Zwei Praxisbeispiele für InfoPath-/SharePoint- Lösungen beim VCI

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2 Zwei Praxisbeispiele für InfoPath-/SharePoint- Lösungen beim VCI Peter Oberländer, VCI, Sven Maier, HanseVision, Lorenz Goebel, HanseVision,

3 Agenda Der VCI stellt sich vor Projekt: Politischer Themenservice Problemstellung Wie haben wir die Lösung umgesetzt? Projekt: Beschaffungsmanagement Problemstellung Wie haben wir die Lösung umgesetzt? Bilanz Erfahrungen und Hinweise für Ihre Projekte Wie geht es weiter?

4 Der VCI

5 Der VCI Porträt Der VCI vertritt die wirtschaftspolitischen Interessen von deutschen Chemieunternehmen und deutschen Tochterunternehmen ausländischer Konzerne gegenüber Politik, Behörden, anderen Bereichen der Wirtschaft, der Wissenschaft und den Medien. Der VCI steht für mehr als 90 Prozent der deutschen Chemie. Die Branche setzte 2006 rund 162 Milliarden Euro um und beschäftigte über Mitarbeiter. Sitz des VCI ist Frankfurt am Main. Der Verband unterhält ferner eine Verbindungsstelle zu Parlament und Regierung in Berlin und ein Verbindungsbüro in Brüssel. In den Regionen sind acht Landesverbände aktiv. Ein großer Teil der Mitgliedsunternehmen hat sich außerdem in insgesamt 30 Fachvereinigungen und Fachverbänden organisiert, die korporative Mitglieder des VCI sind.

6 SharePoint beim VCI Entwicklung SPS 2001 Dokumentenmanagement SPS 2003 Internes Portal Teamarbeit SPS 2001 Dokumentenaustausch mit Gremienmitgliedern MOSS 2007 Teamsites Portale REACH Einkaufsplattform Chemieparks Chemie macht Zukunft Forum Chemie macht Zukunft Prozessunterstützung Politischer Themenservice Beschaffungsmanagement Raumplaner KSV Abrechnung

7 Sharepoint beim VCI die Plattform

8 Teamsites auf Sharepoint 2003

9 Sharepoint 2007

10 SSO - Integration externe Partner

11 VCI-Geschäftsreiseservice

12 Politischer Themenservice

13 Herausforderungen Inhalte/Textbausteine nur einmal erstellen und dann wiederverwenden Über Änderungen an den Textbausteinen informiert werden Einheitliche Dokumente im Corporate Design automatisch aus den Inhalten generieren Im Team an der Erarbeitung von Inhalten arbeiten Mehrfacherfassung und Copy/Paste vermeiden

14 Projekt: Politischer Themenservice Erstellung von Informationen zu zentralen Kernthemen des Verbandes Aufbereitung durch Fachleute (Referenten) Erstellung verschiedener Dokumente (Papierarten) wie Top Thema, 2-Seiter, AGK Inhalte werden aus vorhandenen Papieren (z.b. Basispapier) übernommen Anforderungen Zentrale Erfassung der Inhalte Einfache Übernahme vorhandener Informationen Automatische Generierung der Dokumente Einhaltung von Corporate Design Richtlinien Gezielte Rechtevergabe auf einzelne Papiere

15 Oberfläche in MOSS Themenauswahl Formular öffnen/word generieren Themen verwalten (nur für Fachadministratoren)

16 Automatisch generierte Worddokumente im Corporate Design

17 Bearbeitung AGK

18 Demo 1 2

19 Wie haben wir es umgesetzt?

20 Administration/Konfiguration in SharePoint

21 Zusammenfassung Projekt: Politischer Themenservice Zielsetzung Ressourcen Ergebnis Einfaches Frontend und komfortable Datenerfassung Wiederverwendung erfasster Inhalte/Informationen Automatische Dokumentgenerierung Einhaltung Corporate Design MOSS 2007/InfoPath Forms Services,.Net-Entwicklung, SQL Server 2005 InfoPath ist sexy Frontend für Erfassung strukturierter und semistrukturierter Informationen Erweiterte Benutzeranforderungen sind nur mit Rich Client umsetzbar Formulare sind sehr benutzerfreundlich, hohe Akzeptanz bei den Benutzern Mit XSL-/XML-Technologien lassen sich z.b. Worddokumente automatisch generieren Komplexere Fachanwendungen lassen sich unter MOSS entwickeln und ausrollen

22 Beschaffungsmanagement

23 Herausforderungen Transparenz/Statusübersicht zu Beschaffungsvorgängen und Eingangsrechnungen Einheitlicher Workflow bei der Eingangsrechnungsprüfung mit digitaler Signatur -> Verlässlicher Prozess Integration vorhandener System in den Gesamtprozess (FiBu, AD, Assetmanagement, Lieferantendatenbank, ) -> Daten einmal erfassen und fließen lassen Warum nicht im ERP-System abbilden? MOSS/InfoPath als flexible Alternative in einer heterogenen Datenumgebung

24 Projekt: Beschaffungsmanagement

25 Projekt: Beschaffungsmanagement Integration vorhandener Systeme Nutzung vorhandener Webservices der FiBu Entwicklung eines Webservices für Zugriff auf das Assetmanagement Workflow mit SharePoint Designer Eigene Custom Activities für den Workflow Anpassung über SharePoint Designer Digitale Signatur bei Rechnungsprüfung

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27

28

29 Demo

30 Zusammenfassung Projekt: Beschaffungsmanagement Zielsetzung Ressourcen Ergebnis Einfache webbasierte Oberfläche für die Erfassung von Beschaffungsvorgängen und die Freigabe von Eingangsrechnungen Integration der bestehenden Systeme wie AD, FiBu und Assetmanagement MOSS 2007/InfoPath Forms Services, Share Point Designer,.Net-Entwicklung, SQL Server 2005 Schnellere Prozesse, Nutzung von Skonti, MOSS und InfoPath Forms Services sind geeignete Plattform für Integration von systemübergreifenden Prozessen Einfache Workflows können mit SharePoint Designer umgesetzt werden, wenn kein umfassendes Tracking nötig ist. Fehlende Funktionalitäten können mit Custom Activities ergänzt werden. Integration und Datenaustausch mit bestehenden Systemen sind in kurzer Zeit zu implementieren

31 Bilanz

32 Wo stehen wir? SharePoint ist im Bereich Collaboration akzeptiert und wird stark genutzt Einsatz im Extra-/Intranet inkl. Webauftritte sind etabliert Fachanwendungen (insb. Integrationsszenarien) werden künftig immer stärker auf dieser Plattform abgebildet Komplexe Anwendungen lassen sich auf der SharePoint-Plattform abbilden, erfordern aber eine saubere Planung und Konzeption sowie viel Know-how

33 Erfahrungen/Best Practices Allgemein Zusammenarbeitsszenarien sind mit MOSS out-of-the-box möglich Komplexere Anwendungen Prozesse erfordern i.d.r. die Entwicklung zusätzlicher Komponenten/Schnittstellen Überraschungen und die Suche entsprechender Workarounds gehören zum Projektalltag Und sind mit SP1 auch nicht vollständig aus der Welt Entwicklung Deployment von SharePoint Lösungen als Solution mit Features Wenn möglich, Trennung von Entwicklungs-, Test-/Staging- und Produktiv-System Projektplanung/-durchführung Fachanwendungen erfordern eine saubere Planung/Konzepetion Minimierung von Risiken durch Proof of Concepts Integration der Fachanwender in den gesamten Prozess

34 Ausblick Ausbau Beschaffungsmanagement ist in Planung Einsatz BizTalk-Server Integration in neues Archiv-System des VCI Automatische Erzeugung von wiederkehrenden Vorgängen Integration mit weiteren Prozessen

35 Interesse an mehr? Besuchen Sie uns auf unserem Stand: 2.9 SharePoint Große Liebe, viel Spaß, manchmal anstrengend. Ein Bericht von erfahrenen Ehemännern und Consultants, Track 16, , 10:00-10:30 Uhr Workshop, , 13:45 Uhr MOSS 2007-Training Lesen Sie unserer Bücher

36 Kontakt zur HanseVision Kontaktieren Sie uns direkt: HanseVision GmbH Bartholomäusstr. 57b Hamburg Tel.: (040) Lorenz Goebel, Holger Dietz, Sven Maier,

37 Die Speaker

38 Peter Oberländer, VCI e.v. Peter Oberländer ist Leiter der EDV bei dem Verband der Chemischen Industrie e.v. in Frankfurt. Kernfunktion der EDV im Verband ist die Analyse und Verbesserung von Geschäftsprozessen, die Planung und Weiterentwicklung der Systemlandschaft sowie der technische Service und die Anwenderunterstützung Sie erreichen Ihn unter

39 Lorenz Goebel, HanseVision GmbH Lorenz Goebel ist Geschäftsführer der HanseVision GmbH und ist als Senior Managing Consultant in den Bereichen Infrastruktur und Mitarbeiter-Produktivität in einer Vielzahl von Projekten tätig. Sie erreichen Ihn unter

40 Sven Maier, HanseVision GmbH Sven Maier ist Senior Consultant und Leiter der BU Portale & Workflow bei der HanseVision GmbH in Hamburg. Schwerpunkt seiner Arbeit ist die Umsetzung von Projekten und Lösungen mit Hilfe des 2007 Microsoft Office System. Als Berater und Presales Consultant ist er regelmäßig für Microsoft tätig. Als Autor schreibt er unter anderem für Microsoft Press. Sie erreichen Ihn unter

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