Elektronische Rechnungen (erechnungen) richtig anwenden, Kosten sparen und Prozesse optimieren

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1 Elektronische Rechnungen (erechnungen) richtig anwenden, Kosten sparen und Prozesse optimieren Status nach Steuervereinfachungsgesetz 2011 Unternehmerfrühstück Veranstalter: Ort und Datum: Referent: IHK Cottbus - Geschäftsstelle Schönefeld & ebusiness-lotse Südbrandenburg 15. Oktober 2013 in Königs Wusterhausen André Hübel (DATEV eg, Niederlassung Berlin)

2 Zielstellung des Vortrags Grenzen des Vortrages Was möchte und kann der Vortrag leisten? Sensibilisierung zum Thema Digitalisierung der Geschäftsprozesse Aufzeigen von Kosteneinsparungsmöglichkeiten und Prozessoptimierungen Vermittlung der aktuellen rechtlichen Rahmenbedingungen (v.a. Archivierung) Zusammenarbeit mit dem Steuerberater (z.b. Belegaustausch) Lösungsszenarien für den Umgang mit erechnungen per Was kann und möchte der Vortrag nicht leisten? Individuelle Rechtsberatung (Ansprechpartner ist Rechtsanwalt und Steuerberater) Branchenspezifische Besonderheiten (berufsrechtliche Besonderheiten) werden ausgeblendet Aufzeigen von firmengrößenspezifischen Lösungsszenarien (große Unterschiede) Details zum Umgang mit Strukturdaten (EDI/XML) betrifft im Moment wenige Firmen

3 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen: Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Entwicklungen auf europäischer/deutscher Ebene 5. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 6. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 7. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für elektronische Rechnungen

4 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen: Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Entwicklungen auf europäischer/deutscher Ebene 5. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 6. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 7. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für elektronische Rechnungen

5 Definition Rechnung und Definition erechnung Definition Rechnung: (UStG 14) Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Übermittlungswege Definition erechnung: (UStG 14) Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. per (Bilddatei, Textdatei) D , E-POSTBRIEF Computerfax oder Faxserver Webdownload EDI (Datenaustausch) erechnung 5

6 Formelle Prüfung nach nach (4) (4) UStG: UStG: Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten enthalten 1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, 2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, 4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer), die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung, 6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung ( 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, 8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und 9. in den Fällen des 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers Online-Anwendungen 6

7 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen: Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Entwicklungen auf europäischer/deutscher Ebene 5. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 6. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 7. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für elektronische Rechnungen

8 Welche generellen Megatrends sehen die Unternehmen? Diese Trends sind wichtig oder sehr wichtig: steigende Bedeutung von Wissen und Bildung Knappheit bei Rohstoffen und Energie Digitalisierung der Arbeitswelt Produktvielfalt und Individualisierung der Angebote Internationalisierung der Märkte Alterung und Rückgang der Bevölkerung 83 % 72 % 72 % 70 % 58 % 55 % Quelle: Commerzbank Unternehmer Perspektiven, Unternehmerische Strategien für den demografischen Wandel

9 Dokumentenmanagement bei zunehmender Digitalisierung unverzichtbar

10 Elektronischer Rechnungsverkehr Ein Trend! elektronischer Rechnungsverkehr GDPdU ELStAM Elektronische Steuererklärung neuer Personalausweis (npa) E-Government Digitalisierung der Geschäftsprozesse E-Bilanz

11 Das bringt Ihnen der Einsatz von erechnungen Durch die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs kann das Unternehmen auf Anforderungen wichtiger Geschäftspartner reagieren. Zeit einsparen (Transportwege, Liquidität). das Unternehmensimage modernisieren. umweltbewusst agieren. Kosten für Papier, Druck, Porto senken

12 Liquidität: Verkürzung kontokorrentfinanziertes Kundenziel Umsatzerlöse Euro Forderungen aus Lieferung und Leistung Euro aktuelles Kundenziel in Tagen 36 z. B. Rechnungsschreibung Freitag statt Montag oder fehlende Postlaufzeit (erechnung) gewünschtes Kundenziel in Tagen 33 verbleibende Forderungen Euro Verminderung der Forderungen Euro Kontokorrentzinssatz p. a. 12,00 % bisheriger Aufwand aus Kontokorrentzins Euro verbleibender Aufwand aus Kontokorrentzins Euro Verringerung des Zinsaufwands pro Jahr Euro Verringerung des Zinsaufwands pro Monat 83 Euro

13 Industrielle Lösungen (Trendbeschleuniger): Kosten für elektronisch signierte Rechnungen aus SAP Quelle: Esker GmbH:

14 Prozesskosten (beispielhaft) für Rechnungssender Drucken Kuvertieren Verschicken Zahlung oder Mahnung Zahlungsabgleich Cash Management Archivierung Vollkosten Papier 3,90 0,50 4,50 2,20 11,10 elektronisch, automatisiert 0 0,40 3,00 0,80 4,70 * Einsparung pro Rechnung 6,40 = 57 % Quelle: Billentis Marktstudie 2012 *Berücksichtigt sind 0,50 Transaktions- E-Rechnungen als Chance in kosten für E-Invoicing Dienstleister einem veränderlichen Marktumfeld 14

15 Prozesskosten (beispielhaft) für Rechnungsempfänger Empfangen Zuordnen Erfassen Prüfen Bestellabgleich Reklamation bearbeiten Zahlung Cash Management Archivierung Vollkosten Papier 1,10 3,00 4,00 2,50 4,80 2,20 17,60 elektronisch, automatisiert 0 0 1,20 2,00 2,00 0,80 6,70 * Einsparung pro Rechnung 10,90 = 62 % *Berücksichtigt sind 0,50 Transaktions- Quelle: Billentis Marktstudie 2012 kosten für E-Invoicing Dienstleister E-Rechnungen als Chance in 15 einem veränderlichen Marktumfeld

16 Beispiel für digitale Unternehmensprozesse Erkennen Sie diesen Pendelordner wieder?

17 Detailansicht Kontobewegung - z.b. erechnung als digitaler Beleg

18 Zahlen vom Belegbild (DATEV Unternehmen online)

19 Buchen von erechnung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro

20 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen: Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Entwicklungen auf europäischer/deutscher Ebene 5. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 6. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 7. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für elektronische Rechnungen

21 erechnung was galt bisher? Authentizität Echtheit der Herkunft Integrität Unversehrtheit des Inhalts eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers keine Veränderung der Daten gewährleistet durch qualifizierte elektronische Signatur elektronischer Datenaustausch (EDI) elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung

22 erechnung rechtliche Hintergründe (Altregelung) Erhalt elektronischer Rechnungen vom Lieferanten Ausdrucken der elektronischen Rechnungen Weitergabe an Buchführung/ Steuerberater zur Buchung Berechtigte nicht zum Vorsteuerabzug!

23 Rechtliche Grundlagen: Archivierung elektronischer Rechnungen Gegenüber den Finanzbehörden Umsatzsteuergesetz Abgabenordnung Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme GoBS Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GDPdU

24 Aufbewahrungsfristen (gültige Rechtslage) Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe Buchungsbelege sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind 10 Jahre 6 Jahre 10 Jahre 6 Jahre Generell gilt: die Zehnjahresfrist beginnt mit dem 31. Dezember des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Rechnungserhalt per (z.b. Rechnung in Textform) führt dazu, dass auch die archiviert werden muss Thema: -Archivierung

25 Archivierung von s und rechtliche Anforderungen: Auszüge und das sagt der Gesetzgeber: 147 Abs. 6 AO Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 IV D 2 S /01) III. Archivierung digitaler Unterlagen 1. Originär digitale Unterlagen nach 146 Abs. 5 AO sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Originär digitale Unterlagen sind die in das Datenverarbeitungssystem in elektronischer Form eingehenden und die im Datenverarbeitungssystem erzeugten Daten ( ) Die originär digitalen Unterlagen dürfen nicht ausschließlich in ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm aufbewahrt werden. Eine Archivierung von s mit geschäfts- und steuerlich-relevantem Inhalt ausschließlich in Papierform genügt aus rechtlicher Sicht nicht

26 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen: Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Entwicklungen auf europäischer/deutscher Ebene 5. Steuervereinfachungsgesetz: (BMF-Anwendungsschreiben) 6. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 7. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für elektronische Rechnungen

27 Die Politik reagiert Änderung der MwSt-Richtlinie Änderung der MwSt-Richtlinie 2006/112/EG im Juli 2010 Elektronische Rechnungen sind gültig, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sind. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) und der elektronische Datenaustausch (EDI) werden explizit als geeignete Verfahren genannt. Kann auch durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erfolgen. - Erstmalige Nennung eines 3. Weges - Förderung des Einsatzes der erechnung durch Technologieneutralität Die Richtlinie wurde am vom Rat verabschiedet Die Richtlinie muss von Mitgliedstaaten bis ins nationale Recht umgesetzt werden bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

28 Die Politik reagiert I Steuervereinfachungsgesetzes 2011 Ab 1. Juli 2011 (rückwirkend) sind Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleich zu behandeln, ohne die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit einer Papierrechnung zu erhöhen. In 14 Abs. 1 wird ein sogenannter dritter Weg geschaffen, wonach die Anerkennung einer Rechnung für umsatzsteuerliche Zwecke an folgende vier Kriterien gebunden ist: Echtheit der Herkunft Unversehrtheit des Inhalts Lesbarkeit einer Rechnung Rechnung muss alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten Bundestag und Bundesrat haben am dem Steuervereinfachungsgesetz zugestimmt Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

29 Die Politik reagiert II Steuervereinfachungsgesetz 2011 Der 14 Abs. 3 lautet: Unbeschadet anderer nach Absatz 1 zulässiger Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet durch eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) oder eine QES mit Anbieterakkreditierung. elektronischen Datenaustausch (EDI) ( ), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten. Fazit: Signatur und elektronischer Datenaustausch (EDI) sind (nur noch) Beispiele für Technologien, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer erechnung gewährleisten. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

30 Steuervereinfachungsgesetz 2011 vom Teil I Bundesgesetzblatt Jahrgang 2011 Teil I Nr. 55, Bonn am Artikel 5: Änderung des Umsatzsteuergesetzes Das Umsatzsteuergesetz in der Fassung der Bekanntmachung vom 21. Februar 2005 (BGBl. I S. 386), das zuletzt durch Artikel 13 des Gesetzes vom 21. Juli 2011 (BGBl. I S. 1475) geändert worden ist, wird wie folgt geändert: wird wie folgt geändert: a) Absatz 1 wird wie folgt gefasst: (1) Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird

31 Steuervereinfachungsgesetz 2011 vom Teil II Bundesgesetzblatt Jahrgang 2011 Teil I Nr. 55, Bonn am b) Absatz 3 wird wie folgt gefasst: (3) Unbeschadet anderer nach Absatz 1 zulässiger Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet durch 1. eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter- Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876), das zuletzt durch Artikel 4 des Gesetzes vom 17. Juli 2009 (BGBl. I S. 2091) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung oder 2. elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. L 338 vom , S. 98), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten b Absatz 1 Satz 2 wird wie folgt gefasst: Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum die Anforderungen des 14 Absatz 1 Satz 2 erfüllen. 3. Dem 27 wird folgender Absatz 18 angefügt: (18) 14 Absatz 1 und 3 ist in der ab 1. Juli 2011 geltenden Fassung auf alle Rechnungen über Umsätze anzuwenden, die nach dem 30. Juni 2011 ausgeführt werden. 4. Dem 27b Absatz 2 werden folgende Sätze angefügt: Wurden die in Satz 1 genannten Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, können die mit der Umsatzsteuer-Nachschau betrauten Amtsträger auf Verlangen die gespeicherten Daten über die der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegenden Sach-verhalte einsehen und soweit erforderlich hierfür das Datenverarbeitungssystem nutzen. Dies gilt auch für elektronische Rechnungen nach 14 Absatz 1 Satz

32 erechnung Rechnungsstellung künftig Rechnungsaussteller Rechnung Rechnungsempfänger Papier? Digital? Egal!

33 Sicherheitstechnische und rechtliche Anforderungen an eine elektronische Rechnung Authentizität Echtheit der Herkunft Integrität Unversehrtheit des Inhalts Lesbarkeit Lesbarkeit der Rechnung eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers keine Veränderung der Daten gewährleistet durch während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad alternativ: QES oder EDI elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung

34 erechnung Authentizität Echtheit der Herkunft bedeutet, dass Sicherheit über die Identität des Rechnungsausstellers besteht. Kriterien: Wurde die Leistung bestellt? Wurde die Leistung korrekt erbracht? Ist der Zahlungsanspruch korrekt? Als Prüfpfade eignen sich u. a.: Auftragsbestätigung Lieferschein erechnung Geschäftsbriefe und Verträge Bestelldokumente Lieferscheine Buchhalterische Abbildung Angebot

35 erechnung Integrität Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die Inhalte der umsatzsteuerlich geforderten Angaben in einer Rechnung nicht verändert wurden. Kriterien und Prüfpfade: Pflichtangaben nach 14 Abs. 4 UStG vollständig und inhaltlich richtig (richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger) ergänzend: rechnerische Richtigkeit bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

36 erechnung Lesbarkeit Eine Rechnung gilt als lesbar, wenn sie für das menschliche Auge lesbar ist. Rechnungsdaten (z. B. per EDI-Nachrichten, XML-Nachrichten, o. ä.) sind im Originalformat nicht lesbar, sondern erst nach einer Konvertierung. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

37 erechnung innerbetriebliches Kontrollverfahren Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. d.h., verwendet der Unternehmer keine QES oder EDI-Verfahren, so sind diese Kriterien durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen. Für ein innerbetriebliches Kontrollverfahren gilt: Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst manueller Abgleich möglich, keine vorgeschriebenen technischen Verfahren, kann jedoch ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen sein als Prüfpfad eignen sich Geschäftsbriefe und Verträge, Bestelldokumente, Lieferscheine, buchhalterische Abbildung bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

38 erechnung innerbetriebliches Kontrollverfahren dient nicht zur Prüfung der materiell-rechtlichen Voraussetzungen Gewährleistung der inhaltlichen Ordnungsmäßigkeit nach $ 14 Abs.4, 14a UStG erforderlichen Angaben Es soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnung sichergestellt werden. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

39 erechnung Vorsteuerabzugsberechtigung Vorsteuerabzugsberechtigung ist sicherzustellen über Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungsangaben nach 14, 14a UStG sowie Besitz der Rechnung BMF-Schreiben (Juli 2012) Inhaltlich richtige Rechnung: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger rechtfertigt die Annahme, dass Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gegeben sind. Sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben, kommt dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren bzw. dem Übermittlungsvorgang selbst keine eigenständige Bedeutung mehr zu. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

40 erechnung Dokumentationspflicht nicht erforderlich aber: GoB schreiben Verfahrensdokumentation vor, hier also für den Prozess der Rechnungsprüfung empfohlen seien Nachweise pro Rechnung, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren durchlaufen wurde Rechnungsempfänger trifft unverändert die Feststellungslast bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

41 erechnung Aufbewahrung Archivierungspflichten sind unverändert: Aufbewahrung über 10 Jahre Anforderung an Aufbewahrung geregelt nach 14b UStG, 147 AO, GoBS, GDPdU Die Erfüllung ist nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Eine Verletzung kann als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

42 Problemstellungen offene Fragen Hauptteil der Lasten (Kontrolle, Aufbewahrung, elektronische Archivierung etc. trägt der Rechnungsempfänger) werden Rationalisierungsmöglichkeiten hinreichend gewahrt? (Exkurs: digitales Belegwesen) Lösungsanbieter Problemstellung: Wie kommen erechnungen in die Buchhaltung (Steuerkanzlei)? wurden die der Umsatzsteuer-Nachschau betreffenden Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, hat der Unternehmer dem Amtsträger auf Verlangen Einsicht in die gespeicherten Daten zu gewähren ( 27b Abs.2 Satz 2 UStG). Soweit erforderlich, ist der Amtsträger befugt, das Datenverarbeitungssystem des Unternehmers zu nutzen ( 27b Abs.2 Satz 3 UStG)

43 Wie wird bei elektronischen Rechnungen verfahren? Eingangsbearbeitung inhaltliche Prüfung formelle Prüfung Buchung Archivierung Zahlung Was und warum Es gilt zu gewährleisten, dass Rechnungen in angemessener Zeit in Augenschein genommen werden. Prüfung, ob die Rechnung eine Zahlungsverpflichtung begründet. Prüfung, ob die Rechnung den formellen Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes entspricht und rechnerisch richtig ist. Die Belege sollen zeitnah und unverändert gebucht werden. Elektronische Rechnungen müssen elektronisch aufbewahrt werden und mindestens 10 Jahre lesbar sein. Durch die Zahlung wird abschließend dokumentiert, dass es sich um eine ordnungsgemäße Rechnung gehandelt hat. Tipps & Tricks Richten Sie eine spezielle -Adresse für den Rechnungsempfang ein. Schauen sie täglich in das Postfach, beachten Sie dabei die Spam-Filter. Prüfen Sie die Lesbarkeit der Rechnung. Bestehen Sie ggf. darauf, dass Ihnen nur Rechnungen im PDF-Format zugestellt werden. So ist die Lesbarkeit auch über einen längeren Zeitraum sichergestellt. Kennzeichnen Sie die Rechnung als eingegangen, z. B. in dem Sie diese in einen speziellen Ordner verschieben. Prüfen Sie die Herkunft der Rechnung. Anhaltspunkt kann bspw. ein Abgleich der Absenderadresse mit der angegebenen Bankverbindung oder Steuernummer sein. Prüfen Sie, ob die Rechnung sachlich richtig ist, z. B. durch Abgleich der Rechnung mit Liefer- und Leistungsnachweisen, Bestellungen, Verträgen oder Vereinbarungen. Prüfen Sie, ob die richtigen Leistungsmengen und die vereinbarten Preise in Rechnung gestellt wurden. Legen Sie fest, wie mit fehlerhaften Rechnungen in Ihrem Unternehmen verfahren werden soll. Prüfen Sie, dass die Rechnung nicht schon mal geschickt wurde (doppelte Rechnung). Prüfen Sie, ob alle Angaben gem. 14 (4) UStG auf der Rechnung enthalten und korrekt sind (siehe andere Seite). Prüfen Sie dabei insbesondere, dass die Bezeichnung Ihres Unternehmens korrekt ist ein Liefer- oder Leistungsdatum angegeben wurde. Prüfen Sie, ob der Rechnungsgesamtbetrag richtig berechnet wurde. Kennzeichnen Sie die Rechnung als geprüft, z. B. durch Verschieben in einen speziellen Ordner. Übergeben Sie die Rechnungen regelmäßig und zeitnah an Ihre Steuerkanzlei oder Buchführung. Bringen Sie die Kontierung auf dem Rechnungsbeleg auf oder stellen Sie sicher, dass zwischen dem elektronischen Rechnungsbeleg und dem korrespondierenden Buchungssatz ein Bezug besteht oder hergestellt werden kann. Legen Sie die Rechnungen inhaltlich unverändert nach einem einheitlichen Schema ab. Nutzen Sie dazu eine durchgängige Systematik, z. B. Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Führen Sie ggf. ein Rechnungseingangsbuch Archivieren Sie auch die Mail, wenn diese relevante Informationen zur Rechnung enthält. Archivieren Sie die Rechnungen auf einem elektronischen Medium, das Veränderungen nicht zulässt (bzw. diese protokolliert). Überlegen Sie, ob ein elektronisches Archiv für Sie sinnvoll ist, da nur spezielle CDs/DVDs in 10 Jahren noch lesbar sind. Achten Sie auf die Inanspruchnahme von Skonto. Achten Sie darauf, Doppelzahlungen zu vermeiden. Vermeiden Sie Barzahlungen oder fordern Sie eine Quittung an, damit Sie einen Beleg über die Zahlung vorweisen können. Stellen Sie sicher, dass ein Bezug zwischen Zahlung und Rechnung hergestellt werden kann, z. B. indem Sie in der Überweisung das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer angeben. Kennzeichnen Sie die Rechnung als bezahlt, z. B. durch Verschieben in einen speziellen Ordner. Dokumentieren Sie die für Ihr Unternehmen festgelegte Verfahrensweise und stellen Sie sicher, dass diese auch eingehalten wird.

44 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen: Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Entwicklungen auf europäischer/deutscher Ebene 5. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 6. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 7. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für elektronische Rechnungen

45 Beispiel für innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad Muster Serviceschein Muster Rechnung

46 Vertrieb/Verkauf Vertrieb/Verkauf Angebote schreiben Angebote schreiben Schritt für Schritt vom Angebot zur erechnung BILDER FÜR PROZESS ZU AWO ergänzen Praxisbeispiel: erechnung als Ausgangsrechnung

47 Vertrieb/Verkauf Vertrieb/Verkauf Angebote schreiben Angebote schreiben BILDER FÜR PROZESS ZU AWO ergänzen Rechnung ausdrucken oder direkt per (meist PDF-Format) versenden ideal: Buchungssätze für Ausgangsrechnung (inkl. digitalem Belegbild) stehen sofort in der Buchführung zur Verfügung

48 Rechnung: statt ausdrucken direkt per versenden

49 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen: Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Entwicklungen auf europäischer/deutscher Ebene 5. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 6. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 7. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für erechnungen

50 erechnungen in Europa/Deutschland: Formate heute und Ausblick Quelle: Billentis Marktstudie 2012 E-Rechnungen als Chance in einem veränderlichen Marktumfeld 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Reine Strukturdaten EDI, XML Elektronische Bilder PDF Hybrid PDF + XML Quelle: Billentis

51 Übertragungsformate für elektronische Rechnungen ZUGFeRD die entkoppelte, bildhafte Lösung die Lösung, die beides verbindet die aufeinander abgestimmten IT-Systeme Papier Bild-Datei ZUGFeRD PDF/A-3 inkl. XML Web EDI EDI Verarbeitungstiefe allgemeine Verarbeitbarkeit

52 Was spricht für den kommenden FeRD-Standard? Kombination von Belegbild und digitale Nutzdaten (PDF als visueller Beleg mit eingebundenen Rechnungsdaten) Prozessoptimierung durch automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten, somit auch für kleine und mittlere Unternehmen sowie deren Steuerberater einfach umsetzbar für Lösungsanbieter, da geringstmöglicher Mindestfeldumfang (Erweiterungen als Kann-Felder möglich), mindestens die relevanten Felder für die Prüfung der steuerlichen Korrektheit ( 14 UStG) Automatisierung des Zahlungsvorgangs Automatisierung des Buchungsvorgangs Standardisierung unter Einbezug aller Wirtschaftsbereiche (auch Banken, öffentliche Hand als Besteller/Rechnungsempfänger ), Ziel: Standard als DIN-Norm etablieren

53 BITKOM: 10 Merksätze für elektronische Rechnungen BITKOM: Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation & neue Medien e.v Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln Elektronische Rechnungen sind technologieneutral Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten Signatur und EDI sind weiterhin möglich Jede Rechnung muss lesbar sein Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten Jede Rechnung muss aufbewahrt werden Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation) Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff (Umsatzsteuer-Nachschau und GDPdU)

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