Qualitätsmanagement-Handbuch Das QM-System Struktur des QM-Systems

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1 s Seite 1 von 5 In diesem Kapitel wird die Struktur des in der Fachstelle eingeführten Qualitätsmanagementsystems (QMS) nach DIN EN ISO 9001:2008 beschrieben, sowie die Vorgehensweise zu seiner Anwendung, Bewertung und Weiterentwicklung. Das QMS wird eingeführt, um den bisher erreichten Standard der Klientenversorgung weiter fortzuführen, auszubauen und um auf neue Anforderungen zügig reagieren zu können. Mit dem QMS weisen wir den Auftraggebern, Leistungsträgern und Zuschussgebern nach, dass die Fachstelle unter Berücksichtigung der gesetzlichen Bestimmungen, der Leistungsvereinbarungen und Konzeptionen innovativ und effektiv suchtberaterische und suchttherapeutische Leistungen erbringt, die suchtgefährdeten und suchtkranken Menschen wieder zur Teilhabe am gesellschaftlichen Leben befähigen. Durch die im QMS notwenige Dokumentation der bestehenden Arbeit und der kontinuierlichen Verbesserungsschritte machen wir unsere Arbeitsprozesse und - ergebnisse für jeden Interessierten transparent und nachvollziehbar. Patientenerwartungen müssen bei diesen Rahmenbedingungen beachtet und zugleich den Bedürfnissen und Möglichkeiten entsprechend erfüllt werden. Zugleich wird den damit verbundenen Bedürfnissen der Mitarbeiter Rechnung getragen. Die Einführung des QMS ist die Voraussetzung für eine zukunftsorientierte Weiterentwicklung der Fachstelle. Grundlagen und Struktur des QMS Grundlagen des QMS sind alle Aufgaben und Tätigkeiten, die erforderlich sind, den bisher erlangten Qualitätsstandard der Fachstelle zu erhalten und weiterzuentwickeln. Dieser ist definiert durch die Vorgaben von Leitbild/Qualitätspolitik und Qualitätszielen, die die Fachstellenleitung festgelegt hat. Alle wesentlichen Abläufe wurden analysiert und beschrieben, so dass jeder Beteiligte an diesen Prozessen seine Aufgaben, Zuständigkeiten, Dokumentations- und Informationsverpflichtungen kennt und beherrscht. Eine Schlüsselfunktion im QMS nimmt der dafür geschulte und benannte QMB ein, der alle Aktivitäten des QMS überwacht, lenkt und mit der Fachstellenleitung weiterentwickelt. Anwendung des QMS Alle Mitarbeiter und die Fachstellenleitung sind für die Erarbeitung, Aufrechterhaltung und die kontinuierliche Verbesserung des QMS verantwortlich. Das QMS gilt für alle Abläufe und Leistungen, die für die Patienten und externen Partner erbracht werden. Änderungen des QMS werden mit den Mitarbeitern erörtert, vom QMB umgesetzt und von der Fachstellenleitung freigegeben. Es ist originäre Verantwortung der Fachstellenleitung, dass die festgelegten qualitätssichernden Maßnahmen allen

2 s Seite 2 von 5 Mitarbeitern in nachvollziehbarer Weise bekannt gemacht werden und sichergestellt wird, dass diese von ihnen befolgt werden. Die Mitarbeiter sind wiederum verpflichtet, die Fachstellenleitung über Korrekturbedarf oder Unklarheiten im QMS zu informieren. Es ist von der Fachstellenleitung sicherzustellen, dass die Mitarbeiter den Anforderungen entsprechend qualifiziert sind und fortgebildet werden. Erforderliche Weiterbildungsmaßnahmen werden von der Fachstellenleitung unterstützt, veranlasst und vom gesamten Team bewertet. Bewertung des QMS Die regelmäßige Bewertung des QMS ist Grundvoraussetzung für seine Weiterentwicklung. In Teambesprechungen und Supervisionssitzungen oder auch spontan und in Besprechungen der Fachstellenleitung mit dem QMB werden Verbesserungsvorschläge diskutiert und bewertet. Abschließend entscheidet die Fachstellenleitung über die Umsetzung. Regelmäßig erfolgt die Überprüfung der Anwendung und Wirksamkeit der Prozesse in Form interner Audits. Dieses wird einvernehmlich mit der Fachstellenleitung durch den QMB durchgeführt. Die Ergebnisse der internen Audits geben der Fachstellenleitung eine Orientierung, ob bzw. welche Maßnahmen sinnvoll sind, um die Qualität von Prozessen bzw. deren Ergebnisse zu verbessern, aber auch inwieweit die definierten Qualitätsziele und die Qualitätspolitik geeignet sind, den Anspruch von Qualität umzusetzen. Als Qualitätsindikatoren sind einigen Prozessen Kennzahlen zugeordnet. Diese werden von den dafür verantwortlichen Mitarbeitern ermittelt und vom QMB und der Fachstellenleitung für die Erstellung des Qualitätsmanagementberichtes genutzt. Die Gesamtbewertung der Qualitätsziele und Gültigkeit der Qualitätspolitik erfolgt durch die Fachstellenleitung jährlich im Management Review. Auf diesem Management Review basiert die Initiierung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Operationale Qualitätsreviews (OQR) finden quartalsweise statt, um auf der Basis der Quartals-Prozesskennzahlen und der Ergebnisse des Fehlermanagements kurzfristige Erkenntnisse zu erzielen und Korrekturen einzuleiten.

3 s Seite 3 von 5 QMS Ablauf der Fachstelle (Planung 2009/2010) KW QM Zirkel Operatinales QM-review QM Jahresplanung QM Managementreview Interne Audits X 3. x 4. X X X X X X X X x X x X x X X x X X X X X X x X X X X X X X 47. x 48. X X X Externe Audits

4 s Seite 4 von 5

5 s Seite 5 von 5 Inhaltlich erstellt Funktion: Mitarbeiter Name: Wigger Datum: Formal erstellt und geprüft: Funktion: QMB Name: Datum: Freigegeben Funktion: GF Name: Datum: Unterschrift: Unterschrift: Unterschrift:

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