Baureferat Referatsgeschäftsleitung

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1 Telefon: Telefax: Baureferat Referatsgeschäftsleitung IT-Vorhaben BAU-ITV-0013 Fuhrpark-Management-Programm (FPM) Sitzungsvorlage Nr / V Beschluss des Bauausschusses vom (SB) Öffentliche Sitzung I. Vortrag der Referentin Ausgangslage Für die Beschlussfassung über das IT-Projekt ist der Bauausschuss zuständig ( 7 Abs. 1 Nr. 1 i.v.m. 4 Nr. 32 und 22 Satz 2 Nr. 33 der Geschäftsordnung des Stadtrates), da es sich um ein Vorhaben mit einmaligen Kosten zwischen und bzw. laufenden jährlichen Kosten zwischen und (jeweils Summe der zahlungswirksamen und nicht zahlungswirksamen Kosten) handelt. Das IT-Vorhaben Fuhrpark-Management-Programm (FPM) wurde in der IT-Kommission am vorgestellt und gebilligt. Dort wurden auch die Fachkonzept-Spezifikation für SAP-PM im MKRw, die Make-Buy-Use-Compose (MBUC) Umsetzungsstrategie sowie die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung vorgelegt, auf die in der Beschlussvorlage teilweise verwiesen wird. Aufgrund des Umfanges mit insgesamt 150 Seiten und des damit verbundenen Druckaufwandes wurde auf eine Beilage zum Beschluss verzichtet. Bei Bedarf wird das Baureferat diese Unterlagen den Mitgliedern des Bauausschusses gerne zur Einsicht zur Verfügung stellen. Zur Erfüllung seiner Aufgaben betreibt das Baureferat einen modernen Fahrzeuge- und Gerätepark, der mit über Fahrzeugen samt An- und Aufbaugeräten neben dem Fuhrpark des Abfallwirtschaftsbetriebes München und der Branddirektion zu den größten der Landeshauptstadt München gehört und darüber hinaus am diversifiziertesten ist. Im Baureferat werden bestehende IT-Altverfahren zur Verwaltung der Fahrzeug- und Gerätedaten eingesetzt. Die Informationen dieser Altsysteme können für fachspezifische Anforderungen nur sehr eingeschränkt genutzt werden.

2 Seite 2 Die KFZ-Werkstatt des Abfallwirtschaftsbetriebs München (AWM), die die Fahrzeuge des Baureferates wartet und repariert, ist als Partner für das Fuhrparkmanagement des Baureferates ebenso wie die Werkstatt der Hauptabteilung Gartenbau (Geräte und Spezialfahrzeuge für Grünanlagen) beteiligt. Es gibt aber keine IT-technische Koppelung, weder zum Werkstatt-Programm des AWM, noch zu dem der Hauptabteilung Gartenbau. Mit den aktuell vorhandenen IT-technischen Mitteln ist ein modernes Fuhrpark- Management nicht möglich. Einsparpotentiale und mögliche Synergien bleiben ungenutzt. Die fachlichen Anforderungen der für den Unterstützungsprozess Bereitstellen von Fahrzeugen und Geräten im Baureferat verantwortlichen und federführenden Abteilung Straßenunterhalt und -betrieb (Fuhrparkmanager), ein neues und leistungsfähiges Fuhrpark-Management-Programm (FPM) für das Baureferat einzuführen, gehen auf den Beschluss der Vollversammlung Integriertes Handlungsprogramm Klimaschutz in München (IHKM) Klimaschutzprogramm 2010 (Sitzungsvorlage Nr / V 04165) vom zurück. Darin ist als Hauptziel ausgeführt, den Fuhrpark zu optimieren, Kraftstoff einzusparen, Schadensfälle und Reparaturvorgänge auszuwerten (Fachkonzept-Spezifikation; in der IT-Kommission am vorgelegt). Darüber hinaus ist das IT-Vorhaben FPM durch die Abschaltung der alten BS 2000-Systeme zum und dem damit einhergehenden Migrationszwang (IT-Projekt MiGroV ) unerlässlich. Der von den Fahrzeuge- und Gerätebetreibern und vom Fuhrparkmanager gewünschte Zeithorizont für die Einführung liegt im dritten Quartal 2013, rechtzeitig vor der Abschaltung der alten BS 2000-Programme zum Die IT-Architekten von IT@M haben in Abstimmung mit den Facharchitekten des Baureferates auf der Grundlage des Fachkonzeptes eine IT-technische Umsetzungsstrategie entworfen (MBUC-Umsetzungsstrategie; in der IT-Kommission am vorgelegt). Die darauf basierende, sogenannte mbuc-entscheidung (make, buy, use, compose) der IT@M-Werkleitung gibt vor, das Modul SAP-PM (Plant Maintenance) einzusetzen sowie weitere, bereits im Einsatz befindliche SAP-Module im Münchner Kommunalen Rechnungswesen (MKRw) auszubauen und zu optimieren.

3 Seite 3 Fachliche Ziele Einheitliche Stammdatenverwaltung und Pflege aller Fahrzeuge und Geräte im Baureferat inklusive einer elektronischen Lebensakte. Verwaltung der eingesetzten Tankkartendaten und eine Zuordnung der Tankbelege/Verbräuche/Kosten zu einzelnen Fahrzeugen/Geräten. Alle fuhrparkbezogenen Daten sind ganzheitlich auswertbar. Ein Kennzahlensystem dient zur Steuerung der Fahrzeuge/Geräte und der FPM-Prozesse. Verursachungsgerechte Verbuchung aller Aufwendungen des Fuhr- und Geräteparks. Zeitschiene September 2011 bis April 2012 Mai 2012 bis Februar 2013 März 2013 März 2013 bis Mai 2013 Juni 2013 bis Oktober 2013 Anforderungsqualifizierung: Fachkonzeption und mbuc-entscheidung Anforderungsbearbeitung: SAP-PM-Customizing-Konzept und Systemspezifikation Stadtratsbeschluss SAP-Customizing und Umsetzung von betriebswirtschaftlichen und organisatorischen Veränderungen, Datenmigration Verfahrenstest und -einführung Auszug aus der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (in der IT-Kommission am vorgelegt) Kapitalwert: 1,0 Mio. Euro Dringlichkeitskriterien 7,7 von 10 Qualitativ-Strategische Kriterien 7,4 von 10

4 Seite 4 Mit dem geplanten, neuen Fahrzeuge- und Gerätemanagement-System des Baureferates (Fachkonzept-Spezifikation; in der IT-Kommission am vorgelegt) wird neben Einsparungen konsumtiver Betriebsmittel, insbesondere Treibstoffe, auch ein signifikanter Beitrag zur CO 2-Einsparung erreicht. Rechnerisch ergibt sich in der Kosten-Nutzen-Abschätzung auf 10 Jahre ein positiver Kapitalwert * von ca. 1,0 Mio.. Eine endgültige Verifizierung ist erst einige Jahre nach Einführung möglich. Durch den Einsatz einer im MKRw integrierten IT-Unterstützung ermittelt sich der Nutzen aus: - Prozesssicherheit: Abwicklung der IT-unterstützten FPM-Prozesse nach klar definierten Standards - Entscheidungssicherheit: Bereitstellung von gesicherten und hoch aggregierten Informationen - Vertragssicherheit: aktuell abrufbares Wissen zu Wartungs- und Pflegeintervallen, Laufzeiten, Kündigungsfristen zu allen Dienstleistungs- und Wartungsverträgen, Schadens- und Versicherungsfällen - Planungssicherheit: exakte und sichere LV-Erstellung für Ausschreibungen und Beschaffungen mit belastbaren Kostenaussagen, Transparenz bei Investitionen - Datenqualität: Entscheidungsnahe Verfügbarkeit aller gespeicherten Daten zu FPM-Objekten und -Prozessen - Prozessqualität: Strukturierte und vollständige Prozessdefinition mit optimaler Nachvollziehbarkeit, eindeutige Abgrenzung der Verantwortlichkeiten durch im MKRw abgestimmte Rollenkonzepte - Ökologie: Durch IT-gestütztes und optimiertes Fuhrpark-Management können Treibstoffe signifikant eingespart werden, dadurch Verbesserung der Ökobilanz durch CO 2-Reduzierung. - Kostentransparenz: Aufzeigen aller mit einem Fahrzeug/Gerät verbundenen Kosten samt Identifizierung von Einsparpotentialen, gezieltes Austauschen von kostenintensiven Bauteilen in der Instandhaltung geschätzte konsumtive (zahlungswirksame) Betriebskosteneinsparungen (insb. Treibstoff): Euro/10 Jahre geschätzte nicht zahlungswirksame Einsparungen (davon CO 2 Einsparung Euro) Euro/10 Jahre Auch die nicht monetäre Betrachtung des IT-Vorhabens hat sowohl bei Dringlichkeit als auch bei Qualität Punktwerte erreicht, die allein für sich betrachtet die Vorteilhaftigkeit des IT-Vorhabens signalisieren. Es kann von einem deutlichen Qualitätszuwachs beim Fahrzeuge- und Gerätemanagement ausgegangen werden. (Wirtschaftlichkeitsbetrachtung; in der IT-Kommission am vorgelegt) *errechneter Geldbetrag mit Berücksichtigung der Verzinsung und der Gegenüberstellung von Kosten/Nutzen am Ende des Betrachtungszeitraumes von 10 Jahren

5 Seite 5 Nutzenschätzung (Betrachtungszeitraum von 10 Jahren) Entwicklungsnutzen durch Ablösung des alten Verfahrens zahlungswirksam Laufende Sachkosteneinsparung Laufende Personalkosteneinsparung Nicht zahlungswirksam Sonstige Einsparungen Gesamteinsparung Kostenschätzung zahlungswirksam Einmalige Kosten IT@M Einmalige Sachkosten Referat/Eigenbetrieb Einmalige Personalkosten davon STRAC Summe Kosten Planung und Entwicklung (Plan/Build) Nicht zahlungswirksam davon Referat davon Sonstige Laufende Sachkosten IT@M Laufende Sachkosten Referat/Eigenbetrieb Laufende Personalkosten Personalrückstellungen Abschreibungen davon STRAC Summe laufende Kosten Betrieb (Run) davon Referat davon Sonstige Summe Kosten gesamt* *Das endgültige Verrechnungsmodell zwischen IT@M und den dezentralen Einheiten steht derzeit noch nicht fest. Die Zahlen basieren auf dem gegenwärtigen Kenntnisstand. Sollte sich nach endgültiger Festlegung der Preise für IT@M eine Änderung der in diesem Beschluss angeführten Budgetmittel ergeben, findet eine erneute Beschlussfassung durch den Stadtrat statt.

6 Seite 6 Finanzierung und Personal Die einmaligen zahlungswirksamen Kosten in Höhe von sowie die laufenden zahlungswirksamen Folgekosten in Höhe von ca /Jahr ab 2013 sind im Produktkostenbudget des Baureferates vorhanden. Die Daten-Migration und die laufende Datenpflege erfolgen durch eigenes Personal. Abstimmungen Datenschutz / Datensicherheit / IT-Sicherheit: Die Anforderungen der Designvorgabe IT-Security werden beachtet. Es müssen keine Änderungen in der Sicherheitspolicy oder im IT-Grundschutzkatalog vorgenommen werden. Die fachlichen Aufgaben, die mit dem neu zu erstellenden IT-System unterstützt werden, haben keinen Bezug zu personenbezogenen Daten. Nach Abstimmung mit dem örtlichen und gesamtstädtischen Datenschutzbeauftragten ist eine Datenschutzrechtliche Freigabe nach BayDSG in diesem Fall nicht erforderlich. Sollte sich in der Phase der Anforderungsbearbeitung eine datenschutzrelevante Änderung ergeben, erfolgt auf Basis der dann vorliegenden SAP-PM-Systemspezifikation eine erneute Abstimmung. IT-Strategiekonformität: Dieser Beschluss ist nach den neuen Vorgaben aus der Umsetzung des Projektes MIT-KonkreT erstellt. Leitlinie war dabei das Prozessmodell IT-Service. Die Abstimmung mit IT@M, entsprechend dem Prozessmodell IT-Service, erfolgt laufend. Das Fachkonzept liegt vor (Fachkonzept-Spezifikation; in der IT-Kommission am vorgelegt). Sozialverträglichkeit: Mit Einführung des neuen FPM-Programmes ändern sich auch einige Arbeitsabläufe im Fahrzeuge- und Geräte-Management. Diese werden bereits in der Konzeption und im Zuge der Einführungsphase in enger Abstimmung mit den beteiligten Fachdienststellen des Baureferates und des AWM sowie der örtlichen Personalvertretung evaluiert. Die Beschlussvorlage ist mit dem Direktorium - IT@M und der Stadtkämmerei abgestimmt. Beteiligungsrechte der Bezirksausschüsse bestehen nicht.

7 Seite 7 Die Korreferentin des Baureferates, Frau Stadträtin Nallinger, die Verwaltungsbeirätinnen der Hauptabteilungen Tiefbau, Frau Stadträtin Dr. Söllner- Schaar, und der Hauptabteilung Verwaltung und Recht, Frau Stadträtin Renner, die Verwaltungsbeiräte der Hauptabteilung Gartenbau, Herr Stadtrat Bickelbacher, der Hauptabteilung Hochbau, Herr Stadtrat Schmidbauer, und der Hauptabteilung Ingenieurbau, Herr Stadtrat Reissl, haben je einen Abdruck der Beschlussvorlage erhalten. II. Antrag der Referentin 1. Der Stadtrat stimmt der Umsetzung des IT-Vorhabens BAU-ITV-0013 FPM zu. 2. Dieser Beschluss unterliegt nicht der Beschlussvollzugskontrolle. III. Beschluss nach Antrag. Der Stadtrat der Landeshauptstadt München Der Vorsitzende Die Referentin Hep Monatzeder 3. Bürgermeister Rosemarie Hingerl Berufsm. Stadträtin

8 Seite 8 IV. Abdruck von I. - III. über den Stenographischen Sitzungsdienst an das Direktorium - Dokumentationsstelle an die Stadtkämmerei an das Revisionsamt zur Kenntnis. V. Wv. Baureferat - RG 4 zur weiteren Veranlassung. Die Übereinstimmung des vorstehenden Abdruckes mit der beglaubigten Zweitschrift wird bestätigt. An das Direktorium IT@M An die Stadtkämmerei RL GL 3 An das Baureferat G, H, J, T, V An das Baureferat G0, H0, J0, T0, T2, V0 An das Baureferat RG, RZ, RG1, RG 2, RG 4 zur Kenntnis. Mit Vorgang zurück zum Baureferat - RG-dIKA zum Vollzug des Beschlusses. Am... Baureferat - RG 4 I.A.