Ein guter Plan ist die halbe Arbeit... (Skript 2)

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1 Ein guter Plan ist die halbe Arbeit... (Skript 2) Einführung in das Projektmanagement Themen: Was ist ein Projekt? Projektarbeit Projektmanagement Lebenszyklus eines Projekts Projektziele Die Projekt-Umwelt Projektplanungsinstrumente Projektleitung Projektpräsentation Projektanalyse Web:

2 Was ist ein Projekt? lateinisch proicere = vorwärts werfen, vorwärts strecken Jede Arbeit kann als Projekt betrachtet werden, wenn sie gleichzeitig: Ein eindeutig definiertes Ziel hat Ressourcen (Mitarbeiter und andere) mit eingeplant sind In einen Zeitplan eingebunden ist (begrenzt durch Anfangzeitpunkt und Endzeitpunkt) Etwas Besonderes ist. Ein Resultat/ eine Veränderung bringt. Prüfe bei folgenden Arbeiten, ob sie das Ergebnis von Projekten sind. Berücksichtige bei jedem Beispiel folgende Kriterien: Projektcharakter abchecken v Eindeutige Zielsetzung? Zeitliche Begrenzung? Neuartig? Einmalig? Visionsreich, risikoreich? Komplexe Aufgabe? Begrenzte finanzielle und personelle Ressourcen? Projektorganisation erforderlich? Die Olympischen Spiele Ein Filmfestival Ein gemähter Rasen Der Schiefe Turm von Pisa Eine Tanzveranstaltung einer Folkloregruppe Ein Zeltlager Eine Party Die Chinesische Mauer Ein Volleyballturnier Ein Klassenausflug Ein Mittagessen für 10 Personen Ein ausgiebiger Mittagsschlaf Ein renoviertes Gebäude Ein sauberes Kleid 2

3 Projekte in meiner Umgebung, Projekte an denen ich beteiligt bin Überlegt, ob in eurer Umgebung Arbeiten gerade laufen, die Projektcharakter haben. Vielleicht seid ihr gerade in eurem Verein/ Verband an einem Projekt beteiligt. Analysiert sie nach den vorher erwähnten Kriterienpunkten. Beschreibt ein solches Projekt in maximal fünf Sätzen. Wo finden Projekte statt? Mit Projekten und Projektmanagement hat man üblicherweise im Geschäftsleben zu tun. Bei Projekten geht es darum, vorteilhafte Veränderungen herbeizuführen, und deshalb spielen sie sich überall dort ab, wo Menschen etwas erreichen wollen. Z.B.: Technik (z.b. Bau einer Straße, eines Automobils, Flugzeugs) Forschung und Entwicklung (Unternehmen haben eigene Abteilungen dafür, um in einer wettbewerbsorientierten, globalen Wirtschaft konkurrenzfähig zu bleiben) In der Politik (Wahlkampagnen schon Jahre, Monate im Voraus planen) Im Sport (Große Veranstaltungen erfordern die koordinierte Zusammenarbeit von sehr vielen Menschen) Bei karitativen Organisationen (Bleiben nur dadurch lebensfähig, dass sie Spendengelder erhalten, organisieren Aktionen, um auf sich aufmerksam zu machen) In der Jugendarbeit (Erziehungsauftrag, Organisation von Veranstaltungen, wenig Gelder, müssen attraktive, neuartige Angebote bringen, lokal und vernetzt arbeiten. Zuhause (größere Renovierungsarbeiten, Überraschungs-Geburtstagsparty etc.) Allgemeine kritische Faktoren für den Erfolg eines Projektes Qualität Kosten Zeit Alle Projekte beinhalten die drei Faktoren Zeit, Kosten und Qualität, die sich gegenseitig beeinflussen. Welcher Faktor der wichtigste ist und welcher weniger wichtig ist, ist von Projekt zu Projekt verschieden. Das kann unter Umständen in der Projektgruppe oder innerhalb der Organisation zu Zielkonflikten führen. In manchen Fällen ist einer der drei Faktoren durch die Umstände vorgegeben. Dieser Faktor kann als kritisch für den Erfolg bezeichnet werden. In der Praxis müssen alle drei Elemente stimmen, wenn ein Projekt als erfolgreich betrachtet werden soll. 3

4 Projektarbeit In einem Projekt sind gewöhnlich viele Personen beschäftigt, die für einzelne Teilaufgaben zuständig sind und einzelne Arbeitsschritte durchführen. Wie seid ihr in Projekte eures Vereins/ eurer Jugendgruppe mit eingebunden? Bitte in maximal 10 Stichworten beschreiben. Standortanalyse Einflussfaktoren, die die Jugendleiterin/den Jugendleiter im Projekt vor Ort beeinflussen: Jugendleiterin/ Jugendleiter Welche Einflussfaktoren vor Ort beeinflussen dein (zukünftiges) Projekt? Schreibe vier konkrete positive und vier konkrete negative Einflussfaktoren auf, die deine Arbeit als Jugendleiterin/ Jugendleiter in deinem Jugendverein/ in deiner Jugendgruppe stark beeinflussen könnten, wenn du dort ein Projekt leiten würdest. 4

5 Projektmanagement Projektmanagement ist die Organisation von Projektarbeit. Projekt Management Neuartige, festgelegte Ziele zeitlich begrenzt Zielsetzung Planung Controlling Marketing Führung + = Projekt- Management Projektideen Entstehen aus: der Reaktion auf auftauchende Probleme dem Willen selbst gesetzte Ziele zu erreichen dem Willen den Weg dahin zu gestalten Projektbedingungen: Kreativität Spontaneität des Einzelnen Marktbeobachtung Sachkenntnis Projektidee Marktforschung?? Was sind Top down - und Bottom-up - Projekte und haben sie dieselben Realisierungschancen? 5

6 Lebenszyklus eines Projektes Jedes Projekt kann als Zyklus dargestellt werden. Von der zündenden Idee bis zur Verwirklichung des Projektziels durchläuft das Projekt eine Entwicklungsphase und eine Realisierungsphase. Projektidee ENTWICKLUNG Projektziele Projektplanung REALISIERUNG Projektdurchführung Projektziele 6

7 Projektziele Die Ziele eines Projektes müssen klar und verständlich formuliert sein. Sie geben die Richtung an, in die geplant werden muss. Das Projekt kann sonst von Anfang an einen falschen Weg einschlagen oder zum Scheitern verurteilt sein. Die Ziele sind Kriterien für die Erfolgskontrolle. Die Ziele müssen überschaubar und überprüfbar sein (ohne großen Aufwand). Zur Erleichterung des Zielfindungsprozesses Nützliches Gedankenspiel: a.) Wer oder was könnte uns bei der Zielerreichung besonders behilflich sein? b.) Wer oder was könnte dem Projektziel oder einzelnen Zielsetzungen besonders gefährlich werden? c.) Das schlimmste, was uns passieren kann, wer wir das Projektziel nicht erreichen, ist: 7

8 Zielvorstellungen erarbeiten Die Zielvorstellungen sind die Richtschnur, der Maßstab für alle Projektaktivitäten, die angestrebt werden. Erstmals keine Machbarkeitsbedenken haben, sondern nur originelle Ideen sammeln (z.b. durch Brainstorming) Zielvorstellungen auf Papierkärtchen schreiben Sortieren nach mittelfristigen kurzfristigen umsetzbaren Ergebniszielen Zielpyramide erstellen (dient zu Zieldifferenzierung/ Überblick Gesamtvorhaben): Projektziele Rahmenziel I Rahmenziel II Rahmenziel III Ergebnisziel I Ergebnisziel II Ergebnisziel III Projektziele sind komplex und geben die globale Richtschnur vor. Rahmenziele beschreiben denn Inhalt des Projektziels genauer, werden mittelfristig verwirklicht. Ergebnisziele beschreiben Teilaspekte des Rahmenziels und lassen sich kurzfristig umsetzen. Danach sollte eine grobe Machbarkeitsstudie gemacht werden. Dazu ist es eventuell nötig ein oder zwei externe Experten zu befragen, die den finanziellen, personellen und sachlichen Ressourcenaufwand schätzen können. Meist bestimmt auch die Geschäftsleitung was geht und was nicht geht. 8

9 Zur Erleichterung der Zielklärung: Smart -Ziele Ergebnisziele sollten smart (engl. für klug ) formuliert sein und folgende Eigenschaften haben: s m a r t - spezifisch - messbar - akzeptabel - realisierbar - terminiert Ergebnisziele bezeichnet man auch als Handlungsziele. Handlungsziele lassen sich durch Handlungspläne noch weiter konkretisieren. In Handlungsplänen wird festgelegt, wer, was, mit wem, wann mal wo tut. Zielvereinbarung In der Zielvereinbarung werden alle Beteiligten auf das gemeinsam ausgehandelte Ziel festgelegt und über dessen Inhalte informiert. Qualität der Zielformulierungen und Zielsetzungen überprüfen Dies ist ein wichtiger Arbeitsschritt, den man nicht auslassen sollte. Die Überprüfung muss erfolgen, bevor aus den Zielformulierungen und Zielsetzungen die daraus resultierende Aufgaben und Arbeitspakete herausgearbeitet werden. Die Ziele sind in der Zielvereinbarung:? schriftlich festgehalten erledigt zum Teil erledigt noch zu tun klar und verständlich widerspruchsfrei realisierbar allen Beteiligten bekannt von allen Beteiligten akzeptiert zeitlich fixiert 9

10 Die Projekt-Umwelt Welche Personengruppen sind vom Projekt besonders betroffen? Wer kann Entscheidungen treffen über den Verlauf des Projektes? Welche Bereiche müssen besonders beachtet werden? Geldgeber Lieferanten Eltern Ethik Projekt- Umwelt Kinder und Jugendliche Gesetze Verordnungen Andere Bereiche Gesellschaft Vereinsvorstand Projekt- Manager Projekt- Team 10

11 Projektplanungs-Instrumente Planen heißt, das künftige Handeln im Projekt zu durchdenken und mit den zur Verfügung stehenden Mitteln das geforderte Ziel zu erreichen. Es gibt viele Planungsmethoden und Instrumente, sie sollten dem Vorhaben angemessen eingesetzt und angepasst werden und sich nach dem personellen und finanziellen Aufwand richten. Zeitlich entfernt liegende Projektphasen benötigen eine weniger genaue Vorplanung als unmittelbar bevorstehende Aktionen. Die Devise lautet: "sich Schritt für Schritt an Details heranarbeiten. Bei Abweichungen sollten noch rechtzeitig Gegenmaßnahmen getroffen werden können. Der Projektstrukturplan Der Projektstrukturplan ergliedert ein Projekt in Teilaufgaben (TA) und Arbeitspakete (AP). Jede Teilaufgabe wird so lange zergliedert, bis sie in Arbeitspakete aufgeteilt ist. Ein Arbeitspaket sollte eine Mitarbeiterin/ ein Mitarbeiter aufgrund ihrer/ seiner Qualifikation, Erfahrung und Motivation ohne weitere Zergliederung bewältigen können. Welche Ergebnisziele des Zielfindungsprozesses konntet ihr direkt als Arbeitspakete übernehmen? Ebene 1 Aufgaben des Projekts Ebene 2 AP TA TA Ebene 3 TA AP TA AP Ebene 4 AP AP AP AP AP 11

12 Der Projektablaufplan Der Projektplan legt fest in welcher Reihenfolge die einzelnen Arbeitspakete angepackt werden (Wann soll was erfolgen einzelne Schritte) Manche Arbeitspakete können (müssen) vielleicht auch gleichzeitig durchgeführt werden. Spätestens bei der Ablaufplanung müssen der Arbeitsaufwand und der Einsatz von personellen und materiellen Ressourcen geklärt sein. Der Ablaufplan soll erstmal grob und großzügig festgelegt werden. Es müssen Pufferzeiten eingebaut werden, diese sind wichtig um Zeitverschiebungen aufzufangen. Arbeitspakete, die ohne Zeitpuffer hintereinander erledigt werden müssen, gehen einen sehr kritischen Pfad. Manche Arbeitspakete sind voneinander abhängig. Bei Großprojekten in Betrieben reichen die folgenden Planungsinstrumente natürlich nicht aus, oft wird dazu spezielle Software eingesetzt. Welcher Schritt kommt zuerst? Auszuführende Person von wann bis wann Stundenaufwand Bemerkung Denkt an eine Veranstaltung, die an dem festgelegten Termin stattfinden muss. Warum könnte was schief gehen, wie wäre was zu retten? Formel zur Zeiteinschätzung (t = Zeit) t opt = Zeit bei optimistischer Schätzung t wahr = Zeit bei wahrscheinlicher Schätzung t pess = Zeit bei pessimistischer Schätzung Realistische Zeitannahme: (t opt + t wahr + t pess ) / 6 12

13 Das Balkendiagramm Das Balkendiagramm ist für weniger komplexe Projekte gut geeignet. Es können Anfangs- und Endpunkte von Vorgängen, möglichen Pufferzeiten, Terminverschiebungen etc eingetragen werden. Der Zeitaufwand wird grob kalkuliert. Eventuell kann auf die Balken geschrieben werden, welche Ressourcen zu dem Zeitpunkt zum Tragen kommen. Meistens die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter parallel auch an anderen Aufgaben in der Institution/ Organisation beschäftigt. Arbeitspaket Konzept Vorjahr überarbeiten Kostenplan Jan Feb Mär Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Räumlichkeiten /Verträge Werbung/ Prospekt Teilnehmer/innen gewinnen Dozenten gewinnen Unterrichtsmaterial herstellen Unterlagen herstellen Materialeinkauf Verpflegung Einladung Teiln. Rahmenbedingungen Durchführung Abrechnung/ Fördermittel Rückschau/ Auswertung/ Bescheinigungen Hier können auch Meilensteine für das Projekt festgelegt werden. Meilenstein = ein festgelegtes Datum (Fixpunkt) zur Kontrolle des Fortschritts 13

14 Die Kostenplanung In Sozialbetrieben wird oftmals die Teilkostennberechnung angewandt. Hier werden Projektkosten erfasst, die zusätzlich durch Anschaffungen, Fremdpersonal entstehen und nicht durch die laufenden Betriebskosten abgedeckt sind. (Aber auch fest finanzierte Mitarbeiter und bestehende Infrastrukturen, wie Büro, EDV, die nicht bezahlt werden, verursachen immer Kosten an die Organisation.) Programmtitel Ort und Datum Ausgaben in EUR Anmerkungen Arbeitsmaterial Verwaltungskosten Honorare für nebenberufliche Fachkräfte Raummiete Versicherungen Sonstiges Einnahmen Teilnahmegebühr Eintrittsgelder Eigenmittel (Vereinsmittel) Spenden Zuschüsse Differenzbetrag Name Datum 14

15 Projekttitel Projektuntertitel Projektträger Kooperationspartner/ Unterstützer Projektleitung Projektdauer Ort Projektziele Projektinhalt Projektfinanzierung Projektpräsentation 15

16 Die Projektleitung Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten Sind folgende Fragen zweifelsfrei geklärt?? festgelegt unklar Wer ist für das Projekt verantwortlich? Wer entscheidet über den Fortgang oder Abbruch des Projektes? Wer ist der Projektleitung vorgesetzt? Wer ist dem Projektteam vorgesetzt? Mit wem muss bei gravierenden Projektabweichungen verhandelt werden? 16

17 Projektpräsentation Präsentationszweck abklären Festlegung einer geeigneten Person Informationen über den Adressatenkreis sammeln Mentale Vorbereitung Inhaltliche Vorbereitung Visualisierungstechniken festlegen Durchführung und Präsentation Reflexion 17

18 Pressegespräch Wichtige Hinweise für ein Pressegespräch: Ruft bei der Zeitung an, nach dem ihr die Einladung verschickt habt und fragt nach, wer definitiv kommt. Legt den Besprechungstermin auf Uhr. Journalisten haben oft Abendtermine und sind über Frühschichtgespräche nicht begeistert. Bereitet eine kurze Presseerklärung vor, die vorab natürlich nicht verschickt wird, sonst kommt niemand mehr. Sprecht euch vorher ab, wer aus eurer Projektgruppe was sagt. Kein Statement sollte mehr als 5 Minuten dauern. Es ist allgemein üblich, dass kein Pressegespräch länger als 60 Minuten dauert. Organisiert eure Vorbereitungen so, dass ihr in dieser Zeit alles unterbringt, was euch wichtig ist. Schafft eine angenehme Gesprächsatmosphäre durch geeignete Räumlichkeiten. Ein kleiner Imbiss ist immer angebracht. Bringt klar und deutlich zum Ausdruck, wenn etwas was ihr gesagt habt, so nicht in die Zeitung soll, sondern als Hintergrund Information zu bewerten ist. Das versteht jede/ r Journalist/ in. Sprecht den Drucktermin ab, und bittet um die Zusendung eines Belegexemplares. Verschickt Eure Pressemiteilung nach der Pressekonferenz an nicht erschienene Journalisten. 18

19 Projektanalyse Nützliche Fragen zur Projektanalyse Was ist unsere Aufgabe? Wer sind unsere Nutzerinnen und Nutzer? Welche für uns wichtigen Personengruppen gibt es? Welche Dienstleistungen, Angebote sind unsere besonderen Stärken? Wo liegen, bezogen auf unsere Nutzerinnen und Nutzer unsere besonderen Schwächen? Bieten wir unseren Nutzerinnen und Nutzern irgendein einzigartiges Angebot, das nur wir anbieten können? Wie stellen wir den Erfolg, bzw. die Zufriedenheit unserer Nutzerinnen und Nutzer fest? 19

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