ERP-Auswahl in der Praxis Gründe für die Investitionsentscheidung

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1 ERP-Auswahl in der Praxis Gründe für die Investitionsentscheidung Autoren: Dr. Karsten Sontow, Peter Treutlein, Trovarit AG Im Rahmen der ERP-Auswahl fragen sich viele Anwender immer wieder: Worauf ist bei der Auswahl besonders zu achten bzw. worauf legen andere, vergleichbare Unternehmen besonderen Wert? Die Analyse von mehr als ERP-Installationen im Rahmen der Initiative Anwenderzufriedenheit ERP-/Business Software zeigt einerseits, dass sich vergleichbare Unternehmen durchaus an ähnlichen Auswahlkriterien orientieren. Andererseits werden jedoch auch deutliche Unterschiede sichtbar. Offensichtlich unterliegen ERP-Auswahl, -Einführung und -Betrieb einer Reihe von projektspezifischen Einflüssen, die sich maßgeblich auf das Projektergebnis auswirken. Für den Software-Anwender stellt sich daher die Frage, welche Einflussgrößen und Randbedingungen diesbzgl. eine Rolle spielen und wie sie im Sinne einer erfolgreichen ERP-Nutzung beeinflusst werden können. Wie bei allen Anschaffungs- bzw. Investitionsvorhaben, resultiert die Anwenderzufriedenheit bei ERP-Projekten im Kern aus der Erfüllung der an den Software-Einsatz gerichteten Erwartungen. Hier spielen also auf der einen Seite die Projektziele sowie die Randbedingungen eine Rolle, unter denen die Software eingesetzt werden soll (z.b. Einsatzbereich der Software im Unternehmen, Technologieumfeld, Qualifikation der Endanwender etc.). Dem gegenüber steht die Passung der Software zu den jeweiligen Anforderungen eines Unternehmens sowie die Qualität der Einführung und Betreuung, die der Software-Anbieter in enger Zusammenarbeit mit dem Software- Anwender durchführt. Die Zufriedenheitsstudie zeigt, dass Unternehmen mit dem ERP- Einsatz vor allem Effizienzziele in den Kernprozessen verfolgen: Einfachere Geschäftsprozesse, geringere Aufwände, schnellerer Informationszugriff und/oder bessere Qualität der Information Studie: Anwenderzufriedenheit ERP/Business-Software Deutschland 2006 Wie zufrieden sind Sie mit Ihrer ERP-Lösung und Ihrem ERP- Anbieter? Wie steht es um Funktionalität, Analysemöglichkeiten oder Release-Fähigkeit Ihrer ERP- Software? Wie schlägt sich der ERP- Anbieter im Hinblick auf die Fach- und Branchenkompetenz, das Projektmanagement oder die Wartung? Diese und ähnliche Fragen stehen erneut im Mittelpunkt der ERP- Zufriedenheitsstudie, zu deren Unterstützung ERP-Anwender nun zum dritten Mal aufgerufen werden. Den Fragebogen und weitere Informationen finden Sie unter: Die Bearbeitung erfordert ca. 20 Minuten. Selbstverständlich werden Ihre Daten absolut vertraulich behandelt. Alle Teilnehmer erhalten nach Abschluss der Befragung die wichtigsten Ergebnisse der Studie und das Zufriedenheits-Profil ihrer Lösung zur Verfügung gestellt. werden am häufigsten benannt. Bei größeren Unternehmen spielen zusätzlich Überlegungen für einen effizienteren IT-Betrieb eine Rolle, z.b. durch eine einheitlichere IT-Infrastruktur. Angesichts dieser Zielsetzung ist es leicht nachvollziehbar, wenn bei den ausschlaggebenden Gründen für die Auswahl eines ERP-Systems ebenfalls recht hohe Einigkeit zu bestehen scheint: Über 70% der Teilnehmer geben hier eine geeignete Funktionalität der Software als ausschlaggebend an (Abb. 1). Zwischen 35% und 45 % der Teilnehmer geben darüber hinaus Kriterien wie Mittelstandseignung, Preis-/Leistungsverhältnis, Bedienerfreundlichkeit, Fachkompetenz des Anbieters und Moderne, zukunftsweisende Technologie als mitentscheidend an. 2006, Trovarit AG Seite 1 (5)

2 Funktionale Eignung Eignung des Systems für KMU Kosten-Nutzen-Verhältnis Benutzerführung Fachkompetenz d. Anbieters Moderne Technologie Referenzen Überlebensfähigkeit d. Anbieters Branchenkompetenz d. Anbieters Beibehaltung d. Anbieters Technische Plattform (z.b. AS400) Einhaltung Budget-Rahmen Projekteinführungsmethodik Emotionale Gründe Attraktive Zusatzleistungen Stellung als Marktführer Ausgewiesene Betriebskosten Einhaltung Termin-Rahmen Verfügbarkeit von Ressourcen Alle Teilnehmer Entwicklung '99-'04-10% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% Anteil der Projekte Abbildung 1: Gründe für die ERP-Auswahl (n=3.513 Installationen, Mehrfachnennung) Unterschiedliche Erwartungen an ERP-Lösungen Ein Blick hinter die Kulissen offenbart hier jedoch erste Unterschiede: So legen kleinere Unternehmen besonders großen Wert auf ein günstiges Preis-/Leistungsverhältnis und eine hohe Anwenderfreundlichkeit. Größere Unternehmen achten dagegen noch stärker auf Funktionalität, die Passung zu (vorhandenen) Technologieplattformen (z.b. AS400-Technologie) und bei den kleineren kaum genannt eine starke Marktstellung des Software-Anbieters. Noch viel größer werden diese Unterschiede, wenn man die kaufentscheidenden Gründe in Abhängigkeit des jeweils genutzten Software-Produktes analysiert (Abb. 2): Offenbar überzeugen die aufgeführten Software-Lösungen ihre Anwender aus sehr unterschiedlichen Gründen, denn kaum ein Präferenz-Profil gleicht dem anderen! 2006, Trovarit AG Seite 2 (5)

3 Anwender von... Durchschnitt aller Teilnehmer (Mehrfachnennung) Ausschlaggebender Aspekt für die Investitionsentscheidung* Stichprobenumfang (# Installationen) Funktionale Eignung 70,4% Mittelstandseignung des Systems 42,2% Kosten-Nutzen-Verhältnis 39,5% Einfache Benutzerführung, Ergonomie 38,8% Fachkompetenz des Anbieters 33,8% Moderne Technologie 33,1% Referenzen bei anderen Unternehmen 18,9% Überlebensfähigkeit des Anbieters 17,2% Branchenkompetenz des Anbieters 16,7% Beibehaltung des Anbieters 14,7% Technologische Plattform (z.b. AS/400) 12,4% Einhaltung Budget-Rahmen 7,9% Emotionale Gründe 7,0% Projekteinführungsmethodik 7,0% Attraktive Zusatzleistungen 6,5% Stellung als Marktführer 6,1% Ausgewiesene, günstige Betriebskosten 5,5% Einhaltung Termin-Rahmen 5,1% Verfügbarkeit von Ressourcen 3,9% * Beziehen sich auf die Beurteilung zum Anschaffungszeitpunkt. Die Stichprobe umfasst Installationen aus den letzten 10 Jahren. abas b2 Datev Infor COM Microsoft Business Solution Navision oxaion (ehem. FRIDA) P2plus proalpha PSIpenta Sage Office Line SAP R/3 SoftM SSA ERP (ehem. Baan) Legende mehr als 20% unter dem Durchschnitt -- 5% bis 20% unter dem Durchschnitt - +/- 5% um den Durchschnitt 0 5% bis 20% über dem Durchschnitt + mehr als 20% über dem Durchschnitt ++ Abbildung 2: Gründe für die Investitionsentscheidung zugunsten ausgewählter ERP-Lösungen Neben der Funktionalität, die in fast allen Fällen ausschlaggebend ist, überzeugt demnach z.b. ABAS seine Anwender vor allem durch die Mittelstandseignung, das Preis-/Leistungsverhältnis, die einfache Bedienung und durch kompetentes Auftreten. Überdurchschnittlich oft wird hier außerdem die Einführungsmethodik honoriert. Anwender von b2 (Fa. Bäurer) legen dagegen besonders viel Wert auf die funktionale Eignung der Software für ihre jeweilige Aufgabenstellung. Auch honorieren sie in besonderem Maße die Mittelstandseignung sowie die Technologie der Software als modern und zukunftsweisend. Im Gegensatz zu ABAS ist bei aktuellen b2-anwendern überdurchschnittlich oft auch die Beibehaltung der bereits bestehenden Geschäftsbeziehung zu Bäurer ausschlaggebend für die Anschaffung der neuen Lösung. Im Kontext der umfassenderen ERP-Lösungen fällt die Kaufentscheidung bei Anwendern der Datev- Lösung etwas aus dem Rahmen. Hier ist zu beachten, dass die Datev überwiegend im Bereich Finanz- und Personalwesen kleinerer Unternehmen zum Einsatz kommt. Diese Unternehmen entscheiden sich weniger wegen der Funktionalität oder Bedienbarkeit für die Datev. Dominantes Kriterium ist hier die führende Marktposition der Datev, die meist über den Steuerberater des Unternehmens bereitgestellt wird. Bei oxaion (ehem. FRIDA) und SoftM wird die Investitionsentscheidung neben weiteren Aspekten in besonderem Maße aufgrund der Technologie-Plattform (iseries/as400) gefällt. Für Microsoft s Navision gibt überdurchschnittlich oft die Branchenkompetenz des jeweiligen Systemhauses den Ausschlag neben der gesicherten wirtschaftlichen Perspektive von Microsoft als Hersteller der Software. Im Fall von Sage Office Line greifen ähnliche Argumente im Hinblick auf die starke Marktposition von Sage Software in der Zielgruppe kleinerer Mittelständler. Für Anwender von SAP R/3 bzw. der darauf basierenden Produktvarianten meist größere Mittelständler und große Unternehmen gibt neben der mächtigen Funktionalität der Software 2006, Trovarit AG Seite 3 (5)

4 ebenfalls die äußerst starke Marktposition und Zukunftsperspektive den Ausschlag für die Investitionsentscheidung. Auch unter technologischen Gesichtspunkten sehen diese Anwender die SAP-Einführung in überdurchschnittlichem Maße als Zukunftsinvestition. Dafür ist der typische SAP- Anwender offenbar deutlich weniger preissensibel und legt bei der Auswahlentscheidung weniger großen Wert auf eine einfache Bedienbarkeit der Software. Die hier aufgeführten Beispiele zeigen, dass selbst weitgehend vergleichbare ERP-Anwender durchaus mit sehr unterschiedlichen Erwartungen in eine ERP-Einführung hineingehen. An diesen Erwartungen muss sich dann die Software bzw. der jeweilige Software-Anbieter während der Einführung und des Betriebs messen lassen. ERP-Projekte erfordern Engagement und konsequentes Management Die Untersuchungen im Rahmen der ERP-Zufriedenheitsstudie zeigen, dass sich ERP-Projekte in vielerlei Hinsicht deutlich voneinander unterscheiden. Dies betrifft sowohl die Ausgangssituation, die Zielsetzung und Erwartungshaltung der Anwender als auch die Rahmenbedingungen der Projekte. Eine pauschale Empfehlung, worauf bei einem konkreten Projekt zu achten ist, adressiert daher immer nur bedingt die jeweils kritischen Punkte. Grundsätzlich gilt jedoch immer: ERP-Projekte belasten Unternehmen in der Auswahl- und Implementierungsphase erheblich. Und zwar sowohl in Bezug auf die Personalkapazität (z.b. für Reorganisation, Konzeption, Datenmigration und Schulungen) als auch hinsichtlich der Anschaffungskosten (vgl. Abb. 3). Die erfolgreiche Einführung einer ERP-Lösung setzt daher eine eingehende Eignungsprüfung der Software (v.a. Funktionalität und Technologie) sowie des Software-Anbieters (v.a. Fach- und Branchenkompetenz, Referenzen) voraus. Darüber hinaus ist überdurchschnittliches Engagement der Projektleitung sowie des (Kern-)Projektteams notwendig. Auch die Geschäftsführung ist erheblich gefordert, wenn es darum geht, für ein derartiges Projekt die erforderlichen Freiräume zu schaffen und die ERP-Implementierung zu führen. Projektleitung und -team sollten sich im Vorfeld intensiv mit der Zielsetzung bzw. Erwartungshaltung an den ERP-Einsatz sowie mit den Projektrisiken auseinandersetzen. Datenmigration Knapper Zeitplan Zu viele Systemanpassungen Unzureichende Abbildung d. Prozesse Fehlende Ressourcen (Projektteam) Kosten höher als geplant Fehlende Ressourcen (Anbieter) Mangelndes Projektmanagement Anbieter fehlt Branchenkompetenz Mangelnde Kommunikation Anbieter fehlt Fachkompetenz Berater unkooperativ Alle Teilnehmer Entwicklung '99/'04-10% 0% 10% 20% 30% 40% 50% Anteil der Projekte Abbildung 3: Probleme bei ERP-Projekten (n=3.513, Mehrfachnennung) 2006, Trovarit AG Seite 4 (5)

5 Zumindest die Einhaltung von zentralen Anforderungen, der Kostenentwicklung sowie die Entwicklung bzgl. besonders relevanter Risiken sind im Rahmen des Projekt-Controllings laufend zu überwachen. Hintergrund Die Auswertung basiert auf Untersuchungen im Rahmen der Initiative Anwenderzufriedenheit ERP/Business Software, die regelmäßig in Deutschland, Österreich und der Schweiz durchgeführt werden. Der deutsche Teil der Initiative wird von der Trovarit AG gemeinsam mit den Partnern i2s GmbH/Zürich, MQ Result AG/Konstanz, FIR e.v. an der RWTH Aachen begleitet. Die Initiative, deren Startschuss im Jahr 2003 in der Schweiz gefallen ist, wurde durch Dr. Eric Scherer, Geschäftsführender Gesellschafter der i2s GmbH, initiiert. Im Rahmen der verschiedenen Studien wurden bisher rund ERP-Installationen untersucht. Weiterführende Informationen über die Initiative Anwenderzufriedenheit ERP/Business Software, Teilnahmemöglichkeiten an der aktuellen Untersuchung und bisherige Ergebnisse finden sich im Internet unter 2006, Trovarit AG Seite 5 (5)

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