Michael Pertek. Business Unit Manager. Partner. Dr. Bernd Langkau. Principal Consultant. Partner.

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1 ebusiness Kongress Was kann ein modernes Intranet heute? Michael Pertek. Business Unit Manager. Partner. Dr. Bernd Langkau. Principal Consultant. Partner. 10. Mai 2011

2 Intranet. Collaboration. Web. Projekte. Die Referenten Principal Consultant. Partner. Dr. Bernd Langkau Business Unit Manager. Partner. Michael Pertek Studien der Chemie, Biochemie und des Umweltmanagements an den Universitäten Konstanz, Ann Arbor, Athen und Turin mit Abschluss als Dipl.Chem., Dr.rer.nat. und Europ. Master Environmental Mgmt.. Anschliessend Tätigkeiten als freier Umweltberater (Südtiroler Landesregierung) und Technologieberater (Universität Konstanz). Bei Namics seit 1997 tätig und spezialisiert auf Beratung, Konzeption und Realisierung grosser Internet- und Intranetprojekte. Aufgrund der Mitbegründung des SEO Unternehmens Suchtreffer AG ( ) KnowHow in Suchmaschinenoptimierung und -marketing. Studium der Verwaltungswissenschaften an der Universität Konstanz, mit dem Schwerpunkt Management, Finance und Public Private Partnership, mit Abschluss: Diplom Verwaltungswissenschaftler, M.A. Public Policy and Management. Vorher bei DaimlerChrysler in Südafrika mit Projekten im Finance und Trasury Bereich. Anschliessend bei Altana Pharma und Dornier Consulting im Finance und Projektmanagement Umfeld. Seit 2005 bei der Namics AG als Consultant und Principal Consultant tätig. Spezialisiert auf die Leitung komplexer Grossprojekte und inhaltlichem Fokus auf Mitarbeiterportale im ecollaboration Umfeld, sowie der Analyse und Optimierung von Businessprozessen

3 Agenda. à Intranettrends der letzten 10 Jahre im Überblick à Die grössten Schwachstellen von Intranets à Was kann ein modernes Intranet heute? Mit 0-1 Klicks zu den wichtigsten Inhalten Intuitive Navigation gepaart mit effizienter Suchfunktion Integration der wichtigsten Applikationen Information, Interaktion und Zusammenarbeit Social Intranet Nutzung des impliziten Mitarbeiterwissens Förderung der Unternehmenskultur à Prototyp eines modernen Intranets

4 Intranettrends der letzten 10 Jahre im Überblick

5 Trends der letzten 10 Jahre Trends der Intranet Konzeption. Generation 1 Mitarbeiterzeitung Generation 2 Elektronische Bibliothek Generation 3 Applicationsportal Generation 4 Social Intranet Ziel: Corporate Communication Wie: Content Mgmt. Wer: Einer Ziel: Information und Arbeitsregeln Wie: Datenbanken Wer: Wenige Ziel: Alltägliche Arbeit Wie: Portaltechnologie Wer: Wenige & Alle Ziel: Zusammenarbeit Wie: Wikis, Blogs, Instant Messaging Wer: Alle

6 Die grössten Schwachstellen von Intranets

7 Die grössten Schwachstellen von Intranets. Statements aus Befragungen von Intranetnutzern. à Welches sind die schlechtesten Eigenschaften vom heutigen Intranet? Gibt einige Bereiche, welche nicht mehr aktuell sind Bietet mir für meine Arbeit keinen Mehrwert Ich muss wissen wo suchen, sonst finde ich es nicht. Suchfunktion nicht zu gebrauchen Viele irrelevante Treffer Struktur muss logischer aufgebaut sein Orientierung ist vielerorts ein Problem Es braucht zu viele Klicks. Informationen sind schwer zu finden

8 Die grössten Schwachstellen von Intranets. Statements aus Befragungen von Intranetnutzern. à Was würden Sie sich in einem neuen Intranet wünschen? Mehr Möglichkeiten, um die Startseite zu individualisieren Eigene Startseite, customizen Ich will einen personalisierten Bereich, der auf meine Funktion ausgerichtet ist. Chatroom: Jemand schreibt eine Frage und wer gerade Zeit hat beantwortet sie Routenplaner SBB-Fahrplan Wir haben nicht EIN Portal. Möchte mich nur 1x einloggen Informationen von anderen Geschäftsbereichen Organigramm verlinkt bei Person Die Navigation muss dem Denken meiner Funktion entsprechen

9 Was kann ein modernes Intranet heute?

10 Mit 0-1 Klicks zu den wichtigsten Inhalten

11 Mit 0-1 Klicks zu den wichtigsten Inhalten. Welches sind die wichtigsten Inhalte? à Indikator Nutzungshäufigkeit Page views auswerten und auf Sitemap visualisieren Analyse: Welche häufig benutzen Inhalte sind nicht mit wenigen Klicks erreichbar? à Indikator Aktualität à Individuelle Nutzung aufgrund Zugehörigkeit zu einer Organisationseinheit oder einem Standort aufgrund der Bedürfnisse des einzelnen Mitarbeiters

12 Mit 0-1 Klicks zu den wichtigsten Inhalten. Beispiele für häufig benutzte Inhalte und Funktionen. Telefonbuch, Personensuche Menüplan Organigramm Mitarbeitermutationen Arbeitsanweisungen und Prozesse Blackboard Links zu Kernprozess-Applikationen Systemstati Produkt- und Servicekataloge Kennzahlen

13 Mit 0-1 Klicks zu den wichtigsten Inhalten. Wie kommt man mit 0-1 Klicks zu den wichtigsten Inhalten? Volltext-/Personensuche Hauptnavigation Zuletzt aktualisiert Corporate News (Picture) Meine Kontakte Meine Apps Top Links Abteilungs-/ Standort News Dashboards E D A B C A B C D E Meine Links

14 Mit 0-1 Klicks zu den wichtigsten Inhalten. Wie kommt man mit 0-1 Klicks zu den wichtigsten Inhalten? Hauptnavigation 2. Level 2. Level 2. Level 2. Level 3. Level Zuletzt 3. Level Corporate News 3. Level 3. Level aktualisiert 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. (Picture) Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level Ber Tel.: Mob.: Mail: Meine Kontakte Meine Apps Top Links Abteilungs-/ Standort News Dashboards E D A B C A B C D E Meine Links

15 Mit 0-1 Klicks zu den wichtigsten Inhalten. Mit 0 Klicks zur Information. à Eingabefeld mit Type & Find-Funktionalität Telefonbuch, Personensuche Volltextsuche, Metadatensuche à Visualisierung der wichtigsten Informationen in Dashboards Systemstati Kennzahlen (Auslastung, Umsätze, Produktivität,...) à News & Events Headline von News (Corporate, Abteilung, Standort,...) Nächste Termine

16 Mit 0-1 Klicks zu den wichtigsten Inhalten. Mit 1 Klick zur Information. à Für alle Mitarbeiter Top Links (z.b. meist besuchte Seiten) Zuletzt aktualisierte Seiten Mega-Flyout-Navigation (Darstellung der 2. & 3. Navigationsebene) on roll-over à Individualisiert durch den einzelnen Mitarbeiter Meine Links (Favoriten), Kontakte, Produkte, Apps Meine s, Termine, Aufgaben Meine etc

17 Eingesetzte Techniken. 3 Beispiele

18 Technologie & Funktionen. Von Personalisierung zur Individualisierung. Personalisierung Erkennung des Benutzers und anzeige von Benutzerspezifischen Inhalten. - Gruppenbildung und Definition von entsprechenden Inhalten - Zentrale Definition von angezeigten Inhalten Individualisierung Erkennung des Benutzers und anzeige von Inhalten, welche durch den Nutzer bestimmt wurden. - Individuelle Zusammenstellung durch den User à Auf Bedürfnis des Users optimiert - Keine zentrale Steuerung

19 Technologie & Funktionen. Beispiel Personalisierung. Favoriten-Links My Stocks Personalisierte News

20 Technologie & Funktionen. Individualisierung. Welcome Mika Hakkinen Meine Teamsites Meine Dokumente Netzwerk im Unternehmen

21 Technologie & Funktionen. Javascript. à Javascript (Roll-over) und AJAX (Typ & Find)

22 Intuitive Navigation - mit effizienter Suchfunktion

23 Navigation und Suchfunktion. Wann ist eine Navigation intuitiv? à Etablierte Konzepte z.b. 1. Level horizontal, Level vertikal, links, 5. Level in Content als Tab-Navigation à Klare Auszeichnung des Navigationspfads à Alternative (second best): Anzeige Bread-Crumb-Tree à Trennscharfe Cluster und Labels

24 Navigation und Suchfunktion. Bewährtes Navigationskonzept. Volltext-/Personensuche 1. Level 1. Level 1. Level 1. Level 1. Level 1. Level 2. Level 2. Level 2. Level 2. Level 3. Level Zuletzt 3. Level Corporate News 3. Level 3. Level aktualisiert 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. (Picture) Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level Meine Kontakte Meine Apps Top Links Abteilungs-/ Standort News Dashboards E D A B C A B C D E Meine Links

25 Navigation und Suchfunktion. Bewährtes Navigationskonzept Volltext-/Personensuche 1. Level 1. Level 1. Level 1. Level 1. Level 1. Level 2. Level 2. Level 2. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 4. Level 4. Level 4. Level 3. Level 3. Level 2. Level Titel Levelseite 5. Level 5. Level 5. Level 5. Level Kontextinfos

26 Navigation und Suchfunktion. Alternative: Bread Crumb Tree Volltext-/Personensuche 1. Level 1. Level 1. Level 1. Level 1. Level 1. Level Home > 1. Level > 2. Level > 3. Level > 4. Level > 5. Level Titel 5. Levelseite 5. Level 5. Level 5. Level 5. Level Kontextinfos

27 Navigation und Suchfunktion. Was macht eine Suche effizient? à Alternative Zugänge zur Information Volltextsuche mit Refinement (Facettensuche) Metadatensuche Inhaltssuche via Personen à Voraussetzung Konsequente Verschlagwortung der Inhalte (nach Möglichkeit weitgehend automatisiert)

28 Navigation und Suchfunktion. Volltextsuche mit Refinement (Facettensuche). Dokument XYZ Hauptnavigation Sie suchten Zuletzt nach Dokument Corporate XYZ News Treffer 1-10 von 35 aktualisiert (Picture) Top Links Abteilungs-/ Standort News Dashboards E A D B 8. C 9. A B C D E 10. Einschränken Meine Kontakte nach Inhaltstyp > Weisung (8) > Produkt (13) > News (14) Dateityp Meine Apps > Excel (7) > Powerpoint (3) > PDF (25) Autor > Reto Reier (19) > Beat Meine Boll (16) Links Datum > heute (9) > letzte 2-7 Tage(13) > letzte 8-30 Tage (7) > früher (6)

29 Navigation und Suchfunktion. Volltextsuche mit Refinement Voraussetzung. à Vollständiges Tagging der Inhalte (Metadaten) à Definition des Metadatenmodells in der Konzeptionsphase inkl. typische zu definierende Metadaten à Produkt- und Dienstleistungskategorien Inhaltstypen (Präsentationen, Weisungen, Formulare, Reglemente, News etc.) Themen (Marketing, IT, HR etc.) Ggfs. Organisationseinheiten (Divisionen, Abteilungen) à Durch das System automatisch verfügbare Metadaten Dateityp, erstellt am /durch, geändert am /durch

30 Navigation und Suchfunktion. Volltextsuche mit Refinement - qualitätssteigernd. à Wo möglich automatische Verschlagwortung aufgrund des Kontexts à Automatische Vererbung der Metadaten x x x x x y

31 Navigation und Suchfunktion. Zero term search à Verknüpfung der Metadaten über sog. Topic Maps ermöglicht einfache Aggregationen Zürich Services HR St. Gallen Bern Standorte IT Procurement Personen Dokumente Maier Rugi Maurer

32 Collaboration & Enterprise

33 Mitarbeiter müssen immer häufiger über Standorte und Kontinente hinweg zusammenarbeiten

34 Collaboration & Enterprise 2.0. oder über funktionale Grenzen hinweg! Unternehmensinfrastrukur Personalwirtschaft Entwicklung Beschaffung Eingangslogistik Operations Marketing Vertrieb Kundendienst

35 Collaboration & Enterprise 2.0. Dokumentenzentrierte Zusammenarbeit in Project Spaces. Projekt Top Secret Volltext-/Personensuche Hauptnavigation Meine Dokumente Zuletzt aktualisiert Tags Abnahme Offerte Abnahme Vertrag Abnahme Kunde XY Meine Aufgaben Dashboards E D A B C A B C D E

36 Dokumentenmanagement und Metadaten. Durchdachtes Dokumentenmanagement kann Prozesse vereinfachen. Workflows Berechtigungen Office Integration Metadaten Bearbeitung im Browser Social Tagging Ansichten Metadatenbasierte Navigation Content Organizer Versionierung Intranet. Kollaboration. Methodik.

37 Collaboration & Enterprise 2.0. Projektcollaboration im Wiki. Bekannte Benutzer Suche Änderungshinweise Editieren Exportieren, Attachements Funktionsspezifikation Kommentar/Fragen Zwischenabnahmen

38 Collaboration & Enterprise 2.0. Personenzentrierte Zusammenarbeit über Social Networking Tools. Willkommen, Mika Hakkinen Personensuche Hauptnavigation Activity Stream My Skills My Colleagues Meine Tags Abnahme Offerte Abnahme Vertrag Abnahme Kunde XY Latest Blogs

39 Mit Enterprise 2.0 Tools können Sie die Mitarbeiter in ihrer Arbeit unterstützen Finden und Vernetzen mit Kollegen ähnlicher Interessen über Grenzen hinweg Schnelles Teilen und Finden von Ideen, Wissen und Erfahrung Bewusstsein bekommen für die Arbeiten der Kollegen Nutzung des Wissens aus dem internen Netzwerk

40 Expertensuche und -vernetzung durch Social Networking Funktionalitäten und die Verschlagwortung von Profilen à Verringern die Distanz zwischen Mitarbeitern à Identifikation von Experten à Vermitteln Wissen für das ganze Unternehmen

41 Was sind die Rahmenbedingungen?

42 Rahmenbedingungen. Collaboration und Social Media Warum im Unternehmen? Nutzen : History: Kommunikation Schnell, einfach, kostengünstig Informationen & Wissen Dokumentation von Wissen Qualitätssteigerung von Informationen durch kollektives Wissen (z.b. Social Tagging) Zusammenarbeit Ortsunabhängigkeit Mitarbeiter und Identität: Bildung von Mitarbeiter-/ Unternehmensidentität

43 Rahmenbedingungen. Organisation Ebenen von Unternehmen. Strategie - Ziele des Intranets - Interne Kommunikation - Technologie Struktur - Organisationsstruktur - Ablaufprozesse / Aufbauorganisation - Informationsstruktur Kultur - Rolle des einzelnen Mitarbeiters - Führungskultur - Rolle des Teams Mitarbeiter - Fähigkeiten & Interessen - Wissen & Erfahrung - Rolle im Unternehmen - Ängste & Erwartungen

44 Rahmenbedingungen. Change Management Wandel im Unternehmen. Neue Arbeitsformen Bestehende Strukturen - Weisungen - Hierarchie - Gehorsam - Arbeitsprozesse Druck zur Veränderung kommt von Innen und Aussen Social Media Divisionale Organisation «Unter Change Management wird die zielorientierte Gestaltung von Veränderungsprozessen in Organisationen verstanden.»

45 Rahmenbedingungen. Change Management Wandel im Unternehmen. Divisionale Projekt Organisation Veränderung führt zu neuen Strukturen / Formen der Zusammenarbeit Zusammenarbeit in Projektteams Wissen des Einzelnen im Zentrum Team- / Organisationsübergreifende Zusammenarbeit

46 Ihre Fragen

47 Vielen Dank für Ihr Interesse und Ihre Aufmerksamkeit. Namics

48 Namics vorgestellt

49

50 Namics vorgestellt. Zahlen und Fakten. à Webdienstleister für hochwertige, professionelle E-Business Dienstleistungen 1995 gegründet 310 Mitarbeiter 39.0 Mio. CHF Umsatz 2009 Frankfurt Hamburg München St.Gallen Zürich

51 Namics vorgestellt. Zahlen und Fakten. à 1995 gegründet Spin-Off der Universität St. Gallen à 310 Mitarbeiter à 39.0 Mio CHF Umsatz 2009 à Standorte Frankfurt, Hamburg, München, St. Gallen, Zürich à Inhaber PubliGroupe SA, Lausanne Management / Partnergesellschaft

52 Namics vorgestellt. Wachstum und Stabilität. Entwicklung von Umsatz (in Mio CHF, IFRS) und Mitarbeiter à Wachstum Stabiles Wachstum von Umsatz und Mitarbeiter seit 1995 à Stabilität Über 60% unserer Kunden begleiten wir länger als 3 Jahre als Dienstleister

53 Namics vorgestellt. Kompetenzen. 20% Markenführung & Online Marketing 35% Content Management Performance 20% Product Information & ecommerce 10% Web Applications 15% Intranet & ecollaboration

54 Namics vorgestellt. Kompetenzen. à Webdienstleister für hochwertige, professionelle E-Business Dienstleistungen Commerce & Conversion Intranet & Collaboration Online Strategie Web Content Management Social Applications Online Marketing Markenkommunikation

55 Namics vorgestellt. Interdisziplinäre Teams. Technologie Projekt Management Consulting Kreation

56 Namics vorgestellt. Interdisziplinäre Teams. Consulting Kreation Technologie Projekt Management Strategie Konzeption Prozesse Info-Architektur Markenstrategie Konzeption, Idee Design, Text UX, Animation Architektur Konzeption Implementierung Betrieb

57 Namics vorgestellt. Taten

58 Namics vorgestellt. Inhaber

59 Namics vorgestellt. Partner

60 Kalender. Mehr Save the date. à Namics Fachtagung, 19. Mai 2011, Zürich Ein "One size Intranet" gibt es nicht - zum Glück. à Aiciti Referatsreihe bei Digicomp, 14. Juni 2011, Zürich E-Publishing auf dem ipad. Business Ideen und Praxistipps für Konzeption und Interaction Design. à Smart Business Day, 29. September 2011, Zürich Commerce jetzt aber richtig Best Practices, Studienergebnisse und Expertenmeinungen Details und Anmeldung unter:

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