Dokumentation der Projektarbeit

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1 Dokumentation der Projektarbeit Programm "Mit Mentoring in Führung gehen!" Europäische Akademie für Frauen in Politik und Wirtschaft Berlin e. V. in Zusammenarbeit mit dem Institut für Verwaltungsmanagement an der Verwaltungsakademie Berlin Konzept-Entwurf für die Fortbildung von Führungskräften Dipl.-Ing. Gabriele Salzmann Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Abteilung Integrativer Umweltschutz 1 Berlin, 16. November 2005

2 In Wahrheit heißt «etwas wollen» ein Experiment machen, um zu erfahren, was wir können. Friedrich Nietzsche 2

3 Übersicht Ausgangssituation Ziel Prozessverlauf Erster Konzept - Entwurf Bewertung Umstrukturierung einer Abteilung bestehender Bedarf für eine effektive Führungskräftefortbildung vorhandene Mittel für die Fortbildungen Entwicklung eines am Bedarf der Führungskräfte orientierten Coachingkonzepts zur Fortbildung Ermittlungen im Vorfeld Einzel-Interviews mit ausgewählten Führungskräften und Fragebögen Spiegelung der Ergebnisse an die Führungskräfte Konzeptinhalte Auswertung des Fragebogens Konzeptentwicklung auf Grundlage der gemeinsam formulierten Gesprächsergebnisse und des Fragebogens Auswahl der Management TrainerIn Erarbeitung und Aufbau des Konzeptes Ergebnisse Konzept - Entwurf Führungskräftetagung 2006 Gabriele Salzmann Konzept-Entwurf für die Fortbildung von Führungskräften 3

4 Ausgangssituation Coaching als geplante Fortbildung für Führungskräfte richtet sich an den individuellen Potentialen und Vorstellungen der Führungskräfte aus und unterstützt das persönliche Führungshandeln. Vorhandene Potentiale werden ausgeschöpft und Ressourcen aktiviert. Coaching als Instrument der Personalentwicklung trägt dazu bei, dass Führungskräfte noch effektiver und effizienter ziel- und aufgabenorientiert führen. Hieraus ergibt sich ein Gewinn für Führungskräfte, Mitarbeiter und Kunden der Verwaltung.. Tiefgreifende Veränderungsprozesse der letzten Jahre sowie anstehende neu strukturierte komplexe Aufgaben in der Abteilung erfordern in Zukunft ein noch effizienteres und effektiveres Führungshandeln. Die Leitung der Abteilung möchte den Führungskräften hierzu geeignete und wirksame Mittel und Methoden an die Hand geben. Sie erachtet ein Coachingkonzept als Fortbildung, das sich an den persönlichen Bedarf der Führungskräfte anpasst als besonders wirksam und hat deshalb für das Jahr 2006 Mittel zur Verfügung gestellt. In meiner Projektarbeit habe ich den bestehenden Fortbildungsbedarf der Führungskräfte ermittelt und in Zusammenarbeit mit dem Leiter der Abteilung und der ausgewählten Management-Trainerin ein Coachingkonzept entwickelt. Ziel. Gabriele Salzmann Konzept-Entwurf für die Fortbildung von Führungskräften 4

5 Prozessverlauf Ermittlungen im Vorfeld Im Vorfeld klärte ich mit dem Leiter der Abteilung die vorhandenen Einflüsse und Umgebungsvariablen ab. Durch das Shadowing (Teilnahme an Besprechungen, Gesprächen und Workshops) im Rahmen des Projekts sind mir die Strukturen der Abteilung und das Führungsverhalten bekannt. Anschließend habe ich einen Fragebogen entwickelt und an Hand dessen Einzelinterviews zu diesem Thema mit ausgewählten Führungskräften (7) geführt. Einzel-Interviews ausgewählter Führungskräfte mit Fragebogen Spiegelung der Ergebnisse an die Führungskräfte Konzeptinhalte Die vertraulich behandelten Gespräche thematisierten die Aufgaben und Strukturen in dem Bereich der jeweiligen Führungskräfte, das persönliche Einschätzen der vorgesetzten bzw. nachgeordneten Führungskräfte sowie individuelle Vorstellungen in Bezug auf die Fortbildung. Wichtige Ergebnisse aus diesen Gesprächen formulierten wir am Schluss gemeinsam. Darüber hinaus füllte jede Führungskraft den speziell entwickelten Fragebogen aus. Durch eine Mail informierte ich alle Führungskräfte über die Ergebnisse der Interviews und sandte ihnen die Gesprächsergebnisse sowie den ausgewerteten Fragebogen zu. Zusätzlich werden diese Inhalte am Beginn der Fortbildung mit der Management- Trainerin thematisiert. Auf der Grundlage des Gesprächsergebnisse sowie der ausgewerteten Fragebögen entwickelte ich in Abstimmung mit dem Leiter der Abteilung einen ersten Konzeptentwurf. In der Fortbildung erkennen und nutzen die Führungskräfte ihr eigenes Potential. Außerdem werden ihnen Werkzeuge zum Handeln und Umsetzen sowie Kommunizieren an die Hand gegeben. Anschließend steht das Thema "Führung" im Fokus. Der eigene Führungsstil wird bewusst reflektiert und persönlich weiterentwickelt. Zum Abschluss initiieren Teamarbeit und Zusammenarbeit ein gemeinsam abgestimmtes Handeln für die Zukunft. Gabriele Salzmann Konzept-Entwurf für die Fortbildung von Führungskräften 5

6 Auswertung der Fragebögen der Führungskräfteinterviews im Rankingverfahren ( ) Zahl in Klammern Anzahl der Nennungen (wichtig/sehr wichtig) Führungsverhalten Führungsstil und Führungsgrundsätze (7) Führungsfehler und Führungskonflikte, Mitarbeiterführung (7) Ziele, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung,Stellvertretung (7) Zeit- und Qualitätsmanagement (6) Zusammenarbeit mit Vorgesetzten, Kollegen und Mitarbeitern (5) Informationspflichten und Informationsflüsse im Jugendamt (3) Zielsetzung - Kontrolle Beurteilung (2) Gesprächsführung/ Verhalten / Kommunikation Methoden der Vermittlung Standortbestimmung - Potenzialanalyse / Selbstführung (4) Organisationsfähigkeit (4) Kommunikation und Mitarbeitermotivation (4) Selbstdarstellung /Verhalten im Gespräch (3) Überzeugungs- / Entscheidungsfähigkeit (3) Umgang mit destruktivem Verhalten (1) Ergebnisse schwieriger Gespräche festhalten (1) Theorieinput (7) Fallbeispiele (7) Analyse (7) Diskussion (7) Rollenspiele (1) Gabriele Salzmann Konzept-Entwurf für die Fortbildung von Führungskräften 6

7 Konzept-Entwurf auf der Grundlage der Gesprächsergebnisse und des Fragebogens Das Selbstverständnis Wie manage ich mich? Standortbestimmung Potenzialanalyse /Selbstführung Selbstdarstellung und Verhalten im Gespräch Fähigkeit zur Selbstreflexion Entspannungstechniken Aufgabenklärung Werkzeuge des Handelns / Umsetzens Position/Kommunikation / Motivation/ Zusammenarbeit Teambuilding, Verantwortung, Zusammenarbeit Kompetenzen und Verantwortung, Stellvertretung Organisationsfähigkeit Zeit- und Qualitätsmanagement klare Ziel- und Auftragsklärung, Zielerreichung Leitungsaufgaben konkret festlegen Standards zu Arbeitsschwerpunkten Fristsetzung Positionieren klare Abgrenzungen, Grenzen setzen Gesprächsführung Kommunikationsstil verbessern Motivieren Männer und Frauensprache Überzeugungs- und Entscheidungsfähigkeit Wertschätzung und Anerkennung Führung Führungsstil und Führungsgrundsätze Führungsfehler und Führungskonflikte, Konfliktlösungsfähigkeit, Transparenz und Haltung bei Konflikten/ Mitarbeiterführung Problembewusstsein, Probleme ansprechen Kritik geben und annehmen Abbau von Misstrauen Informationspflichten und Informationsflüsse Kerninformationen weitergeben, Kontrolle und Rücklauf Informationsfluss nach oben Zusammenarbeit mit Kollegen und Mitarbeitern Vorgesetzten, Stellvertretung Strategien Verantwortung und Arbeit abgeben Führungszirkel vereinbaren unterstützend zur Seite stehen Teamführung, Teamentwicklung Ergebnisbesprechung Gabriele Salzmann Konzept-Entwurf für die Fortbildung von Führungskräften 7

8 Auswahl der Management - TrainerIn Erarbeitung und Aufbau des Konzeptes Auswahl Auf Grund von Erfahrungen empfahl der Leiter der Abteilung geeignete Management-TrainerInnen. Für eine Auswahl prüften wir folgende Fragen: Stimmen Methoden, Erfahrungen und sowie die Persönlichkeit der TrainerIn mit dem Konzept und den Zielen überein? Ist die TrainerIn in der Lage, die vorhandenen Potentiale nutzbar zu machen sowie einen selbständigen Entwicklungsprozess zu initiieren und kreativ zu begleiten? Mit der ausgewähltentrainerin legten wir anschließend gemeinsam die Rahmenbedingungen für das Coaching fest. Konzepterarbeitung In drei weiteren Gesprächen entwickelte ich in Zusammenarbeit mit der Managementtrainerin das endgültige Coaching - Konzept unter Beachtung folgender Themen: Situationsanalyse und Entwicklung der Ziele Zielschritte, Lösungswege und Maßnahmen Lösungsorientierte Interventionen und Methoden Gespräche, Übungen und Maßnahmen mit Transfer in die Praxis Zielerreichung und Abschluss des Coaching-Prozesses. nzept. unter Beachtung folgender Themen: Im Anschluss daran stimmte ich mit dem Leiter der Abteilung den Konzept - Entwurf ab. Konzept - Aufbau Das Konzept eines für das Jahr 2006 konzipierten Führungskräfte-Gruppencoachings sieht zwei Tagungen von jeweils dreitägiger Dauer vor.dabei sind die Themen und Inhalte der geplanten Frühjahrstagung bereits auf der Grundlage der Interviews und Fragebögen festgelegt. Der Aufbau der folgenden Tagung wird dagegen von den Führungskräften auf Grundlage der Interviewergebnisse in der ersten Tagung diskutiert und entsprechend dem Bedarf selbständig entwickelt. Zusätzlich bietet das Konzept im Anschluss an die Frühjahrstagung eine individuell gewünschte Teilnahme an ein bis zwei Einzelcoaching - Terminen an. Zur Bewertung der Zielerreichung schließen sich an die jeweiligen Tagungen Auswertungs- bzw. Abschlussgespräche an. Gabriele Salzmann Konzept-Entwurf für die Fortbildung von Führungskräften 8

9 Bewertung Ergebnisse Als Ergebnis liegt ein detailliertes Coaching- Konzept vor, das den gesamten Entwicklungsprozess nach dem Bedarf der Führungskräfte ausrichtet. Das Gruppen- wie Einzelcoaching führt die Führungskräfte an eine neue Führungsrolle heran und gibt Ihnen Gelegenheit, ihre Kompetenzen auszubauen, sich effektive Erfolgsstrategien zur Erreichung Ihrer beruflichen und persönlichen Ziele anzueignen sowie das eigene Wirken auf Sinn und Effizienz zu reflektieren und auszurichten. Dabei werden die persönlichen Ressourcen umfassend und aufgabenorientiert genutzt, um neue Motivationsund Handlungskraft zur Verfügung zu bekommen. Die Führungskräfte lernen, an Ihre anstehenden Aufgaben zielstrebig und kreativ heranzugehen, sowie eine umfassende Problembewusstheit- und Konfliktprophylaxe zu entwickeln. Mit dieser Standortbestimmung und dem passenden Konzept entsteht eine gute Grundlage dafür, dass das Coaching-Angebot mit einem hohen Maß an Akzeptanz und Glaubwürdigkeit von den Führungskräften aufgenommen wird. Und das ist die Basis dafür, dass der gewünschte Nutzen erbracht wird. Gabriele Salzmann Konzept-Entwurf für die Fortbildung von Führungskräften 9

10 Coaching - Konzept Führungskräftetagung entstanden In Zusammenarbeit von Iris von Tiedemann (Coach) und Gabriele Salzmann

11 Übersicht Führungskräftetagung /Workshop Zielgruppe - Erste bis dritte Führungsebene (17 Personen) Rahmen - dreitägiger Führungsworkshop im Frühjahr - in der Folge Angebot eines ein- bis zweimaligen Einzelcoachings für jede Führungskraft - dreitägiger Führungsworkshop im Herbst Ziele Design des ersten Workshops (3 Tage) - Eindeutiges Führungsselbstverständnis im Jugendamt - Klarheit und Transparenz für die jeweiligen Führungsaufgaben und Kompetenzen - Bewusstheit und Aufbau einer Führungskultur in der Zusammenarbeit - Erster Tag: Die Führungsperson - Zweiter Tag:Die Führungsaufgabe - Dritter Tag: Die Führungskultur 11

12 Die Ziele im Einzelnen Jede einzelne Führungskraft - kennt ihr Grundpotential in der Spiegelung des erforderlichen Führungsprofils - lebt ein bewusstes Selbstmanagement - kommt in ihre persönliche Führungskraft im Sinne ihres Potentials - ist in der Lage, sich zu positionieren, zu präsentieren, sich durchzusetzen sowie andere zu orientieren - kennt die Grundsätze in der Praxis des ressourcenorientierten Führens - ist in der Lage, Eigenverantwortung zu übernehmen - weiß um die Bedeutung des gegenseitigen Wertschätzens und Anerkennens - kommuniziert offen und direkt im Führungsalltag - unterstützt den Aufbau einer offenen Streit-, Ziel- und Lernkultur 12 - weiß um die weiblichen und männlichen Führungspräferenzen

13 Bereits aufgestellte Ziele der neuen Führungsund Wertekultur (Amtsleitung) - Leistungskultur - Veränderungskultur - ressourcenorientierte Führungskultur - gemeinsames Denken im Dialog (Think Tank) - offene und konstruktive Streitkultur - gegenseitige Wertschätzung und Akzeptanz - Humor und Kreativität 13

14 Aufbau & Inhalte 1. Tag Die Führungsperson selbst - Warming up - Einblick - Ausblick - Kräfte aus der persönlichen Geschichte bündeln - Skulpturen erstellen - Typologische Potentialanalyse - Aufbau von Selbststärke - Mut zur Veränderung - Das persönliche Führungsrad - Rangund Rollenklärung - Ressourcenorientiertes Selbstmanagement - Selbstorganisation -Persönliches Zeitmanagement - Neues Selbstverständnis der Führungsperson Methoden -Leadership-Werkzeuge -Outdoor-Elemente -Myers-BriggsTypenindikator - MBTI -Covey Selbst- und Zeitmanagement -Neurolinguistisches Programmieren NLP -Selbstcoaching-Werkzeuge -Dialog 14

15 Aufbau & Inhalte 2. Tag Die Führungsaufgabe - Kompetenz- und Aufgabenklärung, Verantwortung übernehmen (Fortsetzung der Rang-Rollen-Arbeit) - Schnittstellen klären /Gruppenarbeit Arbeit an Metaplantafeln - Präsentationen - Lösungsorientiertes Arbeiten (Kreatives Problemlösen (EI) - Innovations- & Veränderungsmanagement - Organisationsfähigkeit - Verantwortung übernehmen - Zeitmanagement -Transfer in die Praxis / Planung - Erstellung eines Anforderungsprofils Methoden 15 -Kleingruppenarbeit -Visualisierung / Präsentationstraining -Covey Selbst- und Zeitmanagement -Kreativitätsmethoden -Innovationsstrategien -Lösungsorientiertes Denken und Handeln

16 Aufbau & Inhalte 3. Tag Die Führungskultur - Systemisches Handeln und Wirken Spiel und Filmbeispiel - Anforderungsprofil einer neuen Führungskultur - Gruppenarbeit - Dialogmethode / Dialog (nach P. Böhm) - Motivieren - Überzeugungs-/ Entscheidungsfähigkeit - Teamspiegel Führung Visualisierte Raum-Demonstration - Zusammenarbeit / Teamkultur in der Führung Wertesysteme - Ausblick und Vorbereitung für den Folgeworkshop im Herbst 2006 Methoden 16 - Erfahrungsspiel - Dialogmethode - Mindmapping - Raumvisualisierungen - Teamorientiertes Projektmanagement