DROOMS Q&A / MANAGEMENT HANDBUCH.

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1 HANDBUCH

2 HANDBUCH Werter Nutzer, Egal ob Sie im Rahmen einer Due Diligence Fragen stellen, diese beantworten oder den Q&A-Prozess insgesamt verwalten wollen: Drooms ist das Softwareprogramm Ihrer Wahl. Dieses Handbuch befasst sich mit der Q&A-Management-Rolle im Datenraum. Diese Rolle ist für die Sell-Side vorgesehen und ermöglicht es, den Q&A-Prozess zu verwalten. Bitte beachten Sie, dass Drooms eine Vielzahl an möglichen Q&A-Konfigurationen bietet. Aus diesem Grund können sich Aufbau und Details der Q&A-Bereiche von Projekt zu Projekt unterscheiden. Damit Sie von allen Möglichkeiten profitieren, die Ihnen Drooms Q&A bietet, empfehlen wir Ihnen sich mit diesem Handbuch vertraut zu machen. Mit weitergehenden Fragen können Sie sich auch gerne an unseren technischen Support wenden: Mit den besten Grüßen, Ihr Drooms-Team 2

3 INHALTSVERZEICHNIS 1 ERSTE SCHRITTE DROOMS EINRICHTEN & NUTZEN ÜBERSICHT ÜBER DAS Q&A-TOOL Q&A-MANAGEMENT Q&A-BENACHRICHTIGUNGEN FESTLEGEN FRAGEN FREIGEBEN FRAGEN & ANTWORTEN ANZEIGEN... 9 Fragen in Bearbeitung...9 Archiv...10 Q&A-Export VORAUSWAHL DER FRAGEN (OPTIONAL) REPORTS HISTORIE STATISTIKEN (OPTIONAL) NACHRICHTEN NACHRICHTEN VERSENDEN NACHRICHTEN ANZEIGEN Interne Nachrichten (Sell-Side)...15 Externe Nachrichten (Buy-Side)

4 1 ERSTE SCHRITTE 1.1 DROOMS EINRICHTEN & NUTZEN REGISTRIERUNG, DOWNLOAD & SETUP 1. Mit der erstmaligen Einladung in einen Drooms-Datenraum erhalten Sie eine mit einem Link zu unserer Nutzerregistrierung. 2. Folgen Sie dem Link und legen Sie ein persönliches Passwort fest. Ihr Passwort muss aus 8-20 Zeichen bestehen. Es muss mindestens einen Groß- und einen Kleinbuchstaben, eine Ziffer und ein Sonderzeichen (z.b.:! # % enthalten. 3. Überprüfen Sie Ihre Nutzerdaten und ergänzen Sie die erforderlichen Felder. 4. Bitte akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen von Drooms. Diese können auch durch einen Klick auf Download heruntergeladen werden. 5. Bitte laden Sie sich abschließend die zu Ihrem Betriebssystem passende Drooms-Version herunter (Mac/Windows). 6. Öffnen Sie die Setup-Datei und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Drooms wird ein Symbol auf Ihrem Desktop anlegen.! Nutzer mit Administrationsrechten müssen zusätzlich ein Telefonkennwort festlegen.! Drooms kann jederzeit erneut heruntergeladen werden: https://drooms.drooms.com. ERSTE NUTZUNG 1. Starten Sie Drooms. Wählen Sie ggf. Ihre gewünschte Sprache in der rechten oberen Ecke. 2. Bitte melden Sie sich mit Ihrer -Adresse als Nutzernamen und Ihrem Passwort an. 3. Sie haben in Drooms nun Zugriff auf die folgenden Bereiche: Der Reiter START bietet eine Übersicht über alle Projekte zu denen Sie Zugang haben sowie allgemeine Funktionen. Er wird standardmäßig geöffnet. Der Reiter DATENRAUM (siehe Handbuch Drooms Datenraum ) ist für die meisten Nutzer der zentrale Arbeitsbereich und bietet alle wichtigen Funktionen zur Durchsicht der bereitgestellten Dokumente. Der Reiter Q&A bietet Ihnen Zugang zum Q&A, wenn für Ihr jeweiliges Projekt ein Q&A-Prozess eingerichtet wurde. Dieser Bereich wird in diesem Handbuch erläutert. Der Reiter ADMINISTRATION (siehe Handbuch Drooms Deal Manager ) ist für alle Administratoren zugänglich. 4

5 1.2 ÜBERSICHT ÜBER DAS Q&A-TOOL TEILNAHME AM Q&A-PROZESS Damit Sie auf den Q&A-Bereich von Drooms zugreifen können, muss dieser für Ihr Projekt zunächst freigeschaltet werden. Dies erfolgt im Auftrag der Datenraumadministration und in Absprache mit den Mitarbeitern von Drooms. Sobald das Q&A eingerichtet wurde, kann über den Reiter Q&A darauf zugegriffen werden (siehe Kapitel 2). Sobald Sie am Q&A-Prozess teilnehmen können, erhalten Sie eine gesonderte Einladung an Ihre eingetragene -Adresse. Q&A-ALERTS Durch Drooms Q&A können Sie über eingehende Fragen und Antworten auf dem Laufenden bleiben. Die Q&A-Alerts sind jedoch standardmäßig deaktiviert und sollten vor der Nutzung eingerichtet werden (siehe Abschnitt 2.1). FRAGEN FREIGEBEN Als Mitglied des Q&A-Managements liegt Ihre Hauptaufgabe in der Freigabe von Fragen und Antworten (siehe Abschnitt 2.2). In dieser Rolle entscheiden Sie darüber, ob Antworten auf Fragen an die Buy-Side weitergeleitet werden oder ob Antworten von Q&A-Spezialisten noch einmal überprüft werden müssen. Sie können sich Fragen und Antworten anzeigen lassen, die bereits weitergeleitet wurden oder noch in Bearbeitung sind. Zudem können Fragen als PDF- oder Excel-Datei exportiert werden (siehe Abschnitt 2.3). VORAUSWAHL DER FRAGEN Optional kann in Ihrem Q&A-Prozess eine weitere Ebene freigeschaltet werden, durch die eingehende Fragen von der Buy-Side stärker reguliert werden. Ist die Vorauswahl aktiv, muss das Q&A-Management alle Fragen der Buy-Side zunächst freigeben und an Spezialistengruppen zur Beantwortung weiterleiten (siehe Abschnitt 2.4). 5

6 2 Q&A-MANAGEMENT Klicken Sie auf den Reiter Q&A, um den Q&A-Bereich zu öffnen. In diesem Kapitel werden Ihnen grundlegende Funktionen erläutert, wie die Freigabe oder die Anzeige von Fragen. Weitere Menüpunkte werden in den Kapiteln 3 und 4 beschrieben. Reiter Q&A 2.1 Q&A-BENACHRICHTIGUNGEN FESTLEGEN Q&A-Benachrichtigungen bieten Ihnen eine einfache Möglichkeit, über eingehende Fragen auf dem Laufenden zu bleiben. Diese Benachrichtigungen sind vergleichbar mit den Alerts im Datenraum von Drooms und werden an Ihre eingetragene -Adresse weitergeleitet. Die Einstellungen zu den Q&A-Benachrichtigungen sollten Sie möglichst früh festlegen. Standardmäßig sind alle Benachrichtigungen des Q&A-Bereichs zunächst deaktiviert. BENACHRICHTIGUNGEN FESTLEGEN 1. Loggen Sie sich ein und öffnen Sie den Q&A-Bereich. 2. Wählen Sie den Punkt Q&A-Benachrichtigungen. 3. Unter Benachrichtigungen stellen Sie das Intervall der Benachrichtigungen ein ( keine oder bis zu viermal am Tag ). 4. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu bestätigen. 6

7 2.2 FRAGEN FREIGEBEN Als Mitglied des Q&A Managements liegt Ihre Hauptaufgabe in der Freigabe von Antworten der Q&A-Spezialistengruppen. Wenn Sie eine Antwort freigeben, wird diese an die Buy-Side weitergeleitet. Vor der Freigabe, können Sie die Antwort auch selbst bearbeiten oder an eine Spezialistengruppe zurückschicken. Reiter Q&A Menüpunkt Fragen zur Freigabe Frage Kommentar Antwort Speichern/ Senden an/ Freigeben Zeige Historie Siehe 3.1 FRAGE FREIGEBEN 1. Wählen Sie den Reiter Q&A und klicken Sie auf den Menüpunkt Fragen zur Freigabe. 2. Sie sehen eine Übersicht aller Fragen, die auf Ihre Freigabe warten. 3. Oberhalb der Übersicht stehen verschiedene Filter zur Auswahl. Sie können sich z.b. nur Fragen von bestimmten Fragestellern oder Bietergruppen anzeigen lassen. Ebenso können Sie direkt nach einer Fragenummer suchen oder den Fragentyp (allgemein oder indexbezogen) filtern. 7

8 4. Am oberen Rand des Fragefelds sehen Sie Angaben zum Datum der Fragestellung, zum Fragesteller und zur Bietergruppe. 5. Im Fragefeld sehen Sie zunächst neben der eigentlichen Frage auch weitere Angaben zur Frage (Fragetyp, Indexbeschreibung, Seite). 6. Im Feld Antwort sehen Sie die Antwort der Spezialistengruppe, darüber können Sie sehen von wem die Frage beantwortet wurde. 7. Klicken Sie auf Freigeben, um die Antwort zu bestätigen. Die Frage wird an die Buy-Side weitergeleitet.! Klicken Sie auf Speichern, um eventuelle Änderungen oder Kommentare zwischenzuspeichern. Sie können die Bearbeitung dann zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. KOMMENTAR ZUR FRAGE Sie können einen Kommentar für interne Zwecke verfassen. Nutzen Sie diese Möglichkeit z.b., um Spezialisten mitzuteilen, welche Änderungen Sie an der Antwort wünschen. Kommentare sind nur für Spezialisten und das Q&A-Management sichtbar und werden nicht an Fragesteller der Buy-Side weitergeleitet. ANTWORT ÜBERARBEITEN Die Antwort auf die vorliegende Frage kann von Ihnen noch einmal überarbeitet werden. Klicken Sie dazu in das Antwortfeld und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. FRAGE AN SPEZIALISTEN ZURÜCKSCHICKEN Beantwortete Fragen können von Ihnen auch an Spezialisten zurückgesendet werden. Wählen Sie dazu eine Spezialistengruppe aus und klicken Sie auf Senden an. Die Frage muss nicht an das ursprüngliche Spezialisten-Team zurückgesendet werden, sondern kann auch von einer anderen Gruppe bearbeitet werden. 8

9 2.3 FRAGEN & ANTWORTEN ANZEIGEN Das Q&A-Tool bietet eine Übersicht über bearbeitete und unbearbeitete Fragen & Antworten. Sie können sich Fragen zudem als PDF oder Excel-Datei herunterladen. FRAGEN IN BEARBEITUNG Reiter Q&A Menüpunkt Fragen in Bearbeitung Frage Kommentar Antwort Speichern/ Senden an/ Freigeben Zeige Historie Siehe Wählen Sie den Reiter Q&A und klicken Sie auf den Menüpunkt Fragen in Bearbeitung. 2. Sie sehen eine Übersicht aller Fragen, welche noch in Bearbeitung sind. Die Angaben zu den Fragen gleichen denen des Menüpunkts Fragen zur Freigabe (Abschnitt 2.2). FRAGE BEARBEITEN, WEITERLEITEN & FREIGEBEN Dieser Menüpunkt bietet Ihnen die Möglichkeit Fragen vollumfänglich zu bearbeiten, ohne dass Sie auf Spezialistengruppen warten müssen. Sie können Fragen selbst beantworten, Antworten bearbeiten, Kommentare verfassen und Änderungen zwischenspeichern (Speichern). Zudem können Sie Fragen an Spezialistengruppen weiterleiten (Senden an) oder Antworten für die Buy-Side freigeben (Freigeben). 9

10 ARCHIV 1. Wählen Sie den Reiter Q&A und klicken Sie auf den Menüpunkt Archiv. 2. Sie sehen eine Übersicht aller Fragen, die von Spezialisten beantwortet oder an diese zurückgesendet wurden.! Zurückgesendete Fragen sind mit einem Vermerk versehen. 3. Oberhalb der Übersicht stehen verschiedene Filter zur Auswahl. Sie können sich z.b. nur Fragen zu einem bestimmten Indexpunkt, von einem bestimmten Fragesteller oder von einem bestimmten Q&A-Team anzeigen lassen. Ebenso können Sie direkt nach einer Fragenummer suchen oder den Fragentyp (allgemein oder indexbezogen) filtern. Q&A-EXPORT Die Fragen jeweils einer Bietergruppe können als PDF oder Excel-Datei heruntergeladen werden. 1. Wählen Sie den Reiter Q&A und klicken Sie auf den Menüpunkt Q&A-Export. 2. Unter Type wählen Sie den gewünschten Dateityp der Exportdatei (Excel oder PDF). 3. Unter Bereich können Sie festlegen, welche Fragen exportiert werden. Sie können z.b. alle Bereiche auswählen oder den Export auf Fragen beschränken, die noch in Bearbeitung sind. 4. Unter Gruppe wählen Sie eine Bietergruppe, deren Fragen Sie exportieren möchten. 5. Klicken Sie auf Export, um die Datei zu erstellen. 10

11 2.4 VORAUSWAHL DER FRAGEN (OPTIONAL) Optional kann dem Q&A-Prozess eine weitere Ebene hinzugefügt werden, durch die Fragen & Antworten stärker kontrolliert werden. Ist die Vorauswahl aktiviert, muss das Q&A- Management bei jeder eingehenden Frage entscheiden, ob diese von Spezialisten beantwortet oder an die Buy-Side zurückgesendet werden soll. Reiter Q&A Menüpunkt Vorauswahl der Fragen Frage Kommentar Antwort Freigeben/ Ablehnen 1. Wählen Sie den Reiter Q&A und klicken Sie auf den Menüpunkt Vorauswahl der Fragen. 2. Sie sehen eine Übersicht aller Fragen, die vom Management bearbeitet werden müssen. Die Angaben zu den Fragen gleichen denen des Menüpunkts Fragen zur Freigabe. FRAGE FREIGEBEN Klicken Sie auf Freigeben, um die Frage an das gewählte Spezialistenteam weiterzuleiten. FRAGE ABLEHNEN Klicken Sie auf Ablehnen, um die Frage an die Buy-Side zurückzuschicken. KOMMENTAR ZUR FRAGE Sie können einen Kommentar für interne Zwecke verfassen. Der Kommentar ist nur für das Management und Spezialisten sichtbar und wird nicht an die Buy-Side weitergeleitet. 11

12 3 REPORTS Eine Reihe von Nutzungsstatistiken können im Q&A-Bereich betrachtet werden, ähnlich wie im Datenraum von Drooms. Diese Statistiken bieten Ihnen einen Überblick über den gesamten Q&A-Prozess und über die einzelnen Schritte, welche eine Frage während ihrer Beantwortung durchläuft. 3.1 HISTORIE Jeder Schritt den eine Frage während des Q&A-Prozesses durchläuft wird protokolliert und kann von Spezialisten nachvollzogen werden. Sie können sowohl einen Überblick über alle Schritte anzeigen lassen, als auch detaillierte Informationen zu einzelnen Schritten einsehen. 1. Wählen Sie den Reiter Q&A und klicken Sie auf den Menüpunkt Historie. 2. Geben Sie die Gesamtnummer der Frage ein.! Die Historie einer Frage kann auch über den Link Zeige Historie aufgerufen werden, welcher in den Menüpunkten Fragen zur Freigabe, Fragen in Bearbeitung und Archiv erscheint. 3. In der Übersicht sehen Sie alle Schritte, welche eine Frage durchlaufen hat. Klicken Sie auf das Lupensymbol, um detaillierte Informationen zu jedem Schritt anzuzeigen. 12

13 3.2 STATISTIKEN (OPTIONAL) Die Statistiken bieten einen schnellen Überblick über die Beantwortung von Fragen durch Ihre Spezialistengruppe. Sie können auf einen Blick sehen, wie viele Fragen noch in Bearbeitung sind und wie lange diese schon auf Beantwortung warten. 1. Wählen Sie den Reiter Q&A und klicken Sie auf den Menüpunkt Statistiken. 2. Die Tabelle zeigt Ihnen die Anzahl der Fragen und die Anzahl von Antworten je Bietergruppe. 3. Sie sehen zudem die Anzahl der Fragen, die noch auf Beantwortung warten. Diese werden danach aufgeteilt, wie lange Sie sich schon im Q&A-Prozess befinden (weniger als einen oder mehr als einen, zwei bzw. drei Tage). 13

14 4 NACHRICHTEN Im Q&A-Bereich steht Ihnen ein einfaches Nachrichtensystem zur Verfügung. Dieses kann von Ihnen genutzt werden, um Nachrichten an die Buy-Side oder Spezialistengruppen weiterzuleiten. Die Nachrichtenfunktion ist optional und daher gegebenenfalls in Ihrem Q&A- Prozess nicht freigeschaltet. 4.1 NACHRICHTEN VERSENDEN Das Q&A-Management hat die Möglichkeit, Nachrichten an Spezialistengruppen (intern) oder die Buy-Side (extern) zu senden. 1. Wählen Sie den Reiter Q&A und klicken Sie auf den Menüpunkt Nachrichten versenden. 2. Geben Sie einen Betreff für die Nachricht an. 3. Unter Nachricht, geben Sie Ihre Nachricht in das Textfeld ein. 4. Wählen Sie Ihren Empfänger aus: Sie können Nachrichten intern (an Spezialistengruppen) oder extern (an Bietergruppen der Buy-Side) versenden. 5. Klicken Sie auf Senden, um Ihre Nachricht zu verschicken.! Alle gesendeten Nachrichten finden Sie in den Menüpunkten interne Nachrichten anzeigen bzw. externe Nachrichten anzeigen (siehe nächste Seite). 14

15 4.2 NACHRICHTEN ANZEIGEN Sie können alle Nachrichten einsehen, welche vom Q&A-Management oder von Q&A-Teams mit entsprechenden Berechtigungen geschrieben wurden. INTERNE NACHRICHTEN (SELL-SIDE) 1. Wählen Sie den Reiter Q&A und klicken Sie auf den Menüpunkt Interne Nachrichten zeigen. 2. Sie sehen einen Überblick über die Nachrichten, in dem die Meldungen von der Sell-Side chronologisch sortiert angezeigt werden. EXTERNE NACHRICHTEN (BUY-SIDE) 1. Wählen Sie den Reiter Q&A und klicken Sie auf den Menüpunkt Externe Nachrichten zeigen. 2. Sie sehen einen Überblick über die Nachrichten, in dem die Meldungen an die Buy-Side chronologisch sortiert angezeigt werden.! Die internen bzw. externen Nachrichten werden nur in diesem Menüpunkt angezeigt und nicht an ihre -Adresse weitergeleitet 15

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