Leibniz Universität Hannover IT Services. Pivot-Tabelle

Transkript

1 Pivot-Tabelle

2 Bücher Stephan Nelles: Excel 2010 im Controlling; Galileo Computing Helmut Schuster: Excel 2010 Pivot-Tabellen; Microsoft Press Seite 2

3 Hilfe im Internet ~g021/pdf/xl2010_pivottabellen.pdf dokumente/jobs_personal_1/aus und_weiterbildung_7 /kurzanleitungen_informatik/excel/pivottabellen_und_datenschnitte.pdf Seite 3

4 Beispieldateien bungenzupivottabellen1.htm pivot_table_demo_workbook/ Suche nach den Dateien EastNorthCentralFTWorkers.xls Chapter-17-Example-Excel-sheet-distilling-AWSobservations-5-min-to-hourly-EXAMPLE.xlsx Seite 4

5 Pivot-Tabellen (Pivot Table)... Interaktive Tabelle zur Auswertung von Daten. Veränderbare Sichten auf Daten. Zusammenfassung in Gruppen und Aggregation von Daten. Neuordnung und Analyse von großen Datenmengen. Verdichtung von Daten und damit ein Verlust an Informationen. Seite 5

6 Datenquellen für Pivot-Tabellen Tabellen und Listen aus Tabellenkalkulationen wie zum Beispiel hier im Kurs Excel. Tabellen aus Datenbanken. Seite 6

7 Hinweis Für jede Pivot-Tabelle werden die Basisdaten in die Zwischenablage gespeichert. Bei einer Kopie werden die Basisdaten nicht kopiert. Das heißt, die Quelle und die Kopien greifen auf die gleichen Daten zu. Berechnete Felder, Gruppierungen und Aktualisierungen werden bei der Quelle und den Kopien umgesetzt. Seite 7

8 Vorbereitung der Rohdaten in Bezug auf Spaltenüberschriften den Datenbereich der Pivot-Tabelle verbundene Zellen Formatierungen von Zellen Berechnungen Seite 8

9 Spaltenüberschriften Jede Spalte hat eine Überschrift, die den Inhalt der Spalte beschreibt. Überflüssige Leerzeichen am Anfang und Ende der Überschrift werden entfernt. Überschriften sind eindeutig. Die Überschrift sollte die Daten in der Spalte beschreiben. Seite 9

10 Datenbereich Der Datenbereich für die Pivot-Tabelle muss mindestens zwei Zeilen groß sein. Die Anzahl der Spalten ist nur durch die, für Pivot-Tabellen zur Verfügung stehenden Speicherplatz begrenzt. Leere Zeilen und / oder Spalten werden entfernt. Ausgeblendete Zeilen und Spalten werden in die Berechnungen der Pivot-Tabelle mit einbezogen. Bereiche, die in Excel wachsen können, werden mit Bereichsnamen (Menüband Formeln. Namen definieren) versehen. Seite 10

11 Verbundene Zellen Zellverbindungen müssen aufgehoben werden. Seite 11

12 Formatierungen Datumswerte und Zahlenwerte werden in Abhängigkeit des Eingabegebietsschema des Betriebssystems eingegeben. In der Datenquelle wird für alle Daten gleichen Typs das gleiche Eingabegebietsschema genutzt. Falls ein Teil der Datumswerte entsprechend des englischsprachigen Raums und der andere Teil entsprechend des deutschsprachigen Raums codiert sind, werden diese Daten entsprechend ihres Eingabegebietsschema zusammengefasst. Seite 12

13 Berechnungen Berechnete Teil-, Zwischen- und Gesamtergebnisse werden nicht in den Datenbereich für die Pivot-Tabelle eingeschlossen. Berechnete Spalten sind erlaubt und werden manchmal auch benötigt. Seite 13

14 Bearbeitung von Währungswerten im Textformat = E263 * 1. Durch die Multiplikation mit eins wird der Text in eine Zahl umgewandelt. =RECHTS(E263; LÄNGE(E263) 1)*1. Die Funktion Länge() gibt die Anzahl der Zeichen des Texts zurück. In diesem Beispiel wird das erste Zeichen aus dem Text entfernt. =LINKS(E263; 5)*1. Die Funktion Links() gibt 5 Zeichen ab dem ersten Zeichen vom Text zurück. Seite 14

15 Vorüberlegungen Welche Frage soll die Pivot-Tabelle beantworten? Bestellungen von Produkt x in einem bestimmten Monat. Bestellungen von Produkt x von Kunde y. Welche Daten werden für die Beantwortung der Frage benötigt? Werden alle, in einer Tabelle gespeicherten Daten benötigt oder nur ein Teilbereich? Welche Beziehungen zwischen den Daten sollen dargestellt werden? Zum Beispiel: Verkaufte Produkte pro Monat oder pro Kunde. Seite 15

16 Pivot-Tabellen erstellen Markierung eines mindestens zwei Zeilen großen Datenbereichs. Aktivierung des Menübandes Einfügen. Klick auf das Symbol PivotTable in der Gruppe [Tabellen]. Im Dialogfeld [PivotTable erstellen] wird der gewählte Datenbereich und der Speicherort der Pivot-Tabelle ausgewählt. Klick auf die Schaltfläche OK, um den Aufbaudialog einer PivotTabelle anzuzeigen. Seite 16

17 Dialogfeld PivotTable erstellen Datenquelle Speicherort Seite 17

18 Hinweise zur Datenquelle Markierung von einer Zelle: Automatische Erweiterung auf alle benachbarten Zellinhalte. Markierung von einer Zeile: Einblendung eines Hinweises. Markierung von einer Spalte: Der Aufbaudialog wird angezeigt. Markierung eines Zellbereichs: Der Aufbaudialog wird angezeigt. Seite 18

19 Aufbaudialog Seite 19

20 Menüband Optionen. Daten sortieren, filtern und gruppieren. Entwurf. Design der Pivot-Tabelle. Seite 20

21 PivotTable-Feldliste schließen und öffnen Klick auf das Kreuz in der Titelleiste. PivotTable-Tools Optionen Feldliste öffnet die Feldliste. Seite 21

22 Aufbau Feldliste Darstellung des LayoutBereichs einer Pivot-Tabelle Seite 22

23 Felder Alle vorhandenen Felder. Spaltenüberschriften aus der Datenquelle Daten filtern nach Beschriftung der Spalten Beschriftung der Zeile Werte berechnen Seite 23

24 Hinweise Jedes Feld kann als Spaltenüberschrift oder als Zeilenüberschrift oder als Berichtsfilter genutzt. Jedes Feld kann in dem Layout-Bereich [Werte] mehrmals vorkommen. Seite 24

25 Verkaufszahlen eines Produktes in einem Quartal Spaltenbeschriftung: [Product] Zeilenbeschriftung: [Quartal] Werte: [Sales] Seite 25

26 Hinzufügen von Zeilenbeschriftungen Die Spalte enthält nur Text: Klick auf das Kontrollkästchen links vom Namen des Feldes. Drag & Drop des Feldnamens. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird der Feldname in den gewünschten Layout-Bereich in der Feldliste gezogen. Seite 26

27 Hinzufügen von Spaltenbeschriftungen Drag & Drop des Feldnamens. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird der Feldname in den gewünschten Layout-Bereich in der Feldliste gezogen. Seite 27

28 Felder aus dem Layout-Bereich entfernen Klick auf den Feldnamen. Klick auf den Befehl Feld entfernen im Kontextmenü. Drag & Drop des Feldnamens aus den Layout-Bereich in die Feldliste. Seite 28

29 Hinzufügen von Werten Drag & Drop des Feldnamens. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird der Feldname in den gewünschten LayoutBereich in der Feldliste gezogen. Seite 29

30 Berechnungsfunktionen für Werte Aggregatfunktionen. Zusammenfassung von vielen Daten zu einem Wert. Der Wert wird in einer Zelle, die den Schnittpunkt zwischen der Zeilenund Spaltenbeschriftung angezeigt. Komprimierung von Informationen unter Berücksichtigung eines bestimmten Aspektes. Seite 30

31 in Excel Aggregatfunktion Erläuterung Summe Summe aller Werte. Anzahl Anzahl aller Zellen, die nicht leer sind. Anzahl Zahlen Anzahl aller Zellen, die als Zahl formatiert und nicht leer sind Mittelwert Mittelwert aller Werte des Feldes Minimalwert Kleinster Wert. Maximalwert Größter Wert. Produkt Produkt aller Werte. Seite 31

32 in Excel Aggregatfunktion Erläuterung Standardabweichung (Stichprobe) Standardabeweichung (Grundgesamtheit) Varianz (Stichprobe) Varianz (Grundgesamtheit) Seite 32

33 ändern Klick auf den Feldnamen. Wertfeldeinstellung im Kontextmenü. Die Registerkarte [Werte zusammenfassen nach] ist aktiv. Auswahl einer entsprechend der Fragestellung passenden Aggregatfunktion. Klick auf OK im Dialogfeld. Seite 33

34 Dialogfenster Seite 34

35 Benutzerdefinierter Name Das Textfeld [Benutzerdefinierter Name] am oberen Rand des Dialogfeldes zeigt den Namen des Wertes in der Feldliste an. Standardmäßig wird der Name aus der Aggregatfunktion und der Spaltenüberschrift zusammengesetzt. Der Name kann geändert werden, muss aber nicht. Seite 35

36 Zahlenformat für das Wertfeld ändern Klick auf den Feldnamen. Wertfeldeinstellung im Kontextmenü. Klick auf die Schaltfläche Zahlenformat am unteren Rand. Im Dialogfeld [Zellen formatieren] wird ein passende Format eingestellt. Klick auf OK im Dialogfeld [Zellen formatieren]. Klick auf OK im Dialogfeld [Wertfeldeinstellung]. Seite 36

37 Gesamtergebnisse ein- und ausblenden PivotTable-Tools Entwurf. Gesamtergebnisse im Bereich [Layout]. Seite 37

38 Absolutes oder prozentuales Ergebnis? PivotTable-Tools Optionen. Werte anzeigen als im Bereich [Berechnungen]. Seite 38

39 Weitere Optionen Seite 39

40 Prozentuale Anteile... Anzeigen als... in Bezug auf % der Gesamtsumme die Gesamtsumme % des Spaltengesamtergebnisses...das Gesamtergebnis der Spalte. % des Zeilengesamtergebnisses das Gesamtergebnis der Zeile. % von ein bestimmtes Element in der Tabelle. % des VorgängerzeilenGesamtergebnisses ein Teilergebnis einer Zeile. Alle Produktgruppen bilden 100 % ab. Produktgruppe A ist mit 30 % am Gesamtergebnis beteiligt. Von den Produkten wird der prozentuale Anteil an der Produktgruppe angezeigt. % des VorgängerspaltenGesamtergebnisses ein Teilergebnis einer Spalte. % des Vorgängergesamtergebnisses ein Teilergebnis einer Gruppe. Jede einzelnen Produktgruppe bildet 100 % ab. In Abhängigkeit der Produktgruppe wird der prozentuale Anteil der Produkte in der Produktgruppe angezeigt. Seite 40

41 Differenz und Ergebnis Anzeigen als... Erläuterung Differenz von Differenz in Abhängigkeit eines bestimmten Elements. % Differenz von Prozentuale Darstellung der Differenz. Ergebnis in Kumulation aller Einzelwerte % Ergebnis in Prozentuale Darstellung und Kumulation der Einzelwerte. Seite 41

42 Rangfolge und Index Anzeigen als... Erläuterung Rangfolge nach Größe (aufsteigend) Der niedrigste Wert bekommt den Wert 1. Die Anzeige bezieht sich auf alle Zeilen und Spalten. Nullwerte werden ignoriert. Rangfolge nach Größe (absteigend) Kumulation aller Einzelwerte Index Berechnung eines Index mit Hilfe von (Zellwert) * (Gesamtergebnis) / (Zeilengesamtergebnis) * (Spaltengesamtergebnis). Seite 42

43 Änderung der Datenquelle Der Mauszeiger steht an einer beliebigen Position in der PivotTabelle. PivotTable-Tools Optionen. Datenquelle ändern in der Gruppe [Daten]. Die momentan vorhandene Datenquelle wird angezeigt. Die Datenquelle kann direkt in dem Dialog geändert werden. Andere Möglichkeit: Mit Hilfe der Maus wird die neue Datenquelle markiert. Seite 43

44 Aktualisierung der Pivot-Tabelle Der Mauszeiger steht an einer beliebigen Position in der PivotTabelle. PivotTable-Tools Optionen. Aktualisieren in der Gruppe [Daten]. Die Pivot-Tabellen in der Arbeitsmappe werden aktualisiert. Alle Aktualisieren in der Gruppe [Daten]. Alle Daten, die auf der gleichen Datenquelle basieren, werden aktualisiert. Seite 44

45 Manuelle Aktualisierung des Layouts Der Mauszeiger steht an einer beliebigen Position in der PivotTabelle. Die Feldliste ist geöffnet. Klick in das inaktive Kontrollkästchen [Layoutaktualisierung zurückstellen]. Das Layout der Pivot-Tabelle wird verändert. Klick in das aktive Kontrollkästchen [Layoutaktualisierung zurückstellen]. Die Daten in der Pivot-Tabelle werden aktualisiert. Die Arbeitsmappe wird gespeichert. Seite 45

46 Sortierung der Daten Klick auf den Pfeil nach unten rechts von [Zeilenbeschriftung] oder [Spaltenbeschriftung]. Von A bis Z sortieren. Von Z bis A sortieren. Seite 46

47 Filterung Filterung manuell über die Zeilen- oder Spaltenbeschriftung. Filterung manuell über den gesamten Bericht. Visuelle Darstellung der Filtern mit Hilfe von Datenschnitten. Seite 47

48 Manuelle Filterung Klick auf den Pfeil nach unten rechts von [Zeilenbeschriftung] oder [Spaltenbeschriftung]. Seite 48

49 Beschriftungsfilter Filterung von Text in Zeilen- oder Spaltenüberschriften. Seite 49

50 Wertefilter oder Datumsfilter Zahlen- oder Datumswerte werden gefiltert. Seite 50

51 Filter entfernen PivotTable-Tools Optionen. Löschen Filter löschen in der Gruppe [Aktionen]. Seite 51

52 Hinzufügen von Berichtsfiltern Drag & Drop des Feldnamens. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird der Feldname in den [Berichtsfilter] in der Feldliste gezogen. Seite 52

53 Berichtsfilter in Pivot-Tabellen Mit Hilfe des Pfeils nach unten kann das gewünschte Filterkriterium ausgewählt werden. Seite 53

54 Datenschnitte Visuelle Darstellung eines Filters. Einführung mit Microsoft Excel Seite 54

55 hinzufügen Der Mauszeiger steht an einer beliebigen Position in der PivotTabelle. PivotTable-Tools Optionen. Datenschnitte einfügen in der Gruppe [Sortieren und Filtern]. In der Dialogbox [Datenschnitt auswählen] werden alle Felder aus der Basistabelle angezeigt. Die aktiven Kontrollkästchen kennzeichnen die eingeblendeten Datenschnitte. Seite 55

56 positionieren Klick mit dem Mauszeiger in einen Datenschnitt. Der Mauszeiger befindet sich innerhalb des Datenschnittes. Drag & Drop des Datenschnittes. Seite 56

57 Größe des Datenschnittes Klick mit dem Mauszeiger in einen Datenschnitt. Der Mauszeiger schwebt über den Rahmen. Drag & Drop stellt die Größe ein. Seite 57

58 gestalten Klick mit dem Mauszeiger in einen Datenschnitt. Menüband Datenschnitttools ist aktiv. Datenschnitt-Formatvorlagen legen die Farbe des Datenschnittes fest. In der Gruppe [Schaltfläche] kann die Größe der Elemente sowie die Anzahl der Spalten festgelegt werden. Seite 58

59 gruppieren Klick mit dem Mauszeiger in einen Datenschnitt. <STRG>+Mausklick aktiviert alle anderen Datenschnitte. Menüband Datenschnitttools ist aktiv. Gruppieren in der Gruppe [Anordnen]. Seite 59

60 Filterung mit Datenschnitten Klick mit dem Mauszeiger in einen Datenschnitt. Klick auf eine der Schaltflächen. <STRG>+Mausklick aktiviert weitere nicht zusammenhängende Schaltflächen. <Hochstell-Taste>+Mausklick aktiviert weitere zusammenhängende Schaltflächen. Seite 60

61 Filterung aufheben Klick mit dem Mauszeiger in einen Datenschnitt. Klick auf das Filtersymbol in der oberen rechten Ecke. Seite 61

62 Datenschnitte für mehrere Tabellen verwenden Klick mit dem Mauszeiger in einen Datenschnitt. Menüband Datenschnitttools ist aktiv. Pivottabelle-Verbindung in der Gruppe [Datenschnitt] legt die Tabellen fest, auf die sich der Datenschnitt auswirkt. Seite 62

63 Gruppierung von Daten Zeilen- und Spaltenüberschriften können manuell gruppiert werden. Automatische Gruppierung von Datums- und Zeitwerten. Bildung einer Gruppierung in den Rohdaten mit Hilfe von ExcelFunktionen. Seite 63

64 Gruppierung von Datumswerten Der Mauszeiger wird Zeilen- oder Spaltenüberschrift positioniert. Rechte Maustaste öffnet das Kontextmenü. Klick auf Gruppieren im Kontextmenü. Der niedrigste und höchste Wert werden als Start- und Endpunkt angezeigt. Die Liste [Nach] zeigt die Gruppierungsmöglichkeiten an. Seite 64

65 Gruppierung von Zahlenwerten Der Mauszeiger wird Zeilen- oder Spaltenüberschrift positioniert. Rechte Maustaste öffnet das Kontextmenü. Klick auf Gruppieren im Kontextmenü. Der niedrigste und höchste Wert werden als Start- und Endpunkt angezeigt. Die Liste [Nach] zeigt das Gruppierungsintervall an. Seite 65

66 Gruppierung aufheben Die Gruppe ist in der Zeile oder Spalte markiert. PivotTable-Tools Optionen. Gruppierung aufheben in der Gruppe [Gruppieren]. Seite 66

67 Manuelle Gruppierung von Elementen Die Elemente stehen zeilenweise untereinander. Die zu gruppierenden Elemente werden markiert. Rechte Maustaste öffnet das Kontextmenü. Menüeintrag Gruppierung. Seite 67

68 Manuelle Gruppierung von Elementen Die Elemente stehen dicht untereinander, aber nicht direkt zeilenweise. Das erste Elemente in der Gruppe wird markiert. Alle anderen Elemente der Gruppe werden mit <STRG>+Mausklick markiert. Rechte Maustaste öffnet das Kontextmenü. Menüeintrag Gruppierung. Seite 68

69 Manuelle Gruppierung von Elementen Die Elemente stehen als Zeilenüberschriften verstreut. Die Elemente werden manuell sortiert. Anschließend werden die Elemente gruppiert. Seite 69

70 Manuelle Sortierung von Elementen ist aktiv Klick auf den Pfeil nach unten rechts von [Zeilenbeschriftung] oder [Spaltenbeschriftung]. Weitere Sortieroptionen. Seite 70

71 Manuelle Sortierung der Elemente Der Mauszeiger liegt über eine Zeilenüberschrift. Rechte Maustaste öffnet das Kontextmenü. Menüeintrag Verschieben. Die Elemente können an den Anfang oder Ende verschoben werden. Die Elemente können um eine Position nach oben oder unten verschoben werden. Seite 71

72 Manuelle Gruppierung von sortierten Elementen Die Elemente stehen dicht untereinander, aber nicht direkt zeilenweise. Die Elemente, die zusammengefasst werden sollen, werden markiert. Rechte Maustaste öffnet das Kontextmenü. Menüeintrag Gruppierung. Seite 72

73 Gruppenname ändern Der zu ändernde Gruppenname ist markiert. In der Bearbeitungsleiste wird der neue Name eingegeben. Seite 73

74 Teilergebnisse ein- und ausblenden PivotTable-Tools Entwurf. Teilergebnisse im Bereich [Layout]. Seite 74

75 Layout anpassen PivotTable-Tools Entwurf. Berichtslayout im Bereich [Layout]. Seite 75

76 Kurzformat Seite 76

77 Gliederungsformat Seite 77

78 Tabellenformat Seite 78

79 Leere Zeilen einfügen PivotTable Tools - Entwurf. Leere Zeilen - Leerzeilen nach jedem Element einfügen. Am Ende einer Gruppe wird eine leere Zeile eingefügt. Seite 79

80 Gruppierung in der Feldliste Die Gruppierung wird als Feld in der Liste angezeigt. Die Gruppe setzt sich aus den Namen des Feldes und der Nummer 2 zusammen. Seite 80

81 Berechnete Felder... nutzen Funktionen, die Werten von Datenfeldern und konstante Werte enthalten. nutzen keine Funktionen, die Zellbezüge oder Bereichsnamen enthalten. Seite 81

82 hinzufügen Das Menüband PivotTable-Tools Optionen ist aktiv. Das Menü Felder, Elemente und Gruppen in dem Bereich Berechnungen wird geöffnet. Der Befehl Berechnetes Feld wird ausgewählt. In dem sich öffnenden Dialogfeld wird die Formel eingegeben. Seite 82

83 Dialogfeld Im Kombinationsfeld Name wird ein selbsterklärender Feldname ohne Leerzeichen für die Formel eingegeben. In dem Textfeld darunter wird die Formel eingegeben. Aus der Liste können Felder der Pivot-Tabelle ausgewählt werden. Mit Hilfe der Schaltfläche Hinzufügen wird die Formel übernommen. OK schließt das Dialogfeld. Seite 83

84 Felder in Formeln nutzen Doppelklick auf ein Feldname in der Liste Felder. Auswahl eines Feldes in der Liste und Klick auf die Schaltfläche Feld einfügen. Eingabe des Feldnames mit Hilfe der Tastatur. Seite 84

85 Konstante Werte, Klammern und Funktionen werden mit Hilfe der Tastatur eingegeben. Klammern dienen der besseren Lesbarkeit in Formeln. Seite 85

86 ändern oder löschen Das Menüband PivotTable-Tools Optionen ist aktiv. Das Menü Felder, Elemente und Gruppen in dem Bereich Berechnungen wird geöffnet. Der Befehl Berechnetes Feld wird ausgewählt. In dem Kombinationsfeld Name wird der Feldname des zu ändernden Feldes ausgewählt. Seite 86

87 Dialogfeld Die Schaltfläche Ändern speichert Änderungen an der Formel. Die Schaltfläche Löschen entfernt das berechnete Feld. Seite 87

88 Berechnete Elemente... können nicht bei einer Gruppierung von Elementen angewendet werden. setzen Elemente eines Feldes in Beziehung. Das Feld selber wird als Zeilen- oder Spaltenbeschriftung genutzt. Seite 88

89 hinzufügen Das Menüband PivotTable-Tools Optionen ist aktiv. Der Cursor steht in einer Zeilen- oder Spaltenbeschriftung. Das Menü Felder, Elemente und Gruppen in dem Bereich Berechnungen wird geöffnet. Der Befehl Berechnetes Element wird ausgewählt. In dem sich öffnenden Dialogfeld wird der Vergleich eingegeben. Seite 89

90 Dialogfeld: Name des berechneten Elementes Im Kombinationsfeld Name wird ein selbsterklärender Feldname ohne Leerzeichen für das neu zu berechnende Element eingegeben. Seite 90

91 Dialogfeld: Auswahl der Elemente Ein Feldname wird aus der Liste Felder ausgewählt. Anschließend werden die zu vergleichenden Ausprägungen des gewählten Feldes aus der Liste Elemente ausgewählt. Seite 91