Datenarchivierung in SAP Systemen

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1 Datenarchivierung in SAP Systemen Dipl. Inf. Jutta Gimpel MIELE & Cie. KG GTZ/ITO BMC Control-M Tag in Hamburg 4. Februar 2010

2 Übersicht Datenarchivierung in SAP Systemen?! Grundbegriffe der Datenarchivierung Rahmenbedingungen Funktionsweise Weitere Tools und Funktionen im Bereich der Datenarchivierung Weitere Informationen Demo Archivierungslauf MM_EBAN mit CONTROL M 2

3 Datenarchivierung in SAP Systemen?! lagert Anwendungsdaten zu abgeschlossenen Geschäftsvorfällen aus der Datenbank aus verbessert die Systemverfügbarkeit (Backup- und Restore Zeiten, Zeiten für Releasewechsel, ) verbessert die Resourcennutzung (Kostenreduzierung für Hardware und Systemadministration) verbessert die Systemperformance (Antwortzeiten im System) hilft bei der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen (Aufbewahrungsfristen, GDPdU, ) siehe auch SAP Hinweis

4 Datenarchivierung in SAP Systemen Durchführung über generierte Jobs der SAP Hintergrundverarbeitung wichtig: Datenarchivierung wird als kontinuierlicher Prozess durchgeführt -> Automatisierung der Abläufe ist erforderlich Datenarchivierung ist kein reines IT Projekt! 4

5 Der Lebenszyklus von Daten ein Beispiel Datenbank Filesystem Ablagesystem Bedeutung der Daten Daten angelegt Vorgang abgeschlossen Residenzzeit erreicht - Datenarchivierung Zugriff auf archivierte Daten Prüfung Löschen der Daten Zeit 5

6 Ablauf von Archivierungsprojekten Daten-analyse Design und Konzeption Test Aufbau Projektteam Implementierung Projektleiter IT (SAP Admin., Betriebssystem Admin, ) Key User Anwendung Mitarbeiter Revision ggf. SAP Berater ggf. andere Externe Tabellenanalys e (Größe, Wachstum) Auswahl Arch. Obj. Prüfung Abhängigk. gesetzl. Vorgaben Zugriffsanforderungen Speicherung der Dateien Archivierungskonzept technisch fachlich Dokumentation Implementierungsplan Langzeitarchivierungsplan SAP Hinweise Customizing Varianten Ablagesystem Testläufe ggf. Nacharbeiten Einführung Überführung in Routine Automatisierun g Folgeaktivitäten 6

7 Wichtige Rahmenbedingungen Klärung der rechtlichen Rahmenbedingungen (Residenzzeiten, Aufbewahrungsfristen, Auswertungen vor Datenarchivierung, Verpflichtung zur Datenvernichtung, Aufbewahrung der Protokolle der Datenarchivierung, ) Klärung des Zugriffs auf archivierte Daten Klärung der Speicherung der Datenarchivierungsdateien (Löschen, Speicherung im Filesystem, Speicherung im Ablagesystem, ) 7

8 Grundbegriffe der Datenarchivierung Archivierungsobjekt logisches Objekt von betriebswirtschaftlich zusammengehörigen Anwendungsdaten einschl. der Archivierungsprogramme und des Customizing in Release ECC 6.0: 576 Objekte von SAP ausgeliefert Archive Development Kit (ADK) technischer Rahmen und Basis der Datenarchivierungslösung enthält auch eine Programmierschnittstelle für die Entwicklung von Archivierungsprogrammen für kundeneigene Tabellen Aufruf für Durchführung der Datenarchivierung mit Transaktion SARA 8

9 Beispiel Archivierungsobjekt FI_DOCUMNT Finanzbuchhaltungsbelege Fachliches Customizing: Kontoartenlaufzeiten Belegartenlaufzeiten Abhängigkeiten Löscht Daten aus 45 Tabellen (ECC 6.0) Selektionsbedingungen u.a.: Buchungskreise Belegnummern Geschäftsjahr/Periode Belegart Stichtag 9

10 Beispiel Archivierungsobjekt FI_DOCUMNT Finanzbuchhaltungsbelege Tabellen, die zu diesem Archivierungsobjekt gehören Abhängigkeiten Selektionsbedingungen 10

11 Beispiel Archivierungsobjekt FI_DOCUMNT Finanzbuchhaltungsbelege Technisches Customizing Fachliches Customizing Grundcustomizing einmalig für all Objekte mandantenübergreifend 11

12 Ablauf/Funktionsweise der Datenarchivierung 1. Vorlauf (optional) setzt z.b. Löschvormerkungen 2. Archivierungslauf/Schreiblauf wählt zu archivierende Daten gemäß Customizing und Selektionsbedingungen aus und schreibt sie in Dateien im Filesystem 3. Ablagelauf/Speicherlauf (abhängig vom technischen Customizing) sendet Archivierungsdateien vom Filesystem in das Ablagesystem 4. Löschlauf löscht im Archivierungslauf ausgewählte Daten aus der Datenbank 5. Nachlauf (optional) z.b. Aktualisierung von Indexdateien 12

13 Vorlauf Ablauf/Funktionsweise Ablagelauf liest Daten aus schreibt Daten auf sendet Dateien an das Ablagesystem SAP Datenbank Dateien im Filesystem Archivierungslauf Ablagesystem Reihenfolge Daten Löschlauf Liest Daten und löscht aus SAP Datenbank Nachlauf 13

14 Standardjobnamen der Datenarchivierung Programm Job-Name Anzahl optional Vorlauf ARV_PRE... max. 1 X Submit ARV_SUB... je Job-Kette 1 Schreiben ARV_WRI... 1 Speichern ARV_STO... je Archivierungsdatei 1 Customizing Löschen ARV_DEL... je Archivierungsdatei 1 Nachlauf ARV_FIN... max. 1 X Jobs werden zur Laufzeit der Archivierung generiert Einplanung über Transaktion SARA, nicht über SM37! 14

15 Automatisierung der Abläufe Mit SAP Standard Jobsteuerung über Transaktion SARA Archivierungsjobs als eventperiodische Jobs Vorprogramm und Auslösen der Events über Jobs in externen Jobsteuerungssystemen Anbindung externer Jobsteuerungssysteme über Benutzerereignis für Release 4.6C SAP Hinweise Anbindung externer Jobsteuerungssysteme über XBP 2.0 Schnittstelle (Konzept der Intercepted Jobs) ab Release 4.6C nutzbar nutzt die Namenskonvention für automatisch erzeugte Ablage-, Lösch- und Nachlaufjobs (ARV*_STO, ARV*_DEL und ARV*_FIN) SAP Hinweise und

16 Interessante Tools Archivinformationssystem Einzelbelegzugriff auf archivierte Daten Transaktion SARI Einzelbelegzugriff Definition von Infostrukturen Statusverwaltung Für die meisten Archivierungsobjekte gibt es vordefinierte Archivinfostrukturen 16

17 Interessante Tools Document Relationsship Browser Anzeige miteinander verknüpfter Business Objekte Transaktion ALO1 (oft auch in Archivinfosystem integriert) ALO1 Liste verknüpfter Objekte 17

18 Interessante Tools Transaktion TAANA Tabellenanalyse zahlreiche Analysen sind vordefiniert eigenen Analysen können einfach definiert werden virtuelle Felder (z.b. Auflösung des Datums in Tag, Monat und Jahr) sind möglich) hilfreich bei der Planung von Archivierungsläufen 18

19 Interessante Tools Transaktion SARA, Statistiken der Archivierungsläufe 19

20 Interessante Tools Data Retention Tool (DART) extrahiert steuerrelevante Daten aus dem SAP System und speichert sie in externen Dateien, die mit externen Werkzeugen ausgewertet werden können (z.b. IDEA). Die Extraktion muss unbedingt vor der Datenarchivierung erfolgen. 20

21 Interessante Funktionen Selektionsparameter über Tabelle TVARV bzw. TVARVC Archive Routing steuert regelbasiert die selektive Ablage der bei der Archivierung erstellten Dateien in bestimmte Content Repositories XML basierte Archivierung neue Archivierungstechnologie, auch für Java- Anwendungen 21

22 Interessante Funktionen Information Lifecycle Management (ILM) Kombination von Prozessen und Technologien, um die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort bereitzustellen, mit geringstem Risiko und geringsten Kosten über den gesamten Lebenszyklus der Daten hinweg Datenarchivierung ist ein Teil des ILM ILM Datenarchivierung Retention Management Retention Warehouse 22

23 Weitere Informationen Im SAP Support Portal unter dem Quicklink /ilm besonders zu empfehlen: Datenmanagement-Leitfaden Im SAP Support Portal in der Hinweissuche im Themenkreis BC_CCM_ADK und zu den Datenarchivierungsobjekten Im DSAGNet im Bereich des Arbeitskreises Datenarchivierung & ILM Schulungen bei SAP Helmut Stefani Datenarchivierung mit SAP 2. Auflage sap press 23

24 Beispiel MM_EBAN Bestellanforderungen Archivierungslauf mit CONTROL M Ablauf bestehend aus Vorlauf, Archivierungslauf, Ablage der erstellten Dateien und Löschlauf Abhängigkeiten zu anderen Archivierungsobjekten bestehen nicht Es wird aus 66 Tabellen gelöscht Die erzeugten Dateien werden vor dem Löschen aus der DB im OPENTEXT System abgelegt Technisches Customizing 24

25 Beispiel MM_EBAN Bestellanforderungen Archivierungslauf mit CONTROL M Details Fachliches Customizing je Einkaufsbelegart 25

26 Beispiel MM_EBAN Bestellanforderungen Archivierungslauf mit CONTROL M Archivinfostruktur 26

27 Beispiel MM_EBAN Bestellanforderungen Archivierungslauf mit CONTROL M generierte Löschjobs generierte Ablagejobs Schreibjobs aus Control M es gibt dazu keine SUB Jobs mehr! 27

28 Vielen Dank für Ihr Interesse Jutta Gimpel MIELE & CIE. KG Carl-Miele-Str Gütersloh Tel / Fax 05241/

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