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1 sycat IMS GmbH Business Process Management Software

2 Business Process Management Software Prozessorientiertes Qualitätsmanagementsystem Von der Prosatextbeschreibung zur Prozessvisualisierung einfach und transparent 2 sycat IMS GmbH Business Process Management Software

3 Qualitätsmanagement Analyse und Bewertung des aktuellen QM-Systems Defizite aktueller QM-Systeme (DIN EN ISO ) QM/PM ist nicht in allen Unterbereichen etabliert Akzeptanz der QM-Abteilung nicht durchgängig positiv QM/PM wird meist nicht in die Optimierungs,- und IT - Projekte involviert Oft wird die Philosophie der Prozessorientierung nicht durchgängig verstanden und umgesetzt QM-Handbuch meist sehr klassisch nach Kapiteln aufgebaut Prozessbeschreibung oft noch Flußdiagramme oder Fließtexte Zu wenig Integration der Prozessverantwortlichen in Prozess-Redesign, Design, Bewertung, Steuerung 3

4 Qualitätsmanagement Analyse und Bewertung des aktuellen QM-Systems Für wen ist das Qualitätsmanagementsystem prozessorientiert oder funktionsorientiert????????? 4

5 Qualitätsmanagement Analyse und Bewertung des aktuellen QM-Systems Für wen ist das Qualitätsmanagementsystem prozessorientiert oder funktionsorientiert oder on Demand? Unternehmen Mitarbeiter?? QM Handbuch QM Handbuch oder Auditor? QMB 5

6 Qualitätsmanagement Etabliert oder ausgesondert im Gesamtunternehmen PRODUKTION VERWALTUNG 3 2 QMB PROZESSMODELLIERUNG LAGER DISTRIBUTION TÜV AUDIT / ZERTIFIKAT 4 5 6

7 Organisation Potenziale und Defizite Defizite aktueller Organisationsstruktur Eingeschränkte Nutzung von Software zur Prozessmodellierung mit unterschiedlichen Ansätzen zu Gestaltungskonventionen Oft nur als Mal-Tool in der Anwendung Das Potenzial von Software für Prozessmanagement wird nicht ausreichend genutzt Prozessanalysen und Bewertung auf Zeiten und Kosten wird nicht standardisiert durchgeführt Kein Standard bei der Beschreibung von Prozessen und Abläufen Fehlende Akzeptanz des Qualitätsmanagementsystems (nur Pflichtdoku für den TÜV) Geringe Akzeptanz der Belegschaft aufgrund unzureichender Transparenz der Zusammenhänge Viel zu viel Prosatext im QM-Handbuch, wird von zu wenig Mitarbeitern gelesen 7

8 Was ist wichtig für den Aufbau eines integrierten und prozessorientierten QM-Systems? Oft verwendete Struktur des QM Systems QM Handbuch Qualitätsmanagement Wordddokument QM Handbuch IT-Anwenderhandbuch Anwender/Mitarbeiter/ interner Kunde Flowchart Arbeitsanweisungen im Lotus Notes Flussdiagramm 8

9 VISION BPM PRODUKTION VERWALTUNG 3 2 QMB PROZESSMODELLIERUNG LAGER BPM DISTRIBUTION TÜV AUDIT / ZERTIFIKAT 4 5 9

10 Ansatz Neugestaltung meiner QM-Dokumentation QM-Handbuch Worddokumente Arbeitsanweisungen im Lotus Notes Prosatext (VA;AA;Ablaufdiagramme;etc.) Von der klassischen Verfahrensanweisung zur Prozessvisualisierung 0

11 Transparenz ist der Schlüssel für ein lebendes QM-System Vorgang Bestellung Lieferschein Lieferant Wareneingang Buchung im Wareneingang EDV-System AQUA Ware auf dem Bereitstellplatz zurückhalten In Sonderfällen manuelle Buchung in der WE-Prüfstelle Prüfplan erstellen evtl. mit FAX- Bestätigung Info an Dispo/ Terminwesen Nein Prüfausnahme Mehrkosten Zeichnun g, AE, Fertigung skonzept? Prozess- FMEA Kundenvorgaben Vorgabedokumente Vorläufige Festlegung der Arbeitsvorgänge, Ermittlung kritischer Arbeitsvorgänge zur Entscheidung ob eine Prozess-FMEA erforderlich ist oder nicht. Überprüfung der Materialverfügbarkeit am Markt. Wird eine Prozess-FMEA erstellt ist das Ergebnis bei der Prüfplanung zu berücksichtigen und die Durchführung mit A-Hinweis im Arbeitsplan zu dokumentieren. Arbeitsanweisung AA PE35 Einsatz der System-FMEA-Prozess. Lieferart und Verpackung sind mit dem Kunden abzustimmen und in den Arbeitsplan aufzunehmen. 2 Prüfvorschrift AQUA Sperren Sperrlager Entsperren Externe Prüfung (Labor) 2 4 Prüfplan vorhanden? Erstmuster- Prüfung? Externe Prüfung? Nein Prüfung nach Dokumentation Teile i.o? Nein 3 Nein Nein Verschrottung? Teile verwendbar? Nein Information an den Lieferanten und Abklärung Nein Nacharbeit? intern? Nein intern? 2 Logistik Arbeitspla n Arb eits p Dispositio n/ Kunde BEMI- Prozesspl anung Im AVO des Arbeitsplanes ist der Hinweis Serienfreigabe NEIN einzugeben. Die Prüfmerkmale werden bei Bedarf ergänzt und im Arbeitsplan fixiert. Das Formblatt Freigabe zur Serienproduktion ist auszufüllen. Der gültige Arbeitsplan, die gültige Zeichnung, eine wenn erforderlich gültige AE sowie eine Arbeitsunterweisung von der Konstruktion oder der Prozessplanung und das ausgefüllte Formblatt Freigabe zur Serienproduktion sind an die Disposition weiterzuleiten. Enthält der Arbeitsplan ein BEMI so informiert die BEMI-Beschaffung die Prozessplanung über die BEMI-Freigabe. Ist das BEMI i.o. sind die Arbeitspläne wie folgt zu kopieren: Arbeitsplan S auf Arbeitsplan S5 Arbeitsplan S9 auf Arbeitsplan S Der Arbeitsplan S9 ist zu löschen. Wird ein archivierter Arbeitsplan neu oder ein Arbeits-plan für Alternativfertigung aufgegeben ist dieser von der Disposition der Prozessplanung zur Durchsicht vorzulegen. Ist der Arbeitsplan noch gültig und die Freigabe zur Serienproduktion vorhanden werden die Teile nach diesem Arbeitsplan gefertigt. Ist eine Änderung des Arbeitsplanes erforderlich ist der Hinweis im AVO auf Serienfreigabe NEIN zu ändern. Der geänderte Arbeitsplan muss die Freigabe zur Serienproduktion durchlaufen. Im Formblatt Freigabe zur Serienproduktion sind die zu prüfenden AVO festzulegen. Führt die Prozessplanung eine Indexänderung durch ist der Hinweis im AVO auf Serienfreigabe NEIN zu ändern. Der geänderte Arbeitsplan muss die Freigabe zur Serienproduktion durchlaufen. Im Formblatt Freigabe zur Serienproduktion sind die zu prüfenden AVO festzulegen. Abstempeln Lieferschein Prüfplan Rückmeldung in AQUA Freigabe Mengenprüfung Wareneingang Einlagerung oder Anliefern an Kostenstelle 4 Nein Anliefern Versand oder Selbstabholung veranlassen Schrottbehälter Nacharbeitsauftrag Nacharbeit Produktio n Fo AQUA-Historie Mängelrüge 3

12 BPM und QM Schlüssel- und Erfolgsfaktoren Schlüsselfunktion für Verständnis, Akzeptanz und Anwendung Übersichtlichkeit Visualisierung (wenig Prosa ) Darstellung von Verantwortlichkeiten und Kompetenzen Nutzerorientierte Detaillierungsgrade Darstellung von Schnittstellen Darstellung von Ressourcen und Hilfsmitteln 2

13 Organisations-Prozess-Darstellung OPD Swimlane 3

14 Optimierung Potentiale zur Prozessoptimierung sichtbar machen Zielsetzungen Standards einführen Änderungshäufigkeit reduzieren Informationsverfügbarkeit sicherstellen Doppelarbeit verhindern Störungen reduzieren To do: Eindeutige Definition von Umsetzungsmaßnahmen Festlegen von Verantwortlichen Definition von Überwachungsmaßnahmen Prozessverantwortlichen definieren vereinfachen (simplifizieren) Beschleunigung eliminieren parallelisieren Out-Sourcing (Auslagern) Wartezeit abbauen zusammenfassen Schnittstellen reduzieren 4

15 Ein Bezugssystem für alle Anforderungen nutzen Gemeinsame Prozesse für sämtliche Abteilungen und Aufgabenstellungen Kontinuierliche Verbesserungen (KVP) Optimierung von Zeiten, Kosten, Qualität Umweltmanagementsysteme, z.b. nach ISO 4000 Berücksichtigung des Arbeitsschutzes Gemeinsames Prozessbild Prozess-FMEA durchführen Entwicklung eines Workflows Durchführung von Prozess-Audits Normkonforme QM-System-Einführung 5

16 Software Demonstration sycat BPM Software Einfache und schnelle Modellierung von Prozessen und Verfahrensanweisungen mit sycat 6

17 Prozessarten und Prozessmodell Prozessarten und Prozessmodellentwicklung Führungsprozesse Strategie KVP Personalmanagement IMS Interne Audits Reklamationsmanagement / Kundenmanagement Controlling Kunde Kernprozesse Kunde Wartung / Instandhaltung Dokumenten- Lenkung und Verwaltung EDV Finanzbuchhaltung Unterstützungsprozesse 7

18 2.Ebene Erstellung eines nutzenorientierten Ebenenmodells Unterprozesszuordnung: Bestellabwicklung Fachabteilung Prozessschnittstellen: Bedarfsmeldung erstellen 2 Lieferant bekannt? JA FA NEIN Bedarfsmeldung Lieferantennamen 3 Lieferantenauswahl 5 Angebotsauswertung 6 Auslösung der Bestellung Einkauf EK Produktions- planung K03 Angebotsanforderung Lieferantenangebot K0 Lieferant 4 Ausarbeitung des Angebotes LF K02 Fertigwaren- Fertigwarenabwicklung abwicklung K05 Lieferantenauswahl Einkauf Lieferantenliste auswerten 4 Lieferant zuordnen EK Auftrags- abwicklung K0 Vorabprüfungen Vorabprüfungen Lieferantenliste Lieferantendaten Zentraleinkauf 2 Lieferant auswählen 3 Auswahl OK? JA ZEK NEIN 8

19 Prozesstransparenz schafft Möglichkeiten zur Optimierung Unzureichende Information Doppelarbeit Unnötige Schnittstellen Papierablagen Lieferant a 3 Preisverhandlung //-abstimmung durchführen durchführen a2 7 Bestellung Bestellung bearbeiten bearbeiten // bestätigen bestätigen a3 klären klären a4 20 klären klären a5 26 neue neue Terminzusage geben geben LF Preis Preis Bestätigung Bestätigung Klärung Klärung Bestätigung Bestätigung Bestätigung Bestätigung Auftragsabwicklung Auftragsabwicklung Mahnung Mahnung Termin Termin JA NEIN Disposition b 8 Überprüfen Überprüfen der der Bestätigung Bestätigung b2 9 Bestätigung Bestätigung in in Ordnung? Ordnung? NEIN b3 0 Klärung Klärung mit mit LF LF durchführen durchführen b4 2 Bestätigung Bestätigung eingeben eingeben b5 4 Bestätigung Bestätigung gemäß gemäß Bestellung? Bestellung? b6 8 Grunddaten Grunddaten im im System System ändern ändern Lieferstatus b7 22 b8lieferstatus 23 überprüfen Bestätigung überprüfenbezgl. Bestätigung nichtgelieferte eingeben bezgl. eingeben Teile nichtgelieferte Teile b9 25 LF LF mahnen mahnen b0 27 LF-Termine LF-Termine eingeben eingeben b 28 Termin Termin kritisch? kritisch? Dispo JA NEIN JA JA Anfrage Anfrage Bestellung Bestellung DFÜ DFÜ Info Info bestätigung bestätigung Klärung Klärung Bestätigung Bestätigung Liste Liste bestätigte bestätigte Liste Liste Info Info NEIN Einkauf c Dispo-Liste drucken drucken c2 2 Preise Preise im im System System verfügbar? verfügbar? Lieferantenauswahauswahl c3 4 durchführen n. n. billigstem billigstem Angebot Angebot c4 5 Preise Preise u. u. Daten Daten ins ins System System einpflegen Bestellungen c5 6 eingeben eingeben ins ins System System & Kontrolldruck erstellen erstellen c6 3 Kenntnisnahme c7 7 Geänderte Bestätigung akzeptieren? NEIN c8 9 Klärung Klärung mit mit LF LF durchführen c9 2 weiterleiten c0 24 Liste Liste überprüfen u. u. bestätigen c 29 Kenntnisnahme c2 32 weiterleiten EK JA Auftragsabwick lung klung NEIN Arbeitsvorbereitung d 30 Termin Termin akzeptabel? JA d2 3 Auftrag Auftrag verschieben AV Medienbruch Zuständigkeit nicht definiert Unzureichende Prüfungen EDV- Probleme 9

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