Personalarbeit im KMU: Insourcing oder Outsourcing?

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1 22 Human Resources II Personalarbeit im KMU: Insourcing oder Outsourcing? Viele KMU haben wenig Ressourcen, um die unterschiedlichen Fachgebiete der Personal arbeit abzudecken und die Unternehmensführung optimal zu unterstützen. Welche organisatorischen Lösungsansätze für KMU anzustreben sind, wie Arbeitsprozesse optimiert werden können und wann sich ein Outsourcing von HR-Aufgaben lohnt, zeigt dieser Beitrag. Anna Kotrba, Annette Deflorin-Corona Jedem Geschäftsführer eines KMU wird diese Situation bekannt vorkommen: Eine Neuanstellung steht an. Ein erster Schritt ist, die Stelle möglichst ansprechend zu beschreiben und das gesuchte Anforderungsprofil zu definieren. Dann muss ein geeignetes Medium für die Publikation der Ausschreibung ausgewählt werden und bereits kurze Zeit später folgen die ersten Anrufe von Stellenvermittlern und interessierten Kandidaten. Die eingehenden Bewerbungen müssen möglichst rasch gesichtet und entsprechend beantwortet werden. Dabei sollte man die Übersicht über den jeweiligen Bewerbungsstand nicht verlieren und hoffen, dass das -Konto aufgrund der oftmals grossen mitgeschickten Bewerbungsbeilagen über genügend Speicherkapazität verfügt. Schlussendlich werden mehrere Interviews geführt und wenn möglich sollten zusätzlich Referenzauskünfte eingeholt werden. Zeitintensive «Nebenaufgabe» Alleine schon die Stellenausschreibung über das Screening der Kandidaten bis hin zu den einzelnen Bewerbungsgesprächen nehmen ausserordentlich viel Zeit in Anspruch, die erstens nicht zur Verfügung steht und zweitens auch in andere Bereiche der Personalarbeit investiert! kurz & bündig Bei der Frage, ob ein Unternehmen die Personalarbeit auslagern soll oder nicht, gibt es kein allgemeines Ja oder Nein, denn die Strukturen, Prozesse und Mitarbeiter eines jeden Betriebes sind individuell. Durch die Übergabe der Personalaufgaben an eine betriebsfremde Fachkraft profitiert eine Unternehmung von Fachwissen und einem Erfahrungsschatz. Zudem werden das Zeitbudget entlastet und Kapazitätsengpässe vermieden. Nachteile des Outsourcings sind Unsicherheiten hinsichtlich Datenschutz sowie des bei Personalfragen unerlässlichen Vertrauensverhältnisses. Zudem ent steht eine gewisse Abhängigkeit zum Outsourcing-Partner. werden müsste. So werden jährliche Mitarbeiterbeurteilungen aus Zeitmangel gar nicht erst durchgeführt und schwierige Teamsituationen und Mitarbeitergespräche werden wenn überhaupt erst kurz vor der Eskalation angegangen. Auch für ein proaktives Absenzen- und Zeitwirtschaftsmanagement fehlt die Kapazität. Zu guter Letzt führen Kündigungen oder das Ausstellen von Arbeitszeugnissen vermehrt zu Streitigkeiten, welche in zeitraubenden und unschönen arbeitsrechtlichen Konflikten enden können. Der Wert und der betriebswirtschaftliche Nutzen einer proaktiven Personalarbeit sind mittlerweile erwiesen. Woran liegt es also, dass das Personalwesen in vielen KMU vernachlässigt wird? Aufgrund der Vertraulichkeit muss sich meist der Geschäftsführer persönlich um alle entsprechenden Themen kümmern. Für eine proaktive Personalarbeit und Personalbetreuung fehlen Ressourcen, Zeit und Kapazität. Die Personaladministration wird als notwendiges Übel registriert, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Das Resultat ist, dass oft nur gemacht wird, was unbedingt gemacht werden muss. Und dies obwohl einem die

2 23 Wichtigkeit der einzelnen Themen durchaus bewusst ist. Es stellt sich also für ein KMU rasch die Frage, ob es Sinn macht, anstehende HR-Aufgaben in die Hände eines Personalprofis zu übergeben. Die Top-5-Personalthemen Oftmals wird angenommen, dass ein professionelles HR erst für Grossbetriebe sinnvoll ist und eine systematische Personalarbeit für ein KMU nicht notwendig ist. Tatsächlich fällt aber bereits in kleineren KMU eine Vielzahl an Personalthemen an, die eine proaktive Handhabung erfordern. Lohnverarbeitung Die Verarbeitung des Lohns ist auch für ein KMU mit geringer Grösse erforderlich. Damit verbundene AHV-Revisionen, Quellensteuer-Abrechnungen, periodische Beschäftigungsstatistiken sowie die Abwicklung von Versicherungsleistungen oder Familien- und Ausbildungszulagen sind bei einer Firmengrösse von bis zu fünf Mitarbeitenden noch überschaubar und werden meist intern abgewickelt. Danach nehmen Komplexität und Umfang rasch zu. Um dem immer grösser werdenden Zeitaufwand entgegenzuwirken, erfordert die Lohnverarbeitung eine professionelle Bearbeitung mittels einer spezialisierten Lohnsoftware. Diese reduziert Fehlerquellen und gestaltet den monatlichen Lohnlauf sowie die verschiedenen Jahresendprozesse so effizient wie möglich. Automatisierung und Kostensenkung sind unmittelbar spürbar. Personalrekrutierung Die Stellenausschreibung, das Bewerbermanagement, Interviews und das Einholen von Referenzauskünften sind mit einem grossen Zeitaufwand verbunden. Ein strukturierter Rekrutierungsprozess, eine fundierte Prüfung eingehender Bewerbungen und eine gut organisierte Einarbeitungsphase können die Risiken einer Fehlrekrutierung erheblich reduzieren. Wenn man bedenkt, dass eine Fehlrekrutierung und eine damit verbundene erhöhte Personalfluktuation rasch zu Kosten in Höhe eines Jahressalärs führen, lohnt es sich, diesem Prozess eine grosse Aufmerksamkeit zu schenken. Zudem ist die Abwicklung einer Rekrutierung auch eine wichtige Visitenkarte nach aussen. Es kann sich daher durchaus lohnen, Rekrutierungen in Zusammenarbeit mit einem Spezialisten durchzuführen oder sich im Vorfeld schulen zu lassen. Je nach Position können ein Personaldienstleister oder eine auf das entsprechende Fachgebiet spezialisierte Personalvermittlung wertvolle Dienste leisten. Zum einen bringen sie in Bewerbungsgesprächen zusätzliche, wertvolle Inputs ein und führen, falls gewünscht, Assessments mit Fähigkeitstests und Persönlichkeitsanalysen durch. Zum anderen wird die zeitliche Absorbierung und der administrative Aufwand, insbesondere bei Vakanzen, mit einem grossen Bewerber-Rücklauf für den zuständigen Entscheidungsträger innerhalb des KMU auf ein Minimum reduziert. Personaladministration Die Personaladministration beinhaltet sämtliche Personalverwaltungsaufgaben und bildet somit die Summe aller administrativen Aufgaben von der Einstellung bis zum Austritt eines Mitarbeitenden. Zu den häufigsten Aufgaben gehören nebst der Abwicklung des Ein- und Austritts das Einholen von Bewilligungen jeglicher Art, die Übernahme der Stammdatenpflege und -mutationen, das Verwalten und Bereinigen der Personaldossiers, das Verfassen von allgemeiner Korrespondenz und Arbeitszeugnissen sowie das Handling der Versicherungsadministration und des Absenzwesens. Zentrale Themen sind beispielsweise das vertragliche Regelwerk einer Unternehmung mit seinen Mitarbeitenden. Wie ist ein Arbeitsvertrag auszugestalten und was sollte in welcher Form alles geregelt werden. Weiter ist auch die Überwachung und Einhaltung von Fristen im Absenzwesen mit Vorsorgeeinrichtungen und Versicherungen von grosser Bedeutung. Die zentrale Erfassung von Stammdaten sowie deren Pflege erfüllen nicht nur für die Lohnverarbeitung ihren Zweck. Um eine maximale Flexibilität zu be halten, macht es auch für kleinere KMU Sinn, die Arbeitsverträge möglichst schlank zu gestalten und allgemeine Themen in Anstellungsbedingungen zusammenzufassen.

3 24 Für grössere KMU ab rund 30 Mitarbeitenden unterstützen elektronische Systeme in den Bereichen Absenzwesen und Personaldossier ein Unternehmen erheblich. Mittels einer elektronischen Archivierung der Personalunterlagen werden Dokumente zentral archiviert, Berechtigungen und Zugriffe gezielt erteilt und Auswertungen werden rasch und unkompliziert getätigt. Somit reduziert sich der administrative Arbeitsaufwand, und arbeitsaufwendige Doppelspurigkeiten werden behoben. Oftmals können Vorgesetzte und Mitarbeitende mittels einer Self-Service-Funktion auch auf ihre persönlichen Unterlagen zugreifen, und ein Personaldossier kann gleichzeitig von mehreren Personen benutzt und/oder bearbeitet werden. Die gesetzlichen Anforderungen werden bei einer professionellen Software vollumfänglich eingehalten. Ein proaktives Absenzmanagement ist mittels eines elektronischen Absenzwesens für ein Unternehmen einfacher zu betreiben. Früherkennung und aktive Betreuung und Begleitung von Krankheitsfällen wirken sich positiv auf das betriebliche Gesundheitsmanagement im Allgemeinen und somit auch auf die Prämienstruktur der Versicherungen aus. Leistungsbeurteilung Regelmässige Mitarbeitergespräche sind ein zentrales Führungsinstrument jedes Vorgesetzten. Die persönlichen Ziele des Mitarbeitenden werden auf die Unternehmensziele abgestimmt, Wertschätzung in Form von positivem Feedback kann strukturiert weitergegeben und konstruktive Kritik angebracht werden. Leistungsschwache Mitarbeitende werden frühzeitig erkannt und geeignete Massnahmen zur Unterstützung oder zur Neuorientierung können eingeleitet werden. Durch eine einheitliche Struktur und einen konsequenten Ablauf eines Leistungs- und Qualifikationssystems können die Leistungen der Mitarbeitenden innerhalb des Unternehmens einheitlich verglichen werden. Auch werden Schwachstellen und Defizite frühzeitig erkannt und Entwicklungsbedürfnisse des Mitarbeitenden können so proaktiv angegangen werden. Personalbetreuung Leistungsschwankungen bei Mitarbeitenden, regelmässige und auffällige Krankheitsabsenzen, Suchtfälle, Trennungen und arbeitsrechtliche Fragestellungen werden bereits ab einer Grösse von 20 Mitarbeitenden zu regelmässigen Themenfeldern. Dieses Fachwissen einer rechtlich korrekten Handhabung ist intern selten vorhanden. Spezialisierte Personaldienstleister oder Anwaltskanzleien sind mit den arbeitsrechtlichen Bestimmungen vertraut und können KMU Lösungs- und Kommunikationswege aufzeigen und die Vorgesetzten während der oftmals anspruchsvollen Gespräche und Prozesse begleiten. Lösungen ohne HR-Fachkraft Aufgaben wie die Lohnbuchhaltung werden bei kleinen KMU üblicherweise durch den Geschäftsführer, bei grösseren KMU durch einen Treuhänder oder die betriebsinterne Buchhaltung wahrgenommen. Daher ist in vielen KMU das Personalwesen auch der Finanzabteilung angegliedert. Sonstige personelle administrative Angelegenheiten werden, sofern keine HR-Fachkraft im Unternehmen beschäftigt wird, einer Assistenzkraft oder einem Sachbearbeiter übertragen. Der grosse Rest an operativen Personalthemen gehört zusätzlich zum Aufgaben- und Verantwortungsbereich eines Geschäftsführers oder des Finanzchefs. Werden personelle Angelegenheiten zur Aufgabe eines Mitarbeitenden, bei welchem die Aufgabe «Übernehmen von administrativen Personalaufgaben» noch unter Varia in das Pflichtenheft übertragen wurde, kann sich dies unter Umständen negativ auf den Betrieb auswirken. Kaffeepausen und Mittagessen sind plötzlich nicht mehr ganz so entspannt, und zu betriebsinternen Themen können Betroffene ihre Meinung nicht mehr frei kundtun oder kommentieren. Denn jeder weiss, «Mann»/«Frau» hat Zugang zu sensiblen Informationen und weiss mehr als die grosse Mehrheit. In Aussagen werden Botschaften hineininterpretiert und das betriebsinterne Beziehungsnetzwerk wie auch das Verhalten von Personen werden anders wahrgenommen, erhalten ein anderes Gewicht und eine andere Bedeutung. Folglich kann auch für ein gutes Betriebsklima eine Situation ungünstig sein, in welcher Mitarbeitende die personellen Angelegenheiten nicht bei einer Fachkraft in guten Händen wissen. Bei dieser Aufgabenverteilung fehlt zudem oftmals eine fachgerechte Abwicklung von klassischen Personaldienstleistungen wie der Personalbeschaffung, dem Personalerhalt und Personalabbau, der Entwicklung und Förderung, der Leistungsbeurteilung und einem strukturierter Ansatz im Entlöhnungssystem. Auch ein proaktives Angehen von Problemsituationen oder eine frühzeitige Erkennung zentraler Probleme und erfolgskritischen Hindernissen kann so rasch zwischen Stuhl und Bank fallen, was für jedes Unternehmen grosse Kosten verursacht. Der Schluss liegt nahe, dass schon ab einer relativ kleinen Unternehmensgrösse eine Fachkraft für gewisse Themen des Personalwesens beigezogen werden sollte. Muss oder soll es eine betriebsinterne Arbeitskraft sein oder können alle oder gewisse Aufgaben einem externen Personaldienstleister überlassen werden? Lösungen mit HR-Fachkraft Bei der Frage, ob eine Personalfachkraft angestellt oder Dienstleistungen in einem Betrieb eingekauft werden sollen, gibt es für jede Antwortkategorie Befürworter mit schlagkräftigen Argumenten. Wird das Thema Personalmanagement von einem internen Lösungsansatz beleuchtet, ergeben sich im Rahmen einer betriebsinternen Stellenbesetzung unter anderem folgende Fragen: Wie gross ist mein Unternehmen? Werden personelle Änderungen erwartet und ist mittelfristig ein Wachstum vorausgesehen?

4 25 Welche Aufgaben hat eine Personal- fachkraft genau zu erledigen? Welches Arbeitspensum ist dafür notwendig? Ist der Aufwand an Personalthemen über das ganze Jahr gleichbleibend hoch oder unterliegt er Schwankungen? Welches Anforderungsprofil wird für diesen Verantwortungs- und Aufgabenbereich benötigt? Unterschiedliche Anforderungsprofile Die Einstellung einer Personalfachkraft gestaltet sich bei limitierter Grösse anspruchsvoll. Es gilt, eine Personalfachkraft zu finden, die sowohl administrative Tätigkeiten wie die Koordination von Bewerbungsgesprächen oder die Abwicklung der Lohnbuchhaltung, aber auch konzeptionelle Aufgaben wie die Einführung einer Leistungsbeurteilung, die Überprüfung der Versicherungssituation oder die Handhabung von Problemfällen im Betrieb professionell abwickeln kann. Die zu besetzende Stelle besteht also eigentlich aus einer Kombination unterschiedlicher HR-Rollenprofile. Diese unterschiedlichen Anforderungsprofile an eine einzige Personalfachkraft stellen ein Konfliktfeld dar, da sie einen ande ren Ausbildungs- und Erfahrungsbackground und somit auch mit einem anderen Lohngefüge verbunden sind. Die Möglichkeiten, diese Anforderungen in einer Person abdecken zu können, sind limitiert. Eine Fachkraft, die Erfahrung in Betreuungs-, operativen und konzeptionellen Themen mitbringt, ist oft nicht daran interessiert, einen grösseren Anteil an administrativen Aufgaben zu übernehmen. Einer administrativ ausgerichteten Personalfachkraft hingegen fehlt es oft an Erfahrung und Fähigkeit, Konfliktgespräche zu führen, arbeitsrechtliche Aspekte umfassend einzuschätzen oder Kündigungsfälle proaktiv abzuwickeln. Zeitliche Schwankungen Aufgrund der limitierten Grösse des KMU wird oftmals eine Teilzeitstelle mit fixem, reduziertem Beschäftigungsgrad geschaffen. Bei einer internen Lösung ist dann die Stellvertretungsfunktion während freien Teilzeit-Tagen, Ferien, Krankheitsabsenzen oder sonstigen Abwesenheiten nach wie vor nicht gewährleistet. Auch der unregelmässige Arbeitsanfall gestaltet sich für die Stellenauslastung schwierig. In intensiven Phasen, die sich beispielsweise bei der Rekrutierung von neuen Mitarbeitenden ergeben, ist oft eine durchgängige Erreichbarkeit erforderlich. Denn ein Interview, eine Referenz auskunft oder eine Vertragsausstellung kann meist nicht warten, bis die Personalfachkraft wieder zurück ist. Hingehen kann die erforderliche Präsenzzeit in ruhigeren Phasen auch unter die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit der Personalfachkraft fallen. Eine externe Lösung bietet den Vorteil, dass die Dienstleistung einer Personalfachkraft dem effektiven Aufwand und der Auslastung angepasst wird. Die Fixkosten reduzieren sich in ruhigen Monaten auf ein Minimum oder fallen vollständig weg. Bezahlt wird also nur, was effektiv gebraucht wird. Betriebliche Einbindung Der grosse Vorteil einer internen Stellenbesetzung besteht sicherlich darin, dass die Personalfachkraft optimal in das Unternehmen eingebunden ist. Sie ist voll integriert, nimmt an internen Sitzungen und Teamanlässen teil, hat regelmässigen Kontakt zur Belegschaft und kann aufgrund der fundierten Firmen- und Mitarbeiterkenntnisse proaktiv und vorausschauend agieren und die Geschäftsfüh- Anzeige Die ZEIT AG lädt Sie herzlich zur Fachtagung Home Office und Teilzeit: Alles familienfreundlich - oder nicht? vom 18. September 2013 im Seminarhotel Sempachersee in Nottwil ein! Weitere Informationen finden Sie unter zeitag.ch

5 26 rung frühzeitig auf Schwierigkeiten aufmerksam machen. Ein externer HR-Partner wird immer eine etwas grössere Distanz zum Geschäft, aber auch zu den Mitarbeitern haben. Der Austausch der externen Personalfachkraft findet meist mit Geschäftsführung und Führungskräften statt. Es gestaltet sich daher schwierig, sich innerhalb der Belegschaft als Vertrauensperson zu etablieren. HR als Sparring-Partner Auch ein KMU sollte von einem fortschrittlichen Personalmanagement profitieren können. Das heisst, es steht nicht nur die Erledigung der Personaladministration im Vordergrund, sondern HR nimmt aktiv die Rolle des Sparring-Partners ein. Diese Rolle beinhaltet nebst der Erbringung der bereits erwähnten klassischen Personaldienstleistungen bei Bedarf auch andere strategische Personalaufgaben wie die Begleitung von Veränderungsprozessen, die Neuausrichtung der Belegschaft oder kritische Führungsthemen. Denn dies sind die Aufgaben, welche auch den betriebswirtschaftlichen Nutzen und den Mehrwert eines fortschrittlichen, proaktiven Personalwesens für ein Unternehmen darstellen. Aufgrund des erwähnten Spannungsfeldes der unterschiedlichen Anforderungsprofile gestaltet sich dies bei einer internen Lösung meist schwierig. Man entscheidet sich für eine Person mit administrativem Hintergrund, welche diese Rolle aufgrund der fehlenden Erfahrung, Ausbildung und Eignung nicht wahrnehmen kann. Bei einer externen Lösung wird je nach Aufgabe, Anforderung und Umfang immer genau die Fachkraft mit entsprechender Erfahrung und Ausbildung eingesetzt. Effiziente elektronische Unterstützung Moderne Personalabteilungen verfügen über eine Vielzahl an spezialisierter HR- Software. Für die Handhabung von Ferien und Absenzen werden elektronische Tools mit integrierten Arbeitsabläufen eingesetzt, Personaldossiers werden elektronisch verwaltet, die Lohnabrechnung erfolgt mittels einer spezialisierten Lohnsoftware und die Rekrutierung mit Unterstützung einer elektronischen Lösung, die Aufwand und Handhabung vereinfachen. Die Nutzung solcher Tools sind mit beträchtlichen Investitionskosten verbunden, deren Finanzierung sich für ein KMU trotz unbestrittenem betriebwirtschaftlichen Nutzen oftmals nicht lohnt. Eine externe Lösung mittels spezialisiertem Personaldienstleister ermöglicht den Zugang zu diesen effizienzsteigernden Tools. Outsourcing der Personalarbeit Bei der Frage, ob ein Unternehmen die Personalarbeit auslagern soll oder nicht, gibt es kein allgemeines Ja oder Nein. Die Strukturen, Prozesse und Mitarbeiter eines jeden Betriebes sind individuell und so sollte sich jede Geschäftsführerin und jeder Geschäftsführer genügend Zeit nehmen, um die richtige Lösung und insbesondere die richtigen Personalfachkräfte und HR-Partner für den eigenen Betrieb zu finden. Unabhängig davon, ob diese intern oder extern sein werden. Die zentralen Fragen, die sich jedes Unternehmen, speziell aber auch ein KMU, hinsichtlich des eigenen Personalwesens stellen sollte, sind: welche Aufgaben fallen an, welche Kompetenzen benötige ich dafür und wem überlasse ich welche Tätigkeiten? An dieser Stelle knüpft die Frage an, welche der Aufgaben gut extern vergeben werden können und welche vielleicht eher nicht. Was können Vorteile einer Auslagerung von HR-Tätigkeiten sein und was ist bei der Suche nach dem passenden Partner zu beachten? Insbesondere beim sensitiven Thema Personalmanagement ist es wichtig, nicht vorschnell zu handeln und die Vor- und Nachteile gut abzuwägen. Vorteile von Outsourcing Know-how, Professionalität & Netzwerk Durch die Übergabe der Personalaufgaben an eine betriebsfremde Fachkraft profitiert eine Unternehmung von einem grossen Fachwissen und Erfahrungsschatz. Auch ist ein Netzwerk in allen Fachgebieten wie beispielsweise Arbeitsrecht, Personalentwicklung, Performance Management und Betriebspsychologie unumgänglich und von grossem Nutzen. Durch das Beauftragen eines externen HR-Profis kann dessen Beziehungsnetzwerk angezapft werden. Zeitgewinn durch Effizienzsteigerung Personalarbeit, die abgegeben wird, entlastet das eigene Zeitbudget. Zudem verfügt ein externer Anbieter oftmals über HR-Systeme, welche eine effiziente und effektive Personalarbeit möglich machen. Kapazitätserweiterung und Zugang zu Systemen Personalarbeit wird dann erledigt, wenn sie anfällt. Kapazitätsengpässe können vermieden werden und eine Stellvertretungsfunktion wird durch den externen Anbieter gewährleistet. Des Weiteren kann der Zugang zu fortschrittlichen HR-Systemen genutzt werden, ohne eine eigene Evaluation durchführen und anschliessend das Tool implementieren zu müssen. Diskretion Durch die Vergabe wird die Diskretion gewährleistet. Lohnstrukturen, Saläre, Leistungs- und Problemfälle werden vertraulich behandelt und interne Mitarbeitende von der Abgrenzung entlastet. Zugang zu unterschiedlichen HR-Kompetenzen Für jedes Fachgebiet steht das Know-how zur Verfügung. Konzeptionelle oder operative Themen oder die Personal- und Saläradministration werden kompetent

6 27 durch eine Personalfachkraft des entsprechenden Fachgebiets bearbeitet. Nachteile von Outsourcing Fehlendes Vertrauen Speziell bei Personalthemen ist das Vertrauensverhältnis essenziell. Es muss ein Anbieter gefunden werden, der den Anforderungen der Geschäftsführung entspricht und dem man auch sensitive Themen vorbehaltlos zur Bearbeitung übergeben wird. Wohl besteht diese Schwierigkeit auch bei einer internen Personalfachkraft, durch die Anstellung im eigenen Unternehmen und die örtliche Nähe zu Geschäftsführung und Mitarbeitenden kann dieses rascher aufgebaut werden. Datenschutz Datenschutz ist bei einem Outsourcing eine zentrale Anforderung. Was bei der internen Personalabwicklung gegeben ist, muss bei einem externen Anbieter besonders beachtet werden. Zum müssen beim Betrieb von HR-Systemen die Rechenzentrumsdienstleistungen in der Schweiz erbracht werden und eine Vertraulichkeitsvereinbarung bestehen. Know-how & Abhängigkeit Wenn das notwendige Fachwissen extern eingekauft wird, kann es intern nicht aufgebaut werden. Zudem entsteht eine gewisse Abhängigkeit zum Outsourcing- Partner. Daher ist auch in dieser Hinsicht grösste Sorgfalt bei der Selektion eines möglichen Anbieters walten zu lassen. HR als Vertrauens- und Ombudsstelle Wenn die Personalarbeit ausgelagert wird, bleibt die Geschäftsführung und/ oder der Finanzchef erster Ansprechpartner für die Mitarbeitenden. Die externe Personalfachkraft kommuniziert in erster Linie mit der designierten internen Person und es ist aufgrund der örtlichen Distanz schwierig, sich innerhalb der Belegschaft als Vertrauensperson zu etablieren. Die Kosten Eine Gegenüberstellung der internen und externen Kosten muss differenziert betrachtet werden. Die externe Lösung ist klar, konkret und planbar: Die Kosten für eine externe Fachkraft werden in Form eines Stundenhonorars oder einer Tagespauschale verrechnet. Die Lohnverarbeitung oder gewisse ereignisbezogene HR-Dienstleistungen werden den Unternehmen in der Regel mit einer Pauschale pro Mitarbeiter beziehungsweise Ereignis offeriert. Anstehende Projekte können vorgängig je nach Anzeige FHS St.Gallen Weiterbildung, die sich lohnt Weiterbildungsmaster Executive MBA MAS in Business Administration and Engineering MAS in Business Information Management MAS in Business Process Engineering MAS in Corporate Innovation Management Zertifikatslehrgänge (CAS) CAS Betriebswirtschaft CAS Business Process Excellence CAS Führung und Steuerung der IT CAS Innovation Design CAS IT-Architekturen und Technologien CAS Key Account Management CAS Management von Geschäftsprozessen CAS Prozessoptimierung Requirements Engineering CAS Strategisches und operatives Projektmanagement Interessiert? Detail zu diesen und anderen Angeboten finden Sie auf oder rufen Sie uns an: Wir freuen uns auf Sie. FHO Fachhochschule Ostschweiz Karin Riegger, KMU-Magazin Nr. Absolventin 9, September Executive 2013 MBA

7 28 Aufwand berechnet werden. Die Kosten richten sich nach dem effektiven Aufwand, die im Unternehmen anfallen. Bei einer internen Lösung sind nebst den Bruttolohnkosten folgende Kostenbestandteile zu berücksichtigen: Sozialversicherungs- und Versicherungsbeiträge Abwesenheiten während Ferien, Feiertagen, Krankheit, Militär und sonstigen bezahlten Urlaubstagen Aus- und Weiterbildungskosten Infrastrukturkosten Kosten für Mitarbeiterführung, Rekrutierung, Einarbeitung, Fluktuation und Know-how-Verlust Berücksichtigt man all diese Kostenfaktoren, muss der Bruttolohn durchschnittlich mit dem Faktor 1.7 multipliziert werden. Wenn sich ein KMU für eine externe Lösung entscheidet, sollten die Kosten unter Berücksichtigung aller genannten Kostenbestandteile in etwa gleich hoch sein. Und wie sieht die Kostensituation aus, wenn man auf beide Lösungen verzichtet und keine HR-Fachperson ob intern oder extern beschäftigt? Dies ist wohl die kostspieligste der drei Varianten, da sich die Geschäftsführung, die Finanzchefin oder der Finanzchef meist persönlich um die Abwicklung der Personalthemen kümmert. Das Salär dieser KMU- Schlüsselpersonen wird das einer Personalfachkraft um ein Vielfaches übersteigen. Zusätzlich könnte die für Personalaufgaben aufgewendete Zeit für wesentlichere Aufgaben wie die Akquisition, die Kundenbetreuung und die Geschäftsführung eingesetzt werden. Hinzu kommen zusätzliche Kostenrisiken durch fehlendes HR-Know-how, die beispielsweise durch eine Fehlrekrutierung, eine arbeitsrechtliche Auseinandersetzung oder eine Geldstrafe der Arbeitsmarktbehörden entstehen können. Unternehmen entscheidet Egal, ob ein KMU eine interne oder externe Lösung anstrebt, Entscheidungsträger bleibt in jedem Fall das Unter nehmen. Auch der beste Outsourcing anbieter kann die Personalverantwortung nicht übernehmen, sondern hat nur eine beratende und unterstützende Funktion. Rechtliche Aspekte werden aufgezeigt, Empfehlungen Porträt abgegeben und eine korrekte Handhabung sichergestellt. Die letzte Entscheidungsinstanz ist und bleibt bei der Unternehmensführung. Dieser Grundsatz gilt unabhängig der Unternehmensgrösse sowohl für KMU als auch für Grossunternehmen. «Anna Kotrba Geschäftsführerin und Consultant Anna Kotrba ist Geschäftsführerin und Consultant bei der HC Solutions GmbH. Sie war vor der Gründung von HC Solutions während sieben Jahren bei einer internationalen Privatbank in Zürich im HR-Bereich tätig. Während dieser Zeit nahm sie eine grosse Bandbreite an Personalaufgaben wahr. Sie arbeitete erfolgreich im Bereich der Fähigkeitsentwicklung, der Lehrlingsausbildung und in der klassischen Personalbetreuung. Anna Kotrba studierte Ökonomie an der Universität Zürich und vertiefte ihr HR-Fachwissen durch einen Nachdiplomstudienlehrgang in Human Resources Management. Annette Deflorin-Corona Geschäftsführerin und Consultant Annette Deflorin-Corona ist Geschäftsführerin und Consultant bei der HC Solutions GmbH. Sie verfügt über 15 Jahre Erfahrung als HR-Fachfrau und HR-Manager in etablierten internationalen Unternehmen diverser Branchen. Durch ihre langjährige Tätigkeit als HR-Manager in kleineren Organisationen kennt sie die HR-Herausforderungen von kleineren Unternehmungen. Annette Deflorin-Corona ist eidg. dipl. Personalfachfrau und absolvierte diverse Weiterbildungen in den Bereichen Sozialversicherungen, Arbeitsrecht und einem Nachdiplomkurs in systemisch-lösungsorientiertem Coaching. HC Solutions wurde im August 2012 gegründet. Das junge Start-up unterstützt kleinere und mittlere Unternehmen mit massgeschneiderten Outsourcing-Lösungen in allen Bereichen des Personalmanagements: Personaladministration, Personalbetreuung, Lohnverarbeitung, konzeptionelle HR-Aufgaben und -Projekte. Der Schwerpunkt liegt dabei beim Einsatz effizienter Softwarelösungen in den Bereichen digitale Personaldossiers, elektronisches Bewerbungsmanagement, elektronisches Absenzmanagement & Zeiterfassung oder einem leistungsfähigen Lohnverarbeitungssystem. Grösseren Unternehmen bietet HC Solutions die Möglichkeit, die eigene HR-Abteilung durch ein gezieltes Outsourcing von administrativen Aufgaben zu entlasten. Kontakt

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