Automatisierung der Prüfungs- und Studierendenverwaltung
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- Elizabeth Hummel
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1 Automatisierung der Prüfungs- und Studierendenverwaltung Carsten Bartels Gliederung 1. Konsequenzen des Bologna-Prozesses für die Prüfungs- und Studierendenverwaltung. Anforderungen an die IT-Unterstützung als Konsequenzen des Bologna-Prozesses 3. Konsequenzen der Automatisierung 4. Wechselwirkungen im Veränderungsprozess
2 Konsequenzen des Bologna-Prozesses für die Studierendenverwaltung Bewerbung Zulassung Einschreibung Rückmeldung - Exmatrikulation Steigende Bewerbungsfallzahlen Zunehmender Aufwand der Bewerberauswahl (Auswahlverfahren, Vernetzung mit akad. Bereich) Kürzere Zeitfenster für Zulassungen Verändertes Einschreibverhalten Zunehmender Wettbewerb (um Bewerber/innen) 3 Konsequenzen des Bologna-Prozesses für die Prüfungsverwaltung Prüfungsan-/-abmeldung, -organisation, -dokumentation Veränderung der Studien-/Prüfungsstrukturen (Modularisierung, Formalisierung) Steigende Anzahl zu verwaltender Prüfungen (studienbegleitende Prüfungen, Neudefinition des Prüfungsbegriffs) Steigende Komplexität der Prüfungsorganisation Geringere zeitliche Freiheitsgrade (Zeitfenster) 4
3 Anforderungen an die IT-Unterstützung als Konsequenzen des Bologna-Prozesses Bewältigung steigender Fallzahlen und kürzerer Zeitfenster Rationalisierungseffekte Automatisierung automatisierbarer Prozesse Basis: Analyse der Prozessabläufe, keine blinde Elektrifizierung Reduzierung von Redundanzen Basis: gemeinsame Datenbasis Zugriffsmöglichkeiten 5 Anforderungen an die IT-Unterstützung als Konsequenzen des Bologna-Prozesses Bologna führt zu einer Ausweitung von Verwaltungsprozessen innerhalb der Hochschule Bologna macht die Studierenden- und Prüfungsverwaltung, Studiendekane, Lehrende, Prüfende, die Studierenden und weitere Verwaltungseinheiten zu Ko-Akteuren Unterstützung des zunehmenden Bedarfs der Koordination der Aktivitäten Vernetzung der Akteure 6
4 Unterstützung vernetzter Prozesse - Koordinationsbedarfe Abbildung und Administration der Prüfungsordnungen, Lehrveranstaltungsmanagement, Modulverwaltung, Prüfungsorganisation, Dokumentation des Studienverlaufes sind Beispiele für Aufgaben mit Koordinationsbedarf Stichwort: Abstimmung und Vernetzung der IT-Systeme (POS / LSF) 7 Konsequenzen der Automatisierung Prüfungsverwaltung im Zuge des Bologna- Prozesse: 8
5 Bologna-Prozess: Konsequenzen der Automatisierung Studierende Lehrende / Prüfer 6 Durchführung der Prüfung 11 Weitere Informationen / Unterlagen Prüfungsverwaltung 1 Raum- und Zeitplanung 5 Papierliste der Kandidaten 7 Prüfungs- Ergebnislisten 9 Notenbescheide Prüfungsanmeldung 10 Auswertungen, Listen, Zeugnisse 3 Anlegen der Prüfungsakte 4 Eingabe der Anmeldungen 8 Noteneingabe 1 Pflege der Prüfungsordnungen POS 13 Pflege des Systems, Fehlerbehebung System- Administration 9 Bologna-Prozess: Studierende Konsequenzen der Automatisierung Lehrende / Prüfer 7 Durchführung der Prüfung POS-LSF Portal POS-LSF Portal 4 Zur Prüfung anmelden 1 Prüfungen anbieten 11 Weitere Informationen / Unterlagen 10 Notenbescheide POS-LSF Erfassung in Datenbank 6 Liste der Kandidaten 3 Raum- und Zeitplanung 5 Zulassung zur Prüfung 8 Prüfungs- Ergebnisse 1 Auswertungen, Listen, Zeugnisse, Dipl. Supplements, ToR 9 Ablage in Datenbank 13 Pflege der Inhalte / Prüfungsordnungen 14 Pflege des Systems, Fehlerbehebung Prüfungsverwaltung System- Administration 10
6 Selbstbedienungsfunktionen Säule der Automatisierung Selbstbedienungsfunktionen für Wissenschaftler und Studierende bilden die Grundlage der Integration zentraler und dezentraler Prozesse gemeinsame Datenbasis der Datenerfassung am Ort der Datenentstehung - Redundanzfreiheit 11 Selbstbedienungsfunktionen Konsequenzen Selbstbedienungsfunktionen für Wissenschaftler und Studierende verlagern Schreib-/Leserechte und Schreib-/ Lesepflichten erfordern klare Regelungen der Zugriffsrechte Stichwort: Nutzerprofile Rollenkonzepte und Authentifizierung 1
7 Selbstbedienungsfunktionen Konsequenzen Selbstbedienungsfunktionen erweitern das Feld der Nutzer/-innen der IT-Verwaltungssysteme (Akteure) bedeuten ein stark ausdifferenziertes Nutzerklientel (Verwaltungsbereiche, akademischer Bereich, Studierende) und haben damit massiven Einfluss auf die Anforderungen und Möglichkeiten der Softwarekonzeption 13 Wechselwirkungen im Veränderungsprozess Automatisierung De-/Zentralisierung SB-/web-Funktionalitäten IT Schnittstellen (Vernetzung) zeitliche Abhängigkeiten workflow Akteure Veränderung der Aufgaben und Anforderungen Information und Motivation 14
8 Reaktionen auf Bologna - Erfolgsfaktor Schulung Die Akteure des Prüfungs- und Studierendenwesens sind zu differenzieren, weil sie unterschiedliche Aufgaben, Bedürfnisse, Motivationen und Freiheitsgrade haben. 15 Akteur Verwaltungsmitarbeiter/-innen - Erfolgsfaktor Schulung Als zentrale Voraussetzung der Nutzung der IT- Unterstützung durch die Verwaltung darf die Befähigung der Mitarbeiter/-innen betrachtet werden Es ist ein differenziertes Schulungskonzept zu entwickeln, weil nicht alle Mitarbeiter/-innen identische Grundlagen mitbringen Mitarbeiter/-innen über die identischen Kenntnisse verfügen müssen 16
9 Schulungsplan Mitarbeiter/-in 1 Mitarbeiter/-in Mitarbeiter/-in 3 Mitarbeiter/-in 4 Mitarbeiter/-in 5 Zukünftige Funktion System- Key User Auswertungen Anwendungen Anwendungen Administrator Vertretung für Administrator Vertretung für Key User und PO-Abbildung PO-Abbildung HIS-Schulung Erstanwender Fortgeschrittene Anwender (3 Tage) Auswertungen mit Suchen ISY für Erstanwender ISY Vertiefung ISY für Profis Abbildung von Prüfungsordnungen 1 (3 Tage) Abbildung von Prüfungsordnungen (3 Tage) Zeugniserstellung Konfiguration (3 Tage) QIS-Konfiguration QIS-Administration Nutzertagung alle Jahre (= zweimal in 5 Jahren) 17 Dezentrale Akteure - Erfolgsfaktor Motivation Die Erreichbarkeit der Akteure außerhalb der zentralen Verwaltung ist nicht hierarchisch zu verordnen Folge für die Softwarekonzeption: Notwendigkeit der grundsätzlichen Selbsterklärlichkeit der Anwendungen Folge für die Hochschulleitung: Notwendigkeit der Grundsatzentscheidung zur Verbindlichkeit der Nutzung und der Konsequenzen bei Verweigerungen 18
10 Der Weg nach Bologna - Mehrdimensionalität Die Umsetzung von Bologna gelingt nicht durch eine bloße Elektrifizierung vorhandener Prozessabläufe, sondern nur im optimalen Zusammenspiel aller Akteure, die durch eine spezifische Verwaltungssoftware im Rahmen angepasster Prozessstrukturen unterstützt werden. 19
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