Rundschreiben Nr. 18/2015 zur einmaligen Pauschalzahlung im TVöD

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1 An die Teilnehmer des Personalabrechnungsverfahrens der Pfälzischen Pensionsanstalt Ihr/e Ansprechpartner/in: s. Übersicht Ansprechpartner Durchwahl: Bad Dürkheim, den Rundschreiben Nr. 18/2015 zur einmaligen Pauschalzahlung im TVöD (Bitte unbedingt beachten und schnellstmögliche Weitergabe an die Personalabteilung) Inhalt: 1. Anspruchsvoraussetzungen Nach dem neu eingestellte Beschäftigte Manuelle Überwachung einzelner Fallgruppen Saisonkräfte Beschäftigte, deren Arbeitgeber erst nach dem bei der ppa zugegangen sind Beschäftigte, die vor dem eingetreten sind, aber nicht in den TVöD übergeleitet wurden In der Zeit vom bis zum neu eingestellte Beschäftigte Am in den TVöD übergeleitete Beschäftigte 6 2. Einmalige Pauschalzahlung bei Personalfällen in Altersteilzeit (ATZ) 6 3. Hinweistext 7 4. Programmseitige Umsetzung 7 Sehr geehrte Damen und Herren, für Beschäftigte der Entgeltgruppen 2 bis 8 im TVöD ist im Tarifvertrag über eine einmalige Pauschalzahlung 2014 und 2015 vom eine unter bestimmten Voraussetzungen im Abrechnungsmonat fällig werdende einmalige Pauschalzahlung in Höhe von 360,00 EUR vereinbart worden. Zu den Anspruchsvoraussetzungen sowie der programmseitigen Umsetzung nachfolgend einige Informationen. Seite 2

2 ... Seite 2 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 18 vom zur 1. Anspruchsvoraussetzungen Bei den Anspruchsvoraussetzungen sind drei verschiedene Beschäftigtengruppen zu unterscheiden: 1.1 Nach dem neu eingestellte Beschäftigte Beschäftigte der Entgeltgruppen 2 bis 8, deren Arbeitsverhältnis in der Zeit vom bis zum begonnen hat, haben Anspruch auf die Pauschalzahlung, wenn sie am nach 17 Abs. 1 i.v.m. 17 Abs. 7 Satz 1 TVÜ-VKA und der Anlage 3 zum TVÜ-VKA in eine der Entgeltgruppen 2 bis 8 (Entgeltgruppe 2 Ü ausgenommen) eingruppiert waren. Außerdem muss im Zeitraum vom bis zum für mindestens einen Tag Anspruch auf Entgelt bestanden haben und die/der Beschäftigte muss am in einem Arbeitsverhältnis stehen, auf das der TVöD Anwendung findet. Dem Anspruch auf Entgelt gleichgestellt ist der Anspruch auf Entgelt aus Urlaub Mutterschutz oder Entgeltfortzahlung (Fehlzeiten L, ZK, ZB u. ZH). Arbeiter, Krankenpflegepersonal und Beschäftigte des Sozial- und Erziehungsdienstes haben gem. 2 Abs. 5 des Tarifvertrages über die einmalige Pauschalzahlung keinen Anspruch auf diese. Sind die vorgenannten Bedingungen erfüllt, so erhält der Beschäftigte für den Zahlmonat die Einmalzahlung in Höhe von 360,00 EUR. Die Pauschalzahlung wird maschinell auf den Teilzeitfaktor am gekürzt. Für die vorgenannte Fallgruppe funktioniert die Auszahlung der einmaligen Pauschalzahlung programmseitig. Allerdings nur, wenn das Abrechnungsprogramm auf die Eingruppierung gem. BAT zugreifen kann. Das Abrechnungsprogramm erkennt anhand der hinterlegten Tarifarten 121 BAT BU/L oder 122 BAT VKA, welche aufgrund der Einführung des TVöD in den zusätzl. Adressfelder in den Personalfällen eingepflegt wurden, dass es sich um einen Angestellten handelt. Im ppa-rundschreiben 03/2006 sowie im ppa-rundschreiben 22/2010 haben wir darauf hingewiesen, dass die Pflege bzw. das Melden der Eingruppierung gem. BAT (und BMTG) auch bei nicht übergeleiteten Neuzugängen für den reibungslosen Ablauf der Abrechnung unerlässlich ist. Hinweis für Dialoganwender und Beleganwender mit Leserecht: Wie die zusätzlichen Adressfelder zu füllen sind, ist im ppa-rundschreiben 03/2006 ausführlich beschrieben. Zur korrekten Abwicklung der Pauschalzahlung ist mindestens die Angabe/Meldung der TVUE Tarifart 121 für den BAT BU/L oder der Tarifart 122 für den BAT/VKA mit einem ab dem Eintrittsdatum gültigen Zeitraum erforderlich. Seite 3

3 ... Seite 3 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 18 vom zur Um die Personalfälle selektieren zu können, stellen wir Ihnen die SQL-Abfrage Beschäftigte Pauschalzahlung 2015 zur Verfügung. Bei dieser Abfrage müssen keine Parameter angegeben werden. Die ausgegebene Liste muss dann in Excel mit der Filterfunktion entsprechend weiterverarbeitet werden, um die Personalfälle zu ermitteln, bei denen die zusätzlichen Adressfelder nicht gefüllt sind. Hinweis für Beleg- und Vollserviceanwender: Welche Daten für die Pflege der zusätzlichen Adressfelder erforderlich sind und wie diese gemeldet werden ist im ppa-rundschreiben 03/2006 ausführlich beschrieben. Zur korrekten Abwicklung der Pauschalzahlung ist mindestens die Meldung der TVUE Tarifart 121 für den BAT BU/L oder der Tarifart 122 für den BAT/VKA erforderlich. Personalfälle, deren Adressdaten nicht korrekt gemeldet wurden, sind aus diesem Grund von der maschinellen Auszahlung der einmaligen Pauschalzahlung ausgeschlossen. Im Gegensatz zur gängigen Praxis der Vorjahre stellen wir keine Hilfslisten mehr zu Verfügung Manuelle Überwachung einzelner Fallgruppen Bestimmte Konstellationen werden maschinell nicht abgedeckt, obwohl die o.g. Anspruchsvoraussetzungen grundsätzlich gegeben sind Saisonkräfte Saisonkräfte, die mindestens einen Tag im Jahr 2015 bis zum in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis stehen, erhalten im Zahlmonat von der einmaligen Pauschalzahlung je angefangenem Beschäftigungsmonat im Kalenderjahr 2015 ein Zwölftel. Allgemeiner Hinweis: Da wir die Saisonkräfte nicht selektieren können, bitten wir Sie, die betroffenen Personalfälle zu prüfen. Hinweis für Dialoganwender: Falls bei Ihren Saisonkräften die zusätzlichen Adressfelder gepflegt sind, bitten wir Sie, die einmalige Pauschalzahlung wie folgt auf Personenebene zu unterdrücken. Pfad: Bruttovergütung/Eingruppierung & Arbeitszeit/Zuw./Urlaub/Zuwendungen Hier ist ein Zeitraum nur für (von bis ) sowie nur für (von bis ) zu bilden. Für diese Zeiträume müssen folgende Eingaben getätigt werden: - im Feld Zuw. 1 : Gegensteuerung zu einer tariflichen Einmalzahlung (9) - im Feld Kürzung Zuw. 1 : 12 Unabhängig davon, ob die zusätzlichen Adressfelder gepflegt sind oder nicht, ist die einmalige Pauschalzahlung gezwölftelt im Zahlmonat mit der Lohnart 1691 zur Auszahlung zu bringen. Seite 4

4 ... Seite 4 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 18 vom zur Hinweis für Beleganwender: Melden Sie bitte vorhandene Saisonkräfte mit Anspruch auf die einmalige Pauschalzahlung an ihre/n zuständige/n Sachbearbeiter/in, damit diese/r die maschinelle Pauschalzahlung gegebenenfalls unterbinden kann. Melden Sie für den Zahlmonat den gezwölftelten Betrag mit der Lohnart Melden Sie bitte vorhandene Saisonkräfte formlos an ihre/n zuständige/n Sachbearbeiter/in Beschäftigte, deren Arbeitgeber erst nach dem bei der ppa zugegangen sind Bei Beschäftigten, deren Arbeitgeber erst nach dem bei der ppa zugegangen sind, ist am keine Eingruppierung hinterlegt, auf die die maschinelle Lösung zugreifen kann. Deshalb sind diese Beschäftigten von der maschinellen Auszahlung der Pauschalzahlung ausgenommen. Dies gilt auch für Beschäftigte, deren Arbeitgeber zum mit einem bereits bei der ppa in der Abrechnung befindlichen Arbeitgeber fusioniert hat. Hinweis für Dialoganwender: Der maßgebende Betrag (ggf. teilzeitgekürzt) ist mit der Lohnart 1691 im Zahlmonat im Dialog einzupflegen. Bitte beachten Sie bei ATZ- Personalfällen die Ausführungen unter Ziffer 2. Hinweis für Beleganwender: Bitte melden Sie bei den betroffenen Personalfällen den maßgebenden Betrag (ggf. teilzeitgekürzt) mit der Lohnart 1691 für den Zahlmonat Bitte beachten Sie bei ATZ-Personalfällen die Ausführungen unter Ziffer 2. Ihr/e zuständige/r ppa-sachbearbeiter/in wird sich bezüglich dieses Sachverhaltes mit Ihnen in Verbindung setzen Beschäftigte, die vor dem eingetreten sind, aber nicht in den TVöD übergeleitet wurden Beschäftigte, die vor dem eingetreten sind, aber nicht in den TVöD übergeleitet wurden, sind von der maschinellen Auszahlung der Pauschalzahlung ausgenommen. Beispiel: Ein Auszubildender, der seine Ausbildung am (vor der Überleitung in den TVöD) begonnen und am (nach dem Überleitungszeitpunkt) abgeschlossen hat und danach übernommen worden ist. Hier liegt das Eintrittsdatum zwar vor dem Überleitungszeitpunkt, der Fall wurde aber nicht in den TVöD übergeleitet. Der tatsächliche Beginn des Arbeitsverhältnisses nach TVöD liegt am , d.h. diesem Fall steht die Pauschalzahlung zu. Seite 5

5 ... Seite 5 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 18 vom zur Hinweis für Dialoganwender: Bitte geben Sie den maßgebenden Betrag (ggf. teilzeitgekürzt) mit der Lohnart 1691 im Zahlmonat bei den betroffenen Personalfällen im Dialog ein. Bitte beachten Sie bei ATZ-Personalfällen die Ausführungen unter Ziffer 2. Hinweis für Beleganwender: Bitte melden Sie bei den betroffenen Personalfällen den maßgebenden Betrag (ggf. teilzeitgekürzt) mit der Lohnart 1691 für den Zahlmonat Bitte beachten Sie bei ATZ-Personalfällen die Ausführungen unter Ziffer 2. Melden Sie bitte vorhandene Personalfälle mit Anspruch auf die einmalige Pauschalzahlung formlos an ihre/n zuständige/n Sachbearbeiter/in. 1.2 In der Zeit vom bis zum neu eingestellte Beschäftigte Beschäftigte der Entgeltgruppen 2 bis 8, deren Arbeitsverhältnis in der Zeit vom bis zum begonnen hat, haben Anspruch auf die Pauschalzahlung, wenn sie die Voraussetzungen eines Tätigkeitsmerkmales erfüllen, das einen Aufstieg nach einer Dauer von längstens einem Jahr vorsieht und sie noch nicht entsprechend der Aufstiegsgruppe eingruppiert sind. Weiterhin ist Voraussetzung, dass das Arbeitsverhältnis in fortbesteht. Arbeiter, Krankenpflegepersonal und Beschäftigte des Sozial- und Erziehungsdienstes haben gem. 2 Abs. 5 des Tarifvertrages über die einmalige Pauschalzahlung keinen Anspruch auf diese. Beschäftigten, die die Voraussetzungen erfüllen, steht die Pauschalzahlung nur auf Antrag zu. Für diesen gilt die Ausschlussfrist von sechs Monaten gem. 37 Abs. 1 Satz 1 TVöD. Sofern ein entsprechender Antrag gestellt wird, erhalten die betroffenen Beschäftigten die Pauschalzahlung mit dem Entgelt für den Zahlmonat Teilzeitbeschäftigte erhalten die Pauschalzahlung anteilig entsprechend ihrer Arbeitszeit am Hinweis für Dialog- und Beleganwender: Da der Anspruch dieser Fallgruppe an einen Antrag gekoppelt ist, erfolgt die Auszahlung der Pauschalzahlung nicht maschinell. Wenn Personalfälle betroffen sind, ist für diese in der maßgebende Betrag (ggf. teilzeitgekürzt) mit der Lohnart 1691 zu melden bzw. im Dialog einzupflegen. Bitte beachten Sie bei ATZ- Personalfällen die Ausführungen unter Ziffer 2. Ihr/e zuständige/r ppa-sachbearbeiter/in wird Ihnen eine Hilfsliste mit eventuell betroffenen Personalfällen zur Verfügung stellen. Bitte teilen Sie uns dann die Personalfälle mit Anspruch auf die einmalige Pauschalzahlung formlos mit. Seite 6

6 ... Seite 6 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 18 vom zur 1.3 Am in den TVöD übergeleitete Beschäftigte Beschäftigte der Entgeltgruppen 2 bis 8, die am in den TVöD übergeleitet worden sind, erhalten unter den vorgenannten Voraussetzungen auf Antrag die einmalige Pauschalzahlung dann, wenn ihnen nach der Überleitung in den TVöD Tätigkeiten übertragen wurden, die zu einer neuen Eingruppierung gem. 17 Abs. 1 i.v.m. 17 Abs. 7 Satz 1 TVÜ-VKA und Anlage 3 zum TVÜ-VKA geführt haben. Dies ist dann der Fall, wenn der Beschäftigte wegen der neu übertragenen Tätigkeiten höher- oder herabgruppiert wurde oder der Beschäftigte innerhalb seiner Entgeltgruppe die Tätigkeitsmerkmale einer anderen Fallgruppe als der bisherigen erfüllt. Hinweis für Dialog- und Beleganwender: Da der Anspruch dieser Fallgruppe an einen Antrag gekoppelt ist, erfolgt die Auszahlung der Pauschalzahlung nicht maschinell. Wenn Personalfälle betroffen sind, ist für diese in der maßgebende Betrag (ggf. teilzeitgekürzt) mit der Lohnart 1691 zu melden bzw. im Dialog einzupflegen. Bitte beachten Sie bei ATZ- Personalfällen die Ausführungen unter Ziffer 2. Ihr/e zuständige/r ppa-sachbearbeiter/in wird Ihnen eine Hilfsliste mit eventuell betroffenen Personalfällen zur Verfügung stellen. Bitte teilen Sie uns dann die tatsächlich betroffenen Personalfälle formlos mit. 2. Einmalige Pauschalzahlung bei Personalfällen in Altersteilzeit (ATZ) In Altersteilzeitfällen, die sich am bereits in ATZ befunden haben, ist bei manueller Zahlung an Stelle der Lohnart 1691 die Lohnart 1648 (Einmalzahlung mn. m. TZ-Kürzung) zu verwenden. Hier ist aufgrund der Berechnung des Aufstockungsbetrages aus dem Vollzeit-Brutto der volle Betrag i.h.v. 360,00 EUR zu hinterlegen. Die Kürzung auf Teilzeit erfolgt dann automatisch nach dem Teilzeitfaktor des Zahlmonats auf der Lohnart. Hinweis für Dialog- und Beleganwender: Falls der Teilzeitfaktor im Zahlmonat ein anderer als im Bezugsmonat sein sollte, wenden Sie sich bitte an Ihre/n zuständige/n Sachbearbeiter/in. Falls der Teilzeitfaktor im Zahlmonat ein anderer als im Bezugsmonat sein sollte, wird sich Ihre/n zuständige/n Sachbearbeiter/in mit Ihnen in Verbindung setzen. Seite 7

7 ... Seite 7 des Schreibens: Rundschreiben der ppa Nr. 18 vom zur 3. Hinweistext Bei den maschinell abgewickelten, einmaligen Pauschalzahlungen wird der Beschäftigte mit folgendem Hinweistext auf die Zahlung hingewiesen: Gemäß Tarifvertrag über eine einmalige Pauschalzahlung 2014 und 2015 vom 01. April 2014 steht Ihnen im Abrechnungsmonat Oktober 2015 eine einmalige Pauschalzahlung in Höhe von 360,00 Euro zu. Dieser Betrag wird bei Teilzeit entsprechend gekürzt. 4. Programmseitige Umsetzung Der unter Ziff. 1.1 beschriebene Sachverhalt ist für folgende Fälligkeiten programmseitig umgesetzt: o Termin 1 (Im Voraus) im Abrechnungsmonat o Termin 2 (15. des Monats) im Abrechnungsmonat o Termin 3 (Letzter Tag des Monats) im Abrechnungsmonat Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen Ihre ppa Bereich Personalabrechnung