HOTELPAC Reservations- und Abrechnungs Systeme

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1 HOTELPAC Reservations- und Abrechnungs Systeme HOTELPAC Hotel Management System Das Reservations- und Gästebuchhaltungs-System ist in verschiedenen Versionen verfügbar. Das HOTEL MANAGEMENT SYSTEM deckt alle klassischen Funktionen ab welche täglich in einem Hotel anfallen. Die Version FERIENWOHNUNGSVERWALTUNG gibt neben der Reservations- und Abrechnungsfunktion auch die Möglichkeit zur Abrechnung mit dem Wohnungsbesitzer. Zusatzmodule können wunschweise mit den Hauptmodulen integriert werden um deren Funktionen zu erweitern. Die POINTPAC Registrierkasse mit integrierter Lagerverwaltung überträgt automatisch Konsumationen von Hotelgästen auf die entsprechende Gästerechnung im Hotelmanagement System. Die Tagesabrechnung dieses Zusatzmoduls kann ebenfalls automatisch in die Buchhaltung des Hotelmanagement System übernommen werden. Jederzeit können Gäste-, Extra-, oder Bankettrechnungen in das FINPAC Zusatzmodul Debitorenkontrolle übertragen werden. Die Tagesabrechnungen können in das FINPAC Zusatzmodul Finanzbuchhaltung übernommen werden. Entsprechende Schnittstellen mit Fremdsystemen sind erhältlich oder können erstellt werden. Daten von Telefon-Zentralen können mit dem Zusatzmodul Telefon-Interface übernommen und direkt in die Gästebuchhaltung im Hotel Management System übertragen werden. Das Checkin/out auf der Seite der Telefon- Zentrale erfolgt automatisch durch die entsprechende Funktion im Hotel Management System. Das Zusatzmodul Timeshare-Management übernimmt die Verwaltung von Timeshare-Einheiten und erstellt dann automatisch die entsprechenden Reservationen und Abrechnungen im Hotel Management System. Alle Module jeder erwähnten Version sind völlig integriert und einfach zu bedienen. Einmal erfasste Daten, werden innerhalb des Systems immer wieder weiterverarbeitet. Arbeiten können rationeller und schneller erledigt werden und Kennzahlen stehen dem Management jederzeit zur Verfügung. Durch die Verwendung einer offenen Datenbank können die Daten auf einfache Weise von anderen Systemen übernommen oder übergeben werden. Mit Hilfe des Applikationsgenerators können zusätzliche Funktionen erstellt oder speziellen Wünschen der Kunden angepasst werden Seite 1 Web:

2 HAUPTPUNKTE: Reservation Gästebuchhaltung Stammkunden-, Gäste-, Firmenkartei Adressverwaltung mit Direct Mailing Zusatzmodule/Schnittstellen: Telefon Interface Timeshare Management Registrierkasse für Bar/ Restaurant Debitorenkontrolle Finanzbuchhaltung Zielgebiete: Ferien-, Stadt-, Tagungs-, und Appart-Hotels Ferienanlagen und Wohnungen BESCHREIBUNG: Reservation: Reservationen mit automatischer Zimmerzuteilung und Preisvorschlag Zimmerstatus, Belegungsplan/Vorschau für beliebige Zeiträume Schnelles Einbuchen mit Erstellen des Meldescheins Automatische Kur-und Beherbergungstaxen Abrechnung Integrierte Normbriefe via MS-Office oder Texteditor zb. Offerten, Bestätigungen etc. Export von Daten zur Weiterverarbeitung in beliebiger Textverarbeitung oder Tabellenkalkulations Software Umfangreiche Listen und Statistiken auf Bildschirm oder Drucker wie: Ankunfts-, Gäste-, Abreise-Listen für beliebige Zeiträume Belegungs,- Anreise,- Logiernächtestatistik Auf Wunsch können Listen individuell erweitert oder angepasst werden. Spezialfunktionen wie : Parkplatzverwaltung, Kassenbuch usw Seite 2 Web:

3 Gästebuchhaltung: Unbeschränkte Anzahl von Gäste,- Bankett- und Extra- Rechnungen Benutzerbestimmtes Passwort pro Kassierer Automatisches und manuelles Buchen von Extra- und Fixleistungen Automatische Mehrwertsteuergerechte Verteilung des Arrangements Uebernahme von Telefon- und Restaurant- Buchungen, sofern entsprechende Anlagen/Software vorhanden ist Bezahlung der Rechnung in einheimischer oder fremder Währung (EURO) Ausbuchen mit sofortigem Rechnungsausdruck und/oder Uebertrag in die FINPAC Debitorenbuchhaltung (sofern vorhanden) Frei definierbares Rechnungsformular Minutenschneller Tagesabschluss mit Uebertrag der Daten in die FINPAC Finanzbuchhaltung (sofern vorhanden) oder externe Buchhaltung. Umfangreiche Listen für Direktion, Empfang, Housekeeping, Küche und Restaurant auf Bildschirm oder Drucker Auf Wunsch können Listen individuell erweitert oder angepasst werden. Stammkunden-, Gäste-, Firmenkartei: Die Stammgästekartei wird automatisch bei jeder Reservation mitgeführt. Wünsche und Bemerkungen von Gästen werden auf die Reservation übertragen und beim Erstellen einer neuen Reservation wieder angezeigt. Abfrage der Reservations- und Rechungseinzelheiten der vergangenen Aufenthalte Statistiken können nach Wunsch erstellt werden. Bilder können in die Kartei integriert werden. Funktion um Werbe- s zu erstellen Adressverwaltung mit Direct Mailing: Adressdatei von Stammgästen, Reisebüros, Firmen, usw. mit vielen Auswahlmöglichkeiten für Mailings (Werbebriefe, Weihnachtskarten, Sonderangebote usw.) Export von Adressen z.b. für Mailings mit Word/WordPerfect Funktion um Werbe- s zu erstellen Umfangreiche Listen und Briefe, Ausdruck von Etiketten Auf Wunsch können diese individuell erweitert oder angepasst werden Seite 3 Web:

4 Zusatzmodul: Telefon Interface: Frei definierbare Anschlüsse/Tarife Automatischer Check-in und Check-out bei Aufruf der entsprechenden Funktion im Reservationssystem. Automatische Erkennung und Verwaltung von Admin- und Gästegesprächen Weck-, Message-, Zimmerstatus-Funktion (sofern von Telefonanlage unterstützt) Unterschiedlicher Aufschlag für Admin- und Gästegespräche automatische Uebergabe der Daten in die Gästebuchhaltung des Hotel Management Systems. Umfangreiche Listen und Statistiken auf Bildschirm oder Drucker. Auf Wunsch können diese individuell erweitert oder angepasst werden. Es bestehen Interfaces für Bosch, Swisscom/DeTeWe, Phillips, GFX Telefon Zentralen. Weitere Zentralen können ohne grossen Aufwand definiert werden. Zusatzmodul: Timeshare Administration: Kann für Hotels und Ferienanlagen gleichermassen gebraucht werden basiert auf RCI oder INTERVAL System Wocheneinteilung und zu verkaufende Einheiten sind vom Benutzer bestimmbar Umfassende Übersicht der verfügbaren, verkauften oder gebuchten Wohnungseinheiten nach Wohnungsart, Zeiteinheiten (Woche) oder Jahr oder nach Besitzer mit Vertragseinzelheiten Buchen von Teilzeiteinheiten durch Aussenverkäufer via Modem Erfassen, ändern und löschen von Verträgen Kontrolle der Provisionszahlungen an Agenturen und Verkäufer. Kontrolle der benutzten, ausstehenden und ausgetauschten Wohnrechte. Automatische Reservation mit vorhandenen Gästeeinzelheiten, Ankunfts- und Abreise-Daten im Hotelreservationssystem (sofern vorhanden) oder im integrierten Timeshare Reservationssystem. Integrierte Debitorenbuchhaltung mit automatischer Nebenkosten-Verrechnung Umfangreiche Listen für Verwaltung und Verkauf auf Bildschirm oder Drucker wie: Buchungs-, Verkaufs-, Besitzer- und Adresslisten, Etiketten, Normbriefe, Kontenauszüge, Buchungsjournale, offene Posten-Listen Auf Wunsch können diese individuell erweitert oder angepasst werden Seite 4 Web:

5 Reservation / Check-in Dies ist die Funktion um neue Reservationen zu erstellen, oder eine bestehende zu ändern oder zu löschen. Dabei spielt es keine Rolle ob es sich um eine Einzel- oder Gruppenreservation handelt, da alle Reservationen mit derselben Funktion erstellt werden. Fällt der Tag der Anreise, laut Reservation, mit dem Datum des Systems zusammen, erhält der Benutzer die Möglichkeit das CHECK-IN sofort vorzunehmen. Demzufolge könne ALLE Funktionen, welche mit der Reservation eines oder mehrere Zimmer zusammenhängen, mittels dieser einen Funktion ausgeführt werden, ohne verschiedene Menüpunkte anwählen zu müssen. Bewusst wird zuerst nach den Datum und der Dauer des Aufenthaltes gefragt. Dadurch kann die Verfügbarkeit der Zimmer aufgezeigt werden (Dispograph), oder es wird die Verfügbarkeit geprüft. Steht für die gewünschte Zeit ein Zimmer zur Verfügung, wird die Anzahl der Personen eingetragen. Nach Eingabe des gewünschtentarifs wird der Zimmerpreis automatisch ermittelt und angezeigt. Zum ermittelten Preis können Extras wie Z.B. Haustiere, Garage ect. dazugerechnet und der Betrag der Anzahlung ermittlet weden. Handelt es sich um eine Offerte wird das Datum, bis zu welchem das Angebot gültig ist, eingegeben. Zu guter letzt wird der Name des Gastes und dessen Adresse erfasst. Sollte es sich um einen Stammgast handelt kann die Adresse aus der Gästekartei übernommen, oder bei einem neuen Gast kann diese in die Kartei eingetragen werden. Die Zahlungsart und die Einzelheiten zur reservierenden Person werden als letztes eingetragen, sofern diese Daten bekannt sind Sie sehen Sie die Maske, welche angezeigt wird, sobald Sie die Funktion RESERVATION/CHECK-IN gewählt haben. Die Tastenliste kann, je nach Art des Systems, anders aussehen. Z.B. wird die Funktion um einen Gast einzubuchen erst angezeigt, wenn das Ankunftsdatum gleich dem Systemdatum ist Seite 5 Web:

6 Buchung auf eine Rechnung / Check-out Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit Belastungen und Zahlungen auf eine bestimmte Rechnung zu verbuchen. Je nach Konfiguration des Systems werden Sie, nachdem Sie das Menü "Buchung auf eine Rechnung/Checkout" gewählt haben, nach einem Passwort gefragt. Beträgt der Schlusssaldo der Rechnung NULL, nachdem Sie die Zahlung erfasst haben, gibt Ihnen das System die Möglichkeit den Gast auszubuchen (sofern das Abreisedatum mit dem Datum des Systems übereinstimmt). Extra -Rechnungen schliessen Sie ebenfalls hier ab, wobei das Systemdatum nicht mit dem Tagesdatum übereinstimmen muss, da diese Rechnungen nicht in vom Tagesabschluss abhängen. Stammgästekartei Sie haben die Möglichkeit für jeden Kunden auch eine Stammgästekartei anzulegen. Je nach Parametrisierung Ihrer Installation ist das Erstellen einer Stammgästekartei bei Erfassen einer Reservation pflicht oder freiwillig. Sofern noch keine entsprechende Kartei vorhanden ist, werden Sie während des Check-in's gefragt, ob Sie nun für diesen Kunden eine Stammgästekartei anlegen möchten oder nicht. Wenn Sie mit JA antworten oder zu einem späteren Zeitpunkt eine neue Kartei anlegen (oder eine bestehende Kartei ändern) wollen, wird der unten abgebildete Bildschirm angezeigt. Sie haben zu jeder Zeit die Möglichkeit mittels des Icons "Stammmgästekartei" die Stammgäste-Daten zu bearbeiten Seite 6 Web:

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