Kurzanleitung Vorverkaufsstellen

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1 Kurzanleitung Vorverkaufsstellen Seite 1 / 19

2 Inhalt 1. Systemvoraussetzungen 3 2. Drucker mit Reservix Print einrichten 3 Software verstehen 3 Software installieren 4 Drucker einstellen 5 DIN A5-Bögen einstellen 6 Drucker testen 6 PopUp-Blocker deaktivieren 7 3. Ticket-Vorverkauf 8 Veranstaltung finden 8 Tickets verkaufen 9 Reservix Bestellmaske 10 Tickets reservieren (provisorisch) 11 Tickets abholen 12 Tickets stornieren 13 Ticketrohlinge bestellen 15 Veranstaltungen bewerben Sicherheit Verwaltung 17 Ticketbestellungen bearbeiten 17 Umsatzreport Kontakt 19 Seite 2 / 19

3 1. Systemvoraussetzungen Drucker Installierter und eingerichteter Laser- bzw. Thermodrucker (abhängig vom gelieferten Papier), BOCA-Drucker ab FGL 42 Drucker -Software Das Programm Ghostscript ab Version 8.14 und die hauseigene Drucker-Einrichtungs-Software Reservix Print können direkt in unserem System heruntergeladen werden internet Browser Mozilla Firefox (empfohlen), Microsoft Internet Explorer ab Version 7.0 internetzugang DSL PDF Reader Adobe Reader PDF ab Version 6.0 PopUp-Blocker Für reservix.de bitte ausschalten Windows Betriebssystem Windows 7, Vista, XP, Drucker mit Reservix Print einrichten Software verstehen Webbasierte Systeme erkennen keinen Drucker, weshalb für das korrekte und sichere Ticketdrucken unser lokales Zusatzprogramm Reservix Print benötigt wird. Reservix Print läuft in Ihrem System. Das Programm stellt zwei verschlüsselte http-anfragen (Port 443) an unsere Reservix-Server und holt die Druckerparameter sowie anschließend die angeforderten Tickets ab. Diese werden danach per Ghostscript auf Ihrem Drucker ausgedruckt. Damit das System erkennt, ob die Tickets ordnungsgemäß ausgedruckt wurden, wird zum Schluss der Erfolgsstatus dem Reservix-Server gemeldet. Seite 3 / 19

4 Software installieren Die Installation dauert nur wenige Minuten und erfordert das Administratoren-Recht, Programme auf dem Rechner installieren zu dürfen. In Ihrem Reservix-Account finden Sie unter Einstellungen > Grundeinstellungen > Drucken alle erforderlichen Informationen und Links zur Einrichtung des Ticketdruckers. Wenn Sie unter Druckprogramm (siehe Bild) auf Reservix Print umstellen, zeigt Ihnen das System Download: Reservix print V1.3 und Download: GhostScript V8.64 für Windows. Installieren Sie beide Programme ( Reservix print V1.3 und GhostScript V8.64 für Windows ) mit ihren Standardangaben. Wichtig: Sollte Ihr Virenprogram für das Programm Reservix Print eine Meldung wie links anzeigen, können Sie auf Ja klicken. In der Windows-Taskleiste erscheint nun links neben der Uhr das orange Reservix-Symbol Reservix Print wurde nun erfolgreich installiert und gestartet. Das Programm wird nun automatisch bei jedem Start des Rechners ausgeführt. Seite 4 / 19

5 Drucker einstellen Unter Einstellungen > Grundeinstellungen > Drucken (siehe Screenshot oben) in Reservix können Sie nun Ihren Drucker im Reservix-System konfigurieren: Pfad zu Ghostscript Muss bei Standardinstallation nicht verändert werden, da Reservix dies automatisch selbst ermittelt. Pfad zu Reservix Print Muss bei Standardinstallation nicht verändert werden, da Reservix dies automatisch selbst ermittelt. Lokales Arbeitsverzeichnis Muss bei Standardinstallation nicht verändert werden, da Reservix dies automatisch selbst ermittelt. Druckfarben Stellen Sie hier immer Graustufen ein. Orientierung Bei A4-Ticketpapier: Hochformat einstellen. Bei A5-Ticketpapier oder Thermopapier: Querformat einstellen Proxy-Server (Host/IP) / Port Falls ein Proxy-Server benutzt wird, stellen Sie hier die Domain / IP-Adresse des Proxy-Servers und dessen Port ein und erlauben Sie den HTTP CONNECT Befehl. Proxy-User / Passwort Nur bei Proxy-Servern mit Passwortschutz. Tragen Sie hier User und Passwort ein. Domänen-User bitte unbedingt auf die Form domäne\\user achten (wichtig sind die beiden Querstriche). Reservix Print - Server / Port Muss bei Standardinstallation nicht verändert werden (Standard: localhost, Port 80) Ticketdrucker - Treiber Muss bei Standardinstallation nicht verändert werden (Standard: Windows-Druckertreiber). Die Einstellung GS-Direktansteuerung in Kombination mit dem Druckernamen ljet4 druckt automatisch auf dem Standard-Drucker aus. Seite 5 / 19

6 Ticketdrucker - Druckername Tragen Sie hier den Namen des Druckers ein, der unter der Windows -> Systemsteuerung -> Drucker als Druckername bekannt ist, nicht den Freigabe-Namen! Richtige Schreibweise beachten (z.b. HP Laserjet 1100 ). Bei Windows 2000 / NT-Netzwerken muss hier die Domänenadressierung \\Servername\Druckername verwendet werden. Papierformat Hier das Papierformat wählen, wie Sie Ihrem Drucker das Ticketpapier ins Fach legen. Achtung: Bei DIN A5 müssen Sie bei Orientierung das Querformat wählen. DIN A5-Bögen einstellen Dieser Spezialfall gilt für Vorverkaufsstellen, die Ticketbögen in Din-A5 verwenden wollen. Idealfall: Der Drucker erkennt DIN A5-Bögen automatisch und druckt drei Tickets auf zwei eingelegte DIN-A5-Bögen verteilt (statt ein Ticket ins Leere bzw. auf die Walze ). Diese Funktion besitzen leider nur wenige Drucker, meistens erwartet der Drucker trotz Einlegen von A5-Papier weiterhin einen DIN-A4-Bogen. Normalfall: Es wird eine Kopie des Druckertreibers im System angelegt, in der Papierfach und Papierformat fest auf DIN-A5 eingestellt werden. Da hierfür meist Administratorenrechte benötigt werden, kontaktieren Sie bitte Ihren IT-Dienstleister, der sich wiederum direkt per Mail mit unserer Technikabteilung in Verbindung setzen muss Im Reservix-System wird die Treiberkopie als Druckername eingetragen. Drucker testen Wenn Sie nun Ticketdruck testen drücken, öffnet sich ein kleines Fenster und zeigt eventuelle Fehlermeldungen an. Nach erfolgreichem Ticketdruck schließt sich dieses Fenster automatisch. Seite 6 / 19

7 PopUp-Blocker deaktivieren Wenn Sie Probleme mit dem Ticketdrucker haben, liegt es häufig am PopUp-Blocker, der nicht für reservix.de deaktiviert wurde. Bitte beachten Sie, dass er auch dann deaktiviert werden muss, wenn der Druck eines Testtickets bereits erfolgreich war. Wir empfehlen den Internetbrowser Mozilla Firefox (www.mozilla-europe.org), da dieser sehr zuverlässig mit dem Reservix-System arbeitet. Deaktivierung am Beispiel Firefox: Nach der Firefox-Installierung müssen Sie den PopUp-Blocker für reservix.de deaktivieren, indem Sie über das Firefox-Menü zu Extras > Einstellungen > Inhalt gehen. Klicken Sie auf Ausnahmen, tragen Sie als Adresse der Website reservix.de ein (ohne und bestätigen Sie den Vorgang mit Erlauben. Sie haben nun den Pop-Up Blocker für Reservix erfolgreich deaktiviert. Seite 7 / 19

8 3. Ticket-Vorverkauf Veranstaltung finden Klicken Sie im Menü auf Vorverkauf und es eine Liste aller Veranstaltungen (hier im Beispiel im Umkreis von 100 km, da Regional (100 km) vorausgewählt ist siehe Tipp). Sie können alternativ auch rechts alle Veranstaltungen im System ( Gesamtangebot ) oder links die gesponserten Events ( TOP-Events ) auswählen. Daneben können Sie u.a. in einem Dropdown nach Veranstaltungen suchen, die neu oder erst seit einer bestimmten Zeit im Vorverkauf sind. Wichtig: Verwenden Sie niemals die Zurück-Buttons des Browsers, sondern klicken Sie immer im Reservix-System auf zurück. Tipp: Unter Einstellungen > Grundeinstellungen > Bestellvorgang können Sie ganz unten bei Reichweite regionaler Veranstaltungen den Umkreis in Kilometern selbst einstellen. Seite 8 / 19

9 Tickets verkaufen Wählen Sie zunächst eine Veranstaltung aus. Folgende Funktionen und Informationen finden Sie bei dieser Ansicht: Veranstaltungsname Durch Anklicken des Veranstaltungsnamens (z.b. Veranstaltungstermine dieser Serie. Testveranstaltung ) erscheinen alle Tickets Hier können Sie Ihre Tickets buchen. Nachdem Sie die erste Veranstaltung ausgewählt haben, können Sie mir dem Button Zusätzliche Tickets weitere Tickets anderer Veranstaltungen der Bestellung hinzufügen. Infos Hier sind Informationen, Preise, Veranstalter-Kontaktdaten (wichtig für eine Storno-Erlaubnis) und Ermäßigungs-Regelungen hinterlegt. Hinweise (x frei, > 20 frei, >50 frei, >99 frei) Hier erkennen Sie, wieviele Tickets für eine Veranstaltung noch im Verkauf bzw. im Kontingent verfügbar sind. Hier keine Tickets verfügbar Der Vorverkauf für diese Veranstaltung ist beendet bzw. für diese Veranstaltung das Kontingent erschöpft. An dieser Stelle können auch wichtige Kurzinformationen wie Ausverkauft, Abgesagt, Restkarten an der Abendkasse oder Abweichende Vorverkaufsgebühr stehen. Seite 9 / 19

10 Saalplan-Symbol Bei dieser Veranstaltung ist ein Saalplan hinterlegt. Falls vom Veranstalter bzw. der Veranstaltungsstätte Click&View (s. rechts) eingerichtet wurde, können Sie Ihren Kunden die Sicht von einem gewählten Platz zur Bühne anhand hinterlegter Fotos zeigen. Reservix Bestellmaske Seite 10 / 19

11 Tickets reservieren (provisorisch) Führen Sie die Ticketbestellung wie gewohnt durch. Geben Sie dann unter Ihre Persönliche Daten (s. letzte Seite) die Bestelldaten des Kunden ein und drücken Sie auf weiter. Sie können die Reservierungsfristen (in der Regel 4 Tage) verkürzen, indem Sie die entsprechende Anzahl an Tagen in das zugehörige Feld eintragen. Nach der gewählten Frist, werden die Tickets automatisch storniert. Bestätigen Sie die provisorische Bestellung mit dem Button jetzt vorbestellen (nur verfügbar, wenn der Veranstaltungstermin noch hinreichend entfernt ist). Seite 11 / 19

12 Tickets abholen Reservierte Tickets können Sie direkt mit dem Menüpunkt Vorbestellungen abrufen und bearbeiten! Um schnell in die Buchung eines Kunden zu gelangen, können Sie auch direkt in der Kopfzeile suchen: Drucken Sie nun über den Button Tickets abholen! die Tickets aus. Bestätigen Sie den Ticketdruck indem Sie auf den Button OK klicken. Die Tickets werden anschließend sofort ausgedruckt und der zu zahlende Betrag wird eingeblendet. Seite 12 / 19

13 Tickets stornieren Gehen Sie auf den Menüpunkt > Verwaltung, scrollen Sie zur gewünschten Buchung und klicken Sie auf den Punkt Alles stornieren bzw. Einzelstorno. Alles stornieren: Einzelstorno: Seite 13 / 19

14 Storno Rückruf: Bitte klicken Sie auf Storno Rückruf! und befolgen Sie die Instruktionen im PopUp-Fenster. Stornierte Tickets verifizieren: Bitte überprüfen Sie stets den vierstelligen Ticketcode mit dem zu stornierenden Ticket im System: Stornos aufbewahren: Bitte beachten Sie, dass stornierte Tickets, Fehldrucke usw. bis 6 Monate nach der Veranstaltung aufbewahrt und auf Verlangen dem Veranstalter oder Reservix zugeschickt werden müssen. Seite 14 / 19

15 Ticketrohlinge bestellen Wir bitten Sie, die Ticketrohlinge direkt per bei Reservix zu bestellen. Schicken Sie dazu eine Nachricht an Bitte senden Sie uns: den Vorverkaufsstellen-Namen die genaue Lieferadresse die Ticket-Art (Thermoticket oder Ticketbogen) die Ticket-Anzahl: min. 150 Ticketbögen DIN A4 (450 Einzeltickets) min Thermopapier-Rohlinge (1 Karton) Veranstaltungen bewerben Die Funktion > TOP-Event (PDF) in Ihrem Supportbereich öffnet eine tagesaktuelle, mehrseitige und chronologisch sortierte Zusammenfassung aller Top-Events in Ihrer Nähe. Tipp: Viele Vorverkaufsstellen drucken die Übersicht der Top-Events regelmäßig aus und hängen diese im Schaufenster auf. Seite 15 / 19

16 4. Sicherheit Unter Einstellungen > Benutzerdaten können Sie Ihr Passwort ändern: Wenn Sie einen Direkteinstieg verwenden, entfällt der Passwortschutz. Besonders in diesem Fall müssen Sie zwingend Ihren Computer vor unbefugtem Zugriff sichern. Achten Sie immer auf aktuelle Antivirensoftware und eine funktionierende Firewall. Ändern Sie Ihr Passwort regelmäßig, verwenden Sie Sonderzeichen, Zahlen und keine leicht zu erratende Inhalte wie Geburtstage, Namen etc.! Die Passwortsicherheit sollte möglichst immer sehr gut sein (wird angezeigt) und der Direktlink muss nach der Aktualisierung immer neu gesetzt werden (die Links finden Sie unter Einstellungen > Benutzerdaten > Übersicht ). Geben Sie das Passwort nur an Mitarbeiter weiter, die mit dem System vertraut sind. Versenden Sie Ihre Direkteinstieg-Links (s.u.) niemals per ! Seite 16 / 19

17 5. Verwaltung Ticketbestellungen bearbeiten Unter dem Menüpunkt Verwaltung > Buchung befindet sich die Buchungsliste. Ganz rechts unter dem Punkt Aktion können Sie (soweit durch den Veranstalter erlaubt): Bestellungen einzeln bearbeiten (provisorische Bestellung umwandeln etc.) Belege ausdrucken Bestellbestätigungen ausdrucken Tickets drucken Alle Tickets stornieren Einzelstornos durchführen Storno Rückruf durchführen Gutschriften drucken (nach Storno) Ursprüngliche Rechnungen drucken (nach Storno) In der Suche der Buchungsliste können Sie neben dem Namen, der Buchungs-, Kundenund Rechnungsnummer auch mit zwei Spezialfiltern z.b. nach nicht bezahlten Tickets des Veranstalters XY mit Mahnstufe 2 suchen. Seite 17 / 19

18 Umsatzreport Unter Verwaltung > StatistiX > Umsatzreport können Sie links im Menü den Umsatzreport abrufen und ausdrucken. Dabei bieten sich vielfältige Möglichkeiten der Aufschlüsselung: Seite 18 / 19

19 6. Kontakt Bei weiteren Fragen erreichen Sie uns während unserer Büroöffnungszeiten von Montag bis Freitag von 9:00 bis 18:00 Uhr sowie Samstag von 9:00 bis 13:00 Uhr unter sowie per Mail unter Gerne bieten wir Ihnen auch eine kostengünstige telefonische Einweisung oder eine persönliche Schulung vor Ort an fragen Sie uns einfach! Ihr Reservix-Team Seite 19 / 19

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