Top-Themen. Urlaubsregelung: In Outlook 2010 mit Postfachberechtigungen arbeiten Termine in Outlook vor einem bestimmten Datum löschen...

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1 Top-Themen Urlaubsregelung: In Outlook 2010 mit Postfachberechtigungen arbeiten... 2 Termine in Outlook vor einem bestimmten Datum löschen Seite 1 von 16

2 Stellvertreter, Rechtevergabe, Postfächer Urlaubsregelung: In Outlook 2010 mit Postfachberechtigungen arbeiten von Thomas Joos Seite 2 von 16

3 Inhalt Benutzerberechtigungen in Outlook konfigurieren... 5 Rechtevergabe in Outlook... 6 Auf freigegebene Ordner und Postfächer zugreifen... 7 Stellvertreter in Outlook definieren... 8 Zusätzliche Postfächer in Outlook öffnen s im Auftrag anderer Anwender senden Berechtigungen in der Exchange-Verwaltungs-Shell setzen Seite 3 von 16

4 Stellvertreter, Rechtevergabe, Postfächer Urlaubsregelung: In Outlook 2010 mit Postfachberechtigungen arbeiten von Thomas Joos Urlaubszeit ist Reisezeit, da sollte man im Zweifel anderen Benutzern Zugriff auf das eigene Postfach beziehungsweise auf Ordner gewähren oder Stellvertreter definieren: Microsoft Outlook 2010 und Exchange 2010 bieten im Zusammenspiel vielfältige Optionen in Sachen Berechtigungen. Wie Sie dabei vorgehen und was Sie beachten müssen, erläutert folgender Beitrag. Berechtigungen für Postfächer können von den Anwendern selbst in Outlook konfiguriert werden. Dazu rufen Benutzer in Outlook das Kontextmenü ihres Postfachs auf. Durch Auswahl der Option Ordnerberechtigungen auf der Registerkarte Berechtigungen lassen sich zusätzliche Berechtigungen erteilen. Freigabe: Hier konfigurieren Sie die Benutzerberechtigungen in Outlook Damit Anwender über die Registerkarte Datei auf den Posteingang oder andere Ordner zugreifen können, reicht es auch aus, wenn Sie in den Eigenschaften für den Posteingang auf der Registerkarte Berechtigungen die entsprechenden Rechte setzen. Die Rechte, die Sie über die Ordnerberechtigungen festlegen, ermöglichen es anderen Anwendern, Ihr Postfach dauerhaft in Outlook einzubinden, ohne bei jedem Zugriff über die Registerkarte Datei gehen zu müssen. Wollen Sie anderen Anwendern Zugriff auf manuell nachträglich erstellte Ordner geben, müssen Sie zunächst die Rechte für das Postfach setzen und danach für die einzelnen Ordner, ebenfalls wieder über das Kontextmenü. Der Zielanwender kann dann Ihr Postfach anbinden und auf die freigegebenen Ordner zugreifen. 1 Seite 4 von 16

5 Benutzerberechtigungen in Outlook konfigurieren Sämtliche Rechte, die Sie dem Benutzer Standard zuweisen, gelten für alle Anwender, die sich in der Exchange-Infrastruktur anmelden. Ändern Sie Rechte für den Benutzer Anonym, gelten diese für alle User im Netzwerk, auch für die User, die sich nicht authentifizieren. Erlaubnis: Hier können Sie in Outlook Berechtigungen für andere Benutzer erteilen. Im ersten Schritt klicken Sie auf Hinzufügen und wählen aus dem Adressbuch den Benutzer aus, dem Sie Rechte für Ihr Postfach oder für einen Ordner erteilen möchten. Wollen Sie Berechtigungen erteilen, können Sie zunächst über das Dropdown-Menü Berechtigungsstufe eine Sammlung von Rechten auswählen. Durch die Auswahl aktiviert Outlook die Rechte in den Bereichen Lesen, Schreiben, Elemente und Sonstiges. Sie können diese Rechte auch manuell aktivieren. Outlook passt in diesem Fall die Anzeige der Berechtigungsstufe automatisch an. Die Rechte haben dabei folgende Bedeutung: Keine - Benutzer mit dieser Stufe haben keinerlei Berechtigung. Verwenden Sie diese Stufe für die Standardbenutzer, wenn Sie für einen Ordner explizite Berechtigungen festlegen wollen. Sie können einzelne Benutzer oder Gruppen aufnehmen und sicherstellen, dass nur diese die Berechtigung auf den Ordner haben. Besitzer - Diese Berechtigungsstufe ist die höchste Stufe, die Sie erteilen können. Benutzer mit diesem Recht haben vollständigen Zugriff auf das Postfach und dürfen auch Daten löschen. Seite 5 von 16

6 Veröffentlichender Bearbeiter - Mit diesem Recht dürfen Anwender alles lesen und löschen, aber keine Rechte ändern oder sich als Kontaktperson definieren. Außerdem dürfen diese Benutzer auch Unterordner im Postfach erstellen und diese verwalten. Bearbeiter - Mit diesem Recht dürfen Anwender alles lesen und löschen, aber keine Rechte ändern oder sich als Kontaktperson definieren. Diese User dürfen keine Unterordner im Postfach erstellen. Grundsätzlich handelt es sich um die gleichen Rechte wie Veröffentlichender Bearbeiter, allerdings ohne das Recht, Unterordner zu erstellen. Veröffentlichender Autor - Diese Anwender dürfen alles im Postfach lesen, aber nur selbst erstellte Objekte löschen oder bearbeiten, also keine Elemente, die von anderen Anwendern oder vom Besitzer erstellt wurden. Die Nutzer dürfen Elemente im Postfach erstellen und Unterordner erstellen. Autor - Diese Anwender dürfen alles im Postfach lesen, aber nur selbst erstellte Objekte löschen oder bearbeiten, also keine Elemente, die von anderen Benutzern oder vom Besitzer erstellt wurden. Die Anwender dürfen Elemente im Postfach erstellen, aber keine Unterordner erstellen. Nicht bearbeitender Autor - User mit diesem Recht dürfen alle Elemente im Postfach lesen und eigene Elemente löschen, aber keine anderen Elemente. Außerdem dürfen die Anwender selbst Elemente erstellen, aber keinerlei Änderungen mehr vornehmen. Prüfer - Nutzer mit diesem Recht dürfen keinerlei Elemente erstellen oder bearbeiten, sondern lediglich auf den Inhalt des Postfachs zugreifen und diesen lesen. Rechtevergabe in Outlook Sie können Benutzern auch manuell bestimmte Rechte erteilen, ohne die vorgefertigten Berechtigungsstufen zu verwenden. Nehmen Sie dazu den Anwender in die Liste auf und vergeben Sie ihm die Berechtigungsstufe, die am nächsten an die Rechte herankommt, die Sie erteilen wollen. Dazu stellt Outlook noch einige weitere Optionen zur Verfügung, die Sie anpassen können: Elemente erstellen - Benutzer können neue Objekte aufnehmen und erstellen. Unterordner erstellen - Mit dieser Berechtigung können neue Ordner innerhalb des Postfachs erstellt werden. Eigene bearbeiten - Mit diesem Recht dürfen Anwender selbst erstellte Elemente, zum Beispiel Termine, bearbeiten, allerdings keinerlei Elemente, die von anderen Anwendern oder vom Besitzer des Ordners erstellt wurden. Alles bearbeiten - Dieses Recht erlaubt die komplette Bearbeitung aller Elemente im Postfach. Besitzer des Ordners - Hier wird dem Benutzer das Recht erteilt, selbst Rechte zu ändern und anderen zu erteilen. Seite 6 von 16

7 Ordnerkontaktperson - Findet Exchange Fehler oder Probleme in einem Ordner, benachrichtigt das System den Anwender, der als Kontaktperson festgelegt ist. Wenn mehrere Benutzer dasselbe Objekt innerhalb desselben Ordners bearbeiten, treten manchmal Nachrichtenbearbeitungskonflikte auf. Kann Exchange nicht entscheiden, welche Änderung der Server beibehalten und welche er verwerfen soll, schickt das System eine Konfliktnachricht an die Ordnerkontaktpersonen. Die Ordnerkontaktperson muss entscheiden, welche der beiden Änderungen beibehalten werden soll. Die andere Änderung löscht Exchange. Ordner sichtbar - Benutzern mit dieser Berechtigung wird der Ordner in Outlook angezeigt. Dies bedeutet jedoch nicht, dass sie Rechte auf den Ordner haben, sondern nur, dass sie den Ordner sehen. In der Rubrik Elemente löschen können Sie angeben, welche Elemente der Benutzer löschen darf: Keine - Innerhalb des Postfachs können keine Objekte gelöscht werden. Eigene - Nur die vom Benutzer selbst erstellten Objekte können gelöscht werden, andere nicht. Alle - Alle Objekte können von diesem Benutzer gelöscht werden. Auf freigegebene Ordner und Postfächer zugreifen Damit andere Anwender auf Ordner im Postfach zugreifen können, müssen Sie für den jeweiligen Ordner, zum Beispiel den Posteingang, noch die Eigenschaften aufrufen und Rechte erteilen. Haben Sie Ihr Postfach oder einzelne Ordner freigegeben, können die jeweiligen Anwender auf diese zugreifen. Auf freigegebene Ordner greifen Sie zu, wenn Sie auf der Registerkarte Datei auf Öffnen\Ordner eines anderen Benutzers klicken. Zugriff: Über das Dateimenü können Sie auf die Ordner anderer Benutzer zugreifen. Anschließend öffnet sich ein neues Fenster, und Sie können den Namen aus dem Adressbuch auswählen oder selbst eingeben. Als Nächstes wählen Sie aus, auf welchen Ordner Sie zugreifen wollen. Anschließend öffnet Outlook den angegebenen Ordner. Erhalten Sie eine Meldung, dass Outlook den Ordner nicht finden kann, sind die Berechtigungen nicht korrekt gesetzt. In diesem Fall muss der Anwender die Rechte nochmals überprüfen. Seite 7 von 16

8 Neben dem Postfach oder einzelnen Ordnern können Sie in den Eigenschaften des Kontakte-Ordners Rechte für andere Anwender konfigurieren. Dies gilt ebenso für die Eigenschaften des Kalenders. Rufen Sie dazu die Eigenschaften von Kalender oder Kontakte auf, wenn Sie in der Navigationsleiste die Ordnerliste aktiviert haben. Auf die gleiche Weise können Sie auch Aufgaben, das Journal und die Notizen für andere Anwender im Netzwerk freigeben. Stellvertreter in Outlook definieren Wollen Sie einem Assistenten oder einem anderen Mitarbeiter Rechte auf Ihr Postfach zuweisen, ist die Konfiguration der Stellvertreterrechte effizienter als die Freigabe der einzelnen Ordner in Outlook. Stellvertreter konfigurieren Sie auf der Registerkarte Datei über Kontoeinstellungen\Zugriffsrechte für Stellvertretung. In Outlook 2003/2007 finden Sie die entsprechenden Bereiche über Extras\Optionen auf der Registerkarte Stellvertretungen. Im neuen Fenster wählen Sie über Hinzufügen den Benutzer aus dem Adressbuch aus, dem Sie Rechte für Ihr Postfach zuweisen wollen. Anschließend können Sie dem entsprechenden Anwender im neuen Fenster für jeden Ordner Rechte zuweisen. Aktivieren Sie die Option Stellvertretung kann private Elemente sehen, kann die Stellvertretung auch Aufgaben und Termine lesen, die Sie als privat klassifiziert haben. Ohne die Aktivierung sieht der Stellvertreter, dass ein Termin im Kalender steht, aber nicht, worum es in dem Termin geht. Bestätigen Sie alle Fenster und schließen die Konfiguration ab. Seite 8 von 16

9 Outlook Stellvertreter defnieren Hier konfigurieren Sie die Stellvertreter-Rechte in Outlook Outlook Stellvertreter defnieren Outlook sendet Besprechungsanfragen auch an Stellvertreter. Outlook Stellvertreter defnieren Für den delegierten Benutzer können Sie die einzelnen Rechte festlegen. Seite 9 von 16

10 Outlook Stellvertreter defnieren Sie sehen die Besprechungsanfragen von anderen Anwendern. Outlook Stellvertreter defnieren Exchange informiert den Stellvertreter per . Unter bestimmten Umständen erhalten Anwender eine Fehlermeldung, wenn Sie die Konfiguration der Stellvertreter speichern wollen. In diesem Fall muss ein Exchange-Administrator in der Exchange-Verwaltungskonsole erst folgende Änderungen für das Quell-Postfach vornehmen, für das ein Anwender einen Stellvertreter konfigurieren will: 1. Öffnen Sie über Empfängerkonfiguration die Eigenschaften des Quell-Postfachs. 2. Öffnen Sie die Registerkarte Nachrichtenübermittlungseinstellungen. 3. Klicken Sie doppelt auf Zustellungsoptionen. 4. Fügen Sie bei Senden im Auftrag von über Hinzufügen das Benutzerkonto hinzu, das Stellvertreterrechte für das Quell-Postfach erhalten soll. Mehr zu diesem Thema lesen Sie in einem KnowledgeBase-Artikel 2 bei Microsoft. Treten weitere Probleme auf, beachten Sie auch die Anmerkungen im KnowledgeBase-Artikel Q Seite 10 von 16

11 Der Stellvertreter kann die Anfragen annehmen oder ablehnen. Sie sehen in Ihrem Postfach, ob der Stellvertreter bereits akzeptiert oder abgelehnt hat. Als Stellvertreter sehen Sie ebenfalls, ob die Besprechungsanfrage an Sie direkt oder an Sie als Stellvertreter gesendet wurde, und können entsprechend akzeptieren oder ablehnen. Haben Sie die Option aktiviert, dass der entsprechende Anwender eine erhalten soll, sendet der Exchange-Server automatisch eine mit den Rechten und Anleitungen, wie er auf die Ordner zugreifen kann. Sie können die Rechte für Stellvertreter nachträglich über die Eigenschaften der jeweiligen Ordner in der Ordnerliste anpassen. Hier haben Sie die gleichen Möglichkeiten wie bei der manuellen Erteilung von Rechten. Zusätzliche Postfächer in Outlook öffnen Wollen Sie nicht immer manuell die Ordner öffnen, sondern sie dauerhaft in Outlook einbinden, muss der Anwender die Ordnerberechtigungen auf der obersten Ebene des Postfachs setzen. Anschließend können Sie in Outlook zusätzliche Postfächer einbinden. Praktisch: Sie können zusätzliche Postfächer in Outlook öffnen. Outlook zeigt in der Ordnerliste dann die Ordner an, für die der entsprechende Anwender Sie freigeschalten hat. Um ein zusätzliches Postfach anzubinden, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie die Registerkarte Datei. 2. Klicken Sie auf Kontoeinstellungen\Kontoeinstellungen. 3. Markieren Sie Ihr Exchange-Konto und klicken auf Ändern. 4. Klicken Sie im neuen Fenster auf Weitere Einstellungen. Seite 11 von 16

12 Auf dem Laufenden: Die zusätzlichen Postfächer werden in Outlook angezeigt. 5. Öffnen Sie die Registerkarte Erweitert. 6. Klicken Sie auf Hinzufügen. 7. Geben Sie den Namen des Postfachs ein, das Sie öffnen wollen. 8. Bestätigen Sie alle Fenster mit OK. Outlook zeigt im Bereich und in der Ordnerliste das geöffnete Postfach an. Sie sehen im Menü aber nur die Ordner, in deren Eigenschaften der andere Anwender die entsprechenden Rechte für Sie zugewiesen hat. s im Auftrag anderer Anwender senden Damit ein Anwender in Outlook im Auftrag eines anderen Benutzers eine senden kann, muss dieser das Von-Feld einblenden, über das er das Postfach auswählt, in dessen Auftrag er eine schreiben will. Dieses Feld können Sie einblenden, wenn Sie eine neue schreiben. Klicken Sie auf Optionen und dann auf die Felder, die Sie anzeigen wollen. Sie können in Outlook 2010 auch über Von auswählen, in wessen Namen Sie eine senden wollen. Im Anschluss wird das Von-Feld angezeigt, und der Anwender kann das Benutzerkonto auswählen, in dessen Auftrag er senden will. Seite 12 von 16

13 Berechtigungen in der Exchange-Verwaltungs-Shell setzen Als Administrator können Sie, um Anwendern Zugriff auf andere Postfächer zu erteilen, zum Beispiel die Exchange-Verwaltungskonsole oder die Exchange-Verwaltungs-Shell 4 verwenden. Geben Sie den Befehl Add-MailboxPermission -identity <Quell-Postfach> -User <Zielbenutzer> -AccessRights FullAccess ein, um dem Quellanwender volle Zugriffsrechte für das Ziel-Postfach zu erteilen. Mit dem Befehl Add-ADPermission <Quell-Postfach> -User <Domäne\Benutzer> -Extendedrights "Send As" erteilen Sie Senden-als-Rechte. Sie können Berechtigungen auch in der Exchange-Verwaltungskonsole konfigurieren. Klicken Sie dazu das Postfach mit der rechten Maustaste an und wählen das entsprechende Recht aus. Direkt: Sie können per Shell-Befehl Postfachberechtigungen für andere Nutzer erteilen. Mit Senden-als-Berechtigungen kann ein Benutzer das Ziel-Postfach als Absender zum Senden von Nachrichten verwenden. Als Absenderadresse erscheint als Adresse des Ziel-Postfachs nicht die des absendenden Benutzers. Wenn Sie die Berechtigung sofort übernehmen möchten, starten Sie den Microsoft-Exchange-Informationsspeicherdienst neu. Flexibel: Über die Exchange-Verwaltungskonsole lassen sich Berechtigungen anpassen. 4 Seite 13 von 16

14 Wenn Sie einem anderen Benutzer die Berechtigung Vollzugriff für ein Postfach erteilen, kann der Benutzer nicht nur s im Namen des Postfachs schreiben, sondern sich bei diesem Postfach auch anmelden und auf den gesamten Inhalt zugreifen. (mje) (aktualisiert) Das Postfach muss außerdem in der Exchange-Adressliste angezeigt werden, ansonsten können Sie diese Funktion nicht nutzen. Wenn ein Absender eine Nachricht sendet, setzt Exchange voraus, dass sich die -Adresse auflösen lässt. Sendet ein Absender eine Nachricht im Auftrag eines Postfachs, das in Adresslisten ausgeblendet ist, klassifiziert Exchange die SMTP-Adresse als extern und verweigert den Empfang. Benutzer erhalten in Outlook beim Absenden in diesem Fall eine Fehlermeldung. Seite 14 von 16

15 Tipp für Outlook Termine in Outlook vor einem bestimmten Datum löschen von Thomas Rieske In Outlook bleiben eingetragene Termine permanent im Kalender, selbst wenn sie bereits seit Jahren verstrichen sind. Um im Kalender aufzuräumen und die PST-Datei nicht unnötig aufzublähen, lassen sich Uralt-Einträge ganz einfach löschen. Lösung: Wechseln Sie in Outlook über Ansicht / Ansicht ändern zur tabellarischen Kalenderansicht. Sortieren Sie nun die Liste so, dass die Termine chronologisch absteigend dargestellt werden. Anschließend markieren Sie zunächst den ersten Eintrag des Datums, ab dem die alten Daten gelöscht werden sollen, und dann mit der Tastenkombination Shift + Ende alle Termine ab diesem Datum bis zum ältesten Termin. Gut zu wissen: In der tabellarischen Kalenderansicht von Outlook lassen sich die Termine so anordnen, dass man alte Einträge rasch erkennt und bequem löschen kann. Mit der Taste Entf lassen sich die markierten Elemente nun in einem Rutsch entfernen. Diese landen zunächst im Ordner Gelöschte Objekte. Endgültig gelöscht sind sie allerdings erst, wenn man per Rechtsklick im Kontextmenü den Ordner leert, erst dann wird auch der Speicherplatz wieder freigegeben. Den Vorgang, um Objekte aus dem Ordner Gelöschte Objekte zu entfernen, lässt sich auch automatisieren. Dazu muss die Registerkarte Weitere über das Menü Extras und Optionen aufgerufen werden. Anschließend muss man lediglich noch das Kontrollkästchen Bei Programmbeendigung Ordner "Gelöschte Objekte" leeren aktivieren. Um die Funktion wieder zu deaktivieren, muss der Anwender das Kontrollkästchen entsprechend wieder demarkieren. Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Outlook (hal) Seite 15 von 16

16 IDG Business Media GmbH Alle Rechte vorbehalten. Jegliche Vervielfältigung oder Weiterverbreitung in jedem Medium in Teilen oder als Ganzes bedarf der schriftlichen Zustimmung der IDG Business Media GmbH. DPA-Texte und Bilder sind urheberrechtlich geschützt und dürfen weder reproduziert noch wiederverwendet oder für gewerbliche Zwecke verwendet werden. Für den Fall, dass in TecChannel unzutreffende Informationen veröffentlicht oder in Programmen oder Datenbanken Fehler enthalten sein sollten, kommt eine Haftung nur bei grober Fahrlässigkeit des Verlages oder seiner Mitarbeiter in Betracht. Die Redaktionübernimmt keine Haftung für unverlangt eingesandte Manuskripte, Fotos und Illustrationen. Für Inhalte externer Seiten, auf die von TecChannel aus gelinkt wird,übernimmt die IDG Business Media GmbH keine Verantwortung. Seite 16 von 16

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