Dokumentenmanagement im Landratsamt Kommunales Jobcenter

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1 Landratsamt Kommunales Jobcenter Ausstattung eines Fachbereiches mit einem Dokumentmanagementsystem im Landratsamt Günzburg Aschaffenburg, Frau Zelmer, Herr Seitz

2 Landratsamt Überblick Gliederungspunkte Allgemeines Phasenablauf Konzept Das DMS-System d.3 Erfahrungen Seite 2 Aschaffenburg, Frau Zelmer, Herr Seitz

3 Landratsamt Allgemeines Beratungsstelle für Sozialleistungen (FB 23) EDV (FB 10) Erstberatung / Erstbewilligung (SGB II, XII, WoGG, BAföG) DMS-Beauftragte Kommunales Jobcenter (FB 25) Team 251 Arbeitslosengeld II Team 253 Sonderdienste Team 252 Markt & Integration Seite 3 Aschaffenburg, Frau Zelmer, Herr Seitz

4 Landratsamt Allgemeines Eckdaten DMS Einführung eakte im Landratsamt Start DMS-Projekt 2009 Stelle des DMS-Beauftragten Gründung Lenkungsausschuss Projektorganisation: DMS-Beauftragte/r - Projektarbeit - Fachadministration - Anwenderbetreuung, Schulungen Beratungsfirma Externes Know-How während Einführungsphase Lenkungsausschuss Regelmäßige Berichterstattung, Kontrolle, Entscheidungen Seite 4 Aschaffenburg, Frau Zelmer, Herr Seitz

5 Landratsamt Allgemeines Eckdaten DMS Einführung eakte im Landratsamt Aktueller Stand und Ausblick 14 Fachbereiche teilweise im Produktivbetrieb Archivierung Rechnungsbelege: Umstellung Spätes Scannen auf Frühes Scannen mit Rechnungsfreizeichnungsworkflow Elektronische Ausländerakte Umsetzung Ad-Hoc-Workflows Parameterwerte: Speicherplatz (Nutzdaten): ~ 1,7 TB Speicherplatzbedarf/Tag: ~ 1,5 GB Anzahl der Benutzer: ~ 350 Anzahl der Dokumente: ~ 5,9 Mio. Seite 5 Aschaffenburg, Frau Zelmer, Herr Seitz

6 Landratsamt Allgemeines Systemüberblick DMS02 DMS-Dienste - Renditionservice - Hostimport Server Clients Silent Cube 2 Langzeitspeicher (Replikation) Silent Cube 1 Langzeitspeicher (revisionssicher) -Dokumente ab Status Freigabe SQL-Server Datenbank - Metadaten DMS01 - Applikationsserver - Dokumentenbaum DMSTEST DMS-Client - d.3 explorer -d.capture -d.3 view - d.3 import Seite 6 Aschaffenburg, Frau Zelmer, Herr Seitz

7 Jobcenter Phasenablauf Ablaufplan 2014/2015 Einführung eakte im Jobcenter Kostenklärung (incl. Hardware) Oktober 2013 Auftaktphase / Analyse / Voruntersuchung Anfang März 2014 Konzeptphase Ende Mai 2014 Umsetzungsphase / Schulungen Ende August 2014 Test- und Pilotbetrieb / Schulungen Mitte Nov Echtbetrieb Ende Nov Vernichtung der Papierakten Nachbetreuung bis heute Seite 7 Aschaffenburg, Frau Zelmer, Herr Seitz

8 Jobcenter Konzept Ausgangssituation Organisatorische Festlegungen Technische Rahmenbedingungen Projektplanung Seite 8 Aschaffenburg, Frau Zelmer, Herr Seitz

9 Jobcenter Konzept Konzept intern Datenweitergabe zu Neufällen von der Beratungsstelle für Sozialleistungen an Postkorb der Sachbearbeiter Kundenbesuch mit Unterlagen Digitalisierung am Arbeitsplatz Prüfen Bearbeiten Arbeitsplatz der Sachbearbeiter Microsoft Office eakte D M S Recherche Datenweitergabe aus Fachverfahren Schnittstelle ProSoz d.3 Versandauftrag an zentrale Poststelle Zentrale Poststelle Postgut Digitalisierung Jobcenterpoststelle an Teampostkorb I N P U T OUTPUT Seite 9 Aschaffenburg, Frau Zelmer, Herr Seitz

10 Jobcenter das DMS-System d.3 Struktur grds. 3-stufig: - Akte - Vorgang - Dokument Dokumentart - dient zur Klassifikation von Dokumenten und Akten - individuelle Dokumentstrukturen pro Fachbereich möglich (z.b. Sozial- Dokument, Rechnungsbeleg) Zugriffssteuerung erfolgt über Dokumentklassen und Berechtigungsprofile Hauptakte durch Metadaten beschrieben Unterakte / Vorgang durch Metadaten beschrieben Dokument enthält enthält durch Metadaten beschrieben, enthält Nutzdatei Seite 10 Aschaffenburg, Frau Zelmer, Herr Seitz

11 Jobcenter das DMS-System d.3 Beispiel 1. Hauptakte 2. Unterakte / Vorgang Seite 11 Aschaffenburg, Frau Zelmer, Herr Seitz

12 Jobcenter das DMS-System d.3 Beispiel 3. Dokumente Seite 12 Aschaffenburg, Frau Zelmer, Herr Seitz

13 Jobcenter Erfahrungen Grundlegende Voraussetzungen Bewusstsein, dass es sich nicht nur um ein IT-, sondern in erster Linie um ein Organisationsprojekt handelt Unterstützung durch Führungsebene Finanzielle Mittel Freie Zeitressourcen in den Fachbereichen Einbindung DS-Beauftragter und Personalrat Seite 13 Aschaffenburg, Frau Zelmer, Herr Seitz

14 Jobcenter Erfahrungen IT-seitige Voraussetzungen DMS-System sollte möglichst benutzerfreundlich sein DMS-System sollte Belange der öffentlichen Verwaltung berücksichtigen Schnittstellen zum Fachverfahren Ablösen bereits vorhandener DMS-Systeme Zweitbildschirme + Scanner Schulungsmaßnahmen Seite 14 Aschaffenburg, Frau Zelmer, Herr Seitz

15 Jobcenter Erfahrungen Hürden Vielfältigkeit Problematik des Zentralen Scannens Papierbehaftete Mitarbeiter Hybride Strukturen Schnittstelle zum Fachverfahren (OPEN/Prosoz) Seite 15 Aschaffenburg, Frau Zelmer, Herr Seitz

16 Jobcenter Erfahrungen Erfolge Reibungsloser Projektablauf Echtbetrieb ist modern und zufriedenstellend Zeit- und Platzersparnis Zugriffsmöglichkeit von jedem Arbeitsplatz auf den gesamten aktuellen Aktenbestand Ausblick 2016: Forderungseinzug des Jobcenters erhält auch die eakte, sodass ausnahmslos digital gearbeitet wird Seite 16 Ort, Datum und Vortragender

17 Jobcenter Fragerunde Fragen? Seite 17 Aschaffenburg, Frau Zelmer, Herr Seitz

18 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Ihre Ansprechpartner: Petra Offner DMS-Beauftragte (derzeit in Mutterschutz) Fachbereich 10 EDV und Beschaffung, Team 103 Telefon (08221) Julia Zelmer Projektverantwortliche Fachbereich 25 Jobcenter, Team 253 Telefon: / j.zelmer@landkreis-guenzburg.de Werner Seitz DMS-Beauftragter (in Vertretung) Fachbereich 10 EDV und Beschaffung, Team 103 Telefon (08221) w.seitz@landkreis-guenzburg.de