Excel Grundkurs kompakt. Sabine Spieß, Peter Wies 1. Ausgabe, Juni 2013 K-EX2013-G

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1 Excel 2013 Sabine Spieß, Peter Wies 1. Ausgabe, Juni 2013 Grundkurs kompakt K-EX2013-G

2 Inhalt Zu diesem Buch 4 1 Excel kennenlernen Tabellenkalkulation mit Excel Excel starten Das Excel-Fenster kennenlernen Das Register DATEI - die Backstage-Ansicht Arbeitsmappen kennenlernen Hilfe erhalten Auf einen Blick Übung Erste Schritte mit Excel Text und Zahlen eingeben Zellinhalte ändern oder löschen Zellen markieren Besonderheiten bei der Dateneingabe Daten schnell mit der Ausfüllfunktion eingeben Summen berechnen Arbeitsmappen speichern Die Arbeit mit Excel beenden Arbeitsmappen öffnen bzw. neu erstellen Mit mehreren Arbeitsmappen arbeiten Auf einen Blick Übungen Tabellen gestalten Zellen formatieren Schriftart, -größe und -farbe ändern Spaltenbreite und Zeilenhöhe ändern Zellinhalte ausrichten Zeilenumbruch verwenden und Zellen verbinden Rahmenlinien/Füllfarben für Zellen verwenden Zahlenformate zuweisen Tipps zum Formatieren Formatvorlagen nutzen Die bedingte Formatierung einsetzen Auf einen Blick Übungen Die Tabellenstruktur ändern Verschieben und Kopieren mit der Zwischenablage Verschieben und Kopieren mit Drag & Drop Spalten und Zeilen einfügen oder löschen Spalten und Zeilen aus- oder einblenden Tabellendaten sortieren Auf einen Blick Übungen Mit Formeln Berechnungen durchführen Der Aufbau einer Formel Formeln eingeben Verschiedene Bezugsarten nutzen HERDT-Verlag

3 Inhalt 5.4 Bezüge auf andere Tabellenblätter verwenden Auf einen Blick Übungen Funktionen nutzen Der Aufbau einer Funktion Funktionen über Schaltflächen eingeben Bereiche mithilfe der Ergebniszeile auswerten Funktionen manuell eingeben Die Funktionsbibliothek verwenden Fehlerhafte Funktionen korrigieren Auf einen Blick Übungen Diagramme erstellen Diagramme in Excel einsetzen Wichtige Diagrammtypen im Überblick Empfohlene Diagramme erstellen Ein Diagramm mit einem bestimmten Diagrammtyp erstellen Anordnung der Diagrammdaten vertauschen Größe und Position eines Diagramms ändern Diagramm mit einem Schnelllayout gestalten Diagrammformatvorlagen verwenden Diagramm auf ein Diagrammblatt verschieben Auf einen Blick Übungen Tabellenblätter drucken Tabellenblatt schnell drucken Die Druckvorschau verwenden Einstellungen zum Seitenlayout vornehmen Kopf- und Fußzeilen einrichten Tipps und Tricks zum Drucken Auf einen Blick Übung Tipps und Tricks Die Rechtschreibprüfung durchführen Zellinhalte suchen und ersetzen Zeilen und Spalten fixieren Via SkyDrive auf Arbeitsmappen zugreifen Arbeitsmappen im PDF-Format speichern Arbeitsmappen in unterschiedlichen Excel-Versionen nutzen Auf einen Blick Anhang: Excel mit Gesten steuern 129 A.1 Das Menüband verwenden A.2 Zellen und Zellinhalte markieren und bearbeiten A.3 Die Ausfüllfunktion nutzen A.4 Mit Objekten arbeiten A.5 Fensterinhalt scrollen bzw. vergrößern/verkleinern Stichwortverzeichnis 136 HERDT-Verlag 3

4 Zu diesem Buch Zu diesem Buch Dieses Buch vermittelt Ihnen in kompakter Form das wichtigste Basiswissen für die Tabellenkalkulation mit Excel Lernziele Arbeitsanleitungen Auf einen Blick Übungen Vor jedem Kapitel sehen Sie die jeweiligen Lernziele und Voraussetzungen. Der effizienteste Weg zum Ziel wird Schritt für Schritt im Kapitel erklärt. Eine Übersicht der Funktionen erhalten Sie am Kapitelende. Ebenfalls am Ende des Kapitels festigen die Teilnehmer ihre erworbenen Kenntnisse. Beispiele und Übungen Am Seitenrand finden Sie Hinweise auf Beispieldateien sowie die in den Übungen verwendeten Übungs- und Ergebnisdateien. Beispieldatei: Dateiname Beispieldatei, Übungs- bzw. Ergebnisdatei Mit dem Kauf dieses Buches haben Sie die Berechtigung erworben, diese Dateien von der Website des HERDT-Verlages herunterzuladen. Rufen Sie im Browser die Internetadresse auf. 1 Wählen Sie Codes. 2 Geben Sie den folgenden Matchcode ein: K-EX2013-G. In den Übungen können Sie auf einen Blick den Schwierigkeitsgrad ( - leicht, - mittelschwer, - schwierig) und den Zeitaufwand ( ) einschätzen. 4 HERDT-Verlag

5 Zu diesem Buch Verwendete (Software-)Einstellungen Die Funktionsbeschreibungen des Buchs basieren auf der Nutzung von Windows 8 Pro (64-Bit) mit einem lokalen Benutzerkonto und einem Benutzer, der in einem (Firmen-)Netzwerk angemeldet ist, einer Erstinstallation von Excel 2013 (64-Bit) mit den empfohlenen Einstellungen, einer Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixeln, einer ständigen Verbindung zum Internet. Haben Sie eine andere Bildschirmauflösung festgelegt, kann das Aussehen des Menübands von den Abbildungen im Buch abweichen. Wenn Sie andere als die oben aufgeführten Windows-Einstellungen verwenden, kann sich der Zugriff auf SkyDrive von den Erläuterungen in diesem Buch unterscheiden. Microsoft-Konto Einige der im Buch beschriebenen Funktionen (z. B. die Nutzung von SkyDrive) können nur mit einem Microsoft-Konto verwendet werden, das Sie kostenlos im Internet anlegen können. Eine detaillierte Anleitung, in der Schritt für Schritt erläutert wird, wie Sie ein Microsoft-Konto einrichten, finden Sie bei den Beispieldateien zu diesem Buch. Das sollten Sie bereits können Sie können dieses Buch am besten nutzen, wenn Sie bereits über folgende Windows- Kenntnisse verfügen: Sie arbeiten sicher mit Maus und Tastatur. Sie beherrschen den Umgang mit dem Windows-Startbildschirm und dem Desktop. Sie können Fenster und den Explorer problemlos bedienen. Weitere Medien von HERDT nutzen Hat Ihnen das vorliegende Buch gefallen, empfehlen wir Ihnen aus der Reihe HERDT kompakt weitere Bücher wie z. B. Excel Aufbaukurs kompakt Windows 8 - Grundkurs kompakt Word Grundkurs kompakt Word Aufbaukurs kompakt Diese und weitere Lehr- und Lernmaterialien können Sie auf unserer Website bestellen: Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit diesem Buch. Ihr Redaktionsteam des HERDT-Verlags HERDT-Verlag 5

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7 1 1 Excel kennenlernen Voraussetzungen Mit der Maus und der Tastatur arbeiten Den Windows-Startbildschirm und den Explorer bedienen können Ziele Die Einsatzgebiete einer Tabellenkalkulations-App kennen Excel starten Das Excel-Fenster und die Excel-Arbeitsmappe kennenlernen Die Backstage-Ansicht kennenlernen Die Hilfe-Funktion nutzen HERDT-Verlag 7

8 1.1 Tabellenkalkulation mit Excel Was ist Excel? Excel ist eine Tabellenkalkulations-App, die sich für die Eingabe und Verarbeitung von Daten in Tabellenform eignet. Dabei können Sie die Daten beispielsweise durch Berechnungen auswerten oder mithilfe von Diagrammen grafisch darstellen. Die entsprechenden Daten lassen sich zudem speichern, drucken, per versenden und jederzeit wieder verwenden. Excel 2013 ist Teil der Microsoft-Office-2013-Suite, die weitere Apps wie z. B. Word (zum Erstellen von Textdokumenten) und PowerPoint (zum Erstellen von Präsentationen) enthält. Beispiel 1: Variable Kosten berechnen und darstellen Sie können monatliche Kosten eingeben, von Excel die Summe berechnen und mithilfe eines Diagramms darstellen lassen. Ändert sich ein eingegebener Kostenbetrag, berechnet Excel automatisch die Summe neu und aktualisiert das Diagramm. Beispiel 2: Sonnenscheindauer berechnen und darstellen In einer Tabelle können die Sonnenstunden verschiedener Städte erfasst werden. Von Excel können Sie die Mittelwerte berechnen und die Daten in einem Diagramm darstellen lassen. 8 HERDT-Verlag

9 Excel auf einem Touchscreen bedienen Auf einem herkömmlichen Computer können Sie in Excel mithilfe von Maus und Tastatur Tabellen oder Diagramme erstellen und bearbeiten. Daneben lässt sich Excel auf einem Gerät mit Touchscreen, z. B. einem Tablet-PC, auch direkt mit den Fingern bedienen (vgl. Anhang). Hierbei unterstützt Sie der sogenannte Fingereingabe-Modus. Tablet-PC mit Touchscreen 1.2 Excel starten Excel über den Windows-Startbildschirm starten Alle Apps, die auf dem Computer installiert sind, lassen sich über den Windows-Startbildschirm schnell finden und starten. Klicken Sie auf dem Windows-Startbildschirm auf die Kachel der Desktop-App Excel. Falls sich auf Ihrem Windows-Startbildschirm keine Kachel für Excel befindet, gehen Sie so vor: 1 Direkt Anfangsbuchstaben der App eintippen (ex) 2 Hier klicken, um Excel zu starten Nach dem Start von Excel wird der Excel-Startbildschirm angezeigt. Hier können Sie z. B. eine neue leere Arbeitsmappe oder bereits vorhandene Arbeitsmappen öffnen. Arbeitsmappe ist die Bezeichnung für eine Excel-Datei. Vorhandene Arbeitsmappe öffnen Neue leere Arbeitsmappe öffnen HERDT-Verlag 9

10 Eine neue leere Arbeitsmappe erzeugen Klicken Sie auf dem Excel-Startbildschirm auf Leere Arbeitsmappe. Die neu erstellte Arbeitsmappe wird im Excel-Fenster geöffnet. 1.3 Das Excel-Fenster kennenlernen Elemente des Excel-Fensters Alle Microsoft-Office-2013-Apps besitzen einen einheitlichen Fensteraufbau (Benutzeroberfläche) und ein einheitliches Bedienkonzept. Wichtige Elemente der Benutzeroberfläche lernen Sie im Folgenden kennen. Symbolleiste für den Schnellzugriff Titelleiste mit Datei- und App-Namen Register Menüband Statusleiste Ansichtssteuerung Zoomregler Die Titelleiste und die Statusleiste Die Titelleiste zeigt sowohl den Dateinamen als auch den App-Namen an. Die Statusleiste enthält App-spezifische Informationen. Die Symbolleiste für den Schnellzugriff Diese Symbolleiste stellt die Befehle Speichern, Rückgängig und Wiederholen in Form von Schaltflächen zur Verfügung. Die Auswahl an Schaltflächen lässt sich individuell anpassen. 10 HERDT-Verlag

11 Das Menüband Das Menüband ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle Befehle, die Sie zum Arbeiten mit Excel benötigen. Das Menüband ist in mehrere Register unterteilt. Durch Anklicken eines Registernamens, z. B. START oder EINFÜGEN, wird der Inhalt des jeweiligen Registers angezeigt. Innerhalb der Register sind die einzelnen Befehle zu finden, die wiederum in logische Gruppen zusammengefasst sind. Sowohl die Register- als auch die Gruppennamen geben Auskunft darüber, welche Befehle darin enthalten sind. Gruppe innerhalb eines Registers Hinweis Abhängig von der verwendeten Bildschirmauflösung bzw. der Größe des Excel- Fensters kann es vorkommen, dass für Gruppen anstelle der jeweiligen Befehle lediglich eine Schaltfläche mit dem betreffenden Gruppennamen angezeigt wird. Hier klicken, um alle Befehle der Gruppe einzublenden Die Ansichtssteuerung Die Ansichtssteuerung enthält drei Schaltflächen, mit deren Hilfe Sie zwischen verschiedenen Ansichten wechseln können. Standardmäßig ist die Ansicht Normal eingeschaltet. Es empfiehlt sich, für die Dateneingabe in dieser Ansicht zu arbeiten. Der Zoomregler Durch Ziehen des Zoomreglers können Sie den Inhalt einer Arbeitsmappe in verschiedenen Vergrößerungsstufen anzeigen. Die aktuell eingestellte Zoomstufe wird neben dem Zoomregler eingeblendet. Tipp Klicken Sie im Zoomregler auf bzw., um die Zoomstufe schrittweise zu verkleinern bzw. zu vergrößern. HERDT-Verlag 11

12 1.4 Das Register DATEI - die Backstage-Ansicht Was ist die Backstage-Ansicht? Die Ansicht des Registers DATEI wird auch als Backstage-Ansicht bezeichnet. Während alle anderen Register Befehle enthalten, um den Inhalt einer Arbeitsmappe zu bearbeiten bzw. zu gestalten, fasst das Register DATEI die Befehle zusammen, die allgemein zum Verwalten einer Datei benötigt werden. Jede Microsoft-Office-2013-App enthält im Menüband ganz links das Register DATEI. Durch Klicken auf das Register wird die Backstage-Ansicht geöffnet. In dieser Ansicht finden Sie beispielsweise die Befehle zum Speichern, Öffnen, Drucken, zum Neuerstellen oder zum Versenden einer Datei. Auch sind hier Informationen zur Datei wie der Name des Autors oder das letzte Speicherdatum zu finden. Hier klicken, um die Backstage-Ansicht zu öffnen Kategorien: zeigen beim Anklicken im rechten Fensterbereich weitere Informationen bzw. Optionen an Schaltfläche: schließt beim Anklicken die App Schaltfläche: öffnet ein Dialogfenster, um allgemeine App-Einstellungen vorzunehmen Die Backstage-Ansicht nimmt den ganzen Fensterinhalt ein, sodass Sie den Inhalt der Arbeitsmappe nicht sehen und auch nicht bearbeiten können. Ist die Backstage-Ansicht aktiviert, stehen einige Befehle wie z. B. die Schaltflächen der Symbolleiste für den Schnellzugriff nicht zur Verfügung. Um die Backstage-Ansicht wieder zu verlassen, klicken Sie am oberen linken Fensterrand auf oder drücken Sie Ë. 12 HERDT-Verlag

13 1.5 Arbeitsmappen kennenlernen Wichtige Elemente einer Arbeitsmappe Jede neue Arbeitsmappe enthält standardmäßig ein leeres Tabellenblatt, das Sie am unteren Rand im sogenannten Blattregister erkennen können. In einer neuen Arbeitsmappe ist zunächst immer das Tabellenblatt mit dem Namen Tabelle1 und markierter Zelle A1 zu sehen. Namenfeld Bearbeitungsleiste Markierte Zelle Blattregister Arbeitsmappe Tabellenblatt Namenfeld Bearbeitungsleiste Markierte Zelle Blattregister Eine Excel-Datei wird als Arbeitsmappe bezeichnet. Eine Arbeitsmappe enthält standardmäßig ein Tabellenblatt. Auf einem Tabellenblatt geben Sie die Daten (Zahlen und Texte) ein. Anschließend können Sie z. B. Berechnungen durchführen und die Daten analysieren. Als Tabelle wird in Excel ein zusammenhängender Bereich bezeichnet, in dem inhaltlich zusammengehörige Daten in Zeilen und Spalten angeordnet sind. Möchten Sie mehrere Tabellen erstellen, können Sie diese auf verschiedene Tabellenblätter aufteilen. Das Namenfeld zeigt die Adresse der gerade markierten Zelle bzw. den Namen eines markierten Objektes an. Die Bearbeitungsleiste dient zur Eingabe und Bearbeitung von Daten und Formeln. Die markierte Zelle, auch aktive Zelle genannt, ist durch einen schwarzen Rahmen gekennzeichnet. In die markierte Zelle können Sie Daten eingeben. Das Blattregister zeigt alle Tabellenblätter an, die in der Arbeitsmappe enthalten sind. HERDT-Verlag 13

14 Aufbau eines Tabellenblatts Jedes Tabellenblatt besteht aus Spalten und Zeilen. Alle Spalten besitzen dabei eine Spaltenbezeichnung aus einem oder mehreren Buchstaben und alle Zeilen eine Zeilennummer. Der Schnittpunkt einer Spalte und einer Zeile bildet eine Zelle. Adresse der markierten Zelle im Namenfeld Spalte mit Spaltenbezeichnung Schnittpunkt = Zelle Zeile mit Zeilennummer Aus der Zusammensetzung von Spaltenbezeichnung und Zeilennummer erhalten Sie die sogenannte Adresse einer Zelle (auch Zellbezug genannt), in der Abbildung ist dies für die markierte Zelle der Zellbezug A8. Für die markierte Zelle werden die zugehörige Spaltenbezeichnung und die Zeilennummer farbig hervorgehoben. Hinweis Ein Tabellenblatt enthält mehr als eine Million Zeilen und rund Spalten. Möglichkeiten im Blattregister Neues Tabellenblatt einfügen Tabellenblatt wechseln Tabellenblatt umbenennen Tabellenblatt verschieben Tabellenblatt löschen Klicken Sie im Blattregister auf. Klicken Sie das entsprechende Register an. Klicken Sie beispielsweise auf das Register, um zum zweiten Tabellenblatt zu wechseln. Klicken Sie das Register doppelt an und geben Sie einen neuen Namen ein (maximal 31 Zeichen). Drücken Sie Ü. Zeigen Sie mit der Maus auf das entsprechende Register und ziehen Sie es mit gedrückter linker Maustaste an eine andere Position innerhalb des Blattregisters. Klicken Sie das Register mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Löschen. Bestätigen Sie die eventuell eingeblendete Rückfrage mit Löschen. 14 HERDT-Verlag

15 Tipps Sind nicht alle Register sichtbar, z. B. weil Sie mehrere neue Tabellenblätter eingefügt haben, können Sie mit am linken unteren Fensterrand die entsprechenden Tabellenblätter im Blattregister anzeigen. Wenn Sie mit gedrückter S-Taste auf bzw. klicken, wird im Blattregister das erste bzw. letzte Tabellenblatt angezeigt. Sie können den Anzeigebereich für das Blattregister vergrößern, indem Sie auf den Registerteiler zeigen, der sich rechts neben dem Blattregister befindet, und diesen mit der Maus nach rechts ziehen. 1.6 Hilfe erhalten Verschiedene Hilfefunktionen nutzen Excel stellt mehrere Hilfefunktionen zur Verfügung, um das Arbeiten mit der App so einfach wie möglich zu gestalten. QuickInfos werden automatisch eingeblendet, sobald Sie mit dem Mauszeiger auf Schaltflächen oder andere App-Elemente zeigen. Die Excel-Hilfe stellt umfangreiche Hilfetexte sowie eine Suchfunktion bereit, um schnell die gewünschten Themen finden zu können. QuickInfos anzeigen 1 Mit der Maus auf ein Element zeigen und Mauszeiger ruhen lassen 2 Hier klicken, um das Hilfefenster mit dem passenden Hilfetext zu öffnen Bewegen Sie den Mauszeiger weg, verschwindet die QuickInfo wieder. In der Excel-Hilfe schnell die gewünschten Hilfetexte finden Klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Excel-Fensters auf Sie!, um die Startseite der Excel-Hilfe einzublenden. oder drücken HERDT-Verlag 15