eos. Einführung in Excel Teil I Crashkurs

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1 Einführung in Excel Teil I Crashkurs

2 Was macht man mit Excel? Man kann einfache Tabellen erzeugen Formeln ausrechnen lassen Diagramme zeichnen Und vieles mehr. Eignet sich auch für den Privatgebrauch (Übersicht über eigene Finanzen, CD-Listen, Stundenpläne, etc)

3 Was werden wir machen? Grundlagen Arbeiten mit Formeln Relative und absolute Zellbezüge Einfache Funktionen Wenn-Funktionen Funktionen SVERWEIS und WVERWEIS Arbeiten mit Namen Diagramme Drucken

4 Grundlagen eos.

5 Wie startet man Excel? Entweder: Oder:

6 Das Excel - Anwendungsfenster Namenfeld Menüleiste Titelleiste Symbolleiste Aktive Zelle (Zellzeiger) Bearbeitungsleiste Aktuelles Tabellenblatt Blattregister

7 Grundlagen Die Tabellenblätter Eine Arbeitsmappe enthält standardmäßig 3 Tabellenblätter Sind zu Anfang durchnummeriert Tabelle1, Tabelle 2 Die Namen der Tabellenblätter kann man ändern (Doppelklick auf Tabelle1, neuen Namen schreiben und ENTER) Die Zellen Adressierung Jede Zelle hat eine eigene Adresse z.b. A1, B4 Die Adressen der Zellen können geändert werden Zellen können gefärbt oder umrandet werden

8 Wie macht man das? Namen der Tabellenblätter können einfach geändert werden, indem man einen Doppelklick auf den Reiter des Tabellenblattes macht und nach der Eingabe Enter drückt. Die Adresse einer Zelle kann oben in der linken Ecke geändert werden, indem man einfach den neuen Namen eingibt und mit Enter bestätigt. Rahmen und Farbe der Zelle können über Icons in der Leiste geändert werden.

9 Werte eingeben Werte in Zellen Excel erkennt, ob der Wert in einer Zelle eine Zahl, Text oder eine Formel ist. Zahlen werden rechtsbündig in die Zelle gesetzt. Wenn sie nicht ganz in die Zelle passen, werden sie gerundet angezeigt, es wird aber mit der ursprünglichen Zahl weitergerechnet.

10 Zahlen formatieren Menü: FORMAT ZELLEN ZAHLEN 1 Im Listenfeld können Sie die Kategorie wählen 3 Eine Kurzbeschreibung der Kategorie finden Sie im unteren Bereich des Dialogfensters 2 Weitere Formatierungs- Möglichkeiten

11 Ausrichtung von Zellinhalten Menü: FORMAT ZELLEN AUSRICHTUNG Zellinhalte drehen -entweder: klicken Sie auf das Zeigerende und stellen Sie durch zeihen den gewünschten Winkel ein -oder: Legen Sie den Drehwinkel im Eingabefeld Grad fest

12 Verbinden von Zellen Menü: FORMAT ZELLEN AUSRICHTUNG ZELLEN VERBINDEN aktivieren Einfacher geht es so: Zellen markieren, die Sie verbinden möchten Auf das Symbol klicken.

13 Verbindung wieder aufheben Menü: FORMAT ZELLEN AUSRICHTUNG ZELLEN VERBINDEN deaktivieren Einfacher geht es so: Zellen markieren, die Sie verbinden möchten Erneut auf das Symbol klicken.

14 Automatischer Zeilenumbruch Menü: FORMAT ZELLEN AUSRICHTUNG ZEILENUMBRUCH aktivieren

15 Schrift formatieren Menü: FORMAT ZELLEN SCHRIFT Im Listenfeld legen Sie die Art der Unterstreichung, mit den Kontrollfeldern die Darstellungsweise fest Um die Schriftart bzw. den Schriftgrad und -stil aus der Standardvorlage wieder einzustellen, aktivieren Sie das Kontrollfeld

16 Rahmen und Linien Markieren Sie die Zellen oder den Zellbereich, die/den Sie mit einem Rahmen versehen wollen Wählen Sie über das Listenfeld RAHMEN eine Rahmenart aus Es geht auch so: FORAMAT - ZELLEN im Register RAHMEN festlegen

17 Weitere Möglichkeiten beim Zeichnen von Rahmen und Linien eos Ein Rahmenraster zeichnen Gezeichnete Linien entfernen Eine bestimmte Linienart verwenden Eine bestimmte Linienfarbe verwenden Klicken Sie auf den Pfeil des Symbols, und wählen Sie den Eintrag RAHMENRASTER ZEICHNEN. Der Cursor ändert seine Form. Ziehen Sie mit dem Stift einen Rahmen auf. Die Zellen innerhalb des Rahmens werden automatische durch waagerechte und senkrechte Linien abgegrenzt. Aktivieren Sie das Symbol. Der Cursor verwandelt sich. Zeichnen Sie mit gedrückter linker Maustaste über die Linien, die Sie entfernen möchten. Öffnen Sie das Listenfeld LINIENART, und wählen Sie die gewünschte Linienart aus. Aktivieren Sie das Symbol, und wählen Sie in der geöffneten Linienfarbepalette die gewünschte Farbe aus.

18 Hintergrundfarbe und -muster Menü: FORMAT - ZELLEN - MUSTER 1 Hier können Sie zusätzlich zur Farbe ein Hintergrundmuster wählen 2

19 Automatisches Vervollständigen eos. Menü: EXTRAS - OPTIONEN - BEARBEITEN - AUTOVERVOLLSTÄNDIGEN FÜR ZELLWERTE AKTIVIEREN

20 Auto Formate zuweisen Markieren Sie den Tabellen bereich Menü: FORMAT - AUTOFORMAT 1 2 Wählen Sie im Bereich ein Muster aus Mit der Schaltfläche OPTIONEN erweitern Sie das Dialogfenster um den Bereich ZU ÜBERNEHMENDE FORMATE 3 Durch Aktivieren bzw. Deaktivieren der Kontrollfelder im Bereich können Sie bestimmte Formatierungskomponenten einund ausschalten Bestätigen Sie mit ok.

21 Einzelne Spalten bzw. Zeilen anpassen eos. Ziehen Sie die Begrenzungslinie im Spalten- bzw. Zeilenkopf auf die gewünschte Größe (In der Infobox wir die aktuelle Breite bzw. Höhe angezeigt) Oder: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spalten- bzw. Zeilenkopf und aktivieren Sie den Kontextmenüpunkt SPALTENBREITE bzw. ZEILENHÖHE Alternative: FORMAT - SPALTE - BREITE bzw. FORMAT - ZEILE - HÖHE

22 Optimale Spaltenbreite und Zeilehöhe einstellen eos. Klicken Sie doppelt auf die rechte Begrenzungslinie im Spaltenkopf bzw. auf die untere Begrenzungslinie im Zeilenkopf Alternative: FORMAT - SPALTE - OPTIMALE BREITE FESTLEGEN bzw. FORMAT - ZEILE - OPTIMALE HÖHE

23 Spalten ausblenden Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf der Spalte, die Sie ausblenden möchten, und rufen Sie den Kontextmenüpunkt AUSBLENDEN auf. Alternativ: betreffende Zelle markieren, Menü: FORMAT - SPALTE - AUSBLENDEN

24 Spalten einblenden Markieren Sie die beiden Spalten, die an die ausgeblendete Spalte grenzen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den markierten Bereich, und wählen Sie den Kontextmenüpunkt EINBLENDEN auf. Alternativ: betreffende Zelle markieren, Menü: FORMAT - SPALTE - EINBLENDEN

25 Zeilen ausblenden Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Zeilenkopf der Zeile, die Sie ausblenden möchten, und rufen Sie den Kontextmenüpunkt AUSBLENDEN auf. Alternativ: betreffende Zelle markieren, Menü: FORMAT - ZEILE - AUSBLENDEN

26 Zeilen einblenden Markieren Sie die beiden Zeilen, die an die ausgeblendete Zeile grenzen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den markierten Bereich, und wählen Sie den Kontextmenüpunkt EINBLENDEN auf. Alternativ: betreffende Zelle markieren, Menü: FORMAT - ZEILE - EINBLENDEN

27 Spalten bzw. Zeilen löschen Markieren Sie zuerst durch Ziehen mit der Maustaste die Spalten- bzw. Zeilenköpfe der zu löschenden Spalten bzw. Zeilen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den markierten Spaltenbzw. Zeilenkopfbereich, und rufen Sie den Kontextmenüpunkt: ZELLEN LÖSCHEN auf. Alternative: BEARBEITEN - ZELLEN LÖSCHEN.

28 Zellen einfügen Markieren Sie den Bereich, in dem Sie neue Zellen einfügen Möchten Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den markierten Bereich, und aktivieren Sie den Kontextmenüpunkt: ZELLEN EINFÜGEN auf. An dieser Stelle können Sie wählen, wohin die Zelle verschoben werden soll und, ob ganze Zeile oder ganze Spalte eingefügt werden soll Klicken Sie anschließend auf ok.

29 Bewegen im Tabellenblatt Nächste Zeile gemäß Pfeilrichtung Eine Bildschirmseite nach unten Eine Bildschirmseite nach oben Erste Zelle der aktuellen Zeile Erste Zelle des Tabellenblattes Letzte Zelle des Tabellenblattes

30 Übung Öffnet eine leere Excel Arbeitsmappe Benennt Tabellenblatt mit dem Namen Stundenplan Gebt euren Namen in Zelle A1 ein Wenn er nicht komplett in der Zelle zu sehen ist, ändert deren Breite Gebt in Zelle B2 Stundenplan ein, verbindet dann die Zellen B1 bis F2, und macht Stundenplan fett (und Schriftgröße 12) und zentriert es Tragt in A4 Uhrzeit ein und schreibt die Wochentage in die Zellen angefangen bei B4 bis F4 Tragt in die Zellen A5 bis A11 die Zeiten: 07:00-09:00, 09:00-11:00, 11:00-13:00, 13:00-14:00, 14:00-16:00, 16:00-18:00, 18:00-20:00 ein Macht an der richtigen Stelle Rahmen, die Zellen der Wochentage sollen orange und die Zellen der Uhrzeiten blassblau gemacht werden. Tragt vier Vorlesungen ein: Mo 11-13Uhr BWLA, Mi 9-11Uhr Mathe, Do 18-20Uhr Recht, Fr 14-16Uhr Englisch Zentriert die Vorlesungsbezeichnungen und die Wochentage innerhalb der Zellen Löscht die leere Zeile 3

31 Arbeiten mit Formeln eos.

32 Formeln in Zellen eingeben Jede Formel wird durch ein = eingeleitet Die Eingabe wird mit der Return-Taste abgeschlossen Grundrechenregeln Man kann ganz einfache Berechnungen in einer Zelle ausführen z.b. =1+5*2/(9-4) Es gilt Punk- vor Strichrechnung! Man kann auch Berechnungen in Abhängigkeit von anderen Zellen durchführen z.b. =3*C3+6 Immer wenn C3 verändert wird verändert sich auch das Ergebnis von 3*C3+6

33 Die vier Grundrechenarten Addieren Subtrahieren Multiplizieren Dividieren =(B4+C4) =(B4-C4) =(B4*C4) =(B4/C4)

34 Adressierung in Formeln Zur Vereinfachung kann man mehrere Zellen zusammenfassen: C3:C5 bedeutet, dass die Zellen C3, C4 und C5 gemeint sind C3:E3 bedeutet, die Zellen C3, D3 und E3 sind gemeint C3:E5 bedeutet, es sind die Zellen C3, C4, C5, D3, D4, D5, E3, E4 und E5 gemeint

35 Die Funktion Summe Mit dieser Funktion kann man einfach die Summe von mehreren Zellen ausrechen. =Summe(C3:C6) berechnet die Summe der Werte in Zelle C3, C4, C5 und C6 Die Zellen, deren Werte summiert werden sollen, kann man entweder direkt angeben, oder auch mit der Maus anzeigen Geht auch einfacher über das Summensymbol in der Symbolleiste Erst die Zellen markieren, deren Wert ausgerechnet werden soll, dann das Symbol klicken

36 Übung Siehe Datei Übung Excel 1 Aufgabe Summe (1.Tabellenblatt)

37 Ausfüllfunktion Kopieren und aufzählen relativer und absoluter Zellbezüge

38 Ausfüllfunktion Mit der Ausfüllfunktion kann man entweder den Inhalt einer Zelle in weitere Zellen kopieren oder Eine Datenreihe/ Aufzählung erzeugen relativer Zellbezug. Kopie= Absoluter Zellbezug Datenreihe/ Aufzählung= Relativer Zellbezug

39 Man kann Zahlen Texte Datum und Uhrzeit Tage und Monate Formeln kopieren (z.b.1,1,1../ Mo, Mo, Mo..) oder aufzählen (z.b. 1,2,3../ Mo, Di, Mi...)

40 Beispiel Zahlen a) eos. Zelle markieren und mit der Maus auf den Anfasser zeigen rechte untere Ecke der Zelle. Der Mauszeiger verwandelt sich dort in ein Kreuz. Mit links gedrückter Maustaste nach unten oder zur Seite ziehen. Die gelbe Infobox rechts zeigt den Wert an, mit dem die markierten Zellen ausgefüllt werden. Hier: Kopie bzw. Absoluter Zellbezug b) c)

41 Von Kopie zu Datenreihe wechseln oder andersrum Über das Menü des anschließend eingeblendeten Smarttag kann man festlegen, ob der Zellinhalt kopiert werden soll oder ob eine fortlaufende Datenreihe erzeugt werden soll. Oder: Um aus einer einzelnen Zahl eine Aufzählung zu erzeugen: während dem Ausfüllen STRG Taste drücken. eos.

42 Beispiel Wochentage Montag in eine Zelle eintippen, am rechten unteren Punkt zur Seite oder nach unten ziehen. Hat man die gewünschte Aufzählung, linke Maustaste loslassen und ein Mal außerhalb der Markierung klicken, damit diese sich aufhebt. Excel erstellt bei Wochentagen automatisch eine Datenreihe. Außerhalb der Markierung

43 Mit Schrittweite ausfüllen Damit Excel die Schrittweite erkennt, müssen mind. zwei Werte angegeben und markiert sein. Dann ausfüllen. Es wird eine Datenreihe mit Schrittweite erstellt.

44 Individuelle Listen für die eos. Ausfüllfunktion erstellen Gehe auf den Menüpunkt Extras, dort auf Optionen klicken, und anschließend Benutzerdefinierte Listen Ins Eingabefeld Listeneinträge klicken und eigene Liste von Worten, Zahlen oder Sonstiges für die Ausfüllfunktion eintippen.

45 Auf Hinzufügen klicken eos. Die individuelle Liste ist nun links unter Benutzerdefinierte Listen gespeichert

46 Alternative zum Erstellen individueller Listen eos. Liste in eine Excel Tabelle schreiben Extras Optionen Benutzerdefinierte Listen Zeichen rechts unten im Dialog anklicken Bereits bestehende Liste markieren, wieder auf oben gezeigtes Symbol klicken, anschließend auf Importieren klicken und mit OK bestätigen.

47 Ausfüllfunktion individuelle Liste eos. Mit der individuell erstellten Liste verhält es sich genauso wie bei den anderen Listen bzw. Aufzählungen: Einfach einen beliebigen Anfangswert der Liste in eine Zelle auf dem Tabellenblatt eingeben, und wie schon erklärt, die Ausfüllfunktion anwenden.

48 Relative und absolute Zellbezüge bei Formeln

49 Zellbezug: definiert den Ort einer oder mehrerer Zellen. Verbindung einer Formel zu dem zu verarbeitenden Inhalt einer Zelle. Relative Zellbezüge: die Koordinaten der Formelzelle passen sich beim Ausfüllen automatisch an die neue Position an, d.h. sie werden an die neuen Spalten und Zeilen angeglichen. Absolute Zellbezüge: die Koordinaten der ursprünglichen Formelzelle bleiben bestehen. Keine Veränderung beim Ausfüllen der Nachbarzellen.

50 Relativer Zellbezug Beispiel: Ich möchte die Werte der jeweiligen Spalte summieren eos. Formel Am Anfasser nach rechts ziehen, um die Zellen B3 und C3 mit der Formel auszufüllen.

51 =A1+A2 = B1+ B2 =C1+C2 Die Spaltenkoordinaten der Formel passen sich an die neue Spalte an.

52 Relativer Zellbezug eos. Beispiel: Ich möchte die Werte der jeweiligen Zeile summieren Formel nach unten hin ausfüllen!

53 Die Zeilenkoordinaten der Formel passen sich der neuen Zeile an. =A1+B1+C1 =A2+B2+ C2

54 Absolute Zellbezüge bei Formeln eos. Absolute Zellbezüge verhindern, dass die Formel beim Ausfüllen weiterer Zellen verändert wird. Ihre ursprünglichen Koordinaten bleiben erhalten. Absolute Zellbezüge erreicht man, indem man mit Taste F4 ein $-Zeichen vor den Zellbezug setzt. Absolute Spalten- und Zeilenadressierung Absolute Spaltenadressierung Absolute Zeilenadressierung

55 Absolute Spalten- und Zeilenadressierung Bezugsart Für die absolute Spalten - u. Zeilenadressierung: Jeweils vor den Buchstaben und vor die Zahl ein Dollarzeichen setzen. Beim Kopieren/ Ausfüllen wird nichts verändert, die Koordinate der Spalte als auch der Zeile wird beibehalten Zellbezug der Ursprungsformel $A$1 Zellbezug der kopierten Formel $A$1

56 Absolute Zeilen- und Spaltenadressierung Excel berechnet beim Ausfüllen nur A1+A2, keine Anpassung an die neuen Spalten und ihrer Argumente

57 Formelkombination von Absoluter Spalten- u. Zeilenadressierung + relativen Zellbezug eos. A1 + A2 A1 + B2 A1 + C2 A1 wird jeweils mit dem relativen Zellbezug addiert

58 Absolute Spaltenadressierung Vor den Buchstaben das $ Zeichen setzen. $A1 $A2 Beim Kopieren bzw. Ausfüllen wird nur die Zeilennummer angepasst.

59 Absolute Zeilenadressierung Vor die Zahl ein Dollar Zeichen setzen. A$1 B$1 Beim Kopieren wird nur der Spaltenbuchstabe verändert bzw. angepasst

60 Absolute Zeilenadressierung =A$1+A$2 =B$1+B$2 =C$1+C$2 Es werden nur Zeile 1 und 2 der jeweiligen Spalten berechnet

61 Das $ Zeichen vor den absoluten Zellbezug setzen Manuell in die Formel eingeben. eos. Oder: Bei der Eingabe F4 drücken, wenn der Cursor direkt in oder hinter der Koordinate steht Man kann mit F4 alle Möglichkeiten Durchschalten (absolute Spalten- und Zeilenadressierung, absolute Zeilenadressierung, absolute Spaltenadressierung, relativer Zellbezug) Beispiel

62 Übung Gewinnverteilung Benzinverbrauch

63 Arbeiten mit Funktionen

64 Eine Funktion besteht aus: Funktionsname (Argument1;Argument2;...)

65 Als Argumente für Funktionen können gelten eos. Zahlen z.b. 70, 14%, Zellbezüge, die auf bestimmte Zellinhalte hinweisen z.b. D8, E9, A1:A5 Formeln z.b. (A3+B5)/2 ein Funktionsergebnis z.b. SUMME(A1:A5)

66 Argumente werden in Klammern direkt im Anschluss an den Funktionsnamen eingegeben z.b. =summe(3;16;4) Die einzelnen Argumente müssen mit einem Semikolon voneinander getrennt werden. Zwischen Funktionsnamen, Klammern und Argumenten dürfen keine Leerzeichen stehen. eos.

67 Einfache Funktionen Summe =summe(zahl1,zahl 2,Zahl3, ) =summe(b1:b6) Mittelwert/ Durchschnitt Kleinster Wert (Minimum) Größter Wert (Maximum) =mittelwert(zahl1, Zahl2, ) Min(Zahl1,Zahl2, ) Max(Zahl1,Zahl2,..) =mittelwert(b1:b9) Min(C3:D19) Max(C3:D19)

68 Weitere Funktionen eos.

69 ANZAHL/ ANZAHL2 Die Formel =ANZAHL(Wert1; Wert2; ) berechnet wie viele Zahlen innerhalb der angegebenen Werte sind. =ANZAHL2(Wert1; Wert2; ) berechnet wie viele Werte (nicht nur Zahlen) eine Liste von Argumenten enthält

70 Funktionsassistent Der Funktionsassistent, hilft beim Eingeben von Funktionen Er stellt eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung Man erreicht ihn über das Symbol in der Symbolleiste, oder über Einfügen Funktion, oder über Umschalten F3

71 Zunächst ein Gleichheitszeichen in eine Zelle eintippen, damit der Assistent sich aktiviert! Der Funktionsassistent befindet sich oben links in der Symbolleiste. Auf den Pfeil klicken, um ihn zu öffnen Funktion auswählen und anklicken

72 Der Assistent macht daraufhin Vorschläge, welche Zellen er berechnen soll. Klickt man auf OK erscheint das Ergebnis auch hinter dem = Zeichen auf dem Tabellenblatt Möchte man andere Zellen berechnet haben: manuell ins Eingabefeld Zahl 1 tippen und mit OK bestätigen.

73 Übungen Anzahl Zensuren Stundenlohnberechnung

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