Bestattungsinstituts Managementsystem

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1 SWT-Projekt Gruppe 40 Handbuch Bestattungsinstituts Managementsystem Author: Kristian Kyas Lukas Ortel Vincent Nadoll Barbara Bleier

2 Inhaltsverzeichnis 1 Vorwort 2 2 Anmeldung / Login 2 3 Startseite 3 4 Terminverwaltung 4 5 Auftragsverwaltung Neuen Auftrag erstellen Auftrag bearbeiten Personalverwaltung 8 7 Lagerverwaltung 10 8 Bestellvorgänge 10 1

3 1 Vorwort Wir freuen uns sehr darüber, dass Sie sich für unser Produkt entschieden haben. Das folgende Handbuch ist dafür da, dass Sie sich direkt mit der Bedienung unserer Software vertraut machen können, um den Arbeitsalltag durch unser speziell für Sie gefertigtes Managementsystem für ihr Bestattungsinstitut R.I.P zu erleichtern. Im Folgenden werden die einzelnen Funktionsweisen der Anwendung, sowie deren genaue Bedienbarkeit genauer erläutert. Dieses Handbuch richtet sich dabei an jeden Mitarbeiter, der mit unserer Software arbeiten wird, gleichermaßen. 2 Anmeldung / Login Um sich in der Anwendung anzumelden, geben Sie einfach ihre Zugangsdaten in die Felder Anmeldename, sowie Passwort ein und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Sign in. 2

4 3 Startseite Nachdem Ihre Anmeldedaten erfolgreich eingegeben haben, werden Sie automatisch auf ihre personalisierte Startseite weitergeleitet. Links von der Begrüßung haben Sie nun Zugriff auf die verschiedenen Arbeitsbereiche des Managementsystems, um direkt alle Funktionen auf einen Blick zu haben. Dabei wurde bereits bei der Anmeldung anhand einer Berechtigungsstufe festgelegt, welche Funktionen für welche Mitarbeiterklasse zugänglich sind. Sollten Sie also nicht Zugriff auf sämtliche Funktionen des Managementsystems haben, so fehlt Ihnen die notwendige Berechtigung. Auf der rechten Seite erscheint eine Kurzfassung des Terminkalenders, des jeweils angemeldeten Nutzers, so dass dieser direkt auf den ersten Blick erkennt welche Aufgaben am heutigen Tag anfallen. Wenn Sie sich wieder von der Anwendung abmelden möchten, dann klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Sign out in der linken, oberen Bildschirmecke. 3

5 4 Terminverwaltung Wenn Sie auf den Button Termine klicken, öffnet sich ein weiteres kleines Menü. Darüber können Sie den Terminkalender für den aktuell angemeldeten Benutzer einsehen, durch einen Klick auf Termine anzeigen. Um einen neuen Termin zu erstellen, klicken Sie auf Termin erstellen. Im folgenden Fenster können Sie nun die Rahmendaten des Termins, wie einen zugehörigen Betreff und Zeitpunkt eingeben. Im zusätzlichen Textfeld Beschreibung können außerdem weitere Details und Informationen hinzugefügt werden. Wenn Sie nun auf hinzufügen klicken werden Sie wieder zur Terminübersicht weitergeleitet. Die Auswahl Termine ist für jeden Mitarbeitertyp verfügbar. 4

6 5 Auftragsverwaltung Um ihre Aufträge zu verwalten klicken Sie auf die Schaltfläche Aufträge. Dort können Sie nun einen neuen Auftrag erstellen, sich alle aufgenommenen Aufträge anzeigen lassen, sowie diese mit Hilfe der nun erschienenen Schaltflächen bearbeiten und auch wieder löschen. Die Auswahl Aufträge ist nur für den Geschäftsführer, sowie Kundenberater verfügbar. 5.1 Neuen Auftrag erstellen Um einen neuen Auftrag zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche erstellen. Daraufhin öffnet sich eine Umgebung, in der Sie die Daten des Kunden, seinen Vorund Nachnamen, seine Adresse sowie zur weiteren Kontaktaufname dessen Telefonnummer und adresse eintragen können. Nun müssen Sie noch die notwendigen Daten des Verstorbenen aufnehmen. Tragen Sie dazu dessen Personalien in die dafür vorgesehenen Felder ein. Als nächstes muss noch 5

7 der Termin für die Bestattung eingelesen werden. Tippen Sie dazu nun sowohl einen Betreff, das Datum, sowie eine kurze Beschreibung in die dafür vorgesehenen Felder ein. Nun werden Sie zur Auftragsübersicht weitergeleitet, auf der Sie sämtliche Aufträge direkt auf einen Blick zur Verfügung haben. Durch das Dropdown-Menü im oberen Bereich können Sie bequem einen Auftrag anhand des Kundennamens auswählen und bei Bedarf mit einem Druck auf die Schaltfläche löschen ganz simpel wieder aus Ihrer Datenbank streichen. Der vorhin abgespeicherte Termin landet dabei übrigens vollautomatisch in der Termindatenbank! 6

8 5.2 Auftrag bearbeiten Um die Details eines bereits gespeicherten Auftrag nachträglich noch einmal zu bearbeiten, wählen Sie die Schaltfläche bearbeiten in der Übersicht aus. Als nächstes werden ihnen alle abgespeicherten Aufträge aufgelistet. Um nun Änderungen an einem Auftrag vorzunehmen, wählen Sie den gewünschten Auftrag durch das Dropdown-Menü aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche auswählen rechts daneben. Nun können Sie ganz bequem die Daten des Auftrags nach Ihren Wunsch bearbeiten. 7

9 6 Personalverwaltung Über die Schaltfläche Personal gelangen Sie zur Personalverwaltung. Dort können Sie die Daten eines jeden neuen Mitarbeiters erfassen. Die Auswahl Personal ist nur für den Geschäftsführer verfügbar. Um die Daten eines Mitarbeiters aufzunehmen klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche hinzufügen und tragen Sie dort die Informationen zu ihrem neuen Mitarbeiter ein. Wenn Sie auf erstellen klicken, so werden Sie zur Personalliste weitergeleitet. Falls Ihnen ein dabei ein Fehler unterlaufen ist, oder sich die Personalien im Laufe der Zeit änderten, so können Sie diese Daten auch jederzeit durch die Schaltfläche bearbeiten verändern und auch wieder aus dem System entfernen. 8

10 9

11 7 Lagerverwaltung Um Ihr Lager zu organisieren und Ihre Bestellungen zu verwalten klicken Sie auf die Schaltfläche Lager. Von dort können Sie mit nur wenigen Mausklicken weitere Waren in Ihr Sortiment aufnehmen, diese Bearbeiten und aus dem Sortiment wieder streichen. Um den optimalen Überblick zu garantieren, wird direkt auf der Übersichtsseite direkt ihre Warenangebot angezeigt. Wie Sie es nun schon von den Aufträgen und Mitarbeitern kennen, klicken Sie auf die Schaltfläche hinzufügen, um einen Artikel zu ihrem Sortiment hinzuzufügen. Geben Sie nun die wichtigsten Randinformationen zu jenem Artikel in das Formular ein und bestätigen Sie diesen Vorgang durch einen Klick auf die Schaltfläche erstellen. Danach werden Sie wieder zur Übersicht weitergeleitet. Wie Sie es nun schon kennen, können Sie ihr Warenangebot mit wenig Aufwand bearbeiten, indem Sie auf die passende Schaltfläche klicken, den gewünschten Artikel im Dropdown-Menü auswählen und dann mit einem Klick auf auswählen bestätigen. 10

12 Nun tippen Sie ihre gewünschten Änderungen in die Felder und bestätigen erneut ihre Eingabe durch die Schaltfläche speichern. 8 Bestellvorgänge ============ folgt 11

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