket, so lässt sich der Entstehungshintergrund einfach nachvollziehen, beispielsweise beim Priorisieren des Product Backlogs. Zudem lassen sich Tickets mit bereits bestehenden User Storys, Epics oder Teilanforderungen verknüpfen. 34 Scrum - Projektron BCS 7.24

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