VON DER EINFACHEN LIEFERSCHEIN-ARCHIVIERUNG ZU EINEM MULTI-FUNKTIONALEN DOKUMENTEN-MANAGEMENT

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1 VON DER EINFACHEN LIEFERSCHEIN-ARCHIVIERUNG ZU EINEM MULTI-FUNKTIONALEN DOKUMENTEN-MANAGEMENT und das alles in Groß Martin Treder, Global IT, DHL Express Hamburg, 14. November 2014 DHL EXPRESS Global Business IT, Shared Data

2 Documentenmanagement mit DOXiS 4 bei DHL Express Wer ist DHL Express? Als Unternehmen, das den weltweiten Handel unterstützt und den grenzüberschreitenden Expressversand vor mehr als 40 Jahren erfunden hat, bietet DHL seine Leistungen mit globaler Kompetenz und einzigartigen lokalen Kenntnissen in mehr als 220 Ländern an. 2

3 Wer ist DHL Express? DHL Express hat 1969 den grenzüberschreitenden Expressversand erfunden. Heute bietet DHL Express seine Leistungen mit globaler Kompetenz und einzigartigen lokalen Kenntnissen in mehr als 220 Ländern an. Hauptverwaltung: Umsatz: Sendungen pro Jahr: Bonn, Deutschland Etwa 11,8 Mrd Etwa 300 Mio Netzwerk: Mehr als 220 Länder, 240 Flüge pro Tag, mehr als 500 angebundene Flughäfen Mitarbeiter: Etwa Kunden: Etwa 2,6 Mio Fahrzeuge: Ca Niederlassungen: Ca Service Points: Über DHL ist Teil des Konzerns Deutsche Post DHL. Die Gruppe erzielte 2013 einen Umsatz von mehr als 55 Milliarden Euro. 3

4 PROBLEMSTELLUNG

5 Ausgangssituation DHL Express arbeitet schon traditionell mit digitalen Dokumenten, beispielsweise für die unveränderliche Speicherung von Transportaufträgen oder für die Vorab-Bereitstellung von Zolldokumenten. Durch folgende Herausforderungen entschieden wir uns zu handeln: 5

6 Warum viel Geld investieren in die Archivierung von Dokumenten? Pressemitteilung vom 6. August 2009: [Logistic provider] Signs $9.44 Million Joint Settlement Agreement with BIS and OFAC WASHINGTON, D.C. - The Commerce Department's Bureau of Industry and Security (BIS) and the Treasury Department s Office of Foreign Assets Control (OFAC) have entered into a joint settlement agreement with [Logistics provider], regarding allegations that [provider] unlawfully aided and abetted the illegal exportation of goods to Syria, Iran and Sudan and failed to comply with record keeping requirements of the Export Administration Regulations (EAR) and OFAC regulations. [Provider] will pay a civil penalty of $9,444,744 and conduct external audits covering exports to Iran, Syria and Sudan from March 2007 through December

7 Ziele bei der Einführung eines Dokumentenmanagements Skalierbarkeit Hochverfügbarkeit Fähigkeit, eine wachsende Anzahl an Dokumenten und Dokument- Typen stabil verwalten zu können Flexibilität Hohe Zuverlässigkeit bei Einfügen und beim Abrufen von Dokumenten Nutzbarkeit für beliebige Dokument-Arten, über einheitliche Schnittstellen Rechtssicherheit Geschwindigkeit Entsprechung allen rechtlichen Anforderungen an ein Dokumentenarchiv weltweit Schneller Zugriff auf Dokumente, unmittelbar nach Archivierung 7

8 Gewisse Fehler sollte man vermeiden Wie Scott Adams ( Dilbert ) es sieht: 8

9 LÖSUNG: SER DOXIS4 UND HP

10 Das Dokumenten-Management-System Basierend auf den Anforderungen haben wir uns für eine zentrale Lösung entschieden. Der folgende Auswahlprozess unter mehreren Angeboten hat dann zur Entscheidung für eine Partnerschaft mit HP Enterprise Services geführt Aus dieser Partnerschaft ist auf der Basis von DOXiS4 und MS SQL Server eines der größten nichtstaatlichen Dokumentenarchive der Welt entstanden. EVA = Enterprise Virtual Array ILM = Information Lifecycle Management 10

11 Nahtlose Integration in unsere Systemlandschaft Wo kommen die Dokumente her? Customer Documents B2B Integration mit Kunden Dokumentenscanner Handheld Scanner (für Unterschriften bei Abliefernachweisen) Systeme zur Rechnungserstellung Sendungserfassungssysteme Existing Capture Solution(s) Billing/ERP System(s) Ingestion Area - Collect - Validate - Convert - Render - Loading - Acknowledge DMS / Workflow System (Optional) Mid Volume, High Interaction Archive Metadata Archive Core Very High Volume, Less Interaction Protected Central Storage Archive Web Frontend - Search - Viewer - Export - On the fly Conversion & Rendering Business Systems Image Search Meta data Source(s) Legacy System Migration Wie werden die Dokumente abgerufen? WebService-Integration Webportale für Kunden Direkter Zugang über eigene Benutzeroberfläche 11

12 Hochverfügbarkeit durch Einsatz von jeweils zwei Datenzentren DHL Express GW PRG GW CBJ WEB DHL Germany, Frankfurt Data Center 1 Germany, Rüsselsheim Data Center 2 HP W eb Server Cluster (Load Balanced) Metadata Database Clusters (Hot Standby) Archive System Clusters (Load Balanced) Loading Pipelines Cluster (Load Balanced) Pre Processing Cluster (Load Balanced) Staging Area Cluster (Hot Standby) Protected Central Storage Protected Central Storage (Mirror) Ethernet + FC 12

13 Unser Global Imaging Archive heute Zeitnahe Archivierung und Bereitstellung Verfügbarkeit rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr 66 verschiedene Dokumententypen: Gefahrgutdokumente, Proformarechnungen, Abliefernachweise, Lieferscheine, GIA DOXiS 4 Nutzung durch Kundendienst, Zoll, Wartung, Operations, Finance etc Flexible Speicherdauer nach Dokumentart und Land Weltweite Nutzung und Verfügbarkeit (220 Länder!) 13

14 ZAHLEN UND FAKTEN

15 Dokumenten-Volumen Wieviele Dokumente haben wir heute in GIA? Wenn man die Dokumente stapeln würde, ergäbe sich ein Stapel von 340 Kilometern! Mount Everest: m Global Imaging: m 15

16 Dokumentenmanagement mit DOXiS 4 bei DHL Express Dokumenten-Volumen Wie lang wären alle Dokumente in unserem Archiv, aneinander gereiht? m? Etwa 775 Tausend Kilometer 0 m Annahme: durchschnittliche Dokumentenlänge von 25 cm. Entfernung Erde-Mond = km 16

17 Kennzahlen Kennzahl Anzahl neuer Dokumente an einem durchschnittlichen Arbeitstag Anzahl neuer Dokumente pro Monat Anzahl der heute gespeicherten Dokumente Durchschnittliche Dateigröße pro Dokument 50 KB Eingesetzte Dokumentenscanner weltweit Anfragen pro Tag Downloads pro Tag Downloads durch Kunden pro Tag Benutzer-Logins pro Tag

18 VORTEILE FÜR DIE BENUTZER

19 Benutzerfreundlichkeit Wie profitiert der Benutzer? DHL-Mitarbeiter Direkter Zugriff auf alle Dokumente aus DHL-Anwendungen heraus, weltweit Download von Dokumenten zum Versand an Kunden Partner und Behörden Schnelle Verfügbarkeit von Proforma-Rechnungen, Zolldokumenten, Gefahrgut- Dokumenten, Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Kunden Sofortiger Zugriff auf Abliefernachweise (einschließlich Empfänger-Unterschrift) innerhalb von Minuten nach Zustellung Verfügbarkeit von Transportaufträgen in der originalen Dokumentform, als fälschungssichere Dokumentation 19

20 Benutzerfreundlichkeit Dokumentenbrowser 20

21 Benutzerfreundlichkeit Manueller Lieferschein 21

22 Benutzerfreundlichkeit Abliefernachweis 22

23 Benutzerfreundlichkeit ebilling 23

24 WIE GEHT ES WEITER?

25 Und was kommt als Nächstes? Dokumentenmanagement ist kein Einmalprojekt, sondern ein kontinuierlicher Entwicklungsprozess! ToDo-Liste: Archivierung von bewegten Aufnahmen (soweit rechtlich zulässig) Archivierung von Röntgenbildern und Aufnahmen aus der Sendungssortierung Weiterentwicklung der Indizierung, zum leichteren und schnelleren Finden von Dokumenten Weitere Verbesserung der Redundanz und Disaster Recovery Einführung von Akten, also Zusammenfassung verschiedener Dokumente Weiterentwicklung des Information Management Systems (alte, selten benötigte Dokumente können auf preiswertere Speicherarten verschoben werden) Retention Management: Wann können (oder müssen!) Dokumente gelöscht werden? 25

26 VIELEN DANK! Martin Treder Head of Shared Data DHL Express, Global IT