Serienbriefe erstellen mit Word E4-4D39-5F7D. Themen-Special. Tina Wegener. 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Dezember Webcode Übungsdateien

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1 Webcode Übungsdateien 36E4-4D39-5F7D Serienbriefe erstellen mit Word 2013 Tina Wegener 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Dezember 2016 Themen-Special WW2013SB

2 Impressum Matchcode: WW2013SB Autorin: Tina Wegener Redaktion: Dr. Susanne Weber Produziert im HERDT-Digitaldruck 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Dezember 2016 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte gültig. Sollten Sie die Inhalte nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden.

3 Inhalt Serienbriefe erstellen mit Word 2013 I Zu diesem Buch Seriendrucke erstellen Grundlagen des Seriendrucks Seriendruck starten Datenquelle verbinden Seriendruckfelder einfügen und formatieren Seriendruck prüfen und fertigstellen Datenquelle nachträglich bearbeiten Tipps für den Ausdruck von Seriendokumenten Schnellübersicht Übung Serienbriefe durch Felder individualisieren Felder in Serienbriefen verwenden Mit einem Fill-in-Feld individuellen Text eingeben Mit einem Ask-Feld Informationen erfragen Mit einem Ref-Feld Textmarkeninhalt einfügen Berechnungen mit Textmarken durchführen Individuelle Grafik für jeden Datensatz eines Seriendrucks verwenden Schnellübersicht Mit Datenquellen arbeiten Anwendungsbeispiele für Serienbriefe Unterschiedliche Seriendrucke erstellen Anschreiben für die Kunden anfertigen Briefe mit Illustrationen optisch aufbereiten Verzeichnisse anfertigen Briefumschläge bedrucken Adressetiketten bedrucken Serienbriefe mit Outlook versenden Schnellübersicht Übungen Hauptdokument in normales Dokument umwandeln Hauptdokument mit anderer Datenquelle verbinden Datenquellen strukturieren Datenquellen ohne Steuersatz verwenden Mit Seriendruckfeldern arbeiten Hinweise zum Verwenden verschiedener Datenquellen Seriendruckfelder formatieren Schnellübersicht Übungen Datensätze sortieren und filtern Grundlagen der Sortierung Datensätze sortieren Datensätze filtern Bedingungen mit UND oder ODER verknüpfen Schnellübersicht Übung Stichwortverzeichnis Mit Regeln arbeiten Regeln verwenden Unterschiedliche Textpassagen ausgeben Seriendruckfelder korrekt anordnen Verschachtelte Regeln verwenden Serienbriefe mit Nummerierung versehen Serienbriefe ohne Seitenwechsel erzeugen Schnellübersicht HERDT-Verlag 3

4 Serienbriefe erstellen mit Word 2013 Zu diesem Buch Dieses Buch vermittelt Ihnen schnell und anschaulich die Techniken, um effizient und professionell Serienbriefe mit Word 2013 zu erstellen. Lernziele Arbeitsanleitungen Vor jedem Kapitel sehen Sie die jeweiligen Lernziele und Voraussetzungen. Die effizientesten Wege zum Ziel werden Schritt für Schritt im Kapitel erklärt. Auf einen Blick Eine Übersicht der Funktionen erhalten Sie am Kapitelende. Übungen Ebenfalls am Ende des Kapitels festigen Sie Ihre erworbenen Kenntnisse. Was bedeuten die Symbole im Buch? hilfreiche Zusatzinformation Praxistipp Warnhinweis leichte Übung mittelschwere Übung schwierige Übung Nachhaltig lernen mit Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien Für die meisten Kapitel stehen Ihnen Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien zur Verfügung. Mithilfe der Beispieldateien können Sie die erläuterten App-Funktionen direkt nachvollziehen. Die Übungen am Ende der einzelnen Kapitel lassen sich ohne weitere Vorbereitungen mit den jeweiligen Übungsdateien durchführen. Anhand der Ergebnisdateien kontrollieren Sie schnell, ob Sie die entsprechenden Übungen korrekt ausgeführt haben. Mit dem Kauf dieses Buches haben Sie die Berechtigung erworben, diese Dateien von der Website des HERDT-Verlages unter herunterzuladen. Nutzen Sie hierzu den Webcode, der sich rechts oben auf der Titelseite dieses Buches befindet: Hier Webcode eingeben und mit Ü bestätigen Auf der nun geöffneten Webseite Datei downloaden anklicken Einige Dateien enthalten Verknüpfungen zu anderen Dateien. Damit Sie die Dateien problemlos nutzen können, erstellen Sie auf dem Laufwerk C: Ihres Computers einen neuen Ordner Übung (C:\Übung). Entpacken Sie in diesem Ordner den heruntergeladenen komprimierten Ordner mit den Übungsdateien (ww2013sb_bu). 4 HERDT-Verlag

5 Zu diesem Buch Verwendete (Software-)Einstellungen Die Funktionsbeschreibungen des Buchs basieren auf der Nutzung von Windows 8 Pro (64-Bit-Version) mit einem lokalen Benutzerkonto und einem Benutzer, der in einem (Firmen-)Netzwerk angemeldet ist, einer Erstinstallation von Word 2013 (64-Bit-Version) mit den empfohlenen Einstellungen, einer Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixeln, einer ständigen Verbindung zum Internet. Wenn Sie eine andere Bildschirmauflösung eingestellt haben, kann das Aussehen der Fenster von den Abbildungen im Buch abweichen. Wenn Sie andere als die oben aufgeführten Windows-Einstellungen verwenden, kann sich der Zugriff auf SkyDrive bzw. auf den Office Store von den Erläuterungen in diesem Buch unterscheiden. Das sollten Sie bereits können Sie können dieses Buch am besten nutzen, wenn Sie bereits über Windows-Grundkenntnisse und folgende Word-Kenntnisse verfügen: Dokumente erstellen, speichern, drucken und öffnen Texte formatieren und gestalten Grafiken einfügen Seite einrichten Tabellen erstellen und bearbeiten Weitere Medien von HERDT nutzen Möchten Sie beispielsweise Ihre Word-Grundkenntnisse auffrischen, empfehlen wir Ihnen das HERDT-Buch Word Grundlagen; Ihre Word-Kenntnisse erweitern, empfehlen wir Ihnen das HERDT-Buch Word Fortgeschrittene Techniken. Diese und weitere Lehr- und Lernmaterialien können Sie direkt auf unserer Website bestellen: Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit diesem Buch. Ihr Redaktionsteam des HERDT-Verlags HERDT-Verlag 5

6 1 Serienbriefe erstellen mit Word Seriendrucke erstellen In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Serienbriefe erstellen wie Sie eine Datenquelle einbinden und bearbeiten wie Sie Seriendruckfelder einfügen und formatieren Voraussetzungen Dokumente erstellen und drucken 1.1 Grundlagen des Seriendrucks Was ist die Seriendruckfunktion? Einen Seriendruck erstellen Sie dann, wenn Sie ein bestimmtes Dokument an verschiedene Personen schicken wollen und dabei jedes einzelne Dokument personalisieren möchten. Wenn Sie beispielsweise einen Werbebrief an alle Kunden schicken möchten und dabei jeden Kunden mit seinem Namen ansprechen, können Sie mit der Seriendruckfunktion einen Serienbrief erstellen. Um Adressetiketten zu erstellen, können Sie ebenfalls die Seriendruckfunktion verwenden. Für den Seriendruck benötigen Sie zwei Dateien: Das Hauptdokument enthält den Text, der für alle Seriendrucke gleich ist. Dort, wo die personalisierten Daten erscheinen sollen, werden sogenannte Seriendruckfelder als Platzhalter eingefügt. Diese werden durch doppelte Spitzklammern gekennzeichnet. Die Datenquelle ist eine Datei, in der Daten wie z. B. die Adressdaten gespeichert sind. In jedem einzelnen Seriendokument werden die Platzhalter durch die entsprechenden Daten aus der Datenquelle ersetzt. Datenquelle Hauptdokument mit Platzhaltern Serienbriefe 6 HERDT-Verlag

7 Seriendrucke erstellen 1 Die Arbeitsschritte der Seriendruckerstellung Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Schritt 6 Hauptdokument einrichten Dokumenttyp wählen Datenquelle wählen Seriendruckfelder einfügen Seriendruck- Vorschau Seriendruck durchführen Als Erstes erzeugen oder öffnen Sie das Dokument, das Sie als Hauptdokument nutzen möchten. Danach wählen Sie, welche Art von Seriendruck erstellt werden soll: Briefe, -Nachrichten, Umschläge, Etiketten oder Verzeichnisse. Sie verbinden das Hauptdokument mit der Datenquelle, die die Daten für die Personalisierung enthält. Sie fügen die Seriendruckfelder in das Hauptdokument ein. Anschließend zeigen Sie die Seriendokumente als Vorschau an und prüfen sie auf Fehler. Wenn keine Fehler aufgetreten sind, drucken Sie die Seriendokumente oder geben sie in eine Datei aus. Alle notwendigen Funktionen zur Erstellung eines Seriendrucks stehen Ihnen im Register SENDUNGEN zur Verfügung. 1.2 Seriendruck starten Schritt 1: Hauptdokument wählen Erstellen Sie ein neues Dokument - bei Bedarf können Sie eine Dokumentvorlage verwenden - und geben Sie den Text ein, der in allen Seriendokumenten gleich sein soll. oder Möchten Sie ein vorhandenes Dokument verwenden, öffnen Sie das entsprechende Dokument, etwa die Beispieldatei Lieferservice. Schritt 2: Dokumenttyp wählen Klicken Sie im Register SENDUNGEN in der Gruppe Seriendruck starten auf Seriendruck starten. Um einen Serienbrief zu erstellen, wählen Sie Briefe. HERDT-Verlag 7