PEFC-Notifizierung von Zertifizierungsstellen

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1 Verfahrensanweisung PEFC D 4007:2014 Version PEFC-Notifizierung von Zertifizierungsstellen PEFC Deutschland e.v. Tübinger Str. 15, D Stuttgart Tel: +49 (0) , Fax: +49 (0) info@pefc.de, Web:

2 Copyright-Vermerk PEFC Deutschland 2014 Dieses Dokument von PEFC Deutschland e.v. ist urheberrechtlich geschützt. Es ist auf der PEFC-Internetseite oder auf Anfrage frei verfügbar. Kein Teil dieses urheberrechtlich geschützten Dokuments darf geändert oder ergänzt werden. Ohne die Genehmigung durch PEFC Deutschland e.v. darf das Dokument nicht zu kommerziellen Zwecken vervielfältigt oder kopiert werden. Name des Dokuments: PEFC-Notifizierung von Zertifizierungsstellen Titel des Dokuments: PEFC D 4007:2014, Version 2 Verabschiedet von: Deutscher Forst-Zertifizierungsrat Datum: Veröffentlicht am: Inkrafttreten am:

3 Inhalt Vorwort... 1 Einleitung Anwendungsbereich Normative Referenzen Definitionen Bedingungen für die Notifizierung Allgemeine Bedingungen Besondere Bedingungen Pflichten der notifizierten Zertifizierungsstelle Gültigkeit der Notifizierung... 4

4 Vorwort PEFC Deutschland (PEFC: Programm für die Anerkennung von Waldzertifizierungssystemen, engl. Programme for the Endorsement of Forest Certification schemes) ist eine national tätige Organisation, deren Ziel in der Förderung einer nachhaltigen Waldbewirtschaftung durch die Waldzertifizierung und die Kennzeichnung von Holzprodukten besteht. Produkte mit einem PEFC-Label geben Kunden und Endverbrauchern die Gewissheit, dass die eingesetzten Rohstoffe aus nachhaltig bewirtschafteten Wäldern, Recycling und/oder kontrollierten Quellen stammen. PEFC Deutschland ist ein eingetragener Verein, der für die Standardsetzung und die Verwaltung des deutschen PEFC-Systems verantwortlich ist. Die PEFC-Standards werden in einem offenen und transparenten Verfahren entwickelt, das auf dem Konsensprinzip und Konsultationen einer Vielzahl von Interessengruppen beruht. PEFC Deutschland ist seit 1999 ordentliches Mitglied des PEFC Council International, welches mit seinem strengen Zulassungsverfahren die internationale Anerkennung liefert. Dieser Standard ersetzt PEFC D 2006:2009, Kap. 3, mit einer Übergangsfrist bis Um die Lesbarkeit zu erleichtern, wird bei Personenbezeichnungen die männliche Form verwandt. Diese Bezeichnungen erfassen jedoch weibliche und männliche Personen. Einleitung Zertifizierungen gemäß des deutschen PEFC-Systems sollen von unabhängigen Zertifizierungsstellen durchgeführt werden, die von einer Akkreditierungsstelle akkreditiert sind, welche Mitglied des International Accreditation Forums (IAF) ist, um deren Kompetenz und Unabhängigkeit zu demonstrieren. Die PEFC-Notifizierung stellt eine notwendige Beziehung zwischen den akkreditierten Zertifizierungsstellen und PEFC Deutschland her und ermöglicht Zertifizierungsstellen, von PEFC Deutschland anerkannte Zertifikate auszustellen. Als Gegenstand eines Vertrages zwischen dem PEFC Council und PEFC Deutschland wird eine Notifizierung, die von PEFC Deutschland ausgestellt wurde, als PEFC-Notifizierung anerkannt und führt im Ergebnis zu von PEFC-anerkannten Zertifizierungen. Bemerkung: Die PEFC-Anerkennung von CoC-Zertifizierungen gemäß PEFC D ST 2002:2013 ist Gegenstand des Vertrages zwischen dem PEFC Council und PEFC Deutschland.Die PEFC- Anerkennung von Waldzertifizierungen gemäß des deutschen PEFC Systems ist Gegenstand des Vertrages zwischen dem PEFC Council und PEFC Deutschland und abhängig von einer Anerkennung des deutschen PEFC-Systems durch das PEFC Council. Der Begriff soll wird in diesem Dokument immer verwendet, wenn Vorgaben für verbindlich erklärt werden. Der Begriff sollte kennzeichnet eine Leitlinie, die obwohl nicht verbindlich als anerkannte Maßnahme zur Erfüllung der Anforderungen angeboten wird. Der Begriff könnte kennzeichnet eine Erlaubnis, die durch diesen Standard erteilt wird, während kann sich auf eine Fähigkeit des Standardnutzers bzw. auf eine Möglichkeit, die dem Standardnutzer offen steht, bezieht. PEFC D 4007:2014, Version 2 1

5 1. Anwendungsbereich 1.1 Dieses Dokument beschreibt das Verfahren, wie Zertifizierungsstellen, die Waldoder CoC-Zertifizierung gemäß des deutschen PEFC-Systems durchführen, von PEFC Deutschland notifiziert werden. 1.2 Die Notifizierung von Waldzertifizierungsstellen auf dem Gebiet in der Bundesrepublik Deutschland umfasst Zertifizierungen: a) einer nachhaltigen Waldbewirtschaftung gemäß PEFC D 1001 und PEFC D b) von Weihnachtsbaumkulturen auf Waldflächen gemäß PEFC D c) von Erholungswald gemäß PEFC D und PEFC D Die Notifizierung von CoC-Zertifizierungsstellen betrifft Zertifizierungen von Unternehmen der Holzwirtschaft auf dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland gemäß PEFC D ST 2002:2013, einschließlich CoC-Zertifizierungen zum Zwecke der Verwendung der Deklarationen und des Logos des PEFC-Regional-Labels (PEFC D ). Im Fall von länderübergreifenden CoC-Multi-Site-Zertifizierungen bezieht sich die Notifizierung auf die Zertifizierung von Unternehmen, deren Zentrale in Deutschland angesiedelt ist. 2. Normative Referenzen Die folgenden Referenzdokumente sind für die Anwendung dieses Standards unverzichtbar. Sowohl für datierte als auch für undatierte Referenzdokumenten gilt jeweils die aktuellste Ausgabe (einschließlich jeder Änderung). PEFC D 1001:2014 Regionale Waldzertifizierung Anforderungen PEFC D :2014 PEFC-Standards für nachhaltige Waldbewirtschaftung PEFC D :2014 PEFC-Standards für Weihnachtsbaumkulturen auf Waldflächen PEFC D :2014 PEFC-Standards für Erholungswald PEFC D :2014 Anforderungen an Zertifizierungsstellen im Bereich regionale Waldzertifizierung PEFC D :2014 Anforderungen an Zertifizierungsstellen im Bereich Zertifizierung von Weihnachtsbaumkulturen auf Waldflächen PEFC D :2014 Anforderungen an Zertifizierungsstellen im Bereich Zertifizierung von Erholungswald PEFC D 1004:2014 Richtlinie für die Verwendung des PEFC-Regional-Labels PEFC D :2014 Produktkettennachweis von Holzprodukten Spezifikationen für das PEFC-Regional-Label PEFC D ST 2002:2013 Produktkettennachweis von Holzprodukten Anforderungen (Chain-of-Custody- Standard) PEFC D ST 2003:2012 Anforderungen an Zertifizierungsstellen Chain-of-Custody ISO/IEC :2015 Conformity assessment Requirements for bodies providing audit and certification of management systems Part 1: Requirements PEFC D 4007:2014, Version 2 2

6 ISO/IEC Conformity assessment Requirements for bodies certifying products, processes and services 3. Definitionen 3.1 Bei einem akkreditierten Zertifikat handelt es sich um ein Zertifikat, das von einer Zertifizierungsstelle im Geltungsbereich ihrer Akkreditierung ausgestellt wurde und das das Zeichen der Akkreditierungsstelle trägt. 3.2 Eine von PEFC autorisierte Organisation ist vom PEFC Council autorisiert, ein PEFC-System im Namen des PEFC Councils zu verwalten. 3.3 Notifizierung ist die formale Anerkennung einer Zertifizierungsstelle, welche diese in die Lage versetzt, auf dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland Wald- und CoC- Zertifizierungen gemäß des deutschen PEFC-Systems durchzuführen. 4. Bedingungen für die Notifizierung 4.1 Allgemeine Bedingungen Eine Organisation, die eine Notifizierung beantragt, soll: a) eine juristische Person sein. d) damit einverstanden sein, dass ihre Kontaktdaten und andere Informationen, wie von PEFC Deutschland definiert, in einer Internet-Datenbank, die vom PEFC Council, von PEFC Deutschland oder einer anderen Organisation im Auftrag von PEFC Deutschland betrieben wird, veröffentlicht werden. e) einen Notifizierungsvertrag mit PEFC Deutschland abschließen (siehe Anlage 1 oder 2) 4.2 Besondere Bedingungen Waldzertifizierung Eine Organisation, die eine Notifizierung beantragt, soll eine gültige Akkreditierung besitzen, die von der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkks), welche Mitglied des International Accreditation Forums (IAF) ist, ausgestellt wurde. Die Akkreditierung soll sich auf ISO/IEC :2015 sowie PEFC D beziehen und soll in ihrem Geltungsbereich explizit die deutschen PEFC-Standards PEFC D 1001 und PEFC D erwähnen CoC-Zertifizierung Eine Organisation, die eine Notifizierung beantragt, soll eine gültige Akkreditierung besitzen, die von einer Akkreditierungsstelle ausgestellt wurde, welche Unterzeichner des Multilateral Recognition Arrangement (MLA) für Produktzertifizierung des IAF oder einer Regionalgruppe des IAF, wie z.b. European co-operation for Accreditation (EA), Interamerican Accreditation Cooperation (IAAC), Pacific Accreditation Cooperation (PAC) und Southern African Development Community in Accreditation (SADCA), ist. Die PEFC D 4007:2014, Version 2 3

7 Akkreditierung soll sich auf ISO/IEC beziehen und in ihrem Geltungsbereich explizit PEFC D ST 2002:2013 erwähnen. 5. Pflichten der notifizierten Zertifizierungsstelle 5.1 Die notifizierte Zertifizierungsstelle soll: a) Regionale Wald- und / oder CoC-Zertifizierungen im Rahmen einer gültigen Akkreditierung / gültiger Akkreditierungen durchführen. b) PEFC Deutschland über Änderungen bezüglich ihrer Akkreditierung, insbesondere über Änderungen des Geltungsbereiches der Wald- / CoC- Zertifizierungen, informieren. c) PEFC Deutschland unverzüglich über jedes ausgestellte Waldbewirtschaftungs- / CoC-Zertifikat im Rahmen des Geltungsbereiches der Notifizierung informieren. Das gleiche gilt für Änderungen bei bereits ausgestellten Zertifikaten. Der Umfang der erforderlichen Daten wird von PEFC Deutschland definiert. d) PEFC Deutschland quartalsweise die Notifizierungsgebühren, die im jeweiligen Zeitraum gemäß der Gebührenordnung PEFC D 4003 den Zertifikatsinhabern in Rechnung gestellt wurden, überweisen (auf Grundlage einer Rechnung von PEFC Deutschland). 6. Gültigkeit der Notifizierung 6.1 Der Gültigkeitszeitraum der Notifizierung entspricht der Gültigkeit der Akkreditierung der jeweiligen Zertifizierungsstelle. Der Notifizierungsvertrag kann von jeder Seite mit einer Frist von drei Monaten gekündigt werden. Die Notifizierung kann von PEFC Deutschland mit sofortiger Wirkung aufgehoben oder suspendiert werden, wenn Inhalte des Notifizierungsvertrages verletzt werden. 6.2 Die PEFC-Anerkennung der Notifizierung ist Gegenstand eines gültigen Vertrages zwischen PEFC Deutschland und dem PEF Council. PEFC Deutschland soll die notifizierte Zertifizierungsstelle über Änderungen in diesem Vertrag informieren, sofern sie deren Notifizierung betreffen. PEFC D 4007:2014, Version 2 4

8 Vertrag zur PEFC-Notifizierung Zwischen (1) PEFC Deutschland e.v., Tübinger Straße 15, Stuttgart und (2) <Name>, <Strasse>, <Ort> (im folgenden notifizierte Zertifizierungsstelle genannt) Bei der <Name> handelt es sich um eine von PEFC notifizierte Zertifizierungsstelle, die im Bereich PEFC-Waldzertifizierung in Deutschland tätig ist. Durch die Notifizierung wird die Zertifizierungsstelle in die Lage versetzt, von PEFC anerkannte Zertifikate für nachhaltige Waldbewirtschaftung auszustellen. Zwischen den oben genannten Vertragsparteien wird folgendes vereinbart: 1 Grundlagen: Folgende Dokumente in der jeweils gültigen Fassung (siehe sind Teil des Vertrages: 1. PEFC D 1001:2014 Regionale Waldzertifizierung Anforderungen 2. PEFC D :2014 PEFC-Standards für nachhaltige Waldbewirtschaftung 3. PEFC D :2014 PEFC-Standards für Weihnachtsbaumkulturen auf Waldflächen 4. PEFC D :2014 PEFC-Standards für Erholungswald 5. PEFC D :2014 Anforderungen an Zertifizierungsstellen im Bereich regionale Waldzertifizierung 6. PEFC D :2014 Anforderungen an Zertifizierungsstellen im Bereich Zertifizierung von Weihnachtsbaumkulturen auf Waldflächen 7. PEFC D :2014 Anforderungen an Zertifizierungsstellen im Bereich Zertifizierung von Erholungswald 8. PEFC D 4003:2014 Gebührenordnung 2 Pflichten der notifizierten Zertifizierungstelle Die Zertifizierungsstelle verpflichtet sich: 1. die PEFC-Waldzertifizierungen nach den Anforderungen der Standards PEFC D 1001, PEFC D , PEFC D und / oder PEFC D durchzuführen. 2. die regionalen PEFC-Waldzertifizierungen im Rahmen einer gültigen Akkreditierung entsprechend PEFC D durchzuführen und PEFC PEFC D 4007:2014, Version 2 Anlage 1

9 Deutschland e.v. über Änderungen bezüglich ihrer Akkreditierung, insbesondere über Änderungen des Geltungsbereiches der Waldzertifizierungen, zu informieren. Die notifizierte Zertifizierungsstelle legt einen Beleg ihrer gültigen Akkreditierung vor. 3. PEFC Deutschland e.v. unverzüglich und umfassend über jedes in Deutschland im Rahmen des Geltungsbereiches der Notifizierung ausgestellte Waldbewirtschaftungs-Zertifikat zu informieren. Das gleiche gilt für Änderungen bei bereits ausgestellten Zertifikaten. Der Umfang der erforderlichen Daten wird von PEFC Deutschland e.v. definiert. Die Liste der im Rahmen der Stichprobe (gemäß PEFC D , Anlage 3) ausgewählten Teilnehmer wird PEFC Deutschland e.v. spätestens 4 Wochen vor dem ersten Audittermin übermittelt. 4. PEFC Deutschland e.v. quartalsweise die Notifizierungsgebühren, die im jeweiligen Zeitraum gemäß der Gebührenordnung PEFC D 4003 den Zertifikatsinhabern in Rechnung gestellt wurden, zu überweisen (auf Grundlage einer Rechnung von PEFC Deutschland e.v.). Die Höhe der Gebühren kann während der Geltungsdauer dieses Vertrages geändert werden. Diese Änderungen treten im Folgejahr in Kraft, nachdem PEFC Deutschland e.v. die notifizierte Zertifizierungsstelle schriftlich über geänderte Beiträge informiert hat. Die Informationen zu den in Rechnung gestellten Notifizierungsgebühren werden PEFC Deutschland e.v. spätestens 14 Tage nach Quartalsende übermittelt. 5. der Veröffentlichung ihrer Kontaktdaten und anderer Informationen, wie von PEFC Deutschland e.v. definiert, in einer Internet-Datenbank, die vom PEFC Council, PEFC Deutschland e.v. oder einer anderen Organisation im Auftrag von PEFC Deutschland e.v. betrieben wird, zuzustimmen. 3 Pflichten von PEFC Deutschland e.v. 1. PEFC Deutschland e.v. erkennt die Zertifikate, die in Übereinstimmung mit den Inhalten dieses Vertrages von der notifizierten Zertifizierungsstelle ausgestellt wurden, an. 2. PEFC Deutschland e.v. verpflichtet sich, die notifizierte Zertifizierungsstelle über jede Änderung der Dokumente, die diesen Vertrag betreffen, zu unterrichten. 4 Beendigung des Vertragsverhältnisses 1. Sowohl PEFC Deutschland e.v. als auch die notifizierte Zertifizierungsstelle können diesen Vertrag schriftlich mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten kündigen. 2. PEFC Deutschland e.v. kann den Vertrag mit sofortiger Wirkung aufheben, wenn es Gründe dafür gibt anzunehmen, dass Inhalte des Notifizierungsvertrages nicht eingehalten werden. 3. Kündigung, Suspendierung oder Auslaufen der Akkreditierung der notifizierten Zertifizierungsstelle führen automatisch zur Beendigung dieses Vertrages an dem Tag der Kündigung, der Suspendierung oder des Auslaufens der Akkreditierung. PEFC D 4007:2014, Version 2 Anlage 1

10 4. Der notifizierten Zertifizierungsstelle werden im Falle einer zeitweiligen Aufhebung oder Beendigung des Vertrages keine der an PEFC Deutschland e.v. überwiesenen Gebühren erstattet. 5. PEFC Deutschland e.v. ist nicht verpflichtet, die Kosten zu erstatten oder einen Schaden zu ersetzen, welche(r) der notifizierten Zertifizierungsstelle als Folge einer zeitweiligen Aufhebung oder Beendigung des Vertrages entstehen. 5 Gültigkeit Dieser Vertrag tritt mit Unterzeichnung durch beide Vertragsparteien in Kraft. 6 Gerichtsstand Der Gerichtsstand für sämtliche Rechtsstreitigkeiten aus dem Vertragsverhältnis ist Stuttgart. Stuttgart, den, den PEFC Deutschland e.v. Notifizierte Zertifizierungsstelle PEFC D 4007:2014, Version 2 Anlage 1

11 Vertrag zur PEFC-Notifizierung Zwischen (1) PEFC Deutschland e.v., Tübinger Straße 15, Stuttgart und (2) <Name>, <Strasse>, <Ort> (im folgenden notifizierte Zertifizierungsstelle genannt) Bei der <Name> handelt es sich um eine von PEFC notifizierte Zertifizierungsstelle, die PEFC Chain of Custody -Zertifizierungen in Deutschland durchführt. Durch die Notifizierung wird die Zertifizierungsstelle in die Lage versetzt, von PEFC anerkannte Chainof-Custody Zertifikate auszustellen. Zwischen den oben genannten Vertragsparteien wird folgendes vereinbart: 1 Grundlagen: Folgende Dokumente in der jeweils gültigen Fassung (siehe sind Teil des Vertrages: 1. PEFC D ST 2002:2013 Produktkettennachweis von Holzprodukten Anforderungen (Chain-of-Custody- Standard) 2. PEFC D ST 2003:2012 Anforderungen an Zertifizierungsstellen Chain-of- Custody 3. PEFC D 1004:2014 Richtlinie für die Verwendung des PEFC-Regional- Labels 4. PEFC D :2014 Produktkettennachweis von Holzprodukten Spezifikationen für das PEFC-Regional-Label 5. PEFC D 4003:2014 Gebührenordnung 2 Pflichten der notifizierten Zertifizierungstelle Die Zertifizierungsstelle verpflichtet sich: 1. die PEFC-Chain-of-Custody-Zertifizierungen nach den Anforderungen des Standards PEFC D ST 2002 durchzuführen. 2. die PEFC- Chain-of-Custody-Zertifizierungen im Rahmen einer gültigen Akkreditierung entsprechend PEFC D ST 2003 durchzuführen und PEFC Deutschland e.v. über Änderungen bezüglich ihrer Akkreditierung, insbesondere über Änderungen des Geltungsbereiches der CoC- Zertifizierungen, zu informieren. Die notifizierte Zertifizierungsstelle legt einen PEFC D 4007:2014, Version 2 Anlage 2

12 Beleg ihrer gültigen Akkreditierung vor. 3. PEFC Deutschland e.v. unverzüglich und umfassend über jedes in Deutschland im Rahmen des Geltungsbereiches der Notifizierung ausgestellte CoC-Zertifikat zu informieren. Das gleiche gilt für Änderungen bei bereits ausgestellten Zertifikaten. Der Umfang der erforderlichen Daten wird von PEFC Deutschland e.v. definiert. 4. PEFC Deutschland e.v. quartalsweise die Notifizierungsgebühren, die im jeweiligen Zeitraum gemäß der Gebührenordnung PEFC D 4003 den Zertifikatsinhabern in Rechnung gestellt wurden, zu überweisen (auf Grundlage einer Rechnung von PEFC Deutschland e.v.). Die Höhe der Gebühren kann während der Geltungsdauer dieses Vertrages geändert werden. Diese Änderungen treten im Folgejahr in Kraft, nachdem PEFC Deutschland e.v. die notifizierte Zertifizierungsstelle schriftlich über geänderte Beiträge informiert hat. Die Informationen zu den in Rechnung gestellten Notifizierungsgebühren werden PEFC Deutschland e.v. spätestens 14 Tage nach Quartalsende übermittelt. 5. der Veröffentlichung ihrer Kontaktdaten und anderer Informationen, wie von PEFC Deutschland e.v. definiert, in einer Internet-Datenbank, die vom PEFC Council, PEFC Deutschland e.v. oder einer anderen Organisation im Auftrag von PEFC Deutschland e.v. betrieben wird, zuzustimmen. 3 Pflichten von PEFC Deutschland e.v. 1. PEFC Deutschland e.v. erkennt die Zertifikate, die in Übereinstimmung mit den Inhalten dieses Vertrages von der notifizierten Zertifizierungsstelle ausgestellt wurden, an und ermöglicht es den Zertifikatsnutzern, das PEFC- Logo auf der Grundlage eines Logonutzungsvertrages zu verwenden. 2. PEFC Deutschland e.v. verpflichtet sich, die notifizierte Zertifizierungsstelle über jede Änderung der Dokumente, die diesen Vertrag betreffen, zu unterrichten. 4 Beendigung des Vertragsverhältnisses 1. Sowohl PEFC Deutschland e.v. als auch die notifizierte Zertifizierungsstelle können diesen Vertrag schriftlich mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten kündigen. 2. PEFC Deutschland e.v. kann den Vertrag mit sofortiger Wirkung aufheben, wenn es Gründe dafür gibt anzunehmen, dass Inhalte des Notifizierungsvertrages nicht eingehalten werden. 3. Kündigung, Suspendierung oder Auslaufen der Akkreditierung der notifizierten Zertifizierungsstelle führen automatisch zur Beendigung dieses Vertrages an dem Tag der Kündigung, der Suspendierung oder des Auslaufens der Akkreditierung. 4. Der notifizierten Zertifizierungsstelle werden im Falle einer zeitweiligen Aufhebung oder Beendigung des Vertrages keine der an PEFC Deutschland e.v. überwiesenen Gebühren erstattet. 5. PEFC Deutschland e.v. ist nicht verpflichtet, die Kosten zu erstatten oder PEFC D 4007:2014, Version 2 Anlage 2

13 einen Schaden zu ersetzen, welche(r) der notifizierten Zertifizierungsstelle als Folge einer zeitweiligen Aufhebung oder Beendigung des Vertrages entstehen. 5 Gültigkeit Dieser Vertrag tritt mit Unterzeichnung durch beide Vertragsparteien in Kraft. 6 Gerichtsstand Der Gerichtsstand für sämtliche Rechtsstreitigkeiten aus dem Vertragsverhältnis ist Stuttgart. Stuttgart, den, den PEFC Deutschland e.v. Notifizierte Zertifizierungsstelle PEFC D 4007:2014, Version 2 Anlage 2