Adaptation and Consolidation of ERP Systems. Dr. Reto von Arb, crealistic ag

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1 Adaptation and Consolidation of ERP Systems Dr. Reto von Arb, crealistic ag

2 Agenda Adaptation and Consolidation of ERP Systems Introduction Adaptation of ERP Systems Reasons to adapt an ERP system Adaptation processes Examples Consolidation of ERP Systems Reasons to consolidate ERP systems The problem The approach Different obstacles Examples Conclusion Questions 2

3 Overview Adaptation of ERP Systems (Changes in an existing environment) Consolidation of ERP Systems (Re-implementation of an existing environment) Reasons to adapt: Reasons to consolidate..... Main Goal of SAP Lifecycle Management... 3

4 What does it mean Following the SAP Standard? Parameter Setting is allowed Development of Enhancements should be minimized Reports Interfaces Conversions Enhancements (User Exits) Forms Modifications of the SAP Standard are not allowed 4

5 Adaptationof ERP Systems Reasons to Adapt Functional or technical defects Process changes Organisationalchanges Partner System changes New functionality required New Release / new Service Pack SAP Lifecycle Management Processes Problem & Incident Management Change Request Management Project Management The Problem! It s a running system Mission critical! (5x12h / 7x18h / 365x7x24h) 5

6 Maintenance & Organisation (Example) Benutzer-Organisation Systeme Prozesse Rollen/OE User Super- User Zentraler Application Local Application - 2nd Level - Change Request Management - Releasemanagement / Test-Koordination - Operative Systemtätigkeiten - Benutzer-& Berechtigungsverwaltung - Allg. Software/Applikations-Schulungen - Kommunikation & Koordination Superuser - Operative Nutzung des Systems im Rahmen der Abwicklung der Geschäftsprozesse - 1st Level durch Superuser (On Site) - Beschreibung & Meldung von Fehlern - Mitarbeit bei der Anforderungsdefinition - Testing Change & Control Board Lokaler Application - 2nd Level (fachliche/modulbezogene Fragen) - Anforderungsspezifikation - Schulung (Prozesse & Systemfunktionen) - Operative Systemtätigkeiten (z.b. Steuerung Verarbeitungsläufe) - Sicherstellung der Datenqualität - Information & Kommunikation - Organisatorisches Change Management - Supplier Management (Steuerung des Outsourcings / SLA /Contract Mgmt) - Technische Abnahmen - Security-Management (Reviewfunktion) - Sicherstellung der Architektur-Konformität - Prozesse Involvierte Rollen/OEs Interne Informatik Applikationswartung Finance Logistics HR - 3 rd Level der Applikationen - Applikationswartung (Service/Legal Packages) - Umsetzung von Change Requests - Bug Fixing - Operative Betriebsaufgaben - Plattform-Betrieb - Operativer Systembetrieb aller Plattformen - Wartung der Server und Systemsoftware - Lizenzmanagement Entw. Test PreProd. Prod. - Sicherstellung der Verfügbarkeit & Performance - Outsourcer 6

7 Problem & Incident Management Process What is important? Single point of contact (Help Line) Different Levels 1st Level (Help Desk) 2nd Level (SAP Application er) 3rd Level (SAP Online System) Ticketing system to track defects and service requests To have transparency about the performance of the process and the quality of the system -Prozess SAP V1.1 SP05 SP10 SP15 SP20 Problemmeldung direkt an SAP Prozess Problem wurde festgestellt Problemanalyse durch Superuser Problem nicht gelöst Technisches Problem Lösung technisches oder allg. SAP-Problem Help Desk (Problem zuordnen) Problemmeldung an Superuser Problem gelöst Fachliches Problem Lösung fachliches Problem Rolle verantw. OE End- Benutzer Superuser (1st Level ) 2nd Level (Local oder Central Application ) 2nd Level (Local oder Central Application ) Beschreibung Wird bei der Arbeit am SAP-System ein Problem oder ein Fehler festgestellt, dann wendet sich der Endbenutzer an den ihm zugewiesenen Superuser (persönlich, via oder via Telefon). Es kann allerdings auch vorkommen, dass sich der Endbenutzer direkt an den SAP wendet. Der Superuser analysiert das Problem (Handelt es sich um ein Handlingproblem oder um einen Systemfehler?) und versucht eine Lösung zu finden (z.b. fehlerhafte Stammdaten). Falls es sich um einen applikatorischen oder technischen Fehler handelt, wendet sich der Superuser an den zentralen Help Desk. Er muss dabei entscheiden, ob es sich um ein modulspezifisches Problem (eher fachlicher Natur) oder um ein technisches Problem (z.b. SAP GUI kann nicht gestartet werden) handelt. Bei der Entgegennahme des Problems wird überprüft, ob die richtige stelle angesprochen wurde und gff. wird die Problemmeldung weitergeleitet Erfassung des Calls und Lösung: eines fachlichen oder modulspezifischen Problems durch den Local Application eines allgemeinen SAP-Problems (inkl. Workflow, Supply Chain Management und Vertrieb) oder eines technischen Problems durch den Central Application Problem gelöst SP25 Outlook-Ticket eröffnen Local Application Der Local Application eröffnet über das SAP- Helpdesk Outlook-Formular ein Trouble Ticket SP30 Eröffnen eines Tickets im Ticketing System Central & Local Application Eröffnen eines Tickets im Ticketing System durch den Central Application SP35 Lösung des Problems 3rd Level Lösung des Problems durch 3rd Level / Tracking des Problems durch den Local oder den Central Application SP40 Test und Abnahme Central & Local Application Die Lösung des Problems wird durch 3rd Level kommuniziert und durch den Central Application gemeinsam mit dem Local Application abgenommen Problem nicht gelöst Problem gelöst SP45 Lösung des Problems durch SAP Problem wurde gelöst SAP (Software- Hersteller) Lösung des Problems durch SAP 7

8 Change Request Management What is important? Single point of contact (Help Line) Impact Analysis High/low impact Needed effort SAP standard violation (Yes/No?) Change & Control Board Verification of technical and financial impact Decision Tracking System Ongoing tracking of changes Proper Lifecycle Management Development on development platform Integration Testing on test platform Acceptance Testing on Pre-Production Deployment to production following planned release cycles Charging of the change to Business Unit Change Request-Prozess SAP V1.5 (Teil 1) CR05 CR10 CR15 CR20 CR25 CR30 CR35 CR40 Prozess Vorabstimmung mit Partner (sofern sinnvoll und erforderlich) CR realisierbar Change Bedarf wurde festgestellt Abstimmung CR CR in CR-Liste erfassen und Ticket im PSR eröffnen Erarbeitung einer Offerte Prüfung der Offerte Offerte OK Gemeinsamer Entscheid Central Application und MV Auftrag wird per durch den CAS erteilt CR wurde in Auftrag gegeben Anforderungen genügend genau formuliert CR40 CR45 CR nicht realisierbar CR50 CR55 Offerte NOK CR60 CR65 CR70 CR75 Vortest OK Rolle verantw. OE CR wurde in Auftrag gegeben Central Application Abnahme NOK Am Abend des nächsten Arbeitstages nach Eintreffen der / Modulverantwortlicher (Eintrag im Ticket und Nachricht via ) Offertanfrage gibt der AP den Einreichungstermin der Offerte bekannt Abnahme OK Die Offerte wird durch den Central Application und den Modulverantwortlichen kommerziell und inhaltlich geprüft. Unterlagen anpassen / Fachbereiche erstellen Change Requests werden nach der Prüfung der Offerte gemeinsam (Central Application und MV des entsprechenden Moduls) freigegeben. Die notwendigen Kapazitäten (Central Bei Application kleineren Änderungen informiert der Central Application und Modulverantwortlicher) für die fachliche Betreuung des die CRs betroffenen werden Benutzer mittels einer Mail, welche Central Application entsprechend eingeplant. Da es sich in der Regel Kurzinformationen um CRs < 40'000 CHF über die Änderungen sowie - wenn & MV handelt, wird keine separate Projektorganisation notwendig vorgesehen. - eine Kurzanleitung enthält. Zudem sollten die Central Informationen auch über das Intranet den Benutzern zur Info SchulungEin Feedback an den AP Application muss innert Wochenfrist erfolgen. Kann ein Entscheid nicht innerhalb Wochenfrist gefällt werden, Verfügung dann erfolgt gestellt das werden. Feedback unter Angabe eines Entscheidtermins. Sollten die Änderungen grösser ausgefallen sein, plant und führt der Central Application evtl. auch mit Hilfe des Fachbereichs die Schulungen durch. Modulverantwortlicher/ Central Application Umsetzung DEV / TST / Korrektur Central Application Vortests auf TST AP Abnahme auf TST Der Modulverantwortliche stimmt die Anforderungen Der mit AP dem setzt Central die Funktionalitäten im Entwicklungssystem Application ab und ergänzt das Change Proposal gegebenenfalls um und testet diese sowohl auf dem Entwicklungs- wie auch auf dem Testsystem bevor sie zum Vortest durch den Central Application freigegeben werden. Zur AP Statusüberwachung schickt der AP wöchentlich eine Der Central Application oder der Modulverantwortliche stimmt Meldung (Status, Erbrachter Aufwand) an den Central den Change Request mit dem Outsourcing Partner (AP) ab. Evtl. wird im Rahmen dieser Abstimmung das Change Proposal Application angepasst. oder verfeinert. Die Vortests werden durch den Central Application durchgeführt. Hierbei werden vor allem die Berechtigungen Central und die Funktionalitäten auf grobe Fehler hin getestet. Es Application kann sinnvoll sein, bereits in dieser Phase den Fachbereich mit einzubeziehen. Sollten Fehler entdeckt werden, so wird Der CR wird durch den Central Application in die CR-Liste der AP dahingehend informiert und eine Korrektur dieser übertragen. und im PSR wird ein Ticket eröffnet. Bei grösseren CRs (> 40 KCHF) erfolgt die Anfrage über das Accountmanagement Fehler durch des AP. den AP durchgeführt. Danach wird der Central Vortest NOK Application einen weiteren Vortest auf der SCIS erarbeitet basierend auf den fachlichen Anforderungen Testplattform eine durchführen. detaillierte Offerte ( ). Produktivsetzung Central (inkl. Application Test/QS) Abrechnung Reporting CR Prozess beendet Beschreibung Die konkreten Anforderungen werden gemeinsam (SAP Change Request-Prozess SAP Modulverantwortlicher (Teil 2) und Endbenutzer) diskutiert und basierend auf den Formulierung Modulverantwortlicher/ ausgearbeitet (s. Template "Change Proposal"). Der CR wird durch den konkreten Anforderungen werden die Anforderungen im Detail schriftlich des CRs (Anforderungen) Endbenutzer Fachbereich nochmals überprüft Rolle und dann dem Modulverwantwortlichen Prozess Beschreibung zur weiteren Bearbeitung verantw. bzw. zur OE Weiterleitung an den Central Application gesendet. Anforderungen ungenügend formuliert Implementierung freigegeben Implementierung abgelehnt CR zurückgewiesen Das Know-how und evtl. auch die Daten werden an den Mindestgliederung: -Grobbeschreibung der techn. Lösung Fachbereich übergeben. -Umsetzungsschritte mit Aufwänden in PT -Termin pro Umsetzungsschritt/Meilenstein Die Fachbereiche testen die implementierten -Verantwortliche Person Fachbereiche vom AP pro Umsetzungsschritt Funktionaliäten/Berechtigungen auf die Erfüllung der -Gesamtaufwandschätzung (Range ± 10%) Anforderungen gemäss dem formulierten Change Request (Bis KCHF 20 -> -offerte, ab KCHF 20 Word-Kurzofferte Antrag. Der Fachbereich und über sendet seinen schriftlichen KCHF 40 offizielle Offerte via Sales-Office vom AP Feedback -> Achtung: an den längere Central Application. Durchlaufzeit!) In beiden Fällen werden den betroffenen Benutzern das Der Auftrag wird formal (via ) für die Umsetzung Datum des der CRs Produktivsetzung durch mitgeteilt. den Central Application freigegeben. Dabei werden auch die Realisierungstermine noch AP einmal abgestimmt und bestätigt. Bei Fehlern nach der Produktivsetzung ist der prozess (Behandlung des von Fehlern) anzuwenden. Die Kontierung des Auftrags erfolgt auf das Sub-PSP-Element entsprechenden Moduls (PSP für optionale Wartung SAP). Central Application Nach dem erfolgreichen GoLive wird die Abrechnung des AP geprüft und an die Fachbereiche kommuniziert. Gleichzeitig wird der abgeschlossene CR in das Reporting aufgenommen. 8

9 Project Management What is important? Define a limit to separate projects from change requests? > 20 Person Days or > 20 TCHF = Project Multiple projects must be managed from a program management organization To have an overview about the running projects To see interdependencies and to assure a proper coordination Be aware, that you are integrating new functions/processes into a running system An impact analysis during pre-study is a must! Testing of existing processes is a must! End User Training Don t forget the end user training (even if you think, that these are minor changes) Handover to maintenance and support organization 1 Prestudy 2 3 Business Requirements Tech. Specification 4 Implementation 5 Rollout 7 Conclusion 9 Optimization 9

10 Examples Customer A He has a running ERP system with the core modules (FI, CO, MM, SD) and wants to optimize purchase order and invoice verification processes with SAP Workflow and SAP Portal Customer B He has a Plant Maintenance Implementation (PM) which is not very performing and which does not cover very well the needs of the technicians Customer C He has no proper defect and change request management processes and would like to introduce a well guided procedure to handle defects and change requests (it s a must for public companies) Customer D He has a running ERP system with the core modules (FI, CO, MM, SD) and wants to add two additional modules (PM/PS) Customer E He has a running ERP system with the core modules (FI, CO, MM, SD) and wants to integrate the suppliers with a B2B interface Customer F He has a running ERP system with the core modules (FI, CO, MM, SD) and wants to optimize/shorten the monthly closing process Customer H He has a running ERP system and wants to upgrade the system from Release 4.7 to ERP

11 If You Do a Proper Job. you will not end up in a situation like this 11

12 Consolidation of ERP Systems Reasons to Consolidate It s a mess! Acquisiton of new companies Fundamental organisational changes Total cost of ownership (too high!) How to do it? It s a huge Project! The Problem! It s a running system Mission critical! (5x12h / 7x18h / 365x7x24h) 12

13 General Framework of an ERP Consolidation It s not a single step! In many cases it comes along with a fundamental reorganization of the company! Business Process harmonization is a must! Data harmonization & migration is always a need! newerp newerp 13

14 Roadmap Example of an ERP Consolidation Reorg. l Reorg. ll Reorg. lll Blueprint Implementation Survive Solution Live! New Organisation Impl. Organisation Detailed Concept New Organisation Wave 2 Block Moves Detailed Concept for New Financial Model and Harmonized Business Processes Old Structures Frozen Zone (Existing Platform) FrozenZone Reorganisation Implementation New SAP NewERP NewERP Platform Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan

15 SAP Impacts from Organizational Moves (1) EO EO BKST BKST PC PSP OKST PSP OKST IAT IAT Molekulare Ebene Ein Profitcenter (PC) fasst einzelne Kostengefässe (Organisationskostenstellen=OKST, Projekt-Strukturen=PSP- Elemente, Innenaufträge=IAT, Ergebnisobjekte=EO, Betriebskostenstellen=BKST etc.) zusammen und stellt eine aggregierte Sicht über alle zugehörigen Gefässe dar. Die Werteflüsse (Umlagen von Kosten und Umsätzen) sind auf den Kostengefässen abgebildet. Profitcenter bilden in der Regel einzelne Organisationseinheiten oder ganze Unternehmensbereiche ab. Ein Block Move aus SAP-Sicht findet nun dann statt, wenn eine ganze Profitcenterstruktur inkl. aller zugehöriger Kostengefässe verschoben wird (= einfachster Fall) EO EO PSP PSP BKST BKST PC EO EO IAT IAT PSP OKST OKST OKST Atomare Ebene npc IAT IAT Deutlich aufwendiger ist die Eröffnung eines neuen Profitcenters (npc) und die Neuzuordnung von bestehenden Kostengefässen (Verschiebung von einzelnen Atomen). In unseren SAP-Systemen sind ca. 500 PC und ca. 200'000 Kostengefässe vorhanden. Die Abwicklung von Verschiebungen auf Kostengefässebene erhöhen den Aufwand und die Komplexität exponentiell. 15

16 SAP Impacts from Organizational Moves (2) OKST neo neo npc npsp nokst niat niat Eine Spaltung von Organisationskostenstellen (OKST) führt i.d.r. zu einer Neueröffnung von zusätzlichen OKST und der Neuanlage von weiteren Kostengefässen. Ferner muss in der Regel auch ein neues Profitcenter eröffnet werden, damit die Aggregation der einzelnen Gefässe sichergestellt ist. Dies führt letztlich auch zu einer Neudefinition der Werteflüsse (Umlagen von Kosten und Umsätzen). Der damit verbundene Aufwand ist ausserordentlich hoch. Aufwand Kernspaltung Nur in absolut zwingenden Ausnahmefällen! OKST Tolerierbarer Ausnahmefall npc Regelfall PC Komplexität Grundregeln für organisatorische Anpassungen 2008: Block Moves von ganzen Profitcenter sind unbedenklich und sollen den Regelfall darstellen In Ausnahmefällen können organisatorische Verschiebungen auf OKST-Ebene vollzogen werden, d.h. es müssen dann i.d.r. neue Profitcenter eröffnet werden und die Kostengefässe müssen neu zugeordnet oder neu angelegt werden (inkl. Werteflüsse) Eine Spaltung von OKST kann nur in begründeten Ausnahmen durchgeführt werden. Sämtlich Gefässe und Werteflüsse müssen dann neu definiert werden. 16

17 Business Process Harmonization Beschaffungsprozesse A BeschaffungsprozsseB Beschaffungsprozesse C Business Process Harmonisation (Simplification & Standardisation) Beschaffungsprozess für Beschaffungsprozess Handelswaren für Beschaffungsprozess Netzwerk & IT für Beschaffungsprozess allg. Waren & DL für Ext. Mitarbeitende All the animals are equal, but some animals are more equal than others! George Orwell, Animal Farm, 1945 We need your support! 17

18 Business Process Harmonization -FIT-GAP Analysis Company A Gap 11% Impact 11 % Main Company Not ca. 45% Harmonisierter Bereich: Fit ca. 25% Insbesondere in den Modulen FI, CO, HR Relativ geringe Harmonisierung in den Modulen MM, PS, SD, RE, CRM Gap 4% Impact 10 % Company F Company B Impact 3% Company C Impact 5% Company D Impact 1% Fit: Gap: Impact: Not: 100% coverage of business processes New business processes required Existing processes may be impacted Existing business processes are not used 18

19 Business Process Harmonization (2) Vollständige Harmonisierung Fit Gap H1 H2 H3 H4 H5 H6 1:1-Übernahme eines Geschäftsprozesses des Stammhauses für alle Gesellschaften (1:1-)Übernahme eines Geschäftsprozesses des Stammhauses für eine einzelne Gesellschaft Übernahme eines vereinfachten Derivates Geschäftsprozesses des Stammhauses für alle Gesellschaften gemeinsam Übernahme eines vereinfachten Derivates für einzelne Gesellschaften Definition eines vereinfachten Geschäftsprozesses ohne Anlehnung an das Stammhaus für alle Gesellschaften gemeinsam Definition eigener Geschäftsprozesse ohne Harmonisierung zwischen den Gesellschaften oder wenn das Stammhaus den Prozess nicht verwendet. keine Harmonisierung H = Harmonisierungsstufe 19

20 ERP Consolidation Technical Aspects (1) 20

21 ERP Consolidation Technical Aspects (2) Number of Partner Systems with interfaces = 74 Number of Interfaces to Partner Systems = Werden auf dem neuen System wieder gebaut Manueller Prozess vorübergehend möglich Manueller Prozess möglich können deaktiviert werden (Fallen weg) nicht betroffen noch unklar 21

22 Data Harmonization & Migration Issues (Example) Company A on ERP Cisco Cisco Cisco Company B, C, D, on ERP2 Cisco Cisco Cisco Cisco Cisco In many cases, you will have data quality issues (redundancies and inconsistencies) In master data (e.g. suppliers) and you need to clean-up the mess! Pending Purchase Orders Purchase Requisitions Pending Invoices

23 Conclusion & Questions Today most of the companies have already an ERP system in place Adaptation of an ERP system is always a need, because of ongoing business process optimizations ongoing reorganizations ongoing life-cycle management of the ERP system (new releases/service packs)? Consolidation of an ERP environment is required due to the following reasons: Miss-management of an ERP platform Merger & acquisitions Fundamental organizational changes 23

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