outsourcing des rechnungswesens Fünf Thesen zum Thema «Entlastung von Firmen am Beispiel Lohnbuchhaltung».

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1 outsourcing des rechnungswesens Fünf Thesen zum Thema «Entlastung von Firmen am Beispiel Lohnbuchhaltung».

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3 Vorwort Vorwort // Werte Viele kleinere und mittelgrosse Unternehmen stehen vor dem Problem, dass sie intern weder über die Kapazität noch die nötige Fachkompetenz verfügen, um komplexe administrative Aufgaben selbst wahrnehmen zu können. Anhand von fünf Thesen möchten wir aufzeigen, welche Vorteile das Outsourcing solcher Leistungen an Spezia listen mit sich bringt. Die Fachleute von BK-Services AG entlasten Unternehmen mit ihren umfassenden Treuhand-Dienstleistungen, damit diese sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. seite 03

4 These 1 // Daten These 1 Sensitive Daten sind extern besser aufgehoben seite 04

5 ~ «Vertrauliche Daten gehören ins Haus» lautet das Motto in vielen Firmen. Auf den ersten Blick scheint diese Aussage vor allem in Bezug auf die Lohndaten plausibel. Sie gehören zu den vertraulichsten Daten in einem Unternehmen überhaupt. Betreffen diese gar Führungspersonen, sind die Anforderungen besonders hoch: Einerseits darf nur ein kleiner Kreis von Mitarbeitenden Einblick in die Daten haben. Anderseits müssen weitere Abteilungen wie die Finanzbuchhaltung Inhouse Vorteile die Informationen weiterverarbeiten können ein schier unlösbares Problem. Und schliesslich gilt es, die Informationen systematisch zu speichern, vor unbefugtem Zugriff zu schützen und den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nachzukommen. Will man all diesen Anforderungen gerecht werden, bietet eine externe Lösung eindeutige Vorteile und Vereinfachungen, was aus der folgenden Tabelle ersichtlich wird: outsourcing Vorteile ~ Besserer Austausch mit den Arbeitnehmern ~ Mehrere Mitarbeiter sind involviert ~ Kürzere Kommunikationswege ~ Besseres Know-how ~ Näher am Puls ~ Interne Weiterbildung ~ Ganzheitliche Betrachtung ~ Vergleich mit anderen Mandaten ~ Diskretion der Daten gewährleistet ~ 4-Augen-Prinzip wird umgesetzt Inhouse Nachteile Outsourcing Nachteile ~ Know-how-Risiko ~ längere Kommunikationswege ~ Know-how-Verlust höher ~ Fehlerrisiko höher ~ 4-Augen-Prinzip aufwändiger umzusetzen Ein nicht zu unterschätzender Vorteil beim Outsourcing ist die personelle Kontinuität: Auch bei längeren Absenzen oder kurzfristigen Ausfällen in der eigenen Buchhaltungsabteilung ergeben sich für die Firma keinerlei Probleme. Auch für ein KMU kann sich der Beizug eines Treuhandunternehmens lohnen. Da dieses eine von ihm betreute Firma bei entscheidenden Punkten entlastet, kann sich das Unternehmen auf seine Geschäfte konzentrieren. Berücksichtigt man alle relevanten Faktoren, ist Outsourcing tendenziell günstiger bei mehr Leistung, mehr Sicherheit und besserer Qualität. seite 05

6 These 2 // Lohnausweis These 2 Die Fallstricke beim neuen Lohnausweis sind zahlreich seite 06

7 ~ Der Lohnausweis stellt eine Urkunde dar. Wer einen Lohnausweis unterzeichnet, ist für die Korrektheit der Angaben verantwortlich. Dennoch sind viele falsch ausgefüllte Lohnausweise im Umlauf. Der Grund dafür liegt darin, dass die Deklarationspflichten beim neuen Lohnausweis (NLA) äusserst komplex sind. Zu den heiklen Punkten gehören etwa die richtige Deklaration von Verpflegung, Autospesen, Mitarbeiteraktien etc. Nachfolgend einige Beispiele: Ein Mitarbeiter ist während 130 Tagen im Aussendienst (Spesenregelung) tätig, die restlichen 110 Arbeitstage im Büro am Hauptsitz, wo er keine Essensvergünstigungen erhält. Wie ist dieser Umstand im neuen Lohnausweis (NLA) zu deklarieren? Einem Mitarbeiter wird ein firmeneigener Geschäftswagen zur Verfügung gestellt, einem anderen Mitarbeiter steht ein Leasingauto zur Verfügung. Wie muss dieser Sachverhalt im NLA deklariert werden, wenn der Geschäftswagen gekauft bzw. geleast wird? Eine Firma hat mit einer Bank eine Vereinbarung getroffen, wonach die Mitarbeitenden für eine Hypothek 2 Prozent weniger Zins zahlen müssen als üblich. Die Differenz bezahlt die Firma direkt an die Bank. Wie wird dieser Sachverhalt im NLA deklariert? Ein Mitarbeiter will sich aufgrund einer Deckungslücke in die 2. Säule mit Franken einkaufen und teilt dem Arbeitgeber mit, man solle ihm jeweils monatlich 1600 Franken direkt vom Lohn abziehen. Wie muss dieser Sachverhalt im NLA deklariert werden? Eine erfolgreiche AG will als Motivationsinstrument Mitarbeiteraktien herausgeben. Sie können zu einem Preis von 200 Franken erworben werden, haben einen Verkehrswert von 520 Franken und unterliegen einer Sperrfrist von drei Jahren. Wie werden diese Mitarbeiteraktien deklariert? Die Ansprüche beim neuen Lohnausweis sind so komplex, dass zum Ausfüllen Spezialkenntnisse nötig sind, wie sie nur Fachleute mitbringen. Nur sie können gewährleisten, dass die Angaben rechtlich korrekt sind und gleichzeitig die legalen Steuersparmöglichkeiten ausgeschöpft werden. seite 07

8 These 3 // Know-how These 3 Nur Profis schaffen es, das Know-how stets aktuell zu halten seite 08

9 ~ Gesetze, Erlasse und Rechtssprechung sind einem stetigen Wandel unterworfen. Das Steuerrecht nicht zuletzt das internationale ist sehr anspruchsvoll. Ein Unternehmen ist in dieser Hinsicht bedeutenden Haftungsrisiken ausgesetzt. Das benötigte Know-how intern zu generieren und alle Vorschriften korrekt zu beachten, ist für ein kleines oder mittelgrosses Unternehmen heute kaum mehr möglich. Dazu kommt, dass Dokumente und Daten rasch verfügbar und sorgfältig archiviert sein müssen. Ablage, Indexierung und Archivierung der Dokumentenflut kosten eine Firma viel Zeit und Geld. Outsourcing kann deshalb bereits für einzelne Teilgebiete sinnvoll sein. Die Anforderungen zur ordnungsgemässen Führung einer Lohnbuchhaltung u. a. der Sozialversicherungsabrechnungen werden immer komplexer und zeitaufwändiger. Rund die Hälfte ihrer Arbeitszeit verbringen die entsprechenden Mitarbeitenden einer Firma mit dem Beschaffen der relevanten Informationen. BK-Services befasst sich mit Prozessen, welche hohe Ressourcen und ein grosses Spezialwissen erfordern. Denn nicht nur der neue Lohnausweis hat seine Tücken, sondern beispielsweise auch das An- und Abmelden bei der Pensionskasse das Beantragen von Kinder- und Ausbildungszulagen die Antragstellung bei Geschiedenen mit Unterhaltspflichten im Ausland die korrekte Handhabung der Unfallversicherung bei Teilzeitkräften seite 09

10 These 4 // Kostenvorteile These 4 Auslagerung bringt Kostenvorteile seite 10

11 ~ Komplexe Treuhandaufgaben erfordern viel Sachverstand und gehören in der Regel nicht zu den Kernkompetenzen kleiner und mittlerer Firmen. Die Folge ist in vielen Unternehmen mangelnde Effizienz im Bereich Finanzadministration. Es liegt deshalb nahe, diese Aufgaben an spezialisierte, aussenstehende Fachkräfte zu übergeben. Eines der häufigsten Argumente gegen das Delegieren an externe Fachleute ist die Aussage, Outsourcing sei teuer. Eine seriöse betriebswirtschaftliche Rechnung zeigt jedoch, dass eine Auslagerung bestimmter Aufgaben häufig sogar günstiger ist als eine interne Lösung mit Leuten, die nicht auf jedem Gebiet Spezialisten sein können. Das gilt insbesondere für heikle Bereiche wie die Mehrwertsteuer- oder die Lohnabrechnung, wo schon kleine Fehler unangenehme finanzielle und sogar rechtliche Folgen haben können. Da der eigene Personalbestand beim Outsourcing minimiert werden kann, sinken die Personalkosten. seite 11

12 These 5 // Gesetzgebung These 5 Die schweizer Gesetzgebung ist für Zuzüger ein unwegsamer Dschungel seite 12

13 ~ Für Firmen mit ausländischen Mitarbeitenden oder mit Schweizer Mitarbeitenden, die vorübergehend im Ausland tätig sind, stellen sich besonders vielschichtige Fragen. Zum Beispiel: Wer ist überhaupt quellensteuerpflichtig? Unterliegt ein ausländischer Verwaltungsrat der Mehrwertsteuer und der AHV? Wie und wo wird ein Schweizer Mitarbeiter, der im Ausland tätig ist, besteuert? Wann ist ein Mitarbeiter ein Grenzgänger? Welches Land zahlt Arbeitslosengeld an Grenzgänger? Gibt es eventuell für einzelne Fälle sogar verschiedene Steuergesetze, die zum Tragen kommen? Werden solche oder ähnliche Probleme erst bei deren Auftreten von externen Experten analysiert, hat dies in der Regel bedeutend höhere Kostenfolgen, als wenn der ganze Bereich von Anfang an unter der Ägide von externen Spezialisten steht. Auch ausländische Unternehmen, die in der Schweiz noch keine eigene Administration aufbauen, sondern erst einmal abwarten wollen, wie sich die Geschäfte entwickeln, sehen sich mit zahlreichen Fragen konfrontiert. Etwa: Was für Regelungen gelten für Mitarbeitende, die in der Schweiz arbeiten, aber von ihrem Heimatunternehmen bezahlt werden? Wer zahlt bei Unfall oder Krankheit im Ausland? Was geschieht mit den Rentenansprüchen eines Arbeitnehmers, der jahrelang in einem anderen Land gearbeitet hat? Erhält man Kindergeld auch für Kinder, die in einem anderen Land leben? In welchem Land sind Sozialversicherungsbeiträge zu bezahlen? Wie beantragt man ausländische Leistungen und in welcher Sprache sind die Anträge zu stellen? Nur ein professionelles Treuhandunternehmen als lokaler Partner kann all diese Fragen in ihrer Komplexität beantworten. seite 13

14 Interview // Gertjan Wiggers Nachgefragt // Gertjan Wiggers, Direktor BK-Services Für wen eignet sich Ihr Angebot besonders? Für ausländische Firmen, die sich schrittweise in der Schweiz ansiedeln wollen sowie mittelständische Firmen. Was ist der wichtigste Kundennutzen gegenüber einer internen Lösung? Sicherer in Bezug auf Datensicherheit und juristische Sicherheit und das zu einem Preis, der tendenziell günstiger ist, als wenn ein Unternehmen diese Arbeiten selber macht. Muss man BK-Services gleich das ganze Back-Office übergeben? Nein, wir übernehmen auch einzelne Module wie Lohnabrechnung, Finanzbuchhaltung, Mehrwertsteuerabrechnung etc. Generell sind wir Problemlöser, wenn eine Firma Bedarf für Unterstützung hat. Worin liegt der besondere Vorteil für ausländische Unternehmungen, die in der Schweiz Fuss fassen möchten? Sie müssen noch keine eigene Administration aufbauen, sondern können zunächst abwarten, wie das Ganze sich entwickelt, bevor sie diesen Schritt tun. Generell sind ausländischen Unternehmen die Schweizer Gesetze sehr fremd ein lokaler Partner ist deshalb hilfreich. Vielen Dank für das Gespräch. seite 14

15 BK-Services AG BK-Services // Dienstleistungen ~ Als Tochtergesellschaft der Bär & Kar - rer AG erweitert BK-Services das Beratungsangebot der Anwaltskanzlei mit seinen Treuhand-Dienstleistungen. Mit dem gemeinsamen Engagement können wir optimale Ergebnisse erzielen. Die Entwicklung eines unabhängigen Kundenberatungsgeschäfts hat es uns seit 1988 erlaubt, ein umfassendes Know-how und eine grosse Kompetenz in den Kerndisziplinen wie Buchführung, Steuer beratung und Saläradministration aufzubauen. Als Mitglied der Treuhand-Kammer sind wir hohen Qualitätsstandards verpflichtet. Outsourcing im Rechnungswesen Steuerberatung Mehrwertsteuerberatung Gesellschaftsadministration Domizilhaltung Erbschaftsregelungen Unser Standort BK-Services AG Brandschenkestrasse 90, CH-8027 Zürich Tel.: , Fax: Unsere Dienstleistungen Unser Angebot bietet ein breites Spektrum von Dienstleistungen mit Fokus auf national und international tätige KMU. Es umfasst insbesondere: Buchführung Saläradministration seite 15

16 BK-Services // Kontakt Gertjan Wiggers Direktor / dipl. Steuerexperte MARC NIFFELER stv. Geschäftsführer / Treuhänder eidg. FA Tel.: , Fax: Tel.: , Fax: