Fragen im Rahmen der Hörsaalveranstaltungen

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1 Fragen im Rahmen der Hörsaalveranstaltungen GRDS. HAUSHALTSANGELEGENHEITEN Warum sind derzeit nicht auf allen Fonds Budgets eingestellt? Verfügen vorerfasste Rechnungen der zentralen Rechnungseingangsstelle bereits auf das Budget? Kann ich derzeit meine Konten überziehen? Warum sehe ich meine Restmittel aus KIS 1.0 nicht? BERICHTSWESEN GENERELL Bei der Anmeldung ins SAP-System erhalte ich die Fehlermeldung: "Es sind nicht genügend Ressourcen verfügbar." Wie bekomme ich nun zugang zum System? Wie komme ich im SAP-System zu meinen Zahlen? Wie drucke oder exportiere ich eine Liste bzw. einen Bericht in aus SAP heraus? Warum erscheint die Fehlermeldung "Keine Berechtigung für Transaktion ME23N" wenn ich eine Bestellung aufrufen möchte? Warum erhalte ich die Fehlermeldung "Sie haben keine Berechtigung für Buchungskreis 1000" wenn ich einen Beleg aufrufen möchte? Warum erhalte ich die Meldung, dass ich nicht alle Berechtigungen besitze, um den Beleg/Bericht aufzurufen? Wie erhält auch mein Sekretariat bzw. meine Geschäftsführung Einsicht in meine Kontierungselemente (Kostenstelle/PSP-Elemente)? Werden alle Buchungen ab dem zu sehen sein, wenn man Einblick auf seine Konten bzw. PSP- Elemente hat? PSP-GRUNDSTRUKTUR Für Programmpauschalen stehen sowohl ein D-PSP-Element als auch ein I-PSP-Element zur Verfügung. Welches davon soll genutzt werden und wer verwaltet dieses? Welches PSP-Element wird bei Berufungsmitteln (BM) benötigt? Wie werden nunmehr wissenschaftliche Mitarbeiter sowie Auszubildende gebucht? Wo befinden sich die Mittel für die Arbeitsschutzmaßnahmen? Worüber werden Repräsentationsmittel des ehemaligen Titels verausgabt? Wo werden Einnahmen bzw. externe Zuschüsse verbucht? Wo erhält man Auskunft über seine Drittmittelprojekte und die dazu gehörigen PSP-Elementen? Welchen Sinn hat das PSP-Element für Geschäftsbedarf? Unter welchem Kontierungselement werden Sach- und Hilfskraftmittel bewirtschaftet? Unter welchen Kontierungselementen werden Reisekosten/Fortbildung, Literaturbedarf sowie IT-Bedarf verbucht? Unter welchen Kontierungselementen werden Gastvorträge, Lehraufträge, Verbrauchsmaterialien sowie Exkursionen verbucht?

2 Grds. Haushaltsangelegenheiten Warum sind derzeit nicht auf allen Fonds Budgets eingestellt? Die interne Mittelverteilung ist noch nicht abgeschlossen. Es wird Ende April mit der Beschlussfassung gerechnet, sodass frühestens Mitte Mai die Budgets für das Jahr 2012 eingestellt werden. Verfügen vorerfasste Rechnungen der zentralen Rechnungseingangsstelle bereits auf das Budget? Nein, da diese Rechnungen erst durch die entsprechende dezentrale Stelle "freigezeichnet" werden müssen, werden sie lediglich auf der Kostenstelle vorerfasst. Erst mit der Unterschrift zur Budgetfreigabe und der Erfassung als Rechnung verfügen Sie über das entsprechende Budget. Kann ich derzeit meine Konten überziehen? Derzeit befindet sich die UzK aufgrund des nicht verabschiedeten Landeshaushalts in der vorläufigen Haushaltsführung, die es ermöglicht bis zu 50 % des Vorjahresansatzes zu verausgaben. Da noch keine Budgets eingestellt sind können im Haushaltsbereich die Konten bis zu diesem Prozentsatz überzogen werden. Warum sehe ich meine Restmittel aus KIS 1.0 nicht? An einer automatisierten Restmittelübertragung wird derzeit vehement gearbeitet. Bitte benutzen Sie zur Verwaltung der Mittel den Stand aus KIS 1.0 in Verbindung mit den laufenden Bewegungen in KIS 2.0. Sobald alle Restmittel aus dem Vorjahr eingestellt sind, erhalten Sie Bescheid. Berichtswesen generell Bei der Anmeldung ins SAP-System erhalte ich die Fehlermeldung: "Es sind nicht genügend Ressourcen verfügbar." Wie bekomme ich nun zugang zum System? Die Fehlermeldung: "Es sind nicht genügend Ressourcen verfügbar." ist in der Regel immer dann der Fall, wenn der UNI-Acountname nicht in der Zugriffsliste für das SAP-Portal eingetragen ist. Dies geschieht über die IT-Abteilung immer wenn das Initialpasswort zum UNI-Acount verschickt wird. Sollten Sie noch kein eigenes Passwort erhalten haben, wenden Sie sich entweder an den Kostenstellenleiter oder Sie schicken eine Nachricht über das OTRS-System an die IT-Abteilung. Wie komme ich im SAP-System zu meinen Zahlen? hinsichtlich der "Fortbewegung" im SAP-System möchte ich auf unsere Projektseite hinweisen. Hier finden Sie entsprechende Kurzfilme und die Folien zur Hörsaalveranstaltung mit den Fragen dazu. projekt_b ilanz/ Wie drucke oder exportiere ich eine Liste bzw. einen Bericht in aus SAP heraus? Diesbzgl. hat Abteilung 32 hat eine ausführliche Beschreibung erstellt, die Sie auf der Projektseite oder auf der Seite der Abteilung 61 unter dem Punkt "Dezentrales Berichtswesen" finden.

3 df Warum erscheint die Fehlermeldung "Keine Berechtigung für Transaktion ME23N" wenn ich eine Bestellung aufrufen möchte? Derzeit können die Bestellungen systembedingt noch nicht angezeigt werden, dies wird sich in den nächsten Wochen ändern. Warum erhalte ich die Fehlermeldung "Sie haben keine Berechtigung für Buchungskreis 1000" wenn ich einen Beleg aufrufen möchte? Derzeit ist die Einzelbelegansicht ebenfalls systembedingt noch nicht möglich, daran wird gearbeitet. Warum erhalte ich die Meldung, dass ich nicht alle Berechtigungen besitze, um den Beleg/Bericht aufzurufen? Das Berechtigungskonzept wurde in Abstimmung mit der Fakultät bzw. jeder/jedem Kostenstellenverantwortlichen ausgearbeitet. Da es vorkommen kann, dass eine Buchung verschiedene Kostenstellen anspricht, wird nur der Teil dargestellt, der in das Berechtigungskonzept passt. Wie erhält auch mein Sekretariat bzw. meine Geschäftsführung Einsicht in meine Kontierungselemente (Kostenstelle/PSP-Elemente)? Das Berechtigungskonzept ist auf den Kostenstellenverantwortlichen abgestimmt. Sollten darüber hinaus noch weitere Personen Zugriff erhalten, muss dieser über das OTRS-System beantragt werden: https://verwaltung.uni-koeln.de/otrs/customer.pl Werden alle Buchungen ab dem zu sehen sein, wenn man Einblick auf seine Konten bzw. PSP-Elemente hat? Sobald Sie Einsichtsrechte erhalten, werden Sie alle Buchungen ab dem sehen können, sofern Sie bei der Öffnung des Budcon die Geschäftsjahre von 2011 bis 2012 eingegeben haben. PSP-Grundstruktur Für Programmpauschalen stehen sowohl ein D-PSP-Element als auch ein I-PSP-Element zur Verfügung. Welches davon soll genutzt werden und wer verwaltet dieses? Das PSP-Element "I E-999- Kostenstelle" ist hier maßgebend und wird von der Abteilung 61 verwaltet. Sollte des weiteren ein D-PSP-Element auftauchen mit dem Format "E-xxxxx-O-999-Kostenstelle" ist dies für die Verbuchung der Rechnungen nicht maßgebend, da es sich nur um eine interne Verrechnungsstelle zwischen Dez.7 und Dez.6 handelt. Welches PSP-Element wird bei Berufungsmitteln (BM) benötigt? Diesbezüglich gibt es 4 PSP-Elemente, welche sich im Bezug auf die Geldquellen unterscheiden. Es handelt sich um folgende PSP-Elemente: I Ihre Kostenstelle: für spezielle Berufungszusagen aus zentralen Mitteln, wie Personal, Tagungen usw. I Ihre Kostenstelle: für Berufungsmittel, die von der Fakultät bereitgestellt werden I Ihre Kostenstelle: für Büroausstattung (nach Begehung) über Abteilung 33, (dieses Element gilt nur nachrichtlich) I Ihre Kostenstelle: für allgemeine Erstausstattungsmittel aus dem Berufungsangebot

4 Die Restmittel der bisherigen DKZ (mit Endung 61) werden im Wesentlichen auf das Teilprojekt 4 übertragen. Wie werden nunmehr wissenschaftliche Mitarbeiter sowie Auszubildende gebucht? Sofern es sich um den ehemaligen Stellenplan handelt, lautet die Verbuchungsstelle: I A-001- Ihre Kostenstelle. Die Verbuchungsstelle für Auszubildenden ist mit der Personalverbuchungsstelle identisch. Wo befinden sich die Mittel für die Arbeitsschutzmaßnahmen? Diese befinden sich im folgenden PSP-Element: I A Worüber werden Repräsentationsmittel des ehemaligen Titels verausgabt? Hinsichtlich des Repräsentationsetats wurden X-PSP-Elemente angelegt, die der Struktur "X I-999- Ihre Kostenstelle folgen. Ansprechpartnerin: Frau J. Schwartz, Abteilung 62. Die Repräsentationsmittel des ehemaligen Titels finden Sie jetzt unter den PSP-Elementen mit der Grundstruktur "I A-001-Kostenstelle". Wo werden Einnahmen bzw. externe Zuschüsse verbucht? Allen Kostenstellen, die externe Zuschüsse erhalten bzw. Einnahmen generieren, wird ein dementsprechendes E-PSP-Element bzw. X-PSP-Element zugewiesen. Ansprechpartnerin: Frau J. Schwartz, Abteilung 62. Wo erhält man Auskunft über seine Drittmittelprojekte und die dazu gehörigen PSP-Elementen? Drittmittel und die dazugehörigen D-PSP-Elemente werden vom Dezernat 7 verwaltet. Welchen Sinn hat das PSP-Element für Geschäftsbedarf? Das PSP-Element I A-001-Kostenstelle wird vom zentralen Einkauf (Abteilung 33) für die Abwicklung Ihrer Bestellung genutzt. Wenn dezentral Geschäftsbedarf beschafft wird, bitte bei der Kontierung nur die Kostenstelle angeben. Unter welchem Kontierungselement werden Sach- und Hilfskraftmittel bewirtschaftet? Sach- und Hilfskraftmittel werden unter der Kostenstelle verbucht. Der gesonderte Ausweis erfolgt über die entsprechenden Sachkonten "WHK" und "SHK". Unter welchen Kontierungselementen werden Reisekosten/Fortbildung, Literaturbedarf sowie IT-Bedarf verbucht? In den Fakultäten bzw. Zentralen Einrichtungen werden diese ausschließlich über die Kostenstelle verbucht. Die vorhandenen PSP-Elemente (I A-001, I A-001, I A-001) stehen ausnahmslos der Verwaltung zur Verfügung. Unter welchen Kontierungselementen werden Gastvorträge, Lehraufträge, Verbrauchsmaterialien sowie Exkursionen verbucht?

5 Auch hier werden die Kosten über die Kostenstelle verrechnet.

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