Enterprise-Wikis mit (Management) System

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1 1 Enterprise-Wikis mit (Management) System Praxisbericht aus der Automobilindustrie FHV 4. WingtreV Dornbirn, 16. November 2009 Handout 4. WingtreV Enterprise-Wikis mit (Management) System? Dornbirn, Diese Präsentationen ist unser geistiges Eigentum. Jede Verwendung, insbesondere die Weitergabe, Vervielfältigung, Veröffentlichung und Zurverfügungstellung einschließlich des auch nur auszugsweisen Kopierens, bedarf unserer ausdrücklichen Zustimmung. Bei allen personenbezogenen Bezeichnungen gilt die gewählte Form für beide Geschlechter! Autor und copyright: Samuel Neuhauser Stand:

2 5 7 % des Umsatzes gehen durch Qualitätsmängel an Produkten oder Dienstleistungen verloren Quelle: QA-Aussendung 02/09 Zahlen Daten - Fakten Ob es nun gute 5% oder knappe 10% sind jedes 10tel% ist auf jeden Fall zu viel um es zu verschwenden! Lohnende Ideen sind gefragt - eine von diesen lohnenden Ideen ist es, ein Enterprise Wiki einzusetzen

3 6 9 % der Top-Entscheider kennen ihre Prozesse nicht Quelle: QA-Aussendung 02/09 Wenn ich mein Ziel nicht kenne, ist jeder Weg der Falsche! Wenn sie WOLLEN, KÖNNEN Managementsysteme -aber auch andere Innovative Dinge, wie z.b. Wissensmanagementplattformendazu beitragen, Ziele und Wege erleben zu DÜRFEN. Mit ERLEBEN meine ich lebendige Prozesse zu sehen und zu spüren. WOLLEN, KÖNNEN und DÜRFEN Drei grundlegende Prinzipien die auch für Manager gelten, nicht nur für den einfachen Mitarbeiter! Appropos Mitarbeiter.

4 7 Jeder zehnte Mitarbeiter langweilt sich in seinem Job! Quelle: MQ 11/08 Das BORE-OUT-Syndrom grassiert! Können Sie sich vorstellen,wieviel Potential hier verborgen liegt um -Ausschuss zu verringern -Umsätze und Erträge zu verbessern -Kundenzufriedenheit zu stärken Die Mitarbeiter sollen wieder zu wertvollen Leistungsträgern unseres Unternehmens werden! Langeweile hat auf der Aufgabenliste eines Mitarbeiters nicht verloren!

5 8 Noch mehr Zahlen...? Die Zahlenwüste?! Sind wir verloren in einer Wüste aus Negativzahlen, stehen wir mit demotivierten Mitarbeitern und inkompetenten Führungskräften im Treibsand der Krise? Ich kann mir diesen Wertverlust nicht vorstellen, als hoffnungsloserentschuldigung hoffnungsvoller Optimist kann und WILL ich mir das nicht vorstellen und darum habe ich noch ein paar andere Zahlen gefunden.

6 12 2 von 3 Haushalten benutzen regelmässig einen Computer Quelle: Internet von Benutzerfreundlich freundliche Benutzer? Als Anbieter von Wiki-Lösungen und auch für Sie als potentiellen Wiki-Power-Nutzer ist diese Information sicher wertvoll! Die Grundvoraussetzung für die Wikibedienung ist ein Mindestmass an PC-Kenntnis. Schön ist, das wir uns darum eigentlich nicht kümmern müssen, denn die Menschen bringen dieses Wissen schon von zu Hause mit! Warum?- weil sie das wollen!

7 14 47% der österreichischen Internetuser greifen auf Wikipedia als Informationsplattform zu Quelle: Internet Können ist menschlich! Jeder zweite Internetuser bringt, wenn man diesen Zahlen glauben schenkt, sogar schon Wiki-Wissen von zu Hause mit. Und das für uns absolut GRATIS aber gewiss nicht UMSONST! Er WILL also und in vielen Fällen KANN er auch, jetzt fehlt nur noch das DÜRFEN.

8 33 Bis 2010 wird jedes zweite Unternehmen ein Wiki einsetzen! Quelle: Gartner-Studie social software-ein Megatrend Das Mitmachnetz hält also auch in den Unternehmen einzug, mehr noch, es wurde von der Gartner Research Group als MEGATREND der nächsten Jahre eingestuft. Wir von Hirschmann und vom Elysion Projekt unterstützen Sie gerne und gehen gerne diesen innovativen und NEUEN Weg mit ihnen. Apropos NEU..

9 34 Um etwas wirklich neu zu erdenken, kann man gar nicht verrückt genug sein! Viktor Seitschek Zitat aus meinem chinesischen Glückskeks vom Q-Tag 2007! Was gibt s Neues? die wirklich neue Idee ist: Durch die Mitarbeit vieler Menschen die ihre Arbeit im und am System gerne und aus freien Stücken machen, ein lebendiges System für erfolgreiche Unternehmen zu schaffen! Das klingt verrückt, Nein, das klingt nach Wiki!...

10 36 Wiki bedeutet auf Hawaii schnell Wiki Wiki In den 1990er Jahren von ein paar Software Freaks entwickelt, hat sich Wiki zwischenzeitlich zu einem Werkzeug gemausert, dass einfaches und schnelles Teilen von Informationen zulässt und fördert Spätestens seit Wikipedia hat sich Wiki zu einer Enterprise 2.0 Anwendung entwickelt, die als komfortable, stabile und kompatible Lösung Einzug in unsere Unternehmen gehalten hat Apropos Entwicklung

11 37 Bei uns auch schnell installiert implementiert ausprobiert quick and dirty oder: schnell und einfach! Meistens als open-source SW entwickelt hinter der wieder eine gute Community und somit breites Wissen steht gibt es rasante Entwicklungsschritte. In einem Jahr haben wir bereits das 3. Update installiert und es wird jedesmal noch komfortabler. Wir können Flow-Charts abbilden und aus diesen und in diese reinverlinken, Wir können einfach Bilder und Filme einbinden, und mit unzähligen Makros kann man sein Wiki auch optisch noch ein bisschen aufhübschen.

12 20 Mitmachen funktional und intuitiv Weniger ist mehr dafür das Wesentliche einfach! Wiki Seiten-Bearbeitungen sind einfach und schnell erlernbar Es gibt nur einen Bearbeiten und einen Speichern Button Dazu fällt auch die Formatierung mit nur einer Standardschriftart und 6 Überschriftengrössen relativ einfach aus

13 40 Nichts ist so beständig wie die Veränderung! Change Management oder: Management change? Veränderungen waren bisher im Leben eines Qualitäters ein Greuel. Es existierte eine Parallelwelt: einmal das was dokumentiert ist - und dann wie es wirklich gelebt wird! Regelmässig vor den Audits haben die Sportwochen eingesetzt um alle Änderungen noch einzupflegen und das System halbwegs so abzubilden wie es der Wirklichkeit entspricht. HEUTE ist es anders Eine Prozessveränderung wird vereinbart, die Dokumente werden direkt vor Ort geändert und bis alle wieder ein ihrem Büro sind, haben sie ihre Änderungsinfo schon in ihrer Elektropost. Veränderungen sind im Wiki alle dokumentiert und können dort über Versionierung und die Userinfo nachvollzogen werden.... lassen Sie es geschehen, mit Wiki ist es nachvollziehbar.

14 41 Zeigen Sie sich von ihrer gelben Seite clever Volltextsuche auch in Anhängen Labels und Tags Business inteligence oder: das intelligente Business?! Weg von der Hierarchie a la Internet Explorer hin zur Findefunktion. Auch in allen angehängten Dokumenten die Text enthalten Struktuerierung ist möglich und schonend angewendet sicher sinnvoll, aber nicht zwingend nötig!

15 42 Findefunktion vom suchen zum finden

16 23 Fühlen Sie sich verfolgt? Dokumentenlenkung oder die totale Überwachung?! Versionierung registrierte User der gläserne Mensch Big Brother is watching you?? Naja, bei uns hat sich das bisher in Grenzen gehalten die einzigen die sich verfolgt fühlen sind. Änderungen Es gab bisher auch keinen Datenvandalismus das heisst es wurden nur gewollte und sinnvolle Änderungen durchgeführt!

17 24...unsere Änderungen sind es! smart aktive Systeminfo Versionskontrolle RSS-Feeds Lass dich Überraschen, schnell kann es geschehen! Über das Posten von Seiten und Seitengruppen kann man sich benutzerorientiert vom System informieren lassen. Im Zusammenspiel mit den Wiki-basics Versionierung (auch von Anhängen) und einer intelligenten Vergabe von Seitenverantwortungen ist die Kommunikation von Änderungen leicht automatisierbar und kann auch in internen und externen Audits helfen eine nachvollziehbare Kommunikationskette darzustellen.

18 21 Versionskontrolle vergleichen von Änderungen Nichts ist so beständig wie die Veränderung! Jede Änderung an einer Wiki-Seite wird als neue Version Mit der User-Information dem Änderungsdatum und wenn gewünscht mit einem Kommentar abgespeichert.

19 22 Versionskontrolle Wort für Wort - jederzeit Nichts ist so beständig wie die Veränderung! Zusätzlich wird mitprotokolliert Welche Zeichen hinzugefügt Und welche Zeichen entfernt wurden Bei versehentlichem Löschen werden alte Versionen einfach wieder hergestellt Und als neue Version gesichert So bekommt das Wort Dokumentenlenkung eine neue Dimension!

20 46 Die Arbeit die man nie beginnt, dauert am Längsten! J.R.R Tolkien englischer Autor ( Herr der Ringe ) Ein Wiki ist nie fertig?! Sie sagen jetzt: das klingt gut, wir sind aber noch nicht soweit! Wir sagen: Legen Sie los! Mit einer klaren Zielsetzung, ein bisschen Wiki-Aufklärung und der Auflösung von Wiki-Vorurteilen Sowie mit dem Rückhalt der Geschäftsführung können auch sie beginnen. Es wird, durch die Zusammenarbeit durch Wiki ein Wertewandel eingeleitet Das muss gewünscht sein, sonst bleibt ein funktionierendes Wiki ein Wunsch!

21 43 Meistern Sie es mit Links jede Info nur einmal an ihrem Platz immer abrufbar linksdrehende Kulturen oder: die Kultur dreht sich um Links?! Keine versteckten Dateien mehr auf dem C:\-Laufwerk Keine -Flut mit veralteten Anhängen wie z.b. dem Update der Kopie vom zweiten Update Sie erstellen etwas, ein anderer findet es und kann daran weiterarbeiten, wiederum andere interessierte sehen, dass ergänzen, verlinken und lassen so gedeihen, was früher irgendwo, irgendwie in irgend einer Form zu einer Dokumentation wurde. Es ist wie im Bienenstock: Jeder ist in seinem Gebiet der Fachmann, durch die Waben verbunden und alle arbeiten als grosses Ganzes für deren Unternehmen!

22 44 Verlinkungen Wiki-Seiten, intern, extern

23 45 Verlinkungen auch aus Flow-charts

24 16 Übernehmen Sie Verantwortung! Du trägst die Kisten, ich trage die Verantwortung! Vergessen Sie es! Ich spreche von sozialer Verantwortung Von Vertrauen, Respekt und Reaktionsvermögen. Lassen Sie ihre Mitarbeiter machen, lassen Sie ihre Mitarbeiter DÜRFEN. Übernehmen Sie Ihre Verantwortung als Manager und Führungskraft und geben Sie die Verantwortung ab!

25 17 geben Sie Verantwortung ab! jeder kann schreiben mitmachen Infos teilen Haben Sie VERTRAUEN und lassen Sie ihre Mitarbeiter machen! Stellen Sie sich die Frage: Wer hat einen Führerschein? SOVIELE! Alle diese Menschen entsprechen im normalen Leben dem Vertrauensgrundsatz. Wie sieht es im Unternehmensumfeld aus? Würden Sie ihr Leben in die Hände ihres Mitarbeiters legen? Fahren Sie auch mal mit den Öffis? Wem legen Sie ihr Leben in die Hände?

26 38 von Menschen für Menschen persönliche Profile soft skills soziale Netze Der Mensch steht im Mittelpunkt mit seinen Fähigkeiten und mit seinem Willen Integration und Identifikation schaffen wir durch den von Web 2.0 gehypten Drang sich selbst zu präsentieren siehe Youtube, facebook und z.b. Xing oder Flickr! Wiki gibt den Menschen eine Bühne sich zu präsentieren aber somit auch andere leichter zu finden Durch die bidirektionale Wirkweise von Wiki s kann das Unternehmen Infos rausgeben und der einzelne Mitarbeiter kann drauf reagieren und umgekehrt

27 48 Mitmachnetz wollen, können, dürfen

28 27 Management war gestern! Wenn man nicht alles selber macht! Feuerwehraktionen und häppchenweise Delegation an seine Untergebenen!, - nach Unten Schwerfällige Kontrollmechanismen und Freigabeprozedere nach oben Als Führungskraft im mittleren Management steht man mit diesen Themen im Brennpunkt Das kostet Kraft und lähmt die Organisation, es ÜBERFORDERT Führungskräfte und UNTERFORDERT die einfachen Mitarbeiter!

29 28 heute zählt Zusammenarbeit! neue Werte probieren integrieren informieren Sharing oder echte Zusammenarbeit! Nicht Totaler Einsatz aller Mitarbeiter aufdrücken und Toll ein anderer Machts erreichen! selbstgewählte Zusammenarbeit an Sachthemen Hierarchie- und Funktionsunabhängig gestützt von einer Mitmachsoftware die eine interaktive Zusammenarbeit fördert, da die Einstiegsschwelle niedrig ist und der gemeinsame Nutzen im Vordergrund steht. Ein 3-dimensionales Mindmap kann entstehen, Länge und Breite der Ergebnisse sind praktisch unbegrenzt, die Wissenstiefe und somit die 3. Dimension entsteht durch den Know-How Input der Menschen die mitmachen wollen!

30 9 Innovation oder Ein Weg wird erst ein Weg, wenn man ihn geht! frei nach Laotse chinesischer Philosoph Leg los, vertraue auf die Vision und frage nicht immer nach dem Wie? Anbei einige Beispiele wie es sich ergeben kann! und was mit Wiki noch mehr gemacht werden kann. Erkennen Sie wieviel Kraft und Willen in der Community steckt!

31 29 open your mind! Wissen kompetent transparent permanent Wissensmanagement - oder besser Wissenszusammenarbeit?! Es gibt keinen Zwang diese Plattform zu füllen Es gibt dort Softwarebeschreibungen, Schulungsunterlagen und viele andere Dinge gesammelt Wer Lust und Zeit hat, kann mitmachen. Gut das es Mitarbeiter gibt, bei denen die Lust geweckt wurde und die sich Zeit nehmen. WOLLEN, KÖNNEN und DÜRFEN sind auch hier wieder als Grundvoraussetzung mit dabei! Wir können nur das Werkzeug zur Verfügung stellen und das Umfeld gestalten!

32 51 let it flow! Info-Austausch News FAQ s Blogpost s Enterprise-Wiki = Intranet, Infoplattform,.! Es war nicht das Ziel eine Wissensmanagement-Plattform zu kreieren oder gar ein Intranet über 3 Werke mit Mehrsprachigkeit, Groupstandards, und vielem mehr abzubilden Aber in weniger als einem Jahr hatten wir das Alles Wie? Naja, es hat sich so ergeben!

33 52 News voneinander - miteinander

34 53 FAQ s KVP aus der Praxis für die Praxis

35 30 find a way! Verbesserung KVP Ideenmanagement Six Sigma KVP-Kontinuierlicher Verbesserungsprozess! auch für uns ein neuer Ansatz, dies mit Wiki umzusetzen aber die Einfachheit des Werkzeuges spricht für sich! Wir haben mal angefangen und ich bin mir sicher, wir werden auch hier eine gute, einfache und praktikable Lösung finden. Warum ich mir sicher bin?

36 31 Willst du ein Schiff bauen? Dann wecke die Sehnsucht nach dem weiten Meer! frei interpretiert nach Antoine de Saint-Exupérie französischer Autor ( Der kleine Prinz ) Die Arbeit die man nie beginnt, dauert am Längsten! Wir haben schon wieder Menschen gefunden die eine Sehnsucht verspüren und die auch WOLLEN!

37 32 vielen Dank für ihre Aufmerksamkeit! Infos Autor und copyright: Samuel Neuhauser Stand: