Abhängigkeitserklärungen. Abkürzungsverzeichnis (erklärend) Abrechnungsunterlagen. Abschlussbuchungsbelege. Abschlussrechnungen
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- Christel Schmidt
- vor 8 Jahren
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1 Aktenvernichtung Abhängigkeitserklärungen Abkürzungsverzeichnis (erklärend) Abrechnungsunterlagen Abschlagszahlungen Abschlussbuchungsbelege Abschlusskonten Abschlussrechnungen Abschreibungsunterlagen Abtretungserklärungen Abwertungsbelege Akkordunterlagen Akkreditive Aktenvermerke An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse Änderungsnachweise der EDV-Buchführung Angebote (erhaltene und Kopien versandter) Angestelltenversicherung (Belege) Anhang (zum Jahresabschluss) Anlageninventare Anlagenkartei Anlagenunterhaltungskosten Anlagenverzeichnis Anlagevermögensbücher und -karteien Anleihebücher Anleihen Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich) 1
2 Anzahlungsunterlagen Arbeitgeberzuschusskarten Arbeitnehmersparzulage (Verträge) Arbeitsanweisungen Auftragsbestätigungen Auftragsbestätigungen (erhaltene und Kopien versandter) Auftragsbücher Auftragskostenbelege Auftragszettel Aufzeichnungen Ausfuhrunterlagen Ausgangsrechnungen Ausschusslisten als Buchungsbelege Außendienstabrechnungen Außendienstabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) Außenhandelsunterlagen Auszahlungsbelege B Bahnabrechnungen Bahnfrachtbriefe Bankbelege Bankbürgschaften Bareinkaufs- und -verkaufsrechnungen Bauakten Bauantragskostennachweise Baubeschreibungen Baubücher Baugenehmigungen Beförderungspapiere 2
3 Beherrschungsverträge Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger Belege Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) Bestandsberichtigungen Bestandsermittlungen Bestandsverzeichnisse Bestellungen (erhaltene und Kopien versandter) Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen Betriebskostenabrechnung (soweit keine Buchungsbelege) Betriebskostenrechnungen Betriebskrankenkasse (Buchungsbelege) Betriebsprüfungsberichte Betriebsunfallunterlagen Bewertungsunterlagen Bewirtungsunterlagen Bilanzbücher Bilanzen (Jahresbilanzen) Bilanzkonten Bilanzprotokolle für die EDV Bilanzunterlagen Bons Börsenaufträge Bruttoerlösnachweise Bruttolohnlisten Bruttolohnsammelkarten Bruttolohnstreifen Buchführungsprogramme Buchführungsunterlagen 3
4 Buchungsanweisungen Buchungsbelege Buchungsprotokolle für die EDV Buchungsunterlagen Bürgschaftsunterlagen C Carnetunterlagen Clearingauszüge Clearing-Belege Code-Pläne für Verständnis der Buchführung Computerausdrucke mit Buchungsdaten COM-Verfahrensbeschreibungen D Darlehenskonto Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) Datensicherungen Dauerauftragsunterlagen Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf) Dauervorschüsse Debitorenkonen Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen) Deklarationen (Versandunterlagen) Depotauszüge (soweit nicht Inventare) Depotbestätigungen Depotbücher Deputatunterlagen Devisenunterlagen Dokumentation für Programme und Systemebei EDV Dubiosenbücher 4
5 E Edelmetallbestände Edelmetallumsätze EDV-Journal Effektenbuch Effektenkassenquittungen Eichaufnahmen Einfuhrunterlagen Eingangsrechnungen Eingangsüberweisungsträger Eingliederungsverträge Einheitswertunterlagen Einkaufsbücher Einnahmenüberschussrechnung Einzahlungsbelege Energieverbrauchsunterlagen Erlösjournale Eröffnungsbilanzen Ersatzkassenunterlagen Essensmarkenabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) Exportunterlagen Expressauslieferungsbücher F Fahrtenbücher Fahrtkostenerstattungen Fahrtkostenerstattungsunterlagen Arbeitnehmer/Unternehmer (soweit keine Buchungsbelege) Fakturierjournale Fehlerjournale als Buchungsbelege 5
6 Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung Fernschreiben (Handelsbriefe) Feuerversicherungsunterlagen Finanzberichte Frachtbriefe Frachtunterlagen Freistemplerabrechnungen Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) Fürsorgeunterlagen G Gebrauchsmusterunterlagen Gehaltsabrechnungen und -bücher (soweit Bilanzunterlage oder Buchungsbeleg) Gehaltskonten Gehaltslisten Gehaltsquittungen Gehaltsvorschusskonten Geschäftsberichte Geschäftsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen u. Gutschriften) Geschenknachweise Gesellschaftsverträge Gewährleistungsverpflichtungen Gewerbesteuerunterlagen Gewinn- und Verlustrechnung Gewinnabführungsverträge Gewinnfeststellungen Grundbuchauszüge Grundlohnlisten Grundstücksunterlagen Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 6
7 Gutschriftanzeigen H Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen Handelsbilanz Handelsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften) Handelsbücher Handelsregisterauszüge Hauptabschlussübersicht Hauptbücher und -karteien Hauptbuchkonten Hinterlegungsscheine Hypothekenpfandbriefe I Importrechnungen Importunterlagen Inkassobücher Inventare Inventare als Bilanzunterlagen Inventurunterlagen Investitionsabrechnungen Investitionszulagenunterlagen J Jahresabschlüsse Jahresabschlusserläuterungen Jahresabschlusslisten Jahreskontoblätter Journale für Hauptbuch und Kontokorrent Jubilarfeierunterlagen Jubiläumsunterlagen 7
8 K Kalkulationsunterlagen Kantinenunterlagen Kapitalerhöhungsunterlagen Kapitalverkehrsteuerunterlagen Kassenberichte Kassenbücher u. -blätter Kassenstreifen Kassenzettel (Buchungsunterlage) Kassenzettel (soweit keine Buchungsbelege) Kaufverträge Kilometergeldabrechnungen Kommissionslisten Konnossemente Konsignationsunterlagen Kontenpläne/Kontenplanänderungen Kontenregister Kontoauszüge Kontokorrentbücher Kostenartenpläne Kostenstellenpläne Kostenträgerrechnung Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage) Kostenvoranschläge Kreditorenkonten Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf) Kurssicherungsunterlagen Kurzarbeitergeldanträge Kurzarbeitergeldlisten 8
9 L Ladescheine Lageberichte Lagerbuchführungen Lagerprotokolle Leasingunterlagen Leergutabrechnungen Lieferscheine Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften) Lizenzunterlagen Lohnbelege Lohnkonto (siehe Anmerkungen) Lohnlisten Lohnssteuerunterlagen Lohnunterlagen Lohnvorschusskonten Luftfrachtbriefe M Magnetbänder (mit Buchfunktion) Mahnbescheide Mahnungen Maklerschlussnoten Materialabrechnungen Materialbeanstandungen Materialentnahmescheine Mietunterlagen (nach Vertragsablauf) Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen Mikrofilmverfahrensbeschreibungen 9
10 Montageversicherungsakten Mutterschaftsgeldunterlagen N Nachkalkulationen Nachnahmebelege Nachnahmebelege (soweit keine Buchungsbelege) Nebenbücher Nettolohnlisten Nutzflächenermittlung O Obligationen Offene-Posten-Listen Orderpapiere Organisationsunterlagen der Buchführung Organschaftsabrechnungen Organschaftsverträge P Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf) Patentunterlagen Pensionsrückstellungsunterlagen Pensionszahlungen Pfandleihbücher Pfändungsunterlagen Portokassenbücher Postaufträge Postbankauszüge Postbankbelege Postscheckbelege Preislisten 10
11 Preisvereinbarungen Privatentnahmebelege Programmbeschreibung für EDV Proteste (Scheck, Wechsel) Protokolle (Buchungsbelege) Protokolle (soweit keine Buchungsbelege) Provisionsabrechnungen Prozessakten Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers) Q Qualitätsberichte Quittungen R Rechnungen Rechnungsabgrenzungsermittlung Registrierkassenstreifen (soweit keine Buchungsbelege) Reisekostenabrechnungen für Arbeitnehmer / für Unternehmer Rentenversicherungsnachweise Repräsentationsaufwendungen Repräsentationskosten Rückstellungsunterlagen Rückwareneingangsjournale S Sachanlagevermögenskarteien Sachkonten Saldenbestätigungen Saldenbilanzen Schadensmeldungen und -unterlagen Scheck- und Wechselunterlagen 11
12 Scheckbestandsaufnahmen Schecks Schreiben im Rahmen eines Unternehmens (soweit Handelsgeschäfte) Schriftwechsel Schuldtitel Sicherungsübereignungen Skontounterlagen Sondergutschriften Sozialpläne Sozialversicherungsbeitragskonten Sparprämienanträge Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung Spendenbescheinigungen Spendenbescheinigungen Steuerbescheide und -erklärungen Steuerrückstellungsberechnungen Steuerunterlagen Stornobelege Stundenlohnzettel als Buchungsbelege T Teilzahlungsbelege Telefonkostennachweise Telefonkostennachweise (soweit keine Buchungsbelege) Testate als Bilanzteil Transportschadenunterlagen Transportversicherungsanmeldungen Trennungsgeldermittlungen Ü Überstundenlisten 12
13 Überweisungsbelege Umbuchungsbelege Umsatzsteuervergütungen Umsatzsteuervoranmeldungen Umwandlungsbilanzen Umwandlungsunterlagen Unfallversicherungsunterlagen Unternehmerlohnverrechnungen Urlaubslisten für Rückstellungen V Valuta-Belege Verbindlichkeiten Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) Verfrachtungsaufträge Verkaufsbücher, -journale Vermögensteuerunterlagen Vermögensverzeichnis Vermögenswirksame Leistungen (siehe Anmerkungen) Verpfändungsunterlagen Verrechnungskonten Verrechnungspreisunterlagen Versand- und Frachtunterlagen Verschiffungsunterlagen als Buchungsbelege Versicherungspolicen Versteigerungsunterlagen Verträge Vertreterunterlagen Verwahrungsbücher für Wertpapiere Viehregister 13
14 Vollmachten (Urkunden) Vollständigkeitserklärungen Vorauszahlungsbelege Vorschusskonten Vorschusslisten als Buchungsbelege W Währungsforderungen Warenabgabescheine Warenbestandsaufnahmen Wareneingangs- und -ausgangsbücher Wareneingangs-/ausgangsbücher Warenverkehrsbescheinigungen Wechsel Wechsel als Buchungsbeleg Wechselbuch Wechselobligation Weihnachtsgratifikation Werbegeschenknachweise Werbekosten, Belege über Werksrentenanträge Werkstattabrechnungen Werkzeugkosten, Belege über Werkzeugregister als Inventar Wertberichtigungen Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen Wertpapierkurse als Buchungsbelege Wildhandelsbücher Wohnungsbauunterlagen Z 14
15 Zahlungsanweisungen/-belege Zahlungsträger Zeichnungsvollmachten Zessionen Zinsabrechnungen Zinsberechnungen als Buchungsbeleg Zinsberechnungsunterlagen Zinsstaffeln Zollbelege Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer Zugangsbelege Zuschüsse des Arbeitgebers Zustellungsquittungen Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel, Wechsel des Wirtschaftsjahres) Checkliste: spezielle Aufbewahrungsfristen Lohn/Gehalt Lohn - und Gehaltskonten Lohnsteueranmeldung Lohn- und Beitragsabrechnungsunterlagen zur Sozialversicherung Lohnsteuerkarte Abrechnung von Aushilfen Beitragsnachweise der Krankenkassen nach zuletzt eingetragener Lohnzahlung mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung Bis Ende des Kalenderjahres oder bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung 15
16 An-, Ab- und Ummeldung zur Krankenkasse mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung Belege über Zahlung von Arbeitslohn Personalakte Überstundenaufzeichnung Bewirtungsbelege Arbeitszeitverzeichnis Heimarbeit Arbeitspapiere sind bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufzubewahren. Herausgabepflicht nach Beendigung für: - Lohnsteuerkarte, - Zeugnis, - Urlaubsbescheinigung, - Meldung an den Sozialversicherungsträger. Keine Herausgabepflicht für: - Lebenslauf - Bewerbung Keine Aufbewahrungspflicht der rein arbeitsvertraglichen Unterlagen, aber Aufbewahrung ist zweckmäßig für die Dauer der Verjährungsfristen Mindestens zwei Jahre Bäckereien: 1 Jahr Eisen- und Stahlindustrie: 2 Jahre Papierindustrie. 2 Jahre Entgeltbelege: 3 Jahre Personallisten: Ablauf des Kalenderjahres der Erstellung Beschäftigung von Jugendlichen - Ärztliche Bescheinigung: bis zum 18. Geburtstag oder dem Ende der Beschäftigung - Personenbezogen Unterlagen: 2 Jahre nach letzter Eintragung 16
Entsorgt werden dürfen
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