Informationsveranstaltung Fiskaltaxameter. Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten

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1 Informationsveranstaltung Fiskaltaxameter Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten Leipzig, 24. Februar 2016

2 Überblick GoB/GoBD Aufzeichnungspflichten Ordnungsvorschriften Aufbewahrungspflichten Datenzugriff 2

3 Aufzeichnungspflichten GoB/GoBD 3

4 145 Abgabenordnung Allgemeine Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnungen (1) Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. 4

5 Einzelaufzeichnungspflicht Jedes Handelsgeschäft muss ersichtlich (identifizierbar und nachprüfbar) sein: - Name und Anschrift des Geschäftspartners (Identität) - Gegenstand / Inhalt des Geschäftes - Gegenleistung Ausnahme: (BFH vom 12. Mai 1966, BStBl 1966 III S. 371): Verzicht auf Einzelaufzeichnungspflicht, wenn - Waren von geringem Wert - an eine Vielzahl nicht bekannte und auch nicht feststellbare Personen - gegen Barzahlung Typischer Fall: Einzelhandel, Verkaufswagen, Marktstände, Imbissbetriebe Branchenbezogene Mindestaufzeichnungspflichten und Zumutbarkeitsgesichtspunkte sind zu berücksichtigen! 5

6 Einzelaufzeichnungspflicht Vereinfachung gilt nicht für: Hotel- und Beherbergungsgewerbe (Meldezettel) Restaurants und Gaststätten bezüglich der Rechnungen über Bewirtungen, Familienfeiern, Betriebsveranstaltungen, Tagungen etc. Taxigewerbe BFH-Urteil vom 26. Februar XI R 25/02 Die Situation bei Einzelhandelsunternehmen ist mit der bei Taxiunternehmen nicht vergleichbar. Indes genügen im Bereich des Taxigewerbes die sog. Schichtzettel in Verbindung mit den Angaben, die sich auf dem Kilometerzähler und dem Taxameter des einzelnen Taxis ablesen lassen, den sich aus der Einzelaufzeichnungspflicht ergebenden Mindestanforderungen; damit wird den branchenspezifischen Besonderheiten dieses Gewerbes ausreichend Rechnung getragen. 6 Schichtzettel = Einnahmeursprungsaufzeichnungen

7 Einzelaufzeichnungspflicht Rechtslage für Daten (seit 2002) Alle steuerlich relevanten Daten sind während der Dauer der Aufbewahrungsfrist so aufzubewahren, dass diese jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. 7

8 Zumutbarkeit Urteil des Bundesfinanzhofs vom 12. Mai 1966, BStBl III S. 371 Es ist technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich, an die Aufzeichnung der einzelnen zahlreichen baren Kassenvorgänge in Einzelhandelsgeschäften gleiche Anforderungen wie bei anderen Handelsgeschäften zu stellen, nämlich zur Identifizierung und zur Bestimmung des Inhalts des Geschäfts, Namen und Anschrift des Kunden und den Gegenstand des Kaufvertrages festzuhalten. Urteil des Bundesfinanzhofs vom 16. Dezember 2014, BStBl II S. 519 Entscheidet der Steuerpflichtige sich für ein modernes [ ] PC-Kassensystem, kann er sich nicht (mehr) auf die Unzumutbarkeit der Aufzeichnungsverpflichtung berufen. 8 Oder: Der Einsatz einer elektronischen Gerätes, das jeden einzelnen Umsatz speichert, erübrigt die Frage der Zumutbarkeit von Einzelaufzeichnungen.

9 Kassenrichtlinie BMF-Schreiben vom 26. November 2010 Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen i. S. des 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten [ ] innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. 9

10 Kassenrichtlinie noch: BMF-Schreiben vom 26. November 2010 Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften Die vorgenannten Ausführungen gelten auch für die mit Hilfe eines Taxameters oder Wegstreckenzählers erstellten digitalen Unterlagen, soweit diese Grundlage für Eintragungen auf einem Schichtzettel im Sinne des BFH-Urteils vom 26. Februar 2004, XI R 25/02 (BStBl II S. 599) sind. Im Einzelnen können dies sein: Name und Vorname des Fahrers Schichtdauer (Datum, Schichtbeginn, Schichtende) Summe der Total- und Besetzkilometer laut Taxameter Summe der Einnahmen lt. Taxamater Kilometerstand lt. Tachometer (bei Schichtbeginn und ende) Zahlungsart (z. B. bar, EC-Cash, Kreditkarte) 10

11 Kassenrichtlinie noch: BMF-Schreiben vom 26. November 2010 Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der vorgenannten Geräte [ Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern] sind zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren. Einsatzort bei Taxametern und Wegstreckenzähler ist das Fahrzeug, in dem das Gerät verwendet wurde. 11

12 Kassenrichtlinie noch: BMF-Schreiben vom 26. November 2010 Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften Übergangsregelung Soweit ein Gerät bauartbedingt den [ ] gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, wird es nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige dieses Gerät längstens bis zum 31. Dezember 2016 in seinem Betrieb weiterhin einsetzt. Das setzt aber voraus, dass der Steuerpflichtige technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchführt, die [ ] gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. 12

13 13 Übergangsregelung

14 Ordnungsvorschriften GoB/GoBD 14

15 145 Abgabenordnung Allgemeine Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnungen (1) Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. 15

16 146 Abgabenordnung Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen (1) Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden. Einzelaufzeichnungspflicht Übereinstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen Zeitlicher Zusammenhang zwischen dem Vorgang und der buchmäßigen Erfassung 16

17 146 Abgabenordnung Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen (4) Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind. Veränderungen und Löschungen von und an elektronischen Buchungen müssen protokolliert werden Elektronische Unterlagen dürfen nicht gelöscht werden 17

18 GoB/GoBD Aufbewahrungspflichten 18

19 147 Abgabenordnung Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen (1) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren: 1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, 2. die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, 3. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, 4. Buchungsbelege, 4a. [ ] 5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. 19

20 Aufbewahrungspflichten Grundsatz: Der Umfang der Aufbewahrungspflicht besteht grundsätzlich nur im Umfang der Aufzeichnungspflicht. Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokument oder elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. 20

21 Aufbewahrungspflichten Aufbewahrung in Papierform (möglich) Scannen möglich Aufbewahrung im eingehenden Format Umwandlung möglich Aufbewahrung im Ursprungsformat Umwandlung möglich 21

22 GoB/GoBD Datenzugriff 22

23 147 Abgabenordnung Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen (6) Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige. 23