Aus der Praxis WIR STELLEN UNS VOR. Druckerei Köller+Nowak GmbH. Ingo Nowak, Geschäftsführer. Bublitzer Straße 32, Düsseldorf

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Elke Agnes Beyer
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1 Aus der Praxis Druckerei KöllerNowak GmbH Ingo Nowak, Geschäftsführer Bublitzer Straße 32, Düsseldorf WIR STELLEN UNS VOR 10 Mitarbeiter Umsatz ca. 2 Mio. EUR Hiflex MIS für Auftragsabwicklung, Disposition und Betriebsdatenerfassung seit Anfang 2002 ebusiness@print mit Hiflex ebusiness seit August 2002 (IRD- Best-Practice-Unternehmen 2005 und 2006) Creo CTP (FM Staccato standardmäßig) Prinergy PDF Workflow Heidelberg SM 52-5 und Heidelberg SM 74-4 Schneiden, Falzen, Sammelheften 1

EUR Hiflex MIS für Auftragsabwicklung, Disposition und Betriebsdatenerfassung seit Anfang 2002 ebusiness@print mit Hiflex ebusiness

2 Gliederung Vernetzungsprojekt Phase 1: Einführung Hiflex MIS und Hiflex ebusiness / ebusiness@print Phase 2: Implementierung des JDF-Links zwischen dem Kodak Prinergy PDF Workflow System und dem Hiflex MIS Phase 3: Implementierung des JDF-Links zwischen Adobe Acrobat und dem Hiflex MIS / Integration des Kunden in den JDF-Workflow CIPPI Award 2006 Phase 1: ebusiness@print Anfragen: Anfragen in ein Anfrageformular eintragen Angebots-Archiv: Angebote zu noch nicht erteilten Aufträgen ansehen und in Aufträge umwandeln. Auftrags-Archiv: sich über abgeschlossene Aufträge informieren (wie hoch war die Auflage, wohin wurde geliefert, wie war der Preis etc.) Auftragsverfolgung: sich über den aktuellen Stand des Auftrags (Meilensteine) informieren Lagerabruf: Fertigwaren abrufen (bzw. bei zu niedrigem Bestand einen Fertigungsauftrag zu platzieren) Personalisierung: Drucksachen im Rahmen eines definierten CI personalisieren (z.b. Visitenkarten, Magazin-Cover) Freigabe: Druckaufträge über das Internet freigeben (Softproof) Datenübertragung: Dateien übertragen und zugleich erteilten Aufträgen zuordnen 2

in ein Anfrageformular eintragen Angebots-Archiv: Angebote zu noch nicht erteilten Aufträgen ansehen und in Aufträge umwandeln.

3 Phase 1: Abruf von Fertig- und Halbfertigwaren Phase 1: Personalisierung von Drucksachen Datenübertragung und Zuweisung 3

4 Phase 1: Druckfreigabe-Prozess Phase 1: Info- Zentrum für Kunden 4

5 Die Effekte 95% der Kunden greifen auf eine oder mehrere Leistungen zurück. Kundennutzung in % Zugriffe /Monat Anfrage 10% 10 Angebots-Archiv 50% 45 Auftrags-Archiv 50% 40 Lagerabruf 5% 100 Personalisierung 5% 40 Freigabe 85% 120 Datenübertragung 15% 20 Quelle: Zugriffsstatistik Die Effekte Einsparung von 1,67% vom Umsatz Ersparnis extern Ersparnis intern Anfrage qualitativ qualitativ Angebots-Archiv 50% von 3 min 100% von 3 min Auftrags-Archiv 50% von 3 min 100% von 6 min Lagerabruf qualitativ 66% von 15 min Personalisierung 75% von 20 min 91,67% von 60 min Freigabe qualitativ Kurierkosten Datenübertragung Kurierkosten Zuordnung Quelle: IRD Untersuchung 29,7 Std./Monat x 50 EUR Kurierkosten = EUR p.a. Durchlaufzeit pro Auftrag um 2 Std. reduziert 5

Zugriffsstatistik Die Effekte Einsparung von 1,67% vom Umsatz Ersparnis extern Ersparnis intern Anfrage qualitativ qualitativ Angebots-Archiv 50% von 3 min 100% von 3 min Auftrags-Archiv 50%

6 Ziele der JDF-Vernetzung Zentrale Informations-Plattform weiter ausbauen (Kommunikationskanäle vereinen ) Höheren Grad von Automatisierung schaffen! Kunden stärker in den Vorstufen-Workflow einbeziehen Kunde Vorstufen-Mitarbeiter Verkaufsinnendienst (=VID) Phase 2: Hiflex - Kodak JDF-Vernetzung zwischen Kodak Prinergy und Hiflex MIS Automatische Auftragsanlage in Prinergy via JDF von Hiflex Transfer von kaufmännischen technischen CIP4-Daten Automatisches Verbuchen der Prinergy-Events auf den jeweiligen Auftrag in Hiflex Prinergy-Events (Haus-/Autorkorrekturen, Vorstufen-Arbeitsprozesse, Materialverbrauch, Kostenstellenzeiten) Nachfolgend die Details! 6

Prinergy und Hiflex MIS Automatische Auftragsanlage in Prinergy via JDF von Hiflex Transfer von kaufmännischen technischen CIP4-Daten Automatisches Verbuchen der

7 Phase 2: Hiflex - Kodak Auftragsanlage in Hiflex mit JDF-Transfer zu Kodak Prinergy Phase 2: Hiflex - Kodak Zu berechnende und nicht zu berechnende Kosten werden via JDF von Prinergy an das Hiflex Auftragsbuch übergeben. Durch Klick kann das Vorschaubild als hochauflösende PDF (z.b. in Acrobat Reader) geöffnet werden. 7

werden via JDF von Prinergy an das Hiflex Auftragsbuch übergeben.

8 R Die Effekte Automatisierte Auftragsanlage in Prinergy Einheitliche Daten Besserer Zugang zu archivierten Aufträgen / sehr schnelle Suchergebnisse VID sieht Auftragsfortschritt in der Vorstufe (in Echtzeit) Direkte Beantwortung von Kundenfragen da nun Online-Zugang zum Auftragsfortschritt Plattenstatus (Verfügbarkeit) minutengenau abrufbar Automatisierte Kostenverbuchung von Prinergy-Events im Hiflex MIS Keine Zeitverzögerte oder unvollständige Erfassung mehr, dadurch alle tatsächlich anfallenden Kosten berechenbar Nahtloser und akkurater Abrechnungsprozess in einem Schwung Platten-Inventur ohne Diskrepanzen vorher: 5% nicht erfasst, heute Kostenzuordnung vollständig Phase 3: Hiflex - Adobe JDF-Vernetzung zwischen Adobe Acrobat (beim Kunden) und Hiflex MIS (in Druckerei) Auftragsbestätigung via JDF-Anhang Zuweisung einzelner PDF- Dateien zu Produktteilen Adobe Produktteilen zugewiesene PDF- Druckdaten via Uploader Nachfolgend die Details! 8

Hiflex MIS Keine Zeitverzögerte oder unvollständige Erfassung mehr, dadurch alle tatsächlich anfallenden Kosten berechenbar Nahtloser und akkurater Abrechnungsprozess in einem Schwung

9 Phase 3: Hiflex - Adobe Auftragsanlage in Hiflex MIS Phase 3: Hiflex - Adobe Auftragsanlage in Hiflex MIS Kunde erhält (Auftragsbestätigung) mit JDF- Anhang 9

10 Phase 3: Hiflex - Adobe Auftragsanlage in Hiflex MIS Kunde erhält (Auftragsbestätigung) mit JDF- Anhang Kunde öffnet JDF- Auftragsspezifikation in Adobe Acrobat Professional 7 In Acrobat Professional 7 wird die Jobstruktur als Baumstruktur dargestellt. Für jedes Produktteil (hier Umschlag und Inhalt) werden die allgemeinen Auftragsdaten via JDF von Hiflex übermittelt. Phase 3: Hiflex - Adobe In Adobe: Zuordnen der PDF-Druckdaten zu den JDF Job Parts. Der Kunde kann die einzelnen PDF-Dateien direkt den einzelnen Produktteilen zuweisen. Nach der Zuordnung der PDF-Dateien werden diese in die Baumstruktur des Produkts eingeordnet. 10

Für jedes Produktteil (hier Umschlag und Inhalt) werden die allgemeinen Auftragsdaten via JDF von Hiflex übermittelt.

11 Phase 3: Hiflex - Adobe Kunde übermittelt Druckdaten an KöllerNowak Die Spezifikation des Preflight Profils und weitere Optionen des Adobe Submission Manager werden von KöllerNowak bereitgestellt: Interne Prüfung, ob die zugefügten Dateien der JDF-Jobbeschreibung entsprechen Interne Prüfung, ob die Datei druckreif ist (Preflight-Check) Hier kann direkt der Hotfolder des Hiflex Uploaders definiert werden Phase 3: Hiflex - Adobe Datenübergabe an File-Server (für Kodak Prinergy) 11

der JDF-Jobbeschreibung entsprechen Interne Prüfung, ob die Datei druckreif ist (Preflight-Check) Hier kann direkt der

12 Die Effekte Sofortige Zuordnung der Druckdaten zum Auftrag (bereits bei der Daten-Übermittlung) Keine zusätzlichen manuellen Zuweisungen nötig, Zeitersparnis Automatisierter Preflight-Check bei Datenlieferung durch Kunden spart zusätzliche Korrekturzyklen Gelieferte Daten sind fertig zum Ausschießen, dadurch keine Zeitverzögerungen mehr auf Grund von Korrekturen. Durch Konfiguration des Submission Manager passt Datenlieferungen immer zur Auftragsspezifikation Direkter Produktionsbeginn möglich CIPPI AWARD 2006 Größte Effizienzsteigerung und Verbesserung der Kundenbetreuung durch den Einsatz von Prozessautomatisierung 12

Ausschießen, dadurch keine Zeitverzögerungen mehr auf Grund von Korrekturen.

13 RETURN ON INVESTMENT (ROI) Effizienzsteigerung und verbesserter Kundenservice: Kosteneinsparung von EUR 50,000,-- jährlich durch Personalreduktion in der Vorstufe mehr Transparenz und Flexibilität im Produktionsablauf Steigerung verkaufter Produktion um 5% Effektive Einbindung des Kunden in die Prozesse bis zur Druckplatte Akkurate Plattenverbrauchs-Buchungen und verlässliche Nachkalkulation RETURN ON INVESTMENT (ROI) Zeiträume Investition DISKONTSATZ A Diskontsatz (erwarteter interner Zinsfuß) 8% B Diskontierungsfaktor 1,000 0,926 0,857 0,794 0,735 0,681 ROI: 798,1 % innerhalb von fünf Jahren 2 - NUTZEN C Kostenreduzierung Zeitersparnis in der Vorstufe (1,0 Pers.) D Steigerung der Wertschöpfung Steigerung verkaufter Produktion Zeitersparnis in der Disposition (0,8 Pers.) E Jährlicher Nutzen (CD) F Kumulierter Nutzen G Diskontierter jährl. Nutzen = PV(E) Kapitalwert: EUR ,-- Interner Zinsfuß: 262% 3 - KOSTEN H Einmalige Kosten Lizenz Hiflex Disposition und JDF Installation Hiflex 1 Tag Lizenz Synapse Link Schulung Benutzeroberfläech Interne Startup-Kosten (1 Woche) IT Kosten für zusätzliche Infrastruktur 500 I Laufende Kosten Hiflex Lizenz und Wartung Externe Dienstleistungen Interne Wartung und Pflege (10 Std.) J Jährlicher Nutzen = (HI) K Kumulierter Nutzen L Diskontierter jährl. Nutzen = PV(J) RETURN ON INVESTMENT (ROI) M Jährlicher Nettowert = (E-J) N Kumuliert O Diskontierter jährl. Wert = PV(M) ROI pro Jahr = M/J -100,0% 3516,9% 3516,9% 3516,9% 3516,9% 3516,9% ROI diskontiert = SUMME(O)/SUMME(L) 798,1% KAPITALWERT P Kapitalwert (SUM(O)) INTERNER ZINSFUß Q Interner Zinsfuß 262% 13

RETURN ON INVESTMENT (ROI) Zeiträume Investition 2005 2006 2007 2008 2009 1 - DISKONTSATZ A Diskontsatz (erwarteter interner Zinsfuß) 8% B Diskontierungsfaktor 1,000 0,926 0,857 0,794 0,735 0,681

14 FRAGEN UND DISKUSSION? VIELEN DANK 14

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Überprüfung der digital signierten E-Rechnung Aufgrund des BMF-Erlasses vom Juli 2005 (BMF-010219/0183-IV/9/2005) gelten ab 01.01.2006 nur noch jene elektronischen Rechnungen als vorsteuerabzugspflichtig,