Organisationsreglement Stufe Verwaltungsrat

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1 Organisationsreglement Stufe Verwaltungsrat Präambel 2 Grundsatz 2 Führungsorganisation 2 Sitzungen des Verwaltungsrates 2 Aufgaben des Verwaltungsrates 3 Entwicklungsmassnahmen 4 Berichterstattung 4 Beschlüsse des Verwaltungsrates 4 Protokoll 4 Geschäftsausschuss 4 Kompetenzordnung/Entscheidungsdiagramm 4 Weitere Pflichten des Verwaltungsrates 4 Zeichnungsberechtigung 4 Schlusshestimmungen 5 Gesamtheit dieses Organisationsreglements 5 Hinweis: Aus Gründen der Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen die männliche Form gewählt, es ist jedoch immer die weibliche Form mitgemeint. Organi^-ationsiregiemenl Geno>:senf:cliril"! Seite 1/5 Vei.G-jti; 01 u:\20ib

2 1 Präambel Der Verwaltungsrat hat anlässlich seiner ersten Sitzung vom das Geschäftsreglement Stufe Geschäftsleitung/Geschäftsausschuss verabschiedet. Durch die Einsetzimg einer Geschäftsfiihrung/Geschäftsausschusses, Geschäftsführung genannt, entlastet sich der Verwaltungsrat vom operativen Alltagsgeschäft und fokussiert seine Tätigkeiten hauptsächlich auf die strategischen Aspekte der Genossenschaft. Dieses Reglement regelt im Sinne der Good Cooperative Govemance" die Rechte und Pflichten der Genossenschaft und insbesondere die Konstituierung, Beschlussfassung, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten des Verwaltungsrates und der Geschäftsführung. 2 Grundsatz Der Verwaltungsrat ist das oberste strategische Leitungsorgan der Genossenschaft. Der Verwaltungsrat übt die Oberleitung und die Aufsicht und Kontrolle über die Geschäftsfiihrung aus, lässt sich regelmässig über den Geschäftsgang orientieren und vertritt die Genossenschaft nach aussen. Der Verwaltungsrat ist für die Behandlung aller Geschäfte zuständig, die nicht durch Gesetz oder Statuten einem anderen Organ (Generalversammlung und Revisionsstelle) vorbehalten sind. Insbesondere fallen in die Kompetenz des Verwaltungsrates die Festlegung und Überprüfüng der Strategie der Genossenschaft, die Anstellung und Entlassung der Geschäftsführung und die Ausgestaltung der Organisation sowie des Finanz- und Rechnungswesens. Dem Verwaltungsrat obliegt weiter die Verantwortung für die Überwachung der geschäftsführenden Personen hinsichtlich der Übereinstimmung ihres Handelns mit Gesetz, Statuten, Reglementen und Weisungen. Der Verwaltungsrat ist verantwortlich für die Erstellung des Geschäftsberichts sowie die Berichterstattung an die GV und die Umsetzung von deren Beschlüssen. 3 Führungsorganisation Der Verwaltungsrat besteht aus mindestens 3 Mitgliedern. Der Präsident und die weiteren Verwaltungsratsmitglieder werden durch die Generalversammlung auf die Dauer von 2 Jahren gewählt. Der Verwaltungsrat konstituiert sich - mit Ausnahme der Wahl des Präsidenten - selbst. Der Verwaltungsrat bestimmt einen Vizepräsidenten und einen Finanzdelegierten. Die Verwaltungsratsmitglieder werden für ihre Arbeit entschädigt. Die Entschädigung ist im Finanzreglement geregelt. Der Präsident und der Vizepräsident bilden zusammen mit dem Geschäftsführer den Geschäftsausschuss. 4 Sitzungen des Verwaltungsrates Der Verwaltungsrat trifft sich an fünf bis sechs regulären Verwaltungsratssitzungen pro Jahr, in der Regel alle zwei Monate. Zusätzlich findet jährlich eine halbtägige Retraite statt. Der Präsident oder dessen Stellvertreter lädt zur Sitzung ein und hat den Vorsitz inne. Orgbuisniioih-rctlenibiit Genus.scnfth.'n ',!.. ".i i - Seite 2/5 Vcisi.in- "l.or' rot iis

3 Der Geschäftsführer nimmt an der Sitzung mit beratender Stimme teil. Mitglieder der Geschäftsleitung und/oder des Kaders können an die Sitzungen des Verwaltungsrates eingeladen werden. Die Traktandenliste einer regulären Verwaltungsratssitzung enthält mindestens folgende Punkte: Protokoll der letzten Sitzung Controlling/Belegung Personelles Mitarbeitende und Verwaltungsrat Information des Geschäftsführers Projekte Varia Termine/Nächste Sitzungen 5 Aufgaben des Verwaltungsrates Nebst den in den Stamten Artikel 8 festgelegten Aufgaben des Verwalmngsrats Vorbereimng und Einberufung der Generalversammlung die ordentliche Genossenschafsfuhmng und Durchführung der Beschlüsse der Generalversammlung Anstellung und Entlassung des Geschäftsführers stehen dem Verwaltungsrat insbesondere folgende Aufgaben zu: Leitbildentwicklung und strategische Ausrichtung initiieren, steuern und genehmigen. Organisationsstruktur xmd Finanzpolitik festlegen Vertretung der Genossenschaft gegen aussen Vernetzung zu Politik und Wirtschaft Vorbereitung und Einberufung der Generalversammlung Umsetzung der Beschlüsse der Generalversammlung Führungsinstrumente, wie z.b. Reglemente verabschieden Käufe und Verkäufe von Grundstücken und Immobilien genehmigen Kredite genehmigen (gemäss Finanzreglement) Budget und Rechnung z.h. der Generalversammlung genehmigen Der Verwaltungsrat kann besondere Aufgaben an einen Ausschuss delegieren. Dies gilt insbesondere bei der Anstellung eines Geschäftsführers. Aufgabe des PräsidentenWizepräsidenten Der Präsident hat insbesondere die folgenden Verantwortlichkeiten und Aufgaben, deren Ausübung und Umsetzung er an den Vizepräsidenten weiter delegieren kann: Zeichnungsberechtigung kollektiv zu zweien Leiten der Verwaltungsratssitzung und der Sitzungen des Geschäftsausschusses Unterstützen und beraten des Geschäftsführers Vertreten der Genossenschaft Laboratorium gegen aussen Einsitz in Gremien als Vertreter der Genossenschaft Im Auftrag des Verwaltungsrates Durchführen des jährlichen Beurteilungs- und Fördergespräch BFG mit dem Geschäftsführer zusammen mit dem Vizepräsidenten Mimnterzeichnen der durch den Geschäftsführer durchgeführten BFG Der Finanzdelegierte hat insbesondere die folgenden Verantwortlichkeiten und Aufgaben: Zeichnungsberechtigung kollektiv zu zweien Überprüfen des Budgets und der Rechnung Empfehlung zur Genehmigung, Überarbeitung oder Ablehnung an den Verwaltungsrat Teilnahme an den Geschäftsausschusssitzxmgen mit den Traktanden Rechnung imd Budget ' ;aa': L; bimoiorium docx Seite 3/5 \'cv--.ion: im i 8

4 6 Entwicklungsmassnahmen Der Verwaltungsrat versteht sich als Teil einer lernenden Organisation und fordert einerseits die eigene Weiterentwicklung, wie auch diejenige der Mitarbeitenden. Dazu findet einmal jährlich eine Retraite statt. Diese wird durch den Präsidenten einberufen. 7 Berichterstattung Mittels eines schriftlichen Jahresberichts an die Mitglieder, an Institutionen, an Behörden und an ausgewählte kantonale und interkantonale Institutionen sowie weitere Personen wird über das vergangene Geschäftsjahr und der einzelnen Geschäftsbereiche sowie über Rechnung und Budget informiert. 8 Beschlüsse des Verwaitungsrates Der Verwaltungsrat sucht bei der Beschlussfassung den Konsens. Bei zweimaliger Stimmengleichheit hat der Präsident den Stichentscheid. 9 Protokoll Ohne anderslautende Weisungen werden nur Beschlüsse protokolliert. Als Grundlage dient eine Protokoll-Vorlage. Die Protokolle sind im Jahreszyklus fortlaufend nummeriert und vom Verwaltungsrat jeweils in der nächsten Sitzung zu genehmigen. 10 Geschäftsausschuss Dem Geschäftsausschuss gehören der Präsident, der Vizepräsident und der Geschäftsführer an. Die Sitzung wird vom Präsidenten geleitet. Aufgaben Vorberatung der aktuellen Geschäfte Entscheidung, welche Geschäfte in den Verwaltungsrat zur Information imd/oder zur Genehmigung vorgelegt werden müssen Finanzkompetenz (siehe Finanzreglement) Weitere Aufgaben und Kompetenzen werden nach Bedarf in einem Funktionendiagramm geregelt. 11 Kompetenzordnung/Entscheldungsdiagramm Das Funktionendiagramm ist integraler Bestandteil dieses Organisationsreglements. 12 Weitere Pflichten des Verwaltungsrates Sorgfalts- und Treuepflicht: Die Mitglieder des Verwaltungsrats erfüllen ihre Aufgabe mit aller Sorgfalt und wahren die Interessen der Genossenschaft in guten Treuen. Diskretionspflieht: Die Mitglieder des Verwaltungsrats sind über alle Angelegenheiten, von denen sie im Zusammenhang mit der Aufgabenerfüllung für die Genossenschaft Kenntnis erhalten, zur Verschwiegenheit verpflichtet. Sitzungsunterlagen und Protokoll des Verwaltungsrates und der Geschäftsleitung sind vertraulich zu behandeln. Aktenrückgabe: Die Verwaltungsratsmitglieder haben spätestens bei Amtsende sämtliche im Zusammenhang mit Genossenschaft stehenden Akten zurückzugeben. Seite4/5 VcrNi-!t tj i ii" j"! l

5 13 Zeichnungsberechtigung Die Mitglieder des Verwaltungsrates unterzeichnen kollektiv zu zweien oder kollektiv zu zweien mit dem Geschäftsführer. 14 Schlussbestimmungen Über Fragen, welche in diesem Reglement nicht geregelt sind, entscheidet der Verwaltungsrat. Das vorliegende Reglement wurde vom Verwaltungsrat am erlassen und wird mit sofortiger Wirkung in Kraft gesetzt. Es kann vom Verwaltungsrat jederzeit abgeändert, ergänzt oder aufgehoben werden. Luzem, 04. Mai 2018 Genossenschaft Laboratorium Luzern Der Präsident Der Vizepräsident Gesamtheit dieses Organisationsreglements Dieses Reglement besteht aus: - Diesem Dokument - Anhang 1: Organigramm (.iruriiiisoiioiisroülcincnt (.itn-isscnsoluin! iiitfiratorium ducx Seite 5/5 Vcrshov dl 05 20i 8