Kapitel 1 Mit Excel arbeiten

Transkript

1 Excel kennen lernen Das rbeiten mit Excel basiert auf zwei grundlegenden Schritten: Das Erstellen eines Tabellenblatts und das anschließende earbeiten der Daten innerhalb dieses Dokuments. Sie erstellen ein Tabellenblatt, indem Sie Daten, Formeln und Funktionen hinzufügen. Sie bearbeiten die Daten, indem Sie Summen bilden, mit Datenreihen arbeiten, Tabellen für Ihre Daten erstellen und Ihre Daten in Diagrammen grafisch darstellen. Dieser bschnitt gibt Ihnen einen Überblick über all diese ufgaben. Sie lernen die einzelnen rbeitsschritte im Detail kennen, während Sie dieses uch durcharbeiten. Ein Tabellenblatt erstellen 4 Daten hinzufügen Sie können Text, Zahlen und andere Zeichen in jede beliebige Zelle des Tabellenblatts einfügen. Dazu klicken Sie einfach in die Zelle, mit der Sie arbeiten möchten, und geben dann Ihre Daten in die earbeitungsleiste ein das ist das große Textfeld oberhalb der Spaltenkopf-uchstaben. Ihre Eingabe erscheint dann in der zuvor ausgewählten Zelle. Sobald Sie mit der Eingabe fertig sind, drücken Sie [Enter]. Um bereits eingegebene Zellendaten zu ändern, klicken Sie in die entsprechende Zelle und ändern dann die Daten in der earbeitungsleiste. Eine Formel hinzufügen Eine Formel ist eine bestimmte Kombination von Zahlen, Zellenadressen und mathematischen Operatoren, mit deren Hilfe eine Kalkulation durchgeführt wird. In Excel geben Sie eine Formel in eine Zelle ein, indem Sie zuerst ein Gleichheitszeichen (=) und dann den Formeltext eintippen. So bewirkt z.. die Formel =-, dass der Wert in Zelle von dem Wert in Zelle subtrahiert wird. Eine Funktion hinzufügen Eine Funktion ist eine vordefinierte Formel, die eine bestimmte ufgabe ausführt. So ermittelt zum eispiel die Funktion MITTELWERT den Mittelwert aus einer Reihe von Zahlen, während die Funktion RMZ eine monatliche Darlehens- oder Hypothekenrückzahlung berechnet. Sie können Funktionen für sich alleinstehend mit einem = davor verwenden oder als Teil einer größeren Formel. Klicken Sie auf die Schaltfläche Funktion einfügen in der earbeitungsleiste, um sich eine Liste der verfügbaren Funktionen anzeigen zu lassen.

2 Daten bearbeiten Zahlen addieren Wenn Sie einfach nur eine Liste von Zahlen schnell zusammenaddieren müssen, klicken Sie auf eine Zelle unterhalb und dann auf die Schaltfläche Summe, die Sie unter der Registerkarte Start des Menübandes von Excel finden, und dann auf [Enter]. Stattdessen können Sie auch die Zellen, deren Werte Sie addieren möchten, auswählen die Endsumme wird dann unten in der Statusleiste angezeigt. Datenreihen automatisch vervollständigen Excel hilft Ihnen, Zeit zu sparen, indem es Ihnen ermöglicht, eine logische bfolge von Werten eine Datenreihe automatisch zu vervollständigen. Wollen Sie zum eispiel die Zahlen bis 00 in aufeinanderfolgenden Zellen eingeben, müssen Sie hierzu nur die ersten paar Zahlen der Reihe eintippen und können dann, nachdem Sie die Zellen mit den Werten ausgewählt haben, die untere rechte Ecke der letzten Zelle anklicken und bei gedrückter Maustaste ziehen, um so den Rest der Zahlen einzufügen. Genauso können Sie bei der Eingabe von Kalendertagen, Wochentagen und Monaten vorgehen. 5 Mit Tabellen arbeiten Durch das auf Zeilen und Spalten basierende Format eines Tabellenblatts eignet sich Excel für die Erstellung einfacher Datenbanken, Tabellen genannt. Jede Spalte wird hierbei zu einem Feld in der Tabelle und jede Zeile zu einem Datensatz. Sie können die einzelnen Datensätze sortieren oder filtern, um nur bestimmte Werte anzuzeigen, und Zwischensummen hinzufügen Diagramme einfügen Ein Diagramm ist eine grafische Darstellung der Daten eines Tabellenblatts. Das Diagramm passt sich dabei an jede Änderung auf dem Tabellenblatt an und spiegelt so immer die aktuellen Werte wider. Excel bietet eine große uswahl an Diagrammen wie alken-, Linienund Kreisdiagramme.

3 Excel starten evor Sie Daten hinzufügen und Formeln erstellen können, müssen Sie Excel zunächst starten. Dann erscheint das Excel-nwendungsfenster auf Ihrem Windows-Desktop und Sie können beginnen, mit dem Programm zu arbeiten. Dieser rbeitsschritt und der weitere Inhalt des uches setzen voraus, dass Sie Excel 00 bereits auf Ihrem Rechner installiert haben. Sobald Sie die rbeit mit Excel beendet haben, sollten Sie das Programm schließen. So vermeiden Sie unnötiges haos auf Ihrem Desktop und in der Taskleiste und sparen rbeitsspeicher und andere Systemressourcen. Klicken Sie auf Start. 6 Das Start-Menü wird angezeigt. Klicken Sie auf lle Programme. Das Programme-Menü wird angezeigt. 3 Klicken Sie auf Microsoft Office. 3

4 Das Microsoft-Office-Menü wird angezeigt. 4 Klicken Sie auf Microsoft Excel Das Microsoft-Excel-Fenster öffnet sich auf dem Desktop. Hinweis: Wenn Sie mit der rbeit in Excel fertig sind, schließen Sie das Programm, indem Sie zuerst auf die Registerkarte Datei und dann auf eenden klicken. Nachdem Sie Excel einige Male verwendet haben, sollte es im Hauptstartmenü in der Liste Ihrer am häufigsten verwendeten Programme erscheinen, so dass Sie gleich von hier aus darauf zugreifen können. Um zu erreichen, dass das Excel-Icon dauerhaft im Startmenü angezeigt wird, führen Sie zunächst die Schritte bis 3 aus, rechtsklicken dann auf das Icon Microsoft Excel 00 und wählen n Startmenü anheften. Falls Sie mit Windows 7 arbeiten, können Sie auch n Taskleiste anheften wählen, um das Excel-Icon permanent in der Taskleiste zu verankern.

5 Ein Rundgang durch das Excel-Fenster Damit Sie so schnell wie möglich effektiv m it Excel arbeiten können, sollten Sie sich zuerst mit den verschiedenen Elementen des Excel-nwendungsfenster s vertraut machen. Dazu gehören die Standardfensterelemente, wie die Titelleiste und die Statusleiste sowie die Office-spezifischen Elemente, wie das Menüband und die Registerkarte Datei. 8 E G D F D rbeitsmappen-fenstersteuerung Mit dieser Schaltflächen können Sie das Fenster der aktuell geöffneten und aktiven rbeitsmappe minimieren, maximieren, wiederherstellen und schließen. E Registerkarte Datei H Klicken Sie auf diese Registerkarte, um dateispezifische efehle wie Speichern und Öffnen auszuführen. Titelleiste Die Titelleiste zeigt den Namen der aktuellen rbeitsmappe an. Symbolleiste für den Schnellzugriff Dieser ereich ermöglicht es Ihnen, mit nur einem Klick auf einige häufig genutzte efehle zuzugreifen. Wie Sie diese Symbolleiste an Ihre edürfnisse anpassen, erfahren Sie im bschnitt»die Schnellzugriffleiste von Excel anpassen«. Excel-Fenstersteuerung Mit diesen Schaltflächen können Sie das Excel- nwendungsfenster minimieren, maximieren, wiederherstellen und schließen. F Menüband In diesem ereich haben Sie Zugriff auf sämtliche efehle, Optionen, Funktionen und Features von Excel. Wie Sie dieses Element verwenden, erfahren Sie im bschnitt»mit dem Menüband von Excel arbeiten«. G rbeitsblatt In diesem ereich wird das aktuelle rbeitsblatt angezeigt hier werden Sie den Großteil Ihrer rbeit in Excel verrichten. H Statusleiste Hier werden Informationen zum aktuellen Status von Excel, Ergebnisse bestimmter Operationen und andere Hinweise angezeigt.

6 Mit dem Menüband von Excel arbeiten Über das Menüband von Excel haben Sie Zugriff auf sämtli che Optionen, Funktionen und efehle des Programms. Das Menüband ist der horizontale Streifen, der sich im oberen Teil des Excel-Fensters, direkt unterhalb der Titelleiste befindet. Es ist thematisch in verschiedene Registerkarten unterteilt, wie Datei, Start und Einfügen, die jeweils entsprechende Steuerelemente enthalten in der Regel in Form von Schaltflächen, uswahlliste n und Kontrollkästchen. Es gibt keine Menüleiste in Excel, weshalb Sie auch keine herkömmlichen Menüs verwenden, um efehle aufzurufen. Wechseln Sie zu der Registerkarte, die das gewünschte Excel-Feature enthält. 9 Excel zeigt Ihnen die darunter verfügbaren Optionen und efehle an. Jede Registerkarte ist in Gruppen von thematisch zusammengehörigen Steuerelementen unterteilt, wobei der Gruppenname jeweils unterhalb angezeigt wird. In vielen Gruppen können Sie auf die Schaltfläche klicken, um sich im dazugehörigen Dialogfeld die jeweils verfügbaren Optionen anzeigen zu lassen und Einstellungen vorzunehmen. Klicken Sie auf die Schaltfläche der anzupassenden Features. Wird daraufhin eine Liste mit Optionen angezeigt, klicken Sie auf die jeweils gewünschte. Excel führt dann den gewählten efehl aus beziehungsweise wendet die gewählte Option an.

7 Die Schnellzugriffleiste von Excel anpassen Sie können sich die rbeit in Excel erleichtern, indem Sie die Excel-efehle, die Sie am häufig sten benötigen, in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen. Da sich die efehle in der Schnellzugriffleiste mit nur einem Klick ausführen lassen, können Sie so viel Zeit sparen. Standardmäßig enthält die Schnellzugriffleiste drei Schaltflächen Speichern, Rückgängig und Wiederherstellen, Sie können jedoch jeden beliebigen Excel-efehl hinzufügen. Da die Schnellzugriffleiste in der Kopfleiste von Excel nur einen begrenzten Raum einnehmen kann, ist es eventuell sinnvoll, sie unterhalb des Menübandes zu positionieren, um mehr Platz für Ihre häufig genutzten efehle zu haben. 0 Klicken Sie auf die Schaltfläche Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. Wenn Sie den gewünschten efehl sehen, klicken Sie ihn an und überspringen die restlichen Schritte dieses bschnitts. Wählen Sie Weitere efehle. Das Dialogfeld Excel-Optionen öffnet sich. 3 4 Excel zeigt automatisch den ereich Symbolleiste für den Schnellzugriff an. 3 Klicken Sie auf den Menüpfeil unter efehle auswählen. 4 Wählen Sie die gewünschte efehlskategorie.

8 7 5 Klicken Sie auf den efehl, den Sie hinzufügen möchten. 6 Klicken Sie auf Hinzufügen Excel fügt den efehl hinzu. 7 Um einen efehl zu entfernen, klicken Sie ihn an. 8 Klicken Sie auf Entfernen. 9 estätigen Sie mit OK. 9 D D Excel fügt eine Schaltfläche für den efehl in die Schnellzugriffleiste ein. Sie können die Schnellzugriffleiste unterhalb des Menübandes platzieren, damit sie die volle reite des Excel- Fensters einnehmen und somit noch mehr Schaltflächen aufnehmen kann. Klicken Sie auf die Schaltfläche Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen und wählen Sie Unter dem Menüband anzeigen. Sie können eine Schaltfläche aus dem Menüband direkt in die Schnellzugriffleiste einfügen. Wechseln Sie zu der Registerkarte, die den gewünschten efehl enthält, rechtsklicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche und wählen Sie Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. Excel fügt eine Schaltfläche für den efehl in die Schnellzugriffleiste ein.

9 Das Menüband anpassen Sie können Ihre Produktivität bei der rbeit in Excel steigern, indem Sie das Menüband um zusätzliche efehle erweitern, die Sie häufig nutzen. Standardmäßig enthält das Menüband acht Registerkarten, von denen jede Dutzende von efehlen in Form von Schaltfläc hen, Galerien, uswahllisten und anderen Steuerelementen umfasst. Excel verfügt jedoch noch über viele weitere efehle, und möglicherweise möchten Sie den einen oder anderen häufiger verwendeten hinzufügen. Um einen efehl zum Menüband hinzuzufügen, müssen Sie zuerst eine neue Registerkarte oder eine neue Gruppe innerhalb einer vorhandenen Registerkarte anlegen und dann den efehl jeweils hinzufügen. Den ereich»menüband anpassen«anzeigen Rechtsklicken Sie auf eine beliebige Stelle im Menüband. Wählen Sie Menüband anpassen. Eine neue Registerkarte oder Gruppe hinzufügen Das Dialogfeld Excel-Optionen öffnet sich. Excel zeigt automatisch den ereich Menüband anpassen an. Klicken Sie auf den Namen der Registerkarte, die Sie anpassen möchten. Sie können auch auf Neue Registerkarte klicken, um eine benutzerdefinierte Registerkarte zu erstellen. Klicken Sie auf Neue Gruppe. Excel fügt eine neue Gruppe hinzu. 3 Klicken Sie auf Umbenennen. 4 Geben Sie einen Namen für die neue Gruppe ein. 5 estätigen Sie mit OK.

10 Einen efehl hinzufügen Klicken Sie auf den Menüpfeil unter efehle auswählen Wählen Sie die gewünschte efehlskategorie. 3 Klicken Sie auf den efehl, den Sie hinzufügen möchten. 4 Klicken Sie auf die gewünschte benutzerdefinierte Gruppe oder Registerkarte. 6 5 Klicken Sie auf Hinzufügen. Excel fügt den efehl hinzu. Um einen benutzerdefinierten efehl zu entfernen, klicken Sie darauf und dann auf Entfernen. 6 estätigen Sie mit OK. 3 Excel fügt die neue Gruppe und den neuen efehl in das Menüband ein. Registerkarten für Tools werden nur dann angezeigt, wenn Sie ein entsprechendes Excel-Objekt auswählen. Sie können jeder Registerkarte für Tools benutzerdefinierte Gruppen und efehle hinzufügen. Rechtsklicken Sie auf eine beliebige Stelle des Menübandes und wählen Sie Menüband anpassen. Klicken Sie auf den Menüpfeil unter Menüband anpassen und wählen Sie Registerkarten für Tools. Klicken Sie auf die gewünschte Registerkarte in der Liste und folgen Sie dann den Schritten in diesem bschnitt, um sie anzupassen. Rechtsklicken Sie auf eine beliebige Stelle des Menübandes und wählen Sie Menüband anpassen. Um eine Registerkarte wiederherzustellen, klicken Sie sie in der Liste an. Klicken Sie dann auf Zurücksetzen und wählen Sie Nur ausgewählte Registerkarte des Menübands zurücksetzen. Um alle npassungen zurückzusetzen, wählen Sie unter derselben Schaltfläche lle npassungen zurücksetzen.

11 Mit Smarttags arbeiten Um noch schneller und einfacher in Excel zu arbeiten, können Sie so genannte Smarttags nutzen. Ein Smarttag ist ein spezielles Icon, das erscheint, sobald Sie bestimmte ktionen ausführen, wie das Einfügen von Daten oder das Verwenden der utousfüllen-option. Ein Klick auf das jeweilige Smarttag zeigt eine Liste mit Optionen an, mit deren Hilfe Sie die soeben ausgeführte ktion weiter steue rn oder anpassen können. Einige Smarttags werden unter bestimmten Umständen automatisch angezeigt. Entdeckt Excel beispielsweise eine fehlerhafte Formel, so zeigt es ein entsprechendes Smarttag an, um Sie darauf hinzuweisen. 4 Führen Sie eine ktion aus, die die nzeige eines Smarttags bewirkt, wie das Kopieren und Einfügen von Zelleninhalt. Das Smarttag wird angezeigt. Klicken Sie auf das Smarttag. Das Smarttag zeigt eine Liste von Optionen an.

12 3 Klicken Sie auf die Option, die Sie anwenden möchten. 3 Excel wendet die Option auf die in Schritt ausgeführte ktion an. 5

13 Die nsicht ändern Sie können das Excel-Fenster auf Ihre rbeit abstimmen, indem Sie die nsicht an die aktuell ausgeführte ufgabe anpassen. Excel verfügt über drei nsichtsmodi: Seitenlayout zeigt das rbeitsblatt so an, wie es ausgedruckt aussehen würde; Umbruchvorschau zeigt die Seitenumbrüche in Form von blauen Linien an; Normal eignet sich am besten für das Erstellen und earbeiten von rbeitsblättern. 6 Zur n sicht Seitenlayout wechseln Wechseln Sie zur Registerkarte nsicht. Klicken Sie in der Gruppe rbeitsmappenansichten auf Seitenlayout. lternativ können Sie auf die Schaltfläche Seitenlayout Excel wechselt zur nsicht Seitenlayout. klicken. Zur nsicht Umbruchvorschau wechseln Wechseln Sie zur Registerkarte nsicht. Klicken Sie auf Umbruchvorschau. lternativ können Sie auf die Schaltfläche Umbruchvorschau klicken.

14 D Das Dialogfeld Willkommen zur Umbruchvorschau öffnet sich. Excel wechselt zur nsicht Umbruchvorschau. 3 estätigen Sie mit OK. D 3 Zur nsicht Normal wechseln Wechseln Sie zur Registerkarte nsicht. 7 Klicken Sie auf Normal. E lternativ können Sie auf die Schaltfläche Normal klicken. E Excel wechselt zur nsicht Normal. Ein Seitenumbruch zeigt an, wo eine neue Seite beginnt, wenn Sie ein rbeitsblatt ausdrucken. Wenn Sie zur Umbruchvorschau wechseln, zeigt Excel die Seitenumbrüche als blaue Linien an. Sollte ein Seitenumbruch an einer unvorteilhaften Stelle erfolgen zum eispiel zwischen einer Überschrift und den dazugehörigen Zelleninhalten, so können Sie ihn durch nklicken und Ziehen der blauen Linie an eine neue Position verschieben. Die nsicht Ganzer ildschirm ist nützlich, wenn Sie möglichst viel von einem rbeitsblatt auf dem ildschirm anzeigen lassen möchten. eim Wechsel in diese nsicht werden viele der Optionen des Excel-Fensters entfernt, wie die Registerkarte Datei, das Menüband, die Schnellzugriffleiste, die earbeitungsleiste und die Statusleiste. Um zur nsicht Normal zurückzukehren, drücken Sie die [Esc]-Taste oder klicken Sie auf die Schaltfläche Verkleinern oben rechts.

15 Excel-Optionen konfigurieren Kapitel Mit Excel arbeiten Sie können Excel ganz auf Ihre persönliche rbeitsweise abstimmen, indem Sie die Excel-Optionen konfigurieren. Mit diesen Optionen legen Sie Ihre Excel-Präferenzen für eine Reihe von Programmbereichen wie Formeln, Dokumentprüfung und Speichern fest. Um die Excel-Optionen nutzen zu können, müssen Sie wissen, wie Sie das gleichnamige Dialogfeld aufrufen. Dort finden Sie verschiedene Steuerelemente wie Kontrol lkästchen, Optionsschalter und Listen, mit denen Sie zahlreiche spekte von Excel nach Wunsch festlegen können. 8 Wechseln Sie zur Registerkarte Datei. Klicken Sie auf Optionen.

16 Das Dialogfeld Excel-Optionen öffnet sich. 3 3 Klicken Sie auf eine der Schaltflächen links im Dialogfeld, um den zu konfigurierenden ereich zu wählen. Die Optionen und Steuerelemente rechts im Dialogfeld ändern sich je nach gewähltem ereich. Excel bietet eschreibungen in Form von Popup-Fenstern für einige Optionen leider nicht für alle, und zwar die, die mit einem kleinen»i«in einem Kreis versehen sind. Sobald Sie den Mauszeiger über eine solche Option bewegen, wird die dazugehörige eschreibung nach ein oder zwei Sekunden eingeblendet. 9 4 Konfigurieren Sie die gewünschten Optionen über die Steuerelemente auf der rechten Seite des Dialogfelds. 5 estätigen Sie mit OK. Excel wendet die neuen Optionen an. 4 5 Rechtsklicken Sie auf das Menüband und wählen Sie Menüband anpassen, um das Dialogfeld Excel-Optionen zu öffnen, wobei der ereich Menüband anpassen automatisch angezeigt wird. Sie können das Dialogfeld Excel- Optionen auch mit der Tastenkombination [lt]+[3]+[o] öffnen.